A lista definitiva de 19 regras de etiqueta de e-mail que você deve seguir

O termo “ etiqueta de e-mail ” é autoexplicativo, mas vamos defini-lo novamente. Usando a configuração profissional, a etiqueta de e-mail é um conjunto de diretrizes ou protocolos que você deve seguir ao redigir um e-mail ou responder a um. Um e-mail mal escrito reflete mal em você; você pode parecer alguém que está com pressa ou não conhece as regras gramaticais básicas.

Para evitar essas percepções indesejáveis, aplique as dicas a seguir em sua rotina diária de envio de e-mails. Essas regras podem parecer óbvias demais no começo, mas você ficará surpreso ao ver com que frequência você (ou a pessoa para quem está enviando um e-mail) comete esses erros.

1. Use um endereço de e-mail apropriado

Sempre use seu endereço de e-mail de trabalho como parte de todas as comunicações internas em sua empresa. Você pode usar seu e-mail ao entrar em contato com profissionais de fora da sua empresa para uma entrevista ou um bate-papo. Inclua seu primeiro nome no ID do e-mail, em vez do nome do seu animal de estimação ou palavras ou frases simples como “xoxo”, “partyanimal” etc.

2. Inspire, expire

Ocasionalmente, você receberá um e-mail que pode testar sua paciência. Rejeite seu instinto de digitar os primeiros pensamentos de raiva que entram em sua mente. Reserve um momento para se acalmar antes de enviar um e-mail precipitado do qual você só se arrependerá mais tarde. Ligue para a pessoa em questão se o assunto for urgente.

Leia: Como criar uma estratégia de marketing por e-mail bem-sucedida?

3. Use saudações apropriadas para a ocasião

A etiqueta de e-mail que significa aqui é levar alguns segundos para digitar uma saudação formal como “Feliz sexta-feira”, “espero que você esteja bem” etc. no início e um “obrigado/obrigado” no final. Além disso, nunca deixe a linha de assunto vazia.

Fonte

4. Lembre-se de revisar

A revisão leva apenas alguns segundos, por isso é surpreendente ver quando alguém se dirige a você pelo nome errado, escreve seu nome incorretamente ou envia um e-mail que não é para você. Algumas pessoas têm o mesmo nome dentro de grandes empresas – mais um motivo para verificar antes de pressionar enviar. A lição aqui é revisar seu e-mail várias vezes, especialmente se for importante.

5. Seja conciso

Escreva e-mails curtos. Esse significado de etiqueta de e-mail é que, se você estiver digitando uma redação extensa, use-a como um sinal para marcar uma ligação ou reunião. Valorize o tempo do destinatário e o seu, indo direto ao ponto, usando o menor número de palavras possível.

6. Responda no prazo

Digite sua resposta e clique em enviar o mais rápido possível (e isso varia de pessoa para pessoa, considerando sua carga de trabalho). Isso não significa que você escreve uma resposta rápida, mas inadequada. Quando você precisar de mais tempo, a etiqueta de e-mail ideal permite que a pessoa saiba que você recebeu o e-mail e entre em contato com os detalhes o mais rápido possível.

1. 1. Membros da equipe – Os e-mails nesta categoria são de alta prioridade e com prazo determinado (na maioria dos casos). Portanto, siga a etiqueta de e-mail adequada e responda dentro de 12 a 14 horas.
   2. Outros colegas – Para pessoas fora de sua equipe direta, informe que você recebeu a mensagem e responda a eles quando puder ou apenas responda nas primeiras 24 horas.
   3. Profissionais de fora da sua empresa – Esta categoria de e-mails na caixa de entrada pode estar na parte inferior da sua lista de prioridades. Não seja pressionado a responder rapidamente, a menos que a linha de assunto diga 'urgente/com prazo' ou seja de um profissional de alta prioridade.

7. Forneça um apelo à ação a cada vez

Mencione o prazo para a tarefa, se houver. Se não houver, mencione isso também. Deixe claro o propósito do seu e-mail – Você está fazendo uma pergunta? Você está atribuindo uma tarefa ao destinatário? Você está compartilhando o e-mail para manter a pessoa informada, sem necessidade de resposta? Declare. Além disso, se for um conjunto de tarefas que você deseja concluir, informe-o no início do e-mail. O significado desta etiqueta de e-mail é esclarecer o propósito do seu e-mail.

Confira: Domine o mercado digital: as 10 principais dicas de marketing por e-mail

8. Forneça Contexto

Se você estiver enviando um e-mail para alguém pela primeira vez, a etiqueta de e-mail correta é adicionar um detalhe relevante para o destinatário, como o evento de networking em que você se encontrou ou o nome da pessoa que o conectou. Mesmo ao enviar um e-mail para alguém no trabalho, mencione o projeto exato ao qual você está se referindo (“Gostaria de discutir as próximas etapas do projeto XYZ”)

Fonte

9. Assinatura Atualizada

Sua assinatura deve sempre incluir os detalhes mais recentes, como seu nome completo, cargo, nome da empresa e número de telefone. O significado da etiqueta de e-mail é que você fornece as informações mais atualizadas sobre você para qualquer pessoa que receba seu e-mail.

10. Lembre-se da dica nº 5?

Você não só precisa ser conciso, mas também específico. Não faça perguntas amplas ou abertas porque você pode não obter a resposta que procura. Em vez de “quais são seus pensamentos sobre a apresentação”, pergunte diretamente: “Devo adicionar mais detalhes sobre X no slide 16”?

11. Clareza é a chave

Qualquer pessoa que segue a etiqueta de e-mail adequada conhece o poder dos pontos de bala ou de uma lista. É mais visualmente atraente do que grandes parágrafos e é mais fácil de seguir. Use a opção 'negrito' com moderação, mas use-a quando algo precisar ser enfatizado.

12. Etiqueta da linha

Existe um significado de etiqueta de e-mail para tópicos de e-mail. Nunca comece um novo tópico em um tópico existente – sempre comece um novo. Não entre na onda do “isso é incrível” se mais de dez pessoas já disseram isso. Além disso, encurte seus links ou adicione hiperlinks para evitar confusão de links.

13. Acompanhamento

Outro componente da etiqueta de e-mail adequada é acompanhar a pessoa em questão após uma semana, encaminhando-lhe o e-mail original ou digitando um novo. Enviar um em menos de 48 horas é desaprovado. Limite seus e-mails de acompanhamento para uma única pessoa para três vezes.

14. Anexos

Anexe documentos no formato PDF, a menos que seja instruído de outra forma. Sempre anexe o arquivo antes de escrever o corpo do texto ou preencher o campo “para”. Dessa forma, você nunca enviará um e-mail de “desculpe, esqueci o anexo”. Compacte um anexo grande antes de enviá-lo por e-mail.

Dica adicional: se você estiver adicionando alguém a uma conversa de e-mail, anexe novamente o anexo ou encaminhe o e-mail original que contém o anexo da pessoa.

15. Assunto de Saudações

Há três casos em que você usa saudações diferentes.

1. 1. Ambiente casual – Quando você conhece o destinatário pessoalmente, ou a empresa tem um ambiente descontraído, sinta-se à vontade para usar oi, bom dia/tarde, ou se dirigir diretamente à pessoa apenas pelo nome. 'Ei' pode ser considerado muito casual, então se o destinatário usar primeiro, você pode responder de acordo.
   2. Configuração formal – Ao enviar um e-mail para alguém pela primeira vez ou trabalhar em uma indústria mais tradicional, use 'querido (inserir nome)', não caro senhor/senhora.
   3. Big no-no – Não use 'yo', 'hey!', 'gentlemen' e 'all' – eles soam muito amigáveis, informais ou distantes.

O significado correto da etiqueta de e-mail determina dois pontos em um e-mail formal e um traço em um e-mail casual.

Além disso, nunca se dirija à pessoa pela versão abreviada de seu nome, a menos que ela sugira que você o faça ou mencione em sua assinatura. Por exemplo, use o nome Shivesh em vez de Shiv e Michael em vez de Mike.

16. Use mensagens de aprovação apropriadas

A nota de que você encerra seu e-mail também é importante.

1. 1. Ambiente casual – Obrigado, Atenciosamente, Felicidades, Fale em breve, Ansioso pelos próximos passos, Aproveite o fim de semana
   2. Ambiente formal – Obrigado pelo seu tempo, tenha um dia/fim de semana maravilhoso
   3. Grande não-não - calorosamente, xoxo, cordialmente

Fonte

17. Use a pontuação correta

Você pode ficar animado depois de ver o conteúdo de um e-mail, mas não precisa transmitir isso usando vários pontos de exclamação. Deixe o significado da etiqueta de e-mail lembrá-lo de que vários pontos de exclamação parecem imaturos. Em vez disso, use-o apenas onde for necessário – “Parabéns!” e “Bom fim de semana!”

Da mesma forma, não empacote seu e-mail com pontos de interrogação. Pode tornar-se avassalador para o receptor e desviar a atenção da questão/tópico central em questão. A etiqueta de e-mail adequada também inclui o uso das regras que você aprendeu quando criança, como capitalização, estrutura de frases, gramática e pontuação.

18. Controle o Humor

Fazer uma piada não é o mesmo quando entregue por mensagem de texto ou e-mail, como acontece quando entregue pessoalmente. Seu humor e intenção podem ser facilmente mal interpretados. Os e-mails não capturam suas expressões ou tom (de rosto ou corpo), então continue brincando em uma ligação ou reunião cara a cara.

19. Esteja atento às diferenças culturais e suas implicações

Quando você trabalha em uma empresa global, enviar e-mails para alguém de uma cultura diferente é alto. Enquanto japoneses e chineses gostam de interagir antes de fazer negócios pessoalmente, alemães e americanos são diretos e vão direto aos negócios. O significado da etiqueta de e-mail é entender o tom e o propósito de quem está enviando um e-mail para você.

Conclusão

Ao ler essas 19 dicas práticas, você deu o primeiro passo para melhorar a habilidade de comunicação. As soft skills são o ying para o yang do conhecimento técnico. Melhore seus conhecimentos técnicos com a ajuda do upGrad . Se você é fascinado por aprendizado de máquina e IA ou interessado em se matricular em um programa de MBA , o upGrad tem o que você precisa.