Confronto degli strumenti di gestione del progetto: Jira vs Trello vs MS Project vs Basecamp vs Asana vs Wrike

La concorrenza nel mercato del software di gestione dei progetti è alta. I siti Web di confronto software elencano circa 600 diversi strumenti di gestione dei progetti e confrontare diverse alternative può richiedere molto tempo. Allo stesso modo è difficile prendere una decisione basata esclusivamente sui set di funzionalità forniti dai fornitori.

Qui trattiamo sei degli strumenti di gestione dei progetti più popolari, che sono divisi in tre categorie:

• Leggero (Trello): progettato per progetti brevi e temporanei o team con processi leggeri.
• Peso medio (Basecamp, Asana, Wrike): strumenti più elaborati, utilizzati quando è necessario bilanciare processi più complicati e facilità d'uso.
• Pesi massimi (Jira, MS Project): strumenti utilizzati quando si hanno processi davvero elaborati e è necessario personalizzare molti componenti per adattarli.

Gli strumenti trattati in questo articolo sono sviluppati da attori già affermati nel settore. Questo è importante da notare perché come PM vuoi lavorare con gli strumenti che hanno una maggiore probabilità di essere in giro a lungo termine.

Di seguito forniamo una tabella che confronta alcune delle caratteristiche chiave da considerare quando si sceglie uno strumento per la gestione dei progetti. Il colore verde indica se una funzione è incorporata nella versione standard dello strumento. Giallo significa che questa funzione è disponibile tramite fornitori di terze parti, il più delle volte a un costo aggiuntivo. Rosso significa che la funzione non è affatto disponibile o le soluzioni alternative suggerite non sono soddisfacenti.

Trello

Azienda: Atlassian

Prezzo: la versione base è gratuita. $ 10/utente/mese per funzionalità estese.

Usato da : Adobe, Kickstarter, National Geographic, Fender

Self-hosted: no

Panoramica

Trello è uno degli strumenti di gestione dei progetti leggeri più popolari in circolazione. È favorito da startup, piccoli team, progetti temporanei e in vari altri scenari in cui un project manager ha bisogno di una struttura minima per mantenere le cose organizzate.

È anche un buon strumento da utilizzare quando si introduce un team in un flusso di lavoro Kanban Agile. L'interfaccia di base ha schede, colonne e schede come unità operative principali. Tuttavia, ti imbatterai rapidamente nei limiti di Trello se desideri avere un processo di squadra più elaborato o se desideri che l'intera organizzazione lavori con lo stesso strumento. Trello offre piani premium a pagamento, che estendono la funzionalità, ma a $ 10/utente/mese fa fatica a competere con gli altri strumenti in questo elenco.

Professionisti

• Molto leggero: si monta in pochi minuti e la struttura è di facile manutenzione.
• Interfaccia intuitiva: i membri del team possono essere integrati rapidamente.
• Prezzo: la versione gratuita è abbastanza buona per la maggior parte dei progetti semplici e dei processi leggeri.

contro

• Molto leggero: il rovescio della medaglia dell'essere leggero è che è difficile fornire molte opzioni di personalizzazione per le aziende con flussi di lavoro più elaborati.
• Le informazioni scadono rapidamente: il registro delle attività e le funzionalità di ricerca limitate, insieme a opzioni di etichettatura minime, rendono difficile tenere traccia delle informazioni per un periodo di tempo più lungo.

Approfondimenti dai project manager di Toptal:

Meko Kofahl - Agile Project Manager

Cosa rende questo strumento migliore degli altri?

“Si tratta di uno strumento molto leggero, basato sul Web, con un'amministrazione molto semplice. Zero produttivo in un'ora. Sono stato in grado di convincere i dirigenti a lavorare con questo strumento, è stato così semplice".

Qualcosa che cambieresti se potessi?

“L'abbiamo usato solo per progetti in stile Kanban. Non sembrava adatto a progetti Agile multi-team o molto complessi. Niente da cambiare, davvero, perché penso che faccia esattamente quello per cui è stato progettato.

Eamon Sousa - Agile Project Manager

Cosa rende questo strumento migliore degli altri?

“È leggero e facile da usare. Funziona molto bene per progetti simili a Kanban o per il controllo delle attività".

Qualcosa che cambieresti se potessi?

"Aggiungi grafici di burndown basati sulle ore o sui punti effettivamente spesi".

Campo base

Azienda: Basecamp

Prezzo: $ 99/mese (utenti illimitati)

Utilizzato da : molte agenzie di digital/web design, Groupon, LiveChat

Self-hosted: no

Panoramica

Il popolarissimo framework per applicazioni web Ruby on Rails è stato creato per costruire Basecamp. Lo stesso strumento di gestione dei progetti ha visto una crescita costante negli ultimi 15 anni e sembra aver guadagnato la maggior trazione con le agenzie di design digitale e web. Ha raggiunto questo obiettivo grazie alla combinazione di un'interfaccia leggera con potenti strumenti di collaborazione come una chat integrata, la condivisione di file e la capacità di collaborare con i clienti all'interno del Basecamp. Un altro grande concetto è che questo strumento è "adopzionale". I membri del team non devono creare account per usarlo e possono collaborare facilmente solo occasionalmente.

Tuttavia, Basecamp manca di schede, stime e altri attributi necessari per lo sviluppo agile. Sebbene esistano applicazioni di terze parti, che possono aiutarti a ottenere una configurazione agile, altri strumenti in questo elenco hanno queste funzionalità pronte all'uso.

Professionisti

• Prezzi : un prezzo fisso al mese significa che i costi non crescono con l'aggiunta di nuovi dipendenti.
• Leggero: Basecamp è facile da usare ma ha anche potenti funzionalità.

contro

• Schede Scrum/kanban: le schede sono disponibili solo tramite strumenti di terze parti, il che rende Basecamp meno competitivo rispetto ad altri strumenti di peso medio.
• Sprint: il monitoraggio dello sprint è supportato solo tramite strumenti di terze parti.
• Chat: anche se si propone come un sostituto di Slack, la comunicazione UX non è alla pari con gli strumenti di chat in tempo reale dedicati.

Approfondimenti dai project manager di Toptal:

Orsolya Bozso - Project Manager PMP

Cosa rende questo strumento migliore degli altri?

“È adatto per creare elenchi di attività, che puoi seguire con i rispettivi assegnatari. Puoi anche archiviare e condividere file con il controllo della versione e inoltrare e-mail importanti alla piattaforma".

Qualcosa che cambieresti se potessi?

“Sarebbe fantastico avere più gruppi di utenti per progetto. Non solo client e team, ma anche per limitare la visibilità di cartelle o file all'interno del team. Basecamp è privo di funzionalità di reporting e diagramma di Gantt. Inoltre, per visualizzare un file è necessario scaricarlo. Non è disponibile alcuna opzione di visualizzazione e non è possibile collaborare o commentare i file durante la revisione".

Sean Hull - Project Manager

Cosa rende questo strumento migliore degli altri?

"Bassa barriera all'ingresso di nuovi utenti, comunicazione integrata e gestione e condivisione delle conoscenze".

Qualcosa che cambieresti se potessi?

"Il monitoraggio delle attività potrebbe sicuramente essere migliorato."

Asana

Azienda: Asana

Prezzo: $ 10/utente/mese

Usato da : Yelp, Air France, Melia Hotels, Bill & Melinda Gates Foundation

Self-hosted: no

Panoramica

Inizialmente sviluppato come strumento interno a Facebook, è rapidamente decollato ed è diventato uno strumento separato a sé stante. Nelle sue fasi iniziali, Asana si è concentrata su team più piccoli e solo di recente ha iniziato a incorporare funzionalità come "Portfolio" e "Carichi di lavoro" rivolti alle aziende più grandi.

Un elemento di differenziazione interessante è la capacità di qualsiasi titolare di attività di vedere in che modo le proprie attività influiscono sugli obiettivi aziendali generali. Inoltre, il co-fondatore ha affermato in una recente intervista che l'intelligenza artificiale e l'apprendimento automatico verranno utilizzati nelle funzionalità future per suggerimenti intelligenti su scadenze, carichi di lavoro e pianificazione.

Professionisti

• Ricerca avanzata: le opzioni avanzate semplificano la ricerca di attività e file tra più progetti.
• Visualizzazione sequenza temporale: Asana offre una visualizzazione del tipo di diagramma di Gantt molto intuitiva con facile riprogrammazione e gestione delle dipendenze delle attività.

contro

• Nessuna assegnazione multipla: le attività possono essere assegnate solo a una persona.
• Scrum e sprint: il flusso di lavoro Scrum con monitoraggio dello sprint è supportato solo tramite strumenti di terze parti.

Approfondimenti dai project manager di Toptal:

Oana Ciherean - Responsabile del progetto software

Cosa rende questo strumento migliore degli altri?

“Asana sarebbe il mio strumento preferito per i team di sviluppo non software, come il marketing o la produzione di arte 3D. La sua usabilità è ottima, l'ho usato quando ho lavorato con un team di marketer e insegnanti di scuola. Ha un'interfaccia leggera ed è priva di ingombri".

Qualcosa che cambieresti se potessi?

“Migliorerei i rapporti perché i grafici che offre attualmente sono piuttosto semplici. “

Sean Hull - Project Manager

Cosa rende questo strumento migliore degli altri?

"Lo descriverei come una soluzione di gestione delle attività simile a Slack a causa della comunicazione simile a un filo applicata alle schede kanban simili a Tello."

Qualcosa che cambieresti se potessi?

"La più grande rovina qui è stata la mancanza di organizzazione di progetti e visualizzazione delle attività".

Scrivere

Azienda: Wrike

Prezzo: $ 9,80/utente/mese per il piano base; $ 24,80 per il piano premium

Usato da : Hootsuite, Popchips, L'Oreal, Fitbit

Self-hosted: no

Panoramica

Grazie alla sua elevata personalizzazione, Wrike potrebbe essere quasi nella categoria dei pesi massimi, in competizione con Jira. Non c'è ancora in questo senso, ma sfida Jira in termini di interfaccia utente e UX. La cosa piuttosto strana di Wrike è la sua insistenza nell'avere livelli di prezzo basati su incrementi utente di 5. Ciò, unito al fatto che puoi utilizzare il piano base solo con un massimo di 15 utenti, significa che se il tuo organico sale a 16, la fattura va da $ 147 al mese (15 9,8) a $ 496 al mese (20 24,8). Le aziende più piccole dovrebbero essere consapevoli di questo fatto e non farsi prendere dall'aumento dei prezzi.

Professionisti

• Assegnazione multiprogetto: le attività possono essere assegnate a più progetti.
• Notifiche bloccate : Wrike offre un modo unico per far emergere informazioni rilevanti con notifiche bloccate.
• Monitoraggio del tempo: Wrike è l'unico strumento in questo articolo che offre una soluzione di monitoraggio del tempo integrata funzionale.

contro

• Prezzi complicati: il piano base ha un prezzo in incrementi di 5 utenti (5, 10, 15 ecc.).
• Estensioni: la selezione di integrazioni di terze parti è limitata rispetto alla concorrenza.
• Sprint: il flusso di lavoro di Scrum con gli sprint non è disponibile all'interno dello strumento.

Approfondimenti dai project manager di Toptal:

Sean Hull - Project Manager

Cosa rende questo strumento migliore degli altri?

"Una volta completamente adottato, ha il giusto mix di gestione delle attività, visualizzazione, collaborazione e comunicazione".

Qualcosa che cambieresti se potessi?

“Facilità di imbarco. Lo metterei tra Basecamp e Asana quando si tratta di integrare un utente medio.

Meko Kofahl - Agile Project Manager

Cosa rende questo strumento migliore degli altri?

“Abbiamo utilizzato Wrike per la gestione dei progetti standard, non necessariamente Agile. I manager sono stati in grado di configurare e utilizzare lo strumento prontamente, senza bisogno di competenze o amministrazione speciali".

Qualcosa che cambieresti se potessi?

"Al di sopra del numero minimo di utenti, tuttavia, diventa costoso e non c'era l'opzione ospitata "compralo una volta". Gli abbonamenti sono convenienti ma diventano una spesa permanente che può essere difficile da vendere per alcune organizzazioni".

Jira

Azienda: Atlassian

Prezzo: $ 10 tariffa fissa per un massimo di 10 utenti. $ 7/utente/mese per più di 11 utenti.

Usato da : Square, eBay, Spotify, Cisco, Airbnb

Self-hosted: facoltativo

Panoramica

Jira è uno degli strumenti di Project Management più popolari in circolazione ed è una scelta sicura per le organizzazioni. Può essere utilizzato in modo più completo dalle aziende più grandi, che devono coordinarsi tra più progetti complessi e hanno la necessità di personalizzare il flusso di lavoro delle attività. Per la collaborazione a livello aziendale, Atlassian offre anche Confluence, uno strumento di gestione dei dati, che si integra perfettamente con Jira. Per i team più piccoli o i progetti temporanei, sono disponibili strumenti più leggeri ed economici.

Professionisti

• Altamente personalizzabile: gli strumenti del flusso di lavoro ti consentono di adattare Jira al modo in cui opera la tua azienda.
• Integrazioni multiple: un mercato aperto offre molte integrazioni con altri strumenti popolari come Github, Salesforce, Outlook ecc.
• Scrum e sprint: il flusso di lavoro Scrum con monitoraggio dello sprint è supportato immediatamente.

contro

• Tempo di configurazione lungo: la grande quantità di personalizzazione disponibile significa che l'utente impiega più tempo a configurare tutto e ad addestrare gli altri su come utilizzare lo strumento.
• Interfaccia complessa: la gestione di ruoli, schede, problemi può sembrare goffa e lo strumento non è così intuitivo come potrebbe essere.

Approfondimenti dai project manager di Toptal:

Paulo Limp - Project Manager

Cosa rende questo strumento migliore degli altri?

“Seguendo i principi Agile, Jira è molto facile da imparare, insegnare e usare. È anche progettato da zero per essere utilizzato come strumento di collaborazione, qualcosa che dovrebbe ricevere input da tutto il team. Infine, si integra bene con una miriade di altre soluzioni disponibili sul mercato, consentendo una grande personalizzazione”.

Qualcosa che cambieresti se potessi?

“Non sono ancora a conoscenza degli strumenti Jira che consentono la gestione dei costi o del rischio. La mia comprensione è che non è stato originariamente progettato per essere uno strumento di gestione dei progetti, quindi, sebbene funzioni molto bene con Scrum, potrebbe comunque mancare di alcune funzionalità per un'esperienza di gestione dei progetti completa".

Oana Ciherean - Responsabile del progetto software

Cosa rende questo strumento migliore degli altri?

“Utilizzerei questo strumento con team altamente tecnici con la necessità di implementare flussi di lavoro sia semplici che complessi, inclusi almeno un paio di passaggi di approvazione. Mi piace il fatto che sia altamente configurabile e che tu possa aggiungere i tuoi passaggi del flusso di lavoro, campi personalizzati, visualizzazioni dei problemi e puoi entrare in dettaglio come l'impostazione dei campi obbligatori durante la transizione dei problemi da uno stato all'altro. "

Qualcosa che cambieresti se potessi?

"Anche se la flessibilità di configurazione è uno dei punti di forza di Jira, penso che il team di Atlassian abbia sovraingegnerizzato alcune funzionalità".

Progetto SM

Azienda: Microsoft

Prezzo: $ 30/utente/mese

Utilizzato da: due terzi delle aziende secondo l'ultima ricerca

Self-hosted: Sì

Panoramica

MS Project esiste da 30 anni ed è ancora uno dei principali attori del mercato. Secondo i sondaggi di Capterra e GetApp, circa il 67% degli intervistati utilizza Microsoft Project come strumento principale per la gestione dei progetti. Lo strumento stesso ha un aspetto simile a quello di Excel, con viste basate su schede e grafici simili a fogli di calcolo. MS Project è uno strumento pesante e difficile e non offre troppe indicazioni per i nuovi arrivati ​​sotto forma di tutorial online. Viene utilizzato principalmente dai project manager tradizionali, per gestire vari progetti non correlati all'IT. MS Project ha introdotto solo di recente il supporto per le modalità di lavoro Agile. Inoltre, non è molto intuitivo e può richiedere molto tempo prima che i nuovi utenti si abituino.

Professionisti

• Molto potente: il progetto MS ha molte funzionalità a livello aziendale e opzioni di personalizzazione.
• Si integra con Office 365: è un grande punto di forza per le aziende che utilizzano principalmente MS Office e Outlook.

contro

• Non troppo agile: anche se alcune nuove funzionalità consentono agli utenti di MS Project di integrare i loro flussi di lavoro Agile, è ancora progettato principalmente attorno alla gestione dello stile Waterfall.
• Software legacy: esiste da molto tempo e parti di esso sembrano datate e sono instabili rispetto ad altri strumenti moderni.
• Curva di apprendimento ripida: ci vuole molto tempo per configurarla e imparare a usarla.
• Prezzo: a un prezzo di $ 30/utente/mese, MS Project si rivolge principalmente ai clienti aziendali.

Approfondimenti da Toptal Project Manager

Meko Kofahl - Agile Project Manager

Cosa rende questo strumento migliore degli altri?

“Ha un'adozione molto ampia. I diagrammi di Gantt sono familiari a quasi tutti a questo punto. Nessuno viene licenziato per aver acquistato Microsoft".

Qualcosa che cambieresti se potessi?

“La percezione che MS Project vada bene per tutti i progetti. È terribile per la gestione dei progetti software e peggio ancora per qualsiasi cosa Agile. Lo strumento è nato come sistema di gestione per progetti di costruzione e include dettagli che semplicemente non sono appropriati per il software. Non esegue bene la gestione delle risorse senza Project Server e non è possibile eseguire un PMO solo con MS Project. I piani di progetto collegati non sono una caratteristica affidabile nel suo stato attuale.

Orsolya Bozso - Project Manager PMP

Cosa rende questo strumento migliore degli altri?

“Questo è ancora il mio strumento preferito per creare diagrammi di Gantt e sequenze temporali di progetti. È facile da usare, aggiornare e ottimo per il livellamento delle risorse".

Qualcosa che cambieresti se potessi?

“La versione per Mac OS non è disponibile. È anche difficile esportare e condividere con qualcuno che non ha una licenza MS Project. Sarebbe fantastico se i grafici potessero essere esportati senza problemi in immagini che potrebbero poi essere utilizzate nelle presentazioni".

Conclusione

I 6 strumenti PM più popolari trattati in questo articolo possono essere raggruppati in tre categorie:

• Leggero: facile da usare, ma offre una personalizzazione limitata.
  • Trello: è uno strumento molto facile da configurare e iniziare a utilizzare. Il processo Kanban che fornisce è molto intuitivo. È uno strumento perfetto per chi ha bisogno di una tavola Kanban.
• Peso medio: gli strumenti in questa categoria bilanciano la facilità d'uso con la personalizzazione.
  • Basecamp: è un buon strumento per il monitoraggio delle attività, ma non un ottimo strumento per lo sviluppo Agile.
  • Asana: È uno strumento a tutto tondo che si adatta alla maggior parte dei progetti tradizionali di media complessità.
  • Wrike: è uno strumento che offre un'elevata personalizzazione ma ha una selezione limitata di estensioni di terze parti.
• Pesante: strumenti altamente configurabili con maggiori barriere all'ingresso in termini di utilizzo e manutenzione.
  • Jira: È uno strumento creato pensando allo sviluppo Agile e ti consente di mettere a punto i tuoi processi. Richiede tempo per l'installazione e la manutenzione.
  • Progetto MS: è lo strumento più difficile ma anche più versatile dell'elenco. Viene utilizzato principalmente per progetti simili a Waterfall, ma di recente ha aggiunto funzionalità Agile per stare al passo con la concorrenza.

Progetti diversi richiedono strumenti diversi. A volte, come project manager, potrai scegliere lo strumento che desideri utilizzare. In questi casi, è importante determinare la complessità del progetto e scegliere uno strumento che corrisponda ai requisiti del progetto. Ad esempio, potresti essere molto abituato a Jira, ma per progetti brevi e diretti Trello potrebbe essere una soluzione migliore. Basecamp potrebbe non essere adatto a un team di sviluppo Agile, ma sarebbe un ottimo strumento per un team di marketing che cerca di dare una struttura alle proprie routine quotidiane.

In altri casi, potresti entrare in una squadra che sta già utilizzando uno strumento particolare. Da un lato, devi essere consapevole delle tradizioni e delle abitudini di lunga data all'interno della squadra. Allo stesso tempo, un project manager dovrebbe esaminare attentamente l'attuale software di gestione dei progetti in uso, identificare i difetti all'interno del processo e articolare un piano su come migliorarli.

Non esiste una soluzione proiettile d'argento quando si tratta di scegliere il miglior strumento di gestione dei progetti e ogni strumento ha la propria serie di vantaggi in situazioni particolari. Scegli uno strumento che funzioni meglio per te, ma tieni presente quali altre opzioni sono disponibili sul mercato.