Proje Yönetim Araçları Karşılaştırması: Jira - Trello - MS Project - Basecamp - Asana - Wrike

Proje yönetimi yazılımı pazarındaki rekabet yüksektir. Yazılım karşılaştırma web siteleri yaklaşık 600 farklı proje yönetimi aracı listeler ve farklı alternatifleri karşılaştırmak çok zaman alabilir. Yalnızca satıcılar tarafından sağlanan özellik setlerine dayanarak bir karar vermek de aynı şekilde zordur.

Burada, üç kategoriye ayrılan en popüler proje yönetim araçlarından altısını ele alıyoruz:

• Hafif (Trello): Hafif süreçlere sahip kısa, geçici projeler veya ekipler için tasarlanmıştır.
• Orta Ağırlık (Basecamp, Asana, Wrike): Daha karmaşık süreçleri ve kullanım kolaylığını dengelemeniz gerektiğinde kullanılan daha ayrıntılı araçlar.
• Ağır (Jira, MS Project): Gerçekten ayrıntılı işlemleriniz olduğunda ve bunlara uyacak şekilde çok sayıda bileşeni özelleştirmeniz gerektiğinde kullanılan araçlar.

Bu makalede ele alınan araçlar, sahada önceden kurulmuş oyuncular tarafından geliştirilmiştir. Bunu not etmek önemlidir, çünkü bir PM olarak uzun vadede daha yüksek bir olasılık olan araçlarla çalışmak istersiniz.

Aşağıda, proje yönetimi için bir araç seçerken bakılması gereken bazı temel özellikleri karşılaştıran bir tablo sunuyoruz. Yeşil renk, bir özelliğin aracın standart sürümünde yerleşik olup olmadığını gösterir. Sarı, bu özelliğin çoğu zaman ek bir ücret karşılığında üçüncü taraf sağlayıcılar tarafından kullanılabildiği anlamına gelir. Kırmızı, özelliğin hiç kullanılamadığı veya önerilen geçici çözümlerin tatmin edici olmadığı anlamına gelir.

Trello

Şirket: Atlassian

Fiyat: Temel sürüm ücretsizdir. Genişletilmiş özellikler için kullanıcı başına aylık 10 ABD doları.

Kullanan : Adobe, Kickstarter, National Geographic, Fender

Kendi kendine barındırılan: Hayır

genel bakış

Trello, piyasadaki en popüler hafif proje yönetimi araçlarından biridir. Yeni başlayanlar, küçük ekipler, geçici projeler ve bir proje yöneticisinin işleri düzenli tutmak için minimum bir yapıya ihtiyaç duyduğu diğer çeşitli senaryolarda tercih edilir.

Ayrıca, bir ekibi Çevik Kanban iş akışıyla tanıştırırken kullanmak için iyi bir araçtır. Temel arabirim, ana işlem birimleri olarak panolara, sütunlara ve kartlara sahiptir. Ancak, daha ayrıntılı bir ekip süreci istiyorsanız veya tüm organizasyonun aynı araçla çalışmasını istiyorsanız, Trello'nun sınırlamalarıyla hızla karşılaşacaksınız. Trello, işlevselliği artıran ücretli premium planlar sunar, ancak kullanıcı başına ayda 10 ABD doları ile bu listedeki diğer araçlarla rekabet etmek için mücadele eder.

Artıları

• Çok hafif: Birkaç dakika içinde kurulabilir ve yapının bakımı kolaydır.
• Sezgisel arayüz: Ekip üyeleri hızlı bir şekilde dahil edilebilir.
• Fiyat: Ücretsiz sürüm, çoğu basit proje ve hafif işlemler için yeterince iyidir.

Eksileri

• Çok hafif: Hafif olmanın diğer yanı, daha ayrıntılı iş akışları olan şirketler için birçok özelleştirme seçeneği sunmanın zor olmasıdır.
• Bilgi hızla sona erer: Sınırlı etkinlik günlüğü ve arama yetenekleri, minimum etiketleme seçenekleriyle birleştiğinde, bilgileri daha uzun bir süre boyunca izlemeyi zorlaştırır.

Toptal Proje Yöneticilerinden Görüşler:

Meko Kofahl - Çevik Proje Yöneticisi

Bu aracı diğerlerinden daha iyi yapan nedir?

“Çok kolay yönetimi olan çok hafif, web tabanlı bir araçtır. Bir saat içinde sıfırdan üretkenliğe. Yöneticileri bu araçla çalıştırabildim, bu kadar basitti.”

Yapabilseydin değiştireceğin bir şey?

“Bunu yalnızca Kanban tarzı projeler için kullandık. Çok takımlı veya çok karmaşık Çevik projeler için pek uygun görünmüyordu. Değişecek bir şey yok, gerçekten, bence tam olarak tasarlandığı şeyi yapıyor.”

Eamon Sousa - Çevik Proje Yöneticisi

Bu aracı diğerlerinden daha iyi yapan nedir?

"Hafif ve kullanımı kolay. Kanban benzeri projeler veya görev kontrolü için çok iyi çalışıyor.”

Yapabilseydin değiştireceğin bir şey?

"Gerçek saatlere veya harcanan puanlara göre iş bitim çizelgeleri ekleyin."

ana kamp

Şirket: Basecamp

Fiyat: 99$/ay (sınırsız kullanıcı)

Kullanan : Birçok dijital/web tasarım ajansı, Groupon, LiveChat

Kendi kendine barındırılan: Hayır

genel bakış

Son derece popüler web uygulaması çerçevesi Ruby on Rails, Basecamp'ı inşa etmek için oluşturuldu. Proje yönetimi aracının kendisi, son 15 yılda istikrarlı bir büyüme kaydetti ve dijital ve web tasarım ajansları ile en fazla ilgiyi kazanmış görünüyor. Bunu, yerleşik sohbet, dosya paylaşımı ve Basecamp içindeki müşterilerle işbirliği yapma yeteneği gibi güçlü işbirliği araçlarıyla hafif bir arayüz kombinasyonu sayesinde başardı. Bir başka harika kavram da bu aracın "isteğe bağlı" olmasıdır. Ekip üyelerinin bunu kullanmak için hesap oluşturmaları gerekmez ve yalnızca ara sıra kolayca işbirliği yapabilirler.

Ancak Basecamp, çevik geliştirme için gerekli olan panolardan, tahminlerden ve diğer niteliklerden yoksundur. Çevik bir kurulum elde etmenize yardımcı olabilecek üçüncü taraf uygulamalar olsa da, bu listedeki diğer araçlar bu özelliklere kutudan çıktığı gibi sahiptir.

Artıları

• Fiyatlandırma : Aylık sabit bir fiyat, yeni çalışanların eklenmesiyle maliyetlerin artmadığı anlamına gelir.
• Hafiflik: Basecamp'ı kullanmaya başlamak kolaydır ancak aynı zamanda güçlü özelliklere de sahiptir.

Eksileri

• Scrum/kanban panoları: Panolar yalnızca üçüncü taraf araçlarla kullanılabilir, bu da Basecamp'ı diğer orta ağırlıktaki araçlarla daha az rekabetçi hale getirir.
• Sprintler: Sprint takibi yalnızca üçüncü taraf araçlarla desteklenir.
• Sohbet: Kendini Slack'in yerini alacak şekilde lanse etse de, iletişim UX'i özel gerçek zamanlı sohbet araçlarıyla eşit değildir.

Toptal Proje Yöneticilerinden Görüşler:

Orsolya Bozso - PMP Proje Müdürü

Bu aracı diğerlerinden daha iyi yapan nedir?

“İlgili atananlarla takip edebileceğiniz görev listeleri oluşturmak uygundur. Ayrıca sürüm kontrolü ile dosyaları depolayabilir ve paylaşabilir ve önemli e-postaları platforma iletebilirsiniz.”

Yapabilseydin değiştireceğin bir şey?

“Proje başına daha fazla kullanıcı grubuna sahip olmak harika olurdu. Yalnızca istemci ve ekip değil, aynı zamanda ekip içindeki klasörlerin veya dosyaların görünürlüğünü de kısıtlamak için. Basecamp, raporlama ve Gantt şeması işlevlerinden yoksundur. Ayrıca, bir dosyayı görüntülemek için indirmeniz gerekir. Görüntüleme seçeneği yoktur ve inceleme sırasında dosyalar üzerinde ortak çalışma veya yorum yapamazsınız."

Sean Hull - Proje Yöneticisi

Bu aracı diğerlerinden daha iyi yapan nedir?

"Yeni kullanıcılar, yerleşik iletişim ve bilgi yönetimi ve paylaşımı için düşük giriş engeli."

Yapabilseydin değiştireceğin bir şey?

"Görev izleme kesinlikle geliştirilebilir."

asana

Şirket: Asana

Fiyat: 10$/kullanıcı/ay

Kullanan : Yelp, Air France, Melia Hotels, Bill & Melinda Gates Foundation

Kendi kendine barındırılan: Hayır

genel bakış

Başlangıçta Facebook'ta dahili bir araç olarak geliştirildi ve hızla yükseldi ve kendi başına ayrı bir araç haline geldi. Asana, ilk aşamalarında daha küçük ekiplere odaklandı ve yakın zamanda daha büyük işletmeleri hedefleyen "Portföy" ve "İş Yükleri" gibi özellikleri birleştirmeye başladı.

İlginç bir farklılaştırıcı, herhangi bir görev sahibinin görevlerinin genel iş hedeflerini nasıl etkilediğini görme yeteneğidir. Ayrıca, kurucu ortak yakın tarihli bir röportajda, son tarihler, iş yükleri ve planlama hakkında akıllı öneriler için AI ve makine öğreniminin gelecekteki özelliklerde kullanılacağını belirtti.

Artıları

• Güçlü arama: Gelişmiş seçenekler, birden çok proje arasında görevleri ve dosyaları bulmayı kolaylaştırır.
• Zaman çizelgesi görünümü: Asana, kolay yeniden zamanlama ve görev bağımlılığı yönetimi ile çok sezgisel bir Gantt şeması türü görünümü sunar.

Eksileri

• Çoklu atama yok: Görevler yalnızca bir kişiye atanabilir.
• Scrum ve sprintler: Sprint izlemeli Scrum iş akışı yalnızca üçüncü taraf araçlarla desteklenir.

Toptal Proje Yöneticilerinden Görüşler:

Oana Ciherean - Yazılım Proje Yöneticisi

Bu aracı diğerlerinden daha iyi yapan nedir?

"Asana, pazarlama veya 3D sanat üretimi gibi yazılım dışı geliştirme ekipleri için tercih ettiğim araç olurdu. Kullanılabilirliği harika, pazarlamacılar ve okul öğretmenlerinden oluşan bir ekiple çalışırken kullandım. Hafif bir arayüze sahip ve dağınıklık yok.”

Yapabilseydin değiştireceğin bir şey?

“Şu anda sunduğu grafikler oldukça basit olduğu için raporlamayı iyileştiririm. “

Sean Hull - Proje Yöneticisi

Bu aracı diğerlerinden daha iyi yapan nedir?

“Bunu Tello benzeri kanban kartlarına bağlanan iş parçacığı benzeri iletişim nedeniyle Gevşek benzeri bir görev yönetimi çözümü olarak tanımlardım.”

Yapabilseydin değiştireceğin bir şey?

"Buradaki en büyük düşüş, proje düzenleme ve görev görselleştirme eksikliğiydi."

Wrik

Şirket: Wrike

Fiyat: Temel plan için aylık 9,80 ABD doları; Premium plan için 24,80 dolar

Kullanan : Hootsuite, Popchips, L'Oreal, Fitbit

Kendi kendine barındırılan: Hayır

genel bakış

Yüksek özelleştirilebilirliği nedeniyle Wrike, Jira ile rekabet eden neredeyse ağır kategoride olabilir. Bu açıdan henüz orada değil ama Jira'ya UI ve UX açısından meydan okuyor. Wrike ile ilgili oldukça garip olan şey, 5'lik kullanıcı artışlarına dayalı fiyat katmanlarına sahip olma konusundaki ısrarıdır. faturanız aylık 147$'dan (15 9,8) aylık 496$'a (20 24,8) çıkıyor. Küçük firmalar bu gerçeğin farkında olmalı ve fiyat artışına yakalanmamalıdır.

Artıları

• Çoklu proje ataması: Görevler birden fazla projeye atanabilir.
• Sabitlenmiş bildirimler: Wrike, sabitlenmiş bildirimlerle ilgili bilgileri ortaya çıkarmak için benzersiz bir yol sunar.
• Zaman izleme: Wrike, bu makaledeki işlevsel bir yerleşik zaman izleme çözümü sunan tek araçtır.

Eksileri

• Zor fiyatlandırma: Temel plan, 5 kullanıcı (5, 10, 15 vb.) artışlarıyla fiyatlandırılır.
• Uzantılar: Üçüncü taraf entegrasyonlarının seçimi, rekabete kıyasla sınırlıdır.
• Sprint'ler: Sprint'li Scrum iş akışı araçta mevcut değildir.

Toptal Proje Yöneticilerinden Görüşler:

Sean Hull - Proje Yöneticisi

Bu aracı diğerlerinden daha iyi yapan nedir?

"Tamamen benimsendiğinde, doğru görev yönetimi, görselleştirme, işbirliği ve iletişim karışımına sahip olur."

Yapabilseydin değiştireceğin bir şey?

“Gemide kolaylık. Sıra ortalama bir kullanıcıyı işe almaya geldiğinde bunu Basecamp ve Asana arasına koyardım.”

Meko Kofahl - Çevik Proje Yöneticisi

Bu aracı diğerlerinden daha iyi yapan nedir?

“Wrike'ı standart proje yönetimi için kullandık, mutlaka Çevik değil. Yöneticiler, herhangi bir özel beceri veya yönetim gerektirmeden aracı kolayca kurup kullanabildiler.”

Yapabilseydin değiştireceğin bir şey?

"Asgari kullanıcı sayısının üzerinde olsa da, pahalılaşıyor ve barındırılan "bir kez satın al" seçeneği yoktu. Abonelikler uygundur, ancak bazı kuruluşlar için zor bir satış olabilen kalıcı bir gider haline gelir.”

Jira

Şirket: Atlassian

Fiyat: 10 kullanıcıya kadar 10$ sabit ücret. 11+ kullanıcı için ayda 7 ABD doları.

Kullanan : Square, eBay, Spotify, Cisco, Airbnb

Kendi kendine barındırılan: İsteğe bağlı

genel bakış

Jira, piyasadaki en popüler Proje Yönetimi araçlarından biridir ve kuruluşlar için güvenli bir seçimdir. En çok, birden çok karmaşık proje arasında koordinasyona ihtiyaç duyan ve görev iş akışını özelleştirmeye ihtiyaç duyan daha büyük şirketler tarafından kullanılabilir. Atlassian, şirket çapında işbirliği için Jira ile güzel bir şekilde bütünleşen bir veri yönetimi aracı olan Confluence'ı da sunuyor. Daha küçük ekipler veya geçici projeler için daha hafif ve daha ucuz araçlar var.

Artıları

• Son derece özelleştirilebilir: İş akışı araçları, Jira'yı şirketinizin çalışma şekline göre uyarlamanıza olanak tanır.
• Çoklu entegrasyonlar: Açık bir pazar yeri, Github, Salesforce, Outlook vb. gibi diğer popüler araçlarla birçok entegrasyon sağlar.
• Scrum ve sprintler: Sprint izlemeli Scrum iş akışı kutudan çıktığı gibi desteklenir.

Eksileri

• Uzun kurulum süresi: Mevcut büyük miktarda özelleştirme, kullanıcının her şeyi ayarlamasının ve diğerlerini aracı nasıl kullanacakları konusunda eğitmesinin daha uzun sürdüğü anlamına gelir.
• Karmaşık arayüz: Rolleri, panoları ve sorunları yönetmek size hantal gelebilir ve araç, olabileceği kadar sezgisel değildir.

Toptal Proje Yöneticilerinden Görüşler:

Paulo Limp - Proje Yöneticisi

Bu aracı diğerlerinden daha iyi yapan nedir?

“Agile ilkelerini takip eden Jira'yı öğrenmesi, öğretmesi ve kullanması çok kolay. Ayrıca, bir işbirliği aracı olarak kullanılmak üzere sıfırdan tasarlanmıştır - tüm ekipten girdi alması gereken bir şey. Son olarak, piyasada mevcut olan bir dizi başka çözümle iyi bir şekilde bütünleşerek harika bir kişiselleştirmeye olanak tanıyor.”

Yapabilseydin değiştireceğin bir şey?

“Maliyet yönetimine veya risk yönetimine izin veren Jira araçlarından hâlâ habersizim. Anladığım kadarıyla, başlangıçta bir proje yönetimi aracı olarak tasarlanmamıştı, bu nedenle Scrum ile çok iyi çalışmasına rağmen, eksiksiz bir proje yönetimi deneyimi için hala bazı özelliklerden yoksun olabilir.”

Oana Ciherean - Yazılım Proje Yöneticisi

Bu aracı diğerlerinden daha iyi yapan nedir?

"Bu aracı, en az birkaç onay adımını içeren hem basit hem de karmaşık iş akışlarını uygulamaya ihtiyaç duyan yüksek düzeyde teknik ekiplerle kullanırdım. Son derece yapılandırılabilir olmasını seviyorum ve kendi iş akışı adımlarınızı, özel alanlarınızı, sorun görünümlerinizi ekleyebilir ve sorunları bir durumdan diğerine geçirirken gerekli alanları ayarlamak kadar ayrıntılı olarak girebilirsiniz.”

Yapabilseydin değiştireceğin bir şey?

"Yapılandırma esnekliği Jira'nın güçlü noktalarından biri olsa da, Atlassian ekibinin bazı özellikleri gereğinden fazla geliştirdiğini düşünüyorum."

MS Projesi

Şirket: Microsoft

Fiyat: 30$/kullanıcı/ay

Kullanan: En son araştırmalara göre şirketlerin üçte ikisi

Kendi kendine barındırılan: Evet

genel bakış

MS Project yaklaşık 30 yıldır piyasada ve hala pazarda önemli bir oyuncu. Capterra ve GetApp tarafından yapılan anketlere göre, katılımcıların yaklaşık %67'si projeleri yönetmek için birincil araç olarak Microsoft Project'i kullanıyor. Aracın kendisi, elektronik tablo benzeri sekmelere ve grafiklere dayalı görünümlerle Excel'e benzer bir görünüme ve hisse sahiptir. MS Project, ağır ve zor bir araçtır ve yeni başlayanlar için çevrimiçi eğitimler şeklinde çok fazla rehberlik sunmaz. BT ile ilgili olmayan çeşitli projeleri yönetmek için çoğunlukla geleneksel proje yöneticileri tarafından kullanılır. MS Project, Çevik çalışma yöntemleri için desteği yakın zamanda uygulamaya koymuştur. Ayrıca çok kullanıcı dostu değildir ve yeni kullanıcıların buna alışması uzun zaman alabilir.

Artıları

• Çok güçlü: MS projesinin birçok kurumsal düzeyde özelliği ve özelleştirme seçeneği vardır.
• Office 365 ile Bütünleşir: Öncelikli olarak MS Office ve Outlook kullanan şirketler için büyük bir satış noktasıdır.

Eksileri

• Çok Çevik değil: Bazı yeni özellikler MS Project kullanıcılarının Çevik iş akışlarını entegre etmelerine izin verse de, yine de öncelikle Şelale tarzı yönetimi etrafında tasarlanmıştır.
• Eski yazılım: Uzun süredir piyasada ve bazı bölümleri diğer modern araçlara kıyasla eskimiş ve kararsız görünüyor.
• Dik öğrenme eğrisi: Kurulumu ve nasıl kullanılacağını öğrenmek çok zaman alır.
• Fiyat: 30$/kullanıcı/ay fiyat noktasında, MS Project çoğunlukla kurumsal müşterilere yöneliktir.

Toptal Proje Yöneticilerinden Görüşler

Meko Kofahl - Çevik Proje Yöneticisi

Bu aracı diğerlerinden daha iyi yapan nedir?

“Çok geniş bir kabulü var. Gantt çizelgeleri bu noktada hemen hemen herkese aşinadır. Kimse Microsoft'u satın aldığı için kovulmaz."

Yapabilseydin değiştireceğin bir şey?

“MS Project'in tüm projeler için iyi olduğu algısı. Yazılım proje yönetimi için korkunç ve Çevik herhangi bir şey için daha da kötüsü. Araç, inşaat projeleri için bir yönetim sistemi olarak başladı ve yazılım için uygun olmayan ayrıntıları içeriyor. Proje Sunucusu olmadan kaynak yönetimini iyi yapmaz ve yalnızca MS Project ile bir PMO çalıştıramazsınız. Bağlantılı Proje planları mevcut haliyle güvenilir bir özellik değil.”

Orsolya Bozso - PMP Proje Müdürü

Bu aracı diğerlerinden daha iyi yapan nedir?

"Bu hala Gantt çizelgeleri ve proje zaman çizelgeleri oluşturmak için en sevdiğim araçtır. Kullanımı, güncellemesi kolay ve kaynak seviyelendirme için harika.”

Yapabilseydin değiştireceğin bir şey?

“Mac OS sürümü mevcut değil. MS Project lisansı olmayan biriyle ihracat yapmak ve paylaşmak da zordur. Grafikler, daha sonra sunumlarda kullanılabilecek görüntülere sorunsuz bir şekilde aktarılabilseydi harika olurdu.”

Çözüm

Bu makalede ele alınan en popüler 6 PM aracı üç kategoride gruplandırılabilir:

• Hafif: Kullanımı kolaydır, ancak sınırlı özelleştirilebilirlik sunar.
  • Trello: Kurulumu ve kullanmaya başlaması çok kolay bir araçtır. Sağladığı Kanban süreci çok sezgiseldir. Kanban panosuna ihtiyaç duyanlar için mükemmel bir araçtır.
• Orta Ağırlık: Bu kategorideki araçlar, kullanım kolaylığını özelleştirilebilirlikle dengeler.
  • Basecamp: Görev takibi için iyi bir araçtır, ancak Çevik geliştirme için çok iyi bir araç değildir.
  • Asana: Orta düzeyde karmaşıklığa sahip geleneksel projelerin çoğuna uyacak çok yönlü bir araçtır.
  • Wrike: Yüksek düzeyde özelleştirilebilirlik sunan bir araçtır, ancak sınırlı sayıda üçüncü taraf uzantıları vardır.
• Ağır: Kullanım ve bakım açısından giriş engelleri daha yüksek, yüksek düzeyde yapılandırılabilir araçlar.
  • Jira: Çevik geliştirme düşünülerek yapılmış bir araçtır ve süreçlerinizde ince ayar yapmanızı sağlar. Kurulumu ve bakımı zaman gerektirir.
  • MS Project: Listedeki en zor ama aynı zamanda en çok yönlü araçtır. Çoğunlukla Şelale benzeri projeler için kullanılır, ancak rekabete ayak uydurmak için son zamanlarda Çevik özellikler eklenmektedir.

Farklı projeler farklı araçlar gerektirir. Bazen bir proje yöneticisi olarak kullanmak istediğiniz aracı seçebileceksiniz. Bu gibi durumlarda, projenin karmaşıklığını belirlemek ve projenin gereksinimlerine uygun bir araç seçmek önemlidir. Örneğin, Jira'ya çok alışmış olabilirsiniz, ancak kısa ve basit projeler için Trello daha iyi bir eşleşme olabilir. Basecamp, Çevik bir geliştirme ekibi için uygun olmayabilir, ancak günlük rutinlerine bir yapı getirmek isteyen bir pazarlama ekibi için harika bir araç olacaktır.

Diğer durumlarda, belirli bir aracı zaten kullanan bir takıma girebilirsiniz. Bir yandan, takım içinde uzun süredir devam eden geleneklere ve alışkanlıklara dikkat etmelisiniz. Aynı zamanda, bir proje yöneticisi, kullanılan mevcut proje yönetimi yazılımına yakından bakmalı, süreç içindeki kusurları belirlemeli ve bunların nasıl iyileştirileceğine dair bir plan yapmalıdır.

Konu en iyi proje yönetimi aracını seçmek olduğunda kesin bir çözüm yoktur ve her aracın belirli durumlarda kendi avantajları vardır. Size en uygun aracı seçin, ancak piyasada başka hangi seçeneklerin mevcut olduğunun farkında olun.