Die ultimative Liste von 19 E-Mail-Etikette-Regeln, die Sie befolgen sollten

Der Begriff „ E- Mail-Etikette “ ist selbsterklärend, aber definieren wir ihn noch einmal. In der professionellen Einstellung ist die E-Mail- Etikette eine Reihe von Richtlinien oder Protokollen, die Sie befolgen sollten, wenn Sie eine E-Mail verfassen oder darauf antworten. Eine schlecht geschriebene E-Mail wirft ein schlechtes Licht auf Sie; Sie wirken vielleicht wie jemand, der es eilig hat oder die grundlegenden Grammatikregeln nicht kennt.

Um diese unerwünschte Wahrnehmung zu vermeiden, wenden Sie die folgenden Tipps auf Ihre tägliche E-Mail-Routine an. Diese Regeln mögen auf den ersten Blick zu offensichtlich erscheinen, aber Sie werden überrascht sein, wie oft Sie (oder die Person, der Sie eine E-Mail senden) diese Fehler machen.

1. Verwenden Sie eine geeignete E-Mail-Adresse

Verwenden Sie immer Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse als Teil der gesamten internen Kommunikation in Ihrem Unternehmen. Sie können Ihre E-Mail-Adresse verwenden, wenn Sie sich an Fachleute außerhalb Ihres Unternehmens für ein Vorstellungsgespräch oder ein Kaffeegespräch wenden. Fügen Sie Ihren Vornamen in die E-Mail-ID ein, anstelle Ihres Kosenamens oder einfacher Wörter oder Sätze wie „xoxo“, „Partyanimal“ usw.

2. Einatmen, ausatmen

Gelegentlich erhalten Sie eine E-Mail, die Ihre Geduld auf die Probe stellen kann. Widerstehen Sie Ihrem Instinkt, die ersten wütenden Gedanken, die Ihnen in den Sinn kommen, zu tippen. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um sich zu beruhigen, bevor Sie eine vorschnelle E-Mail senden, die Sie später nur bereuen werden. Rufen Sie die betreffende Person an, wenn die Angelegenheit dringend ist.

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3. Verwenden Sie anlassgerechte Begrüßungen

Die E-Mail-Etikette bedeutet hier, sich ein paar Sekunden Zeit zu nehmen, um eine formelle Begrüßung wie „Happy Friday“, „Hoffentlich geht es dir gut“ usw. am Anfang und ein „Danke/Danke“ am Ende zu tippen. Lassen Sie außerdem niemals die Betreffzeile leer.

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4. Erinnern Sie sich an das Korrekturlesen

Das Korrekturlesen dauert nur wenige Sekunden, daher ist es überraschend zu sehen, wenn jemand Sie mit dem falschen Namen anspricht, Ihren Namen falsch schreibt oder Ihnen eine E-Mail sendet, die nicht für Sie bestimmt ist. Einige Leute haben in großen Unternehmen denselben Namen – ein weiterer Grund, dies noch einmal zu überprüfen, bevor Sie auf „Senden“ drücken. Die Lektion hier ist, Ihre E-Mail mehrmals Korrektur zu lesen, besonders wenn es sich um eine wichtige handelt.

5. Seien Sie prägnant

Schreiben Sie kurze E-Mails. Diese E- Mail-Etikette bedeutet , dass Sie, wenn Sie einen längeren Aufsatz schreiben, ihn als Zeichen verwenden, um stattdessen einen Anruf oder ein Treffen zu vereinbaren. Schätzen Sie die Zeit des Empfängers und Ihre Zeit, indem Sie mit möglichst wenigen Worten auf den Punkt kommen.

6. Reagieren Sie rechtzeitig

Geben Sie Ihre Antwort ein und klicken Sie so schnell wie möglich auf „Senden“ (und dies ist je nach Arbeitsbelastung von Person zu Person unterschiedlich). Das bedeutet nicht, dass Sie eine schnelle, aber unangemessene Antwort schreiben. Wenn Sie mehr Zeit benötigen, lässt die ideale E-Mail-Etikette die Person wissen, dass Sie die E-Mail erhalten haben, und sich frühestens mit den Details bei ihr melden.

1. 1. Teammitglieder – Die E-Mails in dieser Kategorie haben hohe Priorität und sind (in den meisten Fällen) zeitgebunden. Befolgen Sie also die richtige E-Mail-Etikette und antworten Sie innerhalb von 12 bis 14 Stunden.
   2. Andere Kollegen – Lassen Sie Personen außerhalb Ihres direkten Teams wissen, dass Sie ihre Nachricht erhalten haben, und melden Sie sich bei ihnen, wenn Sie können, oder antworten Sie einfach innerhalb der ersten 24 Stunden.
   3. Mitarbeiter außerhalb Ihrer Firma – Diese Kategorie von E-Mails im Posteingang kann ganz unten auf Ihrer Prioritätenliste stehen. Lassen Sie sich nicht zu einer schnellen Antwort drängen, es sei denn, die Betreffzeile lautet „dringend/zeitgebunden“ oder stammt von einem hochrangigen Fachmann.

7. Stellen Sie jedes Mal einen Call-to-Action bereit

Erwähnen Sie die Deadline für die Aufgabe, falls es eine gibt. Wenn es keine gibt, erwähnen Sie das auch. Machen Sie den Zweck Ihrer E-Mail deutlich – Stellen Sie eine Frage? Weisen Sie dem Empfänger eine Aufgabe zu? Teilen Sie die E-Mail, um die Person auf dem Laufenden zu halten, ohne dass eine Antwort erforderlich ist? Erklären Sie. Wenn es sich außerdem um eine Reihe von Aufgaben handelt, die Sie erledigen möchten, geben Sie dies ganz am Anfang der E-Mail an. Die Bedeutung dieser E-Mail-Etikette besteht darin, den Zweck Ihrer E-Mail zu verdeutlichen.

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8. Kontext bereitstellen

Wenn Sie jemandem zum ersten Mal eine E-Mail senden, besteht die richtige E- Mail-Etikette darin, ein für den Empfänger relevantes Detail hinzuzufügen, z. B. das Networking-Event, bei dem Sie sich getroffen haben, oder den Namen der Person, die Sie verbunden hat. Auch wenn Sie jemandem bei der Arbeit eine E-Mail schreiben, erwähnen Sie genau das Projekt, auf das Sie sich beziehen („Ich möchte die nächsten Schritte für das XYZ-Projekt besprechen“)

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9. Aktualisierte Signatur

Ihre Unterschrift sollte immer die neuesten Details wie Ihren vollständigen Namen, Titel, Firmennamen und Telefonnummer enthalten. Die E-Mail-Etikette bedeutet , dass Sie jedem, der Ihre E-Mail erhält, die aktuellsten Informationen über sich selbst zur Verfügung stellen.

10. Erinnern Sie sich an Tipp Nr. 5?

Sie müssen nicht nur prägnant, sondern auch spezifisch sein. Stellen Sie keine breiten oder offenen Fragen, da Sie möglicherweise nicht die Antwort erhalten, nach der Sie suchen. Anstelle von „Was denken Sie über die Präsentation“, fragen Sie direkt: „Soll ich auf Folie 16 weitere Details zu X hinzufügen“?

11. Klarheit ist der Schlüssel

Jede Person, die die richtige E- Mail-Etikette befolgt, kennt die Macht von Aufzählungszeichen oder einer Liste. Es ist optisch ansprechender als große Absätze und lässt sich leichter verfolgen. Verwenden Sie die Option „Fett“ sparsam, aber verwenden Sie sie, wenn etwas hervorgehoben werden muss.

12. Thread-Etikette

Es gibt eine E- Mail-Etikette für E-Mail-Threads. Beginnen Sie niemals ein neues Thema in einem bestehenden Thread – beginnen Sie immer ein neues. Springen Sie nicht auf den Zug „das ist großartig“, wenn das bereits mehr als zehn Leute gesagt haben. Kürzen Sie außerdem Ihre Links oder fügen Sie Hyperlinks hinzu, um ein Durcheinander von Links zu vermeiden.

13. Nachfassen

Ein weiterer Bestandteil der richtigen E- Mail-Etikette besteht darin, die betreffende Person nach einer Woche zu kontaktieren, indem Sie ihr entweder die ursprüngliche E-Mail weiterleiten oder eine neue eingeben. Das Versenden eines in weniger als 48 Stunden ist verpönt. Begrenzen Sie Ihre Follow-up-E-Mails für eine einzelne Person auf dreimal.

14. Anhänge

Hängen Sie Dokumente im PDF-Format an, sofern nicht anders angegeben. Hängen Sie die Datei immer an, bevor Sie den Fließtext schreiben oder das „An“-Feld ausfüllen. Auf diese Weise senden Sie niemals eine „Entschuldigung, Anhang vergessen“-E-Mail. Zippen Sie einen großen Anhang, bevor Sie ihn per E-Mail versenden.

Zusätzlicher Tipp: Wenn Sie jemanden zu einem E-Mail-Thread hinzufügen, hängen Sie entweder den Anhang erneut an oder leiten Sie die ursprüngliche E-Mail mit dem Anhang der Person weiter.

15. Anreden sind wichtig

Es gibt drei Fälle, in denen Sie unterschiedliche Anreden verwenden.

1. 1. Zwangloses Umfeld – Wenn Sie den Empfänger persönlich kennen oder das Unternehmen ein entspanntes Umfeld hat, können Sie gerne „Hallo“, „Guten Morgen/Nachmittag“ verwenden oder die Person direkt mit ihrem Namen ansprechen. „Hey“ kann als zu beiläufig angesehen werden, wenn der Empfänger es also zuerst verwendet, können Sie entsprechend antworten.
   2. Formelle Einstellung – Wenn Sie jemandem zum ersten Mal eine E-Mail schreiben oder in einer traditionelleren Branche arbeiten, verwenden Sie „Sehr geehrte(r) (Name einfügen)“ und nicht „Sehr geehrte Damen und Herren“.
   3. Großes No-No – Verwenden Sie nicht „yo“, „hey!“, „Gentlemen“ und „all“ – sie klingen entweder zu freundlich, informell oder distanziert.

Korrekte E-Mail-Etikette bedeutet einen Doppelpunkt in einer formellen E-Mail und einen Bindestrich in einer zwanglosen E-Mail.

Sprechen Sie die Person außerdem niemals mit der abgekürzten Version ihres Namens an, es sei denn, sie schlägt dies vor oder wird in ihrer Unterschrift erwähnt. Verwenden Sie beispielsweise den Namen Shivesh anstelle von Shiv und Michael anstelle von Mike.

16. Verwenden Sie geeignete Sign-Off-Nachrichten

Der Hinweis, dass Sie Ihre E-Mail beenden, ist ebenfalls wichtig.

1. 1. Lässige Atmosphäre – Vielen Dank, Best, Prost, Sprechen Sie bald, Wir freuen uns auf die nächsten Schritte, Genießen Sie das Wochenende
   2. Formaler Rahmen – Vielen Dank für Ihre Zeit, haben Sie einen wunderschönen Tag/Wochenende
   3. Großes No-No – herzlich, xoxo, herzlich

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17. Verwenden Sie die korrekte Interpunktion

Sie könnten begeistert sein, nachdem Sie den Inhalt einer E-Mail gesehen haben, aber Sie müssen dies nicht durch die Verwendung mehrerer Ausrufezeichen vermitteln. Lassen Sie sich von der Bedeutung der E-Mail-Etikette daran erinnern, dass zahlreiche Ausrufezeichen unausgereift wirken. Verwenden Sie es stattdessen nur dort, wo es nötig ist – „Herzlichen Glückwunsch!“ und "Schönes Wochenende!"

Verpacken Sie Ihre E-Mails auch nicht mit Fragezeichen. Es kann für den Empfänger überwältigend werden und die Aufmerksamkeit von der zentralen Frage/Thema ablenken. Zur richtigen E-Mail-Etikette gehört auch die Anwendung der Regeln, die Sie als kleines Kind gelernt haben, wie z. B. Großschreibung, Satzstruktur, Grammatik und Zeichensetzung.

18. Kontrolliere den Humor

Einen Witz zu machen, landet nicht auf die gleiche Weise, wenn er per SMS oder E-Mail übermittelt wird, wie wenn er persönlich übermittelt wird. Ihr Humor und Ihre Absicht können leicht falsch interpretiert werden. E-Mails erfassen nicht Ihren (Gesichts- oder Körper-)Ausdruck oder Tonfall, also bleiben Sie bei einem Anruf oder einem persönlichen Treffen beim Scherzen.

19. Denken Sie an kulturelle Unterschiede und ihre Auswirkungen

Wenn Sie in einem globalen Unternehmen arbeiten, ist es sehr beliebt, jemandem aus einer anderen Kultur eine E-Mail zu schicken . Während Japaner und Chinesen gerne interagieren, bevor sie persönlich Geschäfte machen, sind Deutsche und Amerikaner direkt und stürzen sich direkt ins Geschäft. Die Bedeutung der E-Mail-Etikette besteht darin, den Ton und Zweck der Person zu verstehen, die Ihnen eine E-Mail sendet.

Fazit

Indem Sie diese 19 umsetzbaren Tipps lesen, haben Sie den ersten Schritt zur Verbesserung der Soft Skills der Kommunikation getan. Soft Skills sind das Ying zum Yang des technischen Wissens. Verbessern Sie Ihr technisches Know-how mit Hilfe von u pGrad . Egal, ob Sie von maschinellem Lernen und KI fasziniert sind oder sich für ein MBA-Programm anmelden möchten, upGrad ist für Sie da.