L'elenco definitivo di 19 regole di etichetta e-mail da seguire

Il termine " etichetta e-mail " è autoesplicativo, ma definiamolo di nuovo. Utilizzando l'impostazione professionale, l' etichetta e-mail è un insieme di linee guida o protocolli che dovresti seguire durante la stesura di un'e-mail o la risposta a una. Un'e-mail scritta male si riflette negativamente su di te; potresti imbatterti in qualcuno che ha fretta o non conosce le regole grammaticali di base.

Per evitare queste percezioni indesiderabili, applica i seguenti suggerimenti alla tua routine quotidiana di posta elettronica. Queste regole potrebbero sembrare troppo ovvie all'inizio, ma sarai sorpreso di vedere quanto spesso tu (o la persona a cui stai inviando un'e-mail) commetti questi errori.

1. Utilizzare un indirizzo e-mail appropriato

Usa sempre il tuo indirizzo email di lavoro come parte di tutte le comunicazioni interne alla tua azienda. Puoi utilizzare la tua e-mail quando contatti professionisti esterni alla tua azienda per un colloquio o una chiacchierata sul caffè. Includi il tuo nome nell'ID e-mail, invece del nome del tuo animale domestico o semplici parole o frasi come "xoxo", "partyanimal" ecc.

2. Inspira, espira

Di tanto in tanto, riceverai un'e-mail che potrebbe mettere alla prova la tua pazienza. Rifiuta il tuo istinto di digitare i primi pensieri arrabbiati che ti entrano nella mente. Prenditi un momento per rinfrescarti prima di inviare un'e-mail avventata di cui ti pentirai solo in seguito. Chiamare la persona in questione se la questione è urgente.

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3. Usa i saluti adatti all'occasione

Il significato dell'etichetta e-mail qui è di impiegare alcuni secondi per digitare un saluto formale come "Buon venerdì", "spero che tu stia bene", ecc. All'inizio e un "grazie/grazie" alla fine. Inoltre, non lasciare mai vuota la riga dell'oggetto.

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4. Ricordati di correggere le bozze

La correzione di bozze richiede solo pochi secondi, quindi è sorprendente vedere quando qualcuno si rivolge a te con il nome sbagliato, scrive male il tuo nome o ti invia un'e-mail che non fa per te. Alcune persone hanno lo stesso nome all'interno di grandi aziende, un altro motivo per ricontrollare prima di premere invio. La lezione qui è correggere più volte la tua e-mail, soprattutto se è importante.

5. Sii conciso

Scrivi brevi email. Questa etichetta e-mail significa che se ti ritrovi a digitare un saggio esteso, usalo come segno per organizzare una chiamata o una riunione. Dai valore al tuo tempo e al destinatario arrivando al punto usando il minor numero di parole possibile.

6. Rispondi in tempo

Digita la tua risposta e premi invia il prima possibile (e questo varia da persona a persona, considerando il carico di lavoro). Questo non significa che scrivi una risposta rapida ma inappropriata. Quando hai bisogno di più tempo, l' etichetta e-mail ideale consente alla persona di sapere che hai ricevuto l'e-mail e di ricontattarla con i dettagli al più presto.

1. 1. Membri del team : le e-mail in questa categoria hanno priorità elevata e sono limitate nel tempo (nella maggior parte dei casi). Quindi segui la corretta etichetta e-mail e rispondi entro 12-14 ore.
   2. Altri colleghi – Per le persone al di fuori del tuo team diretto, fai sapere loro che hai ricevuto il loro messaggio e rispondi quando puoi o semplicemente rispondi entro le prime 24 ore.
   3. Professionisti esterni alla tua azienda : questa categoria di e-mail nella posta in arrivo può essere in fondo all'elenco delle priorità. Non essere spinto a rispondere rapidamente a meno che la riga dell'oggetto non indichi "urgente/limitato nel tempo" o provenga da un professionista ad alta priorità.

7. Fornisci un invito all'azione ogni volta

Indicare la scadenza per l'attività, se presente. Se non ce n'è, menzionalo anche tu. Rendi chiaro lo scopo della tua email: stai facendo una domanda? Stai assegnando un compito al destinatario? Stai condividendo l'e-mail per mantenere la persona al corrente, senza bisogno di una risposta? Affermarlo. Inoltre, se si tratta di un insieme di attività che desideri completare, dichiaralo all'inizio dell'e-mail. Il significato di questa etichetta e-mail è chiarire lo scopo della tua e-mail.

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8. Fornisci il contesto

Se invii un'e-mail a qualcuno per la prima volta, l' etichetta e-mail corretta consiste nell'aggiungere un dettaglio rilevante per il destinatario come l'evento di networking in cui ti sei incontrato o il nome della persona che ti ha collegato. Anche quando invii un'e-mail a qualcuno al lavoro, menziona il progetto esatto a cui ti riferisci ("Vorrei discutere i prossimi passi per il progetto XYZ")

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9. Firma aggiornata

La tua firma dovrebbe includere sempre i dettagli più recenti come nome completo, titolo, nome dell'azienda e numero di telefono. Il significato dell'etichetta e-mail è che fornisci le informazioni più aggiornate su di te a chiunque riceva la tua e-mail.

10. Ricordi il suggerimento n. 5?

Non devi solo essere conciso, ma anche specifico. Non fare domande ampie o aperte perché potresti non ottenere la risposta che stai cercando. Invece di "quali sono i tuoi pensieri sulla presentazione", chiedi direttamente: "Dovrei aggiungere ulteriori dettagli su X nella diapositiva 16"?

11. La chiarezza è la chiave

Qualsiasi persona che segua la corretta etichetta e-mail conosce il potere dei punti elenco o di un elenco. È visivamente più accattivante dei grandi paragrafi ed è più facile da seguire. Usa l'opzione "grassetto" con parsimonia, ma usala quando qualcosa deve essere enfatizzato.

12. Etichetta del thread

Esiste un significato di etichetta e -mail per i thread di posta elettronica. Non iniziare mai un nuovo argomento su un thread esistente, iniziarne sempre uno nuovo. Non saltare sul carro del "questo è fantastico" se più di dieci persone lo hanno già detto. Inoltre, accorcia i tuoi collegamenti o aggiungi collegamenti ipertestuali per evitare l'ingombro dei collegamenti.

13. Seguito

Un altro componente di una corretta etichetta e-mail è il follow-up con la persona interessata dopo una settimana, inoltrandogli l'e-mail originale o digitandone una nuova. L'invio di uno in meno di 48 ore è disapprovato. Limita le tue e-mail di follow-up per una sola persona a tre volte.

14. Allegati

Allega documenti in formato PDF se non diversamente indicato. Allega sempre il file prima di scrivere il corpo del testo o di compilare il campo “a”. In questo modo, non invierai mai un'e-mail "scusa, ho dimenticato l'allegato". Comprimi un allegato di grandi dimensioni prima di inviarlo tramite e-mail.

Suggerimento aggiuntivo: se stai aggiungendo qualcuno a un thread di posta elettronica, ricollega l'allegato o inoltra l'e-mail originale contenente l'allegato della persona.

15. I saluti contano

Ci sono tre casi in cui usi saluti diversi.

1. 1. Ambiente informale : quando conosci personalmente il destinatario o l'azienda ha un ambiente rilassato, sentiti libero di usare ciao, buongiorno/pomeriggio o rivolgerti direttamente alla persona solo con il suo nome. "Ehi" può essere considerato eccessivamente casuale, quindi se il destinatario lo usa per primo, puoi rispondere di conseguenza.
   2. Ambiente formale : quando si invia un'e-mail a qualcuno per la prima volta o si lavora in un settore più tradizionale, utilizzare "caro (inserire nome)," non caro signore/signora.
   3. Big no-no – Non usare 'yo', 'hey!', 'gentlemen' e 'all': suonano troppo amichevoli, informali o distanti.

Il corretto significato dell'etichetta e-mail impone i due punti in un'e-mail formale e un trattino in un'e-mail casuale.

Inoltre, non rivolgerti mai alla persona con la versione abbreviata del suo nome a meno che non ti suggerisca di farlo o sia menzionata nella sua firma. Ad esempio, usa il nome Shivesh invece di Shiv e Michael invece di Mike.

16. Utilizzare messaggi di approvazione appropriati

Anche la nota che chiudi la tua email è importante.

1. 1. Ambiente casual – Grazie, Saluti, Saluti, Parla presto, Attendo con ansia i prossimi passi, Buon fine settimana
   2. Ambiente formale : grazie per il tuo tempo, buona giornata/fine settimana
   3. Grande no-no – calorosamente, xoxo, cordialmente

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17. Usa la punteggiatura corretta

Potresti essere entusiasta dopo aver visto il contenuto di un'e-mail, ma non devi comunicarlo usando più punti esclamativi. Lascia che il significato dell'etichetta e-mail ti ricordi che numerosi punti esclamativi sembrano immaturi. Invece, usalo solo dove necessario: "Congratulazioni!" e "Buon fine settimana!"

Allo stesso modo, non imballare la tua e-mail con punti interrogativi. Può diventare opprimente per il destinatario e distoglie l'attenzione dalla domanda/argomento centrale in questione. Una corretta etichetta e-mail include anche l'uso delle regole che hai imparato da bambino, come le maiuscole, la struttura delle frasi, la grammatica e la punteggiatura.

18. Controlla l'umorismo

Fare una battuta non è lo stesso quando viene consegnato tramite un messaggio di testo o un'e-mail come quando viene consegnato di persona. Il tuo umorismo e le tue intenzioni possono essere facilmente interpretati male. Le e-mail non catturano le tue espressioni (viso o corpo) o il tono, quindi attieniti a scherzare durante una chiamata o una riunione faccia a faccia.

19. Presta attenzione alle differenze culturali e alle loro implicazioni

Quando lavori in un'azienda globale, inviare e-mail a qualcuno di una cultura diversa è molto importante. Mentre i giapponesi e i cinesi amano interagire prima di fare affari personalmente, tedeschi e americani sono diretti e si lanciano subito nel mondo degli affari. Il significato dell'etichetta e-mail è capire il tono e lo scopo di chi ti ha inviato un'e-mail.

Conclusione

Leggendo questi 19 suggerimenti attuabili, hai fatto il primo passo verso il miglioramento delle abilità trasversali della comunicazione. Le competenze trasversali sono lo ying allo yang della conoscenza tecnica. Migliora la tua competenza tecnica con l'aiuto di upGrad . Che tu sia affascinato dall'apprendimento automatico e dall'intelligenza artificiale o interessato a iscriverti a un programma MBA , upGrad ti copre.