Lista finală a 19 reguli de etichetă prin e-mail pe care ar trebui să le urmați

Termenul „ etichetă prin e -mail” se explică de la sine, dar să-l definim din nou. Folosind setarea profesională, eticheta e-mailului este un set de linii directoare sau protocoale pe care ar trebui să le urmați atunci când redactați un e-mail sau când răspundeți la unul. Un e-mail scris prost reflectă rău asupra ta; s-ar putea să vii ca cineva care se grăbește sau nu cunoaște regulile gramaticale de bază.

Pentru a evita aceste percepții nedorite, aplicați următoarele sfaturi pentru rutina zilnică de e-mailuri. Aceste reguli ar putea părea prea evidente la început, dar vei fi surprins să vezi cât de des (sau persoana căreia îi trimiți e-mail) faci aceste greșeli.

1. Utilizați o adresă de e-mail adecvată

Utilizați întotdeauna adresa dvs. de e-mail de la serviciu ca parte a tuturor comunicărilor interne ale firmei dvs. Puteți să vă folosiți e-mailul atunci când contactați profesioniști din afara companiei dvs. pentru un interviu sau o cafea. Includeți prenumele dvs. în ID-ul de e-mail, în loc de numele animalului dvs. de companie sau cuvinte sau expresii simple precum „xoxo”, „partyanimal” etc.

2. Inspiră, expiră

Ocazional, veți primi un e-mail care vă poate pune la încercare răbdarea. Respinge-ți instinctul de a scrie primele gânduri furioase care îți intră în minte. Luați un moment să vă relaxați înainte de a trimite un e-mail neplăcut pe care îl veți regreta abia mai târziu. Sunați persoana în cauză dacă problema este urgentă.

Citiți: Cum să creați o strategie de marketing prin e-mail de succes?

3. Folosiți Salutări adecvate pentru ocazie

Eticheta de e-mail care înseamnă aici este să vă luați câteva secunde pentru a scrie un salut formal, cum ar fi „Vineri fericită”, „sper că ești bine” etc. la început și un „mulțumesc/mulțumesc” la sfârșit. De asemenea, nu lăsați niciodată linia de subiect goală.

Sursă

4. Amintiți-vă să verificați corecturi

Corectarea durează doar câteva secunde, așa că este surprinzător să vezi când cineva ți se adresează cu un nume greșit, îți scrie greșit numele sau îți trimite un e-mail care nu este pentru tine. Unii oameni au același nume în cadrul companiilor mari – încă un motiv pentru a verifica din nou înainte de a apăsa pe trimitere. Lecția de aici este să vă corectați e-mailul de mai multe ori, mai ales dacă este unul important.

5. Fii concis

Scrie e-mailuri scurte. Această etichetă de e-mail înseamnă că, dacă te trezești să tastezi un eseu extins, folosește-l ca semn pentru a aranja un apel sau o întâlnire. Valorificați timpul și timpul destinatarului ajungând la obiect, folosind cel mai mic număr de cuvinte posibil.

6. Răspunde la timp

Introduceți răspunsul și apăsați pe trimiteți cât mai curând posibil (iar acest lucru variază de la o persoană la alta, având în vedere volumul de muncă). Asta nu înseamnă că scrii un răspuns rapid, dar nepotrivit. Când aveți nevoie de mai mult timp, eticheta ideală pentru e-mail îi permite persoanei să știe că ați primit e-mailul și să reveniți la ea cu detaliile cel mai devreme.

1. 1. Membrii echipei – E-mailurile din această categorie sunt prioritare și limitate în timp (în majoritatea cazurilor). Prin urmare, urmați eticheta adecvată prin e-mail și răspundeți în 12 până la 14 ore.
   2. Alți colegi – Pentru persoanele din afara echipei directe, anunțați-le că le-ați primit mesajul și reveniți la ei când puteți sau pur și simplu să răspundeți în primele 24 de ore.
   3. În afara profesioniștilor companiei dvs. – Această categorie de e-mailuri din căsuța de e-mail poate fi în partea de jos a listei dvs. de priorități. Nu fiți presați să răspundeți rapid decât dacă în subiectul textului se scrie „urgent/limitat în timp” sau nu este de la un profesionist cu prioritate ridicată.

7. Furnizați un îndemn la acțiune de fiecare dată

Menționați termenul limită pentru sarcină, dacă există. Dacă nu există, menționați și asta. Faceți clar scopul e-mailului dvs. - Puneți o întrebare? Alocați destinatarului o sarcină? Partajați e-mailul pentru a menține persoana la curent, fără a fi nevoie de un răspuns? Anunțați-o. În plus, dacă este vorba despre un set de sarcini pe care doriți să le finalizați, precizați-l chiar la începutul e-mailului. Sensul acestei etichete de e-mail este de a clarifica scopul e-mailului dvs.

Consultați: Rule The Digital Market: Top 10 Sfaturi de marketing prin e-mail

8. Oferiți context

Dacă trimiteți un e-mail cuiva pentru prima dată, eticheta corectă pentru e -mail este să adăugați un detaliu relevant pentru destinatar, cum ar fi evenimentul de rețea la care l-ați întâlnit sau numele persoanei care v-a conectat. Chiar și atunci când trimiteți e-mail cuiva la serviciu, menționați exact proiectul la care vă referiți („Aș dori să discut următorii pași pentru proiectul XYZ”)

Sursă

9. Semnătura actualizată

Semnătura dvs. trebuie să includă întotdeauna cele mai recente detalii, cum ar fi numele dvs. complet, titlul, numele companiei și numărul de telefon. Eticheta e-mailului înseamnă că oferiți cele mai actualizate informații despre dvs. oricui vă primește e-mailul.

10. Vă amintiți Sfatul #5?

Nu trebuie doar să fii concis, ci și specific. Nu pune întrebări ample sau deschise, deoarece s-ar putea să nu primești răspunsul pe care îl cauți. În loc de „ce părere aveți despre prezentare”, întrebați direct „Ar trebui să adaug mai multe detalii despre X pe diapozitivul 16”?

11. Claritatea este cheia

Orice persoană care urmează eticheta corectă de e -mail cunoaște puterea punctelor marcatoare sau a unei liste. Este mai atrăgător din punct de vedere vizual decât paragrafele mari și este mai ușor de urmărit. Folosiți opțiunea „îndrăzneață” cu moderație, dar folosiți-o atunci când ceva trebuie subliniat.

12. Eticheta firului

Există o etichetă de e-mail care înseamnă fire de e-mail. Nu începe niciodată un subiect nou pe un fir existent - începe întotdeauna unul nou. Nu te urca în vagonul „asta e grozav” dacă mai mult de zece persoane au spus deja acest lucru. În plus, scurtați linkurile sau adăugați hyperlinkuri pentru a evita aglomerația de linkuri.

13. Urmărirea

O altă componentă a etichetei corecte de e -mail este de a urmări persoana în cauză după o săptămână, fie prin transmiterea e-mailului original, fie prin tastarea unuia nou. Trimiterea unuia în mai puțin de 48 de ore este descurajată. Limitați-vă e-mailurile de urmărire pentru o singură persoană la trei ori.

14. Atasamente

Atașați documente în format PDF, cu excepția cazului în care se spune să faceți altfel. Atașați întotdeauna fișierul înainte de a scrie corpul textului sau de a completa câmpul „către”. În acest fel, nu veți trimite niciodată un e-mail „Îmi pare rău, am uitat atașamentul”. Arhivați un atașament mare înainte de a-l trimite prin e-mail.

Sfat suplimentar: dacă adăugați pe cineva la un fir de e-mail, fie atașați din nou atașamentul, fie redirecționați e-mailul original care conține atașamentul persoanei respective.

15. Salutările contează

Există trei cazuri când folosiți salutări diferite.

1. 1. Setare obișnuită – Când cunoașteți personal destinatarul sau compania are un mediu relaxat, nu ezitați să folosiți salut, bună dimineața/după-amiaza sau să vă adresați direct persoanei doar pe numele ei. „Hei” poate fi considerat excesiv de ocazional, așa că dacă destinatarul îl folosește mai întâi, puteți răspunde în consecință.
   2. Setare formală – Când trimiteți un e-mail cuiva pentru prima dată sau lucrați într-o industrie mai tradițională, folosiți „draga (inserați numele)”, nu dragă domnule/doamnă.
   3. Mare nu-nu – Nu folosiți „yo”, „hei!”, „domnilor” și „toți” – sună fie prea prietenos, informal, fie prea îndepărtat.

Eticheta corectă a e-mailului dictează două puncte într-un e-mail formal și o liniuță într-un e-mail obișnuit.

În plus, nu vă adresați niciodată persoanei prin versiunea prescurtată a numelui decât dacă vă sugerează să faceți acest lucru sau nu este menționat în semnătura sa. De exemplu, folosiți numele Shivesh în loc de Shiv și Michael în loc de Mike.

16. Folosiți mesaje de închidere adecvate

Contează și nota că vă încheiați e-mailul.

1. 1. Cadru obișnuit – Mulțumesc, Cel mai bun, Noroc, Vorbește curând, Aștept cu nerăbdare următorii pași, Bucură-te de weekend
   2. Cadru formal – Vă mulțumim pentru timpul acordat, o zi/un weekend minunat
   3. Mare nu-nu – călduros, xoxo, cordial

Sursă

17. Folosiți punctuația corectă

S-ar putea să fiți entuziasmat după ce vedeți conținutul unui e-mail, dar nu trebuie să transmiteți asta folosind mai multe semne de exclamare. Lăsați eticheta e-mailului să vă reamintească faptul că numeroase semne de exclamare sunt considerate imature. În schimb, folosiți-l numai acolo unde este necesar - „Felicitări!” și „Să aveți un weekend bun!”

În mod similar, nu vă împachetați e-mailul cu semne de întrebare. Poate deveni copleșitor pentru receptor și distrage atenția de la întrebarea/subiectul central în cauză. Eticheta corectă a e-mailului include, de asemenea, utilizarea regulilor pe care le-ați învățat în copilărie, cum ar fi scrierea cu majuscule, structura propoziției, gramatica și punctuația.

18. Controlează umorul

A face o glumă nu are același efect atunci când este livrat printr-un mesaj text sau prin e-mail, ca și când este livrat în persoană. Umorul și intenția ta pot fi ușor interpretate greșit. E-mailurile nu captează expresiile sau tonul dvs. (față sau corporală), așa că rămâneți în glumă la un apel sau la o întâlnire față în față.

19. Fii atent la diferențele culturale și la implicațiile lor

Când lucrezi la o firmă globală, trimiterea de e-mailuri cuiva dintr- o cultură diferită este mare. În timp ce japonezilor și chinezilor le place să interacționeze înainte de a face afaceri personal, germanii și americanii sunt direcți și trec direct în afaceri. Semnificația etichetei e -mailului este de a înțelege tonul și scopul celui care vă trimite un e-mail.

Concluzie

Citind aceste 19 sfaturi utile, ați făcut primul pas spre îmbunătățirea abilităților de comunicare. Abilitățile soft sunt ying-ul către yang al cunoștințelor tehnice. Îmbunătățiți-vă expertiza tehnică cu ajutorul u pGrad . Indiferent dacă sunteți fascinat de învățarea automată și AI sau interesat să vă înscrieți la un program de MBA , upGrad vă acoperă.