Daftar Utama 19 Aturan Etiket Email yang Harus Anda Ikuti

Istilah " etiket email ' cukup jelas, tapi mari kita definisikan lagi. Menggunakan pengaturan profesional, etiket email adalah seperangkat pedoman atau protokol yang harus Anda ikuti saat menyusun email atau menanggapinya. Sebuah email yang ditulis dengan buruk mencerminkan buruk pada Anda; Anda mungkin terlihat sebagai seseorang yang terburu-buru atau tidak tahu aturan tata bahasa dasar.

Untuk menghindari persepsi yang tidak diinginkan ini, terapkan tips berikut ini pada rutinitas email harian Anda. Aturan ini mungkin tampak terlalu jelas pada awalnya, tetapi Anda akan terkejut melihat seberapa sering Anda (atau orang yang Anda kirimi email) melakukan kesalahan ini.

1. Gunakan Alamat Email yang Sesuai

Selalu gunakan alamat email kantor Anda sebagai bagian dari semua komunikasi internal di perusahaan Anda. Anda dapat menggunakan email Anda saat menghubungi profesional di luar perusahaan Anda untuk wawancara atau obrolan kopi. Sertakan nama depan Anda di ID email, alih-alih nama hewan peliharaan Anda atau kata atau frasa sederhana seperti “xoxo”, “partyanimal”, dll.

2. Tarik napas, Buang napas

Terkadang, Anda akan menerima email yang mungkin menguji kesabaran Anda. Tolak naluri Anda untuk mengetik beberapa pikiran marah pertama yang masuk ke dalam pikiran Anda. Luangkan waktu sejenak untuk menenangkan diri sebelum mengirim email terburu-buru yang hanya akan Anda sesali nanti. Hubungi orang yang bersangkutan jika masalahnya mendesak.

Baca: Bagaimana Membuat Strategi Email Marketing yang Sukses?

3. Gunakan Sapaan yang Sesuai dengan Acara

Etiket email yang dimaksud di sini adalah meluangkan waktu beberapa detik untuk mengetik salam formal seperti “Selamat Jumat”, “semoga Anda baik-baik saja”, dll. di awal dan “terima kasih/terima kasih” di akhir. Juga, jangan pernah membiarkan baris subjek kosong.

Sumber

4. Ingatkan Diri Anda untuk Mengoreksi

Proofreading hanya membutuhkan waktu beberapa detik, jadi mengejutkan untuk melihat ketika seseorang memanggil Anda dengan nama yang salah, salah mengeja nama Anda, atau mengirimi Anda email yang bukan untuk Anda. Beberapa orang memiliki nama yang sama di perusahaan besar – alasan lain untuk memeriksa ulang sebelum menekan kirim. Pelajaran di sini adalah mengoreksi email Anda beberapa kali, terutama jika itu penting.

5. Ringkas

Tulis email singkat. Arti etiket email ini adalah jika Anda mendapati diri Anda mengetik esai yang diperpanjang, gunakan itu sebagai tanda untuk mengatur panggilan atau rapat. Hargai waktu penerima dan waktu Anda dengan langsung ke intinya dengan menggunakan kata-kata sesedikit mungkin.

6. Merespon tepat waktu

Ketik tanggapan Anda dan tekan kirim sesegera mungkin (dan ini bervariasi dari orang ke orang, mengingat beban kerja mereka). Ini tidak berarti bahwa Anda menulis tanggapan yang cepat tetapi tidak tepat. Saat Anda membutuhkan lebih banyak waktu, etiket email yang ideal memungkinkan orang tersebut mengetahui bahwa Anda telah menerima email dan menghubungi mereka kembali dengan perincian paling cepat.

1. 1. Anggota tim – Email dalam kategori ini adalah prioritas tinggi dan terikat waktu (dalam banyak kasus). Jadi ikuti etiket email yang tepat dan tanggapi dalam 12 hingga 14 jam.
   2. Rekan lain – Untuk orang di luar tim langsung Anda, beri tahu mereka bahwa Anda telah menerima pesan mereka dan hubungi mereka kembali saat Anda bisa atau cukup tanggapi dalam 24 jam pertama.
   3. Di luar profesional perusahaan Anda – Kategori email di kotak masuk ini dapat berada di bagian bawah daftar prioritas Anda. Jangan dipaksa untuk merespons dengan cepat kecuali jika baris subjek mengatakan 'mendesak/terikat waktu' atau berasal dari profesional berprioritas tinggi.

7. Berikan Ajakan Bertindak Setiap Saat

Sebutkan tenggat waktu untuk tugas tersebut, jika ada. Jika tidak ada, sebutkan juga. Buat tujuan email Anda jelas – Apakah Anda mengajukan pertanyaan? Apakah Anda menugaskan penerima tugas? Apakah Anda membagikan email untuk membuat orang tersebut tetap terhubung, tanpa perlu ditanggapi? Sebutkan. Selain itu, jika itu adalah serangkaian tugas yang ingin Anda selesaikan, nyatakan di awal email. Arti dari email etiket ini adalah untuk memperjelas tujuan email Anda.

Lihat: Aturan Pasar Digital: 10 Tip Pemasaran Email Teratas

8. Berikan Konteks

Jika Anda mengirim email kepada seseorang untuk pertama kalinya, etiket email yang benar adalah menambahkan detail yang relevan kepada penerima seperti acara networking yang Anda temui atau nama orang yang menghubungkan Anda. Bahkan ketika mengirim email kepada seseorang di tempat kerja, sebutkan proyek persis yang Anda maksud ("Saya ingin mendiskusikan langkah selanjutnya untuk proyek XYZ")

Sumber

9. Tanda Tangan yang Diperbarui

Tanda tangan Anda harus selalu menyertakan detail terbaru seperti nama lengkap, jabatan, nama perusahaan, dan nomor telepon Anda. Arti etiket email adalah Anda memberikan informasi terbaru tentang diri Anda kepada siapa pun yang menerima email Anda.

10. Ingat Tip #5?

Anda tidak hanya harus ringkas tetapi juga spesifik. Jangan mengajukan pertanyaan yang luas atau terbuka karena Anda mungkin tidak mendapatkan jawaban yang Anda cari. Alih-alih "apa pendapat Anda tentang presentasi," langsung tanyakan, "Haruskah saya menambahkan lebih banyak detail tentang X pada slide 16"?

11. Kejelasan adalah Kunci

Setiap orang yang mengikuti etiket email yang tepat mengetahui kekuatan poin-poin atau daftar. Ini lebih menarik secara visual daripada paragraf besar dan lebih mudah diikuti. Gunakan opsi 'tebal' dengan hemat, tetapi gunakan saat ada sesuatu yang perlu ditekankan.

12. Etika Benang

Ada makna etiket email untuk utas email. Jangan pernah memulai topik baru di utas yang ada – selalu mulai yang baru. Jangan ikut-ikutan "ini luar biasa" jika lebih dari sepuluh orang sudah mengatakannya. Selain itu, perpendek tautan Anda atau tambahkan hyperlink untuk menghindari kekacauan tautan.

13. Menindaklanjuti

Komponen lain dari etiket email yang tepat adalah untuk menindaklanjuti dengan orang yang bersangkutan setelah seminggu, baik dengan meneruskan email asli atau mengetik yang baru. Mengirim satu dalam waktu kurang dari 48 jam tidak disukai. Batasi email tindak lanjut Anda untuk satu orang hingga tiga kali.

14. Lampiran

Lampirkan dokumen dalam format PDF kecuali disuruh melakukan sebaliknya. Selalu lampirkan file sebelum menulis teks isi atau mengisi kolom “ke”. Dengan cara ini, Anda tidak akan pernah mengirim email "maaf, lupa lampirannya". Zip lampiran besar sebelum mengirimnya melalui email.

Kiat tambahan: Jika Anda menambahkan seseorang ke utas email, lampirkan kembali lampiran atau teruskan email asli yang berisi lampiran orang tersebut.

15. Salam Penting

Ada tiga contoh ketika Anda menggunakan salam yang berbeda.

1. 1. Suasana santai – Ketika Anda mengenal penerima secara pribadi, atau perusahaan memiliki lingkungan yang santai, jangan ragu untuk menggunakan hai, selamat pagi/siang, atau langsung menyapa orang tersebut hanya dengan namanya. 'Hei' bisa dianggap terlalu santai, jadi jika penerima menggunakannya terlebih dahulu, Anda bisa membalasnya.
   2. Pengaturan formal – Saat mengirim email kepada seseorang untuk pertama kalinya atau bekerja di industri yang lebih tradisional, gunakan 'yang terhormat (masukkan nama),' bukan yang terhormat tuan/nyonya.
   3. Besar tidak-tidak – Jangan gunakan 'yo,' 'hey!', 'gentlemen', dan 'all' – mereka terdengar terlalu ramah, informal, atau jauh.

Arti etiket email yang benar menentukan titik dua dalam email formal dan tanda hubung dalam email biasa.

Selain itu, jangan pernah menyapa orang tersebut dengan versi singkat namanya kecuali mereka menyarankan Anda melakukannya atau disebutkan dalam tanda tangannya. Misalnya, gunakan nama Shivesh sebagai ganti Shiv dan Michael sebagai ganti Mike.

16. Gunakan Pesan Sign-off yang Sesuai

Catatan bahwa Anda mengakhiri email Anda juga penting.

1. 1. Pengaturan santai – Terima kasih, Terbaik, Ceria, Bicara segera, Nantikan langkah selanjutnya, Nikmati akhir pekan
   2. Pengaturan formal – Terima kasih atas waktu Anda, semoga hari/akhir pekan Anda menyenangkan
   3. Besar tidak-tidak – dengan hangat, xoxo, dengan hormat

Sumber

17. Gunakan Tanda Baca yang Benar

Anda mungkin senang setelah melihat isi email, tetapi Anda tidak harus menyampaikannya dengan menggunakan banyak tanda seru. Biarkan makna etiket email mengingatkan Anda bahwa banyak tanda seru dianggap tidak dewasa. Sebaliknya, gunakan hanya jika diperlukan – “Selamat!” dan “Selamat berakhir pekan!”

Demikian pula, jangan bungkus email Anda dengan tanda tanya. Ini bisa menjadi luar biasa bagi penerima dan mengalihkan perhatian dari pertanyaan/topik utama yang bersangkutan. Etiket email yang tepat juga mencakup penggunaan aturan yang Anda pelajari sejak kecil, seperti penggunaan huruf besar, struktur kalimat, tata bahasa, dan tanda baca.

18. Kendalikan Humor

Membuat lelucon tidak akan sama ketika disampaikan melalui pesan teks atau email seperti halnya ketika disampaikan secara langsung. Humor dan niat Anda dapat dengan mudah disalahartikan. Email tidak menangkap ekspresi atau nada Anda (wajah atau tubuh), jadi tetaplah bercanda saat menelepon atau bertemu langsung.

19. Waspadai Perbedaan Budaya dan Implikasinya

Ketika Anda bekerja di sebuah perusahaan global, mengirim email kepada seseorang dari budaya yang berbeda adalah hal yang tinggi. Sementara orang Jepang dan Cina suka berinteraksi sebelum melakukan bisnis secara pribadi, orang Jerman dan Amerika langsung dan langsung terjun ke bisnis. Arti etiket email adalah untuk memahami nada dan tujuan orang yang mengirim email kepada Anda.

Kesimpulan

Dengan membaca 19 tips yang dapat ditindaklanjuti ini, Anda telah mengambil langkah pertama untuk meningkatkan soft skill komunikasi. Soft skill adalah ying ke yang dari pengetahuan teknis. Tingkatkan keahlian teknis Anda dengan bantuan u pGrad . Apakah Anda tertarik dengan pembelajaran mesin dan AI atau tertarik untuk mendaftar di program MBA , upGrad telah membantu Anda.