Comparação de ferramentas de gerenciamento de projetos: Jira vs. Trello vs. MS Project vs. Basecamp vs. Asana vs. Wrike

A concorrência no mercado de software de gerenciamento de projetos é alta. Sites de comparação de software listam cerca de 600 ferramentas diferentes de gerenciamento de projetos e comparar diferentes alternativas pode consumir muito tempo. Da mesma forma, é difícil tomar uma decisão com base apenas nos conjuntos de recursos fornecidos pelos fornecedores.

Aqui abordamos seis das ferramentas de gerenciamento de projetos mais populares, divididas em três categorias:

• Leve (Trello): Projetado para projetos curtos, temporários ou equipes com processos leves.
• Peso médio (Basecamp, Asana, Wrike): Ferramentas mais elaboradas, usadas quando você precisa equilibrar processos mais complicados e facilidade de uso.
• Heavyweight (Jira, MS Project): Ferramentas usadas quando você tem processos muito elaborados e precisa customizar muitos componentes para ajustá-los.

As ferramentas abordadas neste artigo são desenvolvidas por players já estabelecidos no campo. Isso é importante observar porque, como PM, você deseja trabalhar com as ferramentas que têm maior probabilidade de existir no longo prazo.

Abaixo, fornecemos uma tabela comparando alguns dos principais recursos a serem observados ao escolher uma ferramenta para gerenciamento de projetos. A cor verde indica se um recurso está embutido na versão padrão da ferramenta. Amarelo significa que esse recurso está disponível por meio de provedores terceirizados, na maioria das vezes por uma taxa adicional. Vermelho significa que o recurso não está disponível ou as soluções alternativas sugeridas não são satisfatórias.

Trello

Empresa: Atlassian

Preço: A versão básica é gratuita. $ 10/usuário/mês para recursos estendidos.

Usado por : Adobe, Kickstarter, National Geographic, Fender

Auto-hospedado: Não

Visão geral

O Trello é uma das ferramentas de gerenciamento de projetos leves mais populares do mercado. É favorecido por startups, pequenas equipes, projetos temporários e em vários outros cenários onde um gerente de projeto precisa de uma estrutura mínima para manter as coisas organizadas.

Também é uma boa ferramenta para usar ao apresentar uma equipe a um fluxo de trabalho Agile Kanban. A interface básica possui placas, colunas e cartões como as principais unidades de operação. No entanto, você rapidamente se deparará com as limitações do Trello se quiser ter um processo de equipe mais elaborado ou se quiser que toda a organização trabalhe com a mesma ferramenta. O Trello oferece planos premium pagos, que estendem a funcionalidade, mas por US$ 10/usuário/mês ele se esforça para competir com as outras ferramentas desta lista.

Prós

• Muito leve: pode ser montado em apenas alguns minutos e a estrutura é de fácil manutenção.
• Interface intuitiva: os membros da equipe podem ser integrados rapidamente.
• Preço: A versão gratuita é boa o suficiente para a maioria dos projetos simples e processos leves.

Contras

• Muito leve: O outro lado de ser leve é ​​que é difícil fornecer muitas opções de personalização para empresas com fluxos de trabalho mais elaborados.
• As informações expiram rapidamente: recursos limitados de log de atividades e pesquisa, juntamente com opções mínimas de rotulagem, dificultam o rastreamento de informações por um longo período de tempo.

Insights dos gerentes de projeto da Toptal:

Meko Kofahl - Gerente de Projeto Ágil

O que torna esta ferramenta melhor do que as outras?

“É uma ferramenta muito leve, baseada na web, com administração muito fácil. Zero a produtivo em uma hora. Consegui fazer com que os executivos trabalhassem com essa ferramenta, foi muito simples.”

Algo que você mudaria se pudesse?

“Usamos isso apenas para projetos no estilo Kanban. Não parecia adequado para projetos Agile com várias equipes ou muito complexos. Nada para mudar, realmente, pois acho que faz exatamente o que foi projetado. ”

Eamon Sousa - Gerente de Projetos Ágeis

O que torna esta ferramenta melhor do que as outras?

“É leve e fácil de usar. Funciona muito bem para projetos do tipo Kanban ou para controle de tarefas.”

Algo que você mudaria se pudesse?

“Adicione gráficos de burndown com base em horas ou pontos reais gastos.”

Campo de base

Empresa: Basecamp

Preço: $ 99/mês (usuários ilimitados)

Usado por : Muitas agências de design digital/web, Groupon, LiveChat

Auto-hospedado: Não

Visão geral

O framework de aplicação web extremamente popular Ruby on Rails foi criado para construir o Basecamp. A própria ferramenta de gerenciamento de projetos teve um crescimento constante nos últimos 15 anos e parece ter ganhado mais força com agências de design digital e web. Ele conseguiu isso devido à combinação de uma interface leve com ferramentas de colaboração poderosas, como um bate-papo integrado, compartilhamento de arquivos e a capacidade de colaborar com clientes no Basecamp. Outro grande conceito é que esta ferramenta é “adopcional”. Os membros da equipe não precisam criar contas para usá-lo e podem colaborar facilmente apenas ocasionalmente.

No entanto, o Basecamp carece de quadros, estimativas e outros atributos necessários para o desenvolvimento ágil. Embora existam aplicativos de terceiros que podem ajudá-lo a obter uma configuração ágil, outras ferramentas nesta lista têm esses recursos prontos para uso.

Prós

• Preços : Um preço fixo por mês significa que os custos não crescem com a adição de novos funcionários.
• Leve: Basecamp é fácil de começar a usar, mas também possui recursos poderosos.

Contras

• Quadros Scrum/kanban: Os quadros só estão disponíveis por meio de ferramentas de terceiros, o que torna o Basecamp menos competitivo com outras ferramentas de peso médio.
• Sprints: o rastreamento de sprints é suportado apenas por meio de ferramentas de terceiros.
• Bate-papo: embora se apresente como um substituto do Slack, o UX de comunicação não está no mesmo nível das ferramentas dedicadas de bate-papo em tempo real.

Insights dos gerentes de projeto da Toptal:

Orsolya Bozso - Gerente de Projetos PMP

O que torna esta ferramenta melhor do que as outras?

“É adequado criar listas de tarefas, que você pode acompanhar com os respectivos responsáveis. Você também pode armazenar e compartilhar arquivos com controle de versão e encaminhar e-mails importantes para a plataforma.”

Algo que você mudaria se pudesse?

“Seria ótimo ter mais grupos de usuários por projeto. Não apenas cliente e equipe, mas também para restringir a visibilidade de pastas ou arquivos dentro da equipe. O Basecamp está sem relatórios e funcionalidades de gráfico de Gantt. Além disso, para visualizar um arquivo, você precisa baixá-lo. Não há opção de exibição e você não pode colaborar ou comentar os arquivos durante a revisão.”

Sean Hull - Gerente de Projetos

O que torna esta ferramenta melhor do que as outras?

“Baixa barreira de entrada para novos usuários, comunicação integrada e gerenciamento e compartilhamento de conhecimento.”

Algo que você mudaria se pudesse?

“O rastreamento de tarefas definitivamente poderia ser melhorado.”

Asana

Empresa: Asana

Preço: $ 10/usuário/mês

Usado por : Yelp, Air France, Melia Hotels, Fundação Bill & Melinda Gates

Auto-hospedado: Não

Visão geral

Inicialmente desenvolvido como uma ferramenta interna no Facebook, rapidamente decolou e se tornou uma ferramenta separada por direito próprio. Em seus estágios iniciais, a Asana se concentrou em equipes menores e só recentemente começou a incorporar recursos como “Portfólio” e “Cargas de trabalho” voltados para empresas maiores.

Um diferenciador interessante é a capacidade de qualquer proprietário de tarefa ver como suas tarefas afetam as metas gerais de negócios. Além disso, o cofundador afirmou em uma entrevista recente que a IA e o aprendizado de máquina serão usados ​​em recursos futuros para sugestões inteligentes sobre prazos, cargas de trabalho e planejamento.

Prós

• Pesquisa forte: as opções avançadas facilitam a localização de tarefas e arquivos entre vários projetos.
• Visualização da linha do tempo: a Asana oferece uma visualização do tipo gráfico de Gantt muito intuitiva, com fácil reprogramação e gerenciamento de dependência de tarefas.

Contras

• Sem atribuição múltipla: as tarefas só podem ser atribuídas a uma pessoa.
• Scrum e sprints: o fluxo de trabalho Scrum com rastreamento de sprint é suportado apenas por meio de ferramentas de terceiros.

Insights dos gerentes de projeto da Toptal:

Oana Ciherean - Gerente de Projetos de Software

O que torna esta ferramenta melhor do que as outras?

“Asana seria minha ferramenta preferida para equipes que não são de desenvolvimento de software, como marketing ou produção de arte 3D. Sua usabilidade é ótima, usei quando trabalhei com uma equipe de profissionais de marketing e professores. Tem uma interface leve e é livre de desordem.”

Algo que você mudaria se pudesse?

“Eu melhoraria os relatórios porque os gráficos que ele oferece atualmente são bastante básicos. “

Sean Hull - Gerente de Projetos

O que torna esta ferramenta melhor do que as outras?

“Eu descreveria isso como uma solução de gerenciamento de tarefas semelhante ao Slack por causa da comunicação semelhante a um encadeamento concentrada nos cartões kanban semelhantes ao Tello.”

Algo que você mudaria se pudesse?

“A maior queda aqui foi a falta de organização de projetos e visualização de tarefas.”

Wrike

Empresa: Wrick

Preço: US$ 9,80/usuário/mês para o plano básico; $ 24,80 para o plano premium

Usado por : Hootsuite, Popchips, L'Oreal, Fitbit

Auto-hospedado: Não

Visão geral

Devido à sua alta capacidade de personalização, o Wrike quase poderia estar na categoria dos pesos pesados, competindo com Jira. Ainda não existe a esse respeito, mas desafia o Jira em termos de UI e UX. A coisa bastante estranha sobre o Wrike é sua insistência em ter níveis de preço baseados em incrementos de 5 usuários. Isso, juntamente com o fato de que você só pode usar o plano básico com até 15 usuários, significa que, se seu número de funcionários subir para 16, sua conta vai de $ 147/mês (15 9,8) para $ 496/mês (20 24,8). As empresas menores devem estar cientes desse fato e não serem pegas no aumento de preços.

Prós

• Atribuição de vários projetos : as tarefas podem ser atribuídas a vários projetos.
• Notificações fixadas: o Wrike oferece uma maneira única de exibir informações relevantes com notificações fixadas.
• Rastreamento de tempo: o Wrike é a única ferramenta neste artigo que oferece uma solução de rastreamento de tempo integrada e funcional.

Contras

• Preço complicado: O preço do plano básico é cobrado em incrementos de 5 usuários (5, 10, 15 etc.).
• Extensões: A seleção de integrações de terceiros é limitada em comparação com a concorrência.
• Sprints: o fluxo de trabalho Scrum com sprints não está disponível na ferramenta.

Insights dos gerentes de projeto da Toptal:

Sean Hull - Gerente de Projetos

O que torna esta ferramenta melhor do que as outras?

“Uma vez totalmente adotado, ele tem a combinação certa de gerenciamento de tarefas, visualização e colaboração e comunicação.”

Algo que você mudaria se pudesse?

“Facilidade de embarque. Eu colocaria este entre o Basecamp e a Asana quando se trata de integrar um usuário médio.”

Meko Kofahl - Gerente de Projeto Ágil

O que torna esta ferramenta melhor do que as outras?

“Usamos o Wrike para gerenciamento de projetos padrão, não necessariamente Agile. Os gerentes foram capazes de configurar e usar a ferramenta prontamente, sem necessidade de habilidades especiais ou administração.”

Algo que você mudaria se pudesse?

“Acima do número mínimo de usuários, porém, fica caro e não havia opção de hospedagem do tipo “compre uma vez”. Assinaturas são convenientes, mas se tornam uma despesa permanente que pode ser difícil de vender para algumas organizações.”

Jira

Empresa: Atlassian

Preço: taxa fixa de $ 10 para até 10 usuários. US$ 7/usuário/mês para mais de 11 usuários.

Usado por : Square, eBay, Spotify, Cisco, Airbnb

Auto-hospedado: Opcional

Visão geral

O Jira é uma das ferramentas de gerenciamento de projetos mais populares e uma escolha segura para as organizações. Ele pode ser utilizado de forma mais completa por empresas maiores, que precisam coordenar vários projetos complexos e precisam personalizar o fluxo de trabalho da tarefa. Para colaboração em toda a empresa, a Atlassian também oferece o Confluence, uma ferramenta de gerenciamento de dados que se integra perfeitamente ao Jira. Para equipes menores ou projetos temporários, existem ferramentas mais leves e baratas por aí.

Prós

• Altamente personalizável: as ferramentas de fluxo de trabalho permitem que você adapte o Jira à maneira como sua empresa opera.
• Múltiplas integrações: um mercado aberto oferece muitas integrações com outras ferramentas populares como Github, Salesforce, Outlook etc.
• Scrum e sprints: o fluxo de trabalho Scrum com rastreamento de sprint é suportado imediatamente.

Contras

• Longo tempo de configuração: A grande quantidade de personalização disponível significa que leva mais tempo para o usuário configurar tudo e treinar outras pessoas sobre como usar a ferramenta.
• Interface complexa: gerenciar funções, quadros e problemas pode parecer desajeitado e a ferramenta não é tão intuitiva quanto poderia ser.

Insights dos gerentes de projeto da Toptal:

Paulo Limp - Gerente de Projetos

O que torna esta ferramenta melhor do que as outras?

“Seguindo os princípios do Agile, o Jira é muito fácil de aprender, ensinar e usar. Ele também foi projetado do zero para ser usado como uma ferramenta de colaboração – algo que deve receber contribuições de toda a equipe. Por fim, integra-se bem com uma série de outras soluções disponíveis no mercado, permitindo uma grande personalização.”

Algo que você mudaria se pudesse?

“Ainda desconheço as ferramentas do Jira que permitem gerenciamento de custos ou gerenciamento de riscos. Meu entendimento é que ele não foi originalmente projetado para ser uma ferramenta de gerenciamento de projetos, então, embora funcione muito bem com Scrum, ainda pode faltar alguns recursos para uma experiência completa de gerenciamento de projetos.”

Oana Ciherean - Gerente de Projetos de Software

O que torna esta ferramenta melhor do que as outras?

“Eu usaria essa ferramenta com equipes altamente técnicas com necessidade de implementar fluxos de trabalho simples e complexos, incluindo pelo menos algumas etapas de aprovação. Adoro o fato de que é altamente configurável e você pode adicionar suas próprias etapas de fluxo de trabalho, campos personalizados, visualizações de problemas e pode entrar em detalhes como definir campos obrigatórios ao fazer a transição de problemas de um estado para outro.”

Algo que você mudaria se pudesse?

“Mesmo que a flexibilidade de configuração seja um dos pontos fortes do Jira, acho que a equipe da Atlassian exagerou na engenharia de alguns recursos.”

projeto Microsoft

Empresa: Microsoft

Preço: $ 30/usuário/mês

Usado por: Dois terços das empresas de acordo com as pesquisas mais recentes

Auto-hospedado: Sim

Visão geral

O MS Project existe há 30 anos e ainda é um player importante no mercado. De acordo com pesquisas da Capterra e GetApp, cerca de 67% dos entrevistados usam o Microsoft Project como sua principal ferramenta de gerenciamento de projetos. A ferramenta em si tem uma aparência semelhante ao Excel, com visualizações baseadas em guias e gráficos semelhantes a planilhas. O MS Project é uma ferramenta pesada e difícil e não oferece muita orientação para iniciantes na forma de tutoriais online. É usado principalmente por gerentes de projeto tradicionais, para gerenciar vários projetos não relacionados a TI. O MS Project introduziu recentemente suporte para formas ágeis de trabalhar. Também não é muito fácil de usar e pode levar muito tempo para que novos usuários se acostumem.

Prós

• Muito poderoso: o projeto MS tem muitos recursos de nível empresarial e opções de personalização.
• Integra-se ao Office 365: é um grande ponto de venda para empresas que usam principalmente o MS Office e o Outlook.

Contras

• Não muito ágil: Embora alguns novos recursos permitam que os usuários do MS Project integrem seus fluxos de trabalho Agile, ele ainda é projetado principalmente em torno do gerenciamento de estilo Waterfall.
• Software legado: já existe há muito tempo e partes dele parecem datadas e são instáveis ​​​​em comparação com outras ferramentas modernas.
• Curva de aprendizado íngreme: leva muito tempo para configurar e aprender a usá-lo.
• Preço: Com um preço de US$ 30/usuário/mês, o MS Project é voltado principalmente para clientes corporativos.

Insights dos gerentes de projeto da Toptal

Meko Kofahl - Gerente de Projeto Ágil

O que torna esta ferramenta melhor do que as outras?

“Tem uma adoção muito ampla. Os gráficos de Gantt são familiares para quase todos neste momento. Ninguém é demitido por comprar a Microsoft.”

Algo que você mudaria se pudesse?

“A percepção de que o MS Project é bom para todos os projetos. É terrível para o gerenciamento de projetos de software, e pior ainda para qualquer coisa ágil. A ferramenta começou como um sistema de gerenciamento de projetos de construção e inclui detalhes que simplesmente não são apropriados para software. Ele não faz bem o gerenciamento de recursos sem o Project Server e você não pode executar um PMO apenas com o MS Project. Os planos de projetos vinculados não são um recurso confiável em seu estado atual.”

Orsolya Bozso - Gerente de Projetos PMP

O que torna esta ferramenta melhor do que as outras?

“Esta ainda é minha ferramenta favorita para criar gráficos de Gantt e cronogramas de projetos. É fácil de usar, atualizar e ótimo para nivelamento de recursos.”

Algo que você mudaria se pudesse?

“A versão do Mac OS não está disponível. Também é difícil exportar e compartilhar com alguém que não tenha uma licença do MS Project. Seria ótimo se os gráficos pudessem ser exportados perfeitamente para imagens que pudessem ser usadas em apresentações.”

Conclusão

As 6 ferramentas de PM mais populares abordadas neste artigo podem ser agrupadas em três categorias:

• Leve: Fácil de usar, mas oferece personalização limitada.
  • Trello: É uma ferramenta muito fácil de configurar e começar a usar. O processo Kanban que ele fornece é muito intuitivo. É uma ferramenta perfeita para quem precisa de um quadro Kanban.
• Peso médio: As ferramentas nesta categoria equilibram facilidade de uso com personalização.
  • Basecamp: É uma boa ferramenta para rastreamento de tarefas, mas não é uma ótima ferramenta para desenvolvimento ágil.
  • Asana: É uma ferramenta completa que se encaixa na maioria dos projetos tradicionais de média complexidade.
  • Wrike: É uma ferramenta que oferece alta personalização, mas possui uma seleção limitada de extensões de terceiros.
• Pesado: Ferramentas altamente configuráveis ​​com maiores barreiras de entrada em termos de uso e manutenção.
  • Jira: É uma ferramenta feita com o desenvolvimento ágil em mente e permite ajustar seus processos. Requer tempo para configurar e manter.
  • MS Project: É a ferramenta mais difícil, mas também a mais versátil da lista. É usado principalmente para projetos do tipo Waterfall, mas vem adicionando recursos Agile recentemente para acompanhar a concorrência.

Projetos diferentes requerem ferramentas diferentes. Às vezes, como gerente de projeto, você poderá escolher a ferramenta que deseja usar. Nesses casos, é importante determinar a complexidade do projeto e escolher uma ferramenta que atenda aos requisitos do projeto. Por exemplo, você pode estar muito acostumado com o Jira, mas para projetos curtos e diretos o Trello pode ser uma combinação melhor. O Basecamp pode não ser uma boa opção para uma equipe de desenvolvimento ágil, mas seria uma ótima ferramenta para uma equipe de marketing que busca trazer alguma estrutura para suas rotinas diárias.

Em outros casos, você pode entrar em uma equipe que já está usando uma ferramenta específica. Por um lado, você deve estar atento às tradições e hábitos de longa data dentro da equipe. Ao mesmo tempo, um gerente de projeto deve dar uma olhada no software de gerenciamento de projeto atual que está sendo usado, identificar falhas no processo e articular um plano sobre como melhorá-los.

Não existe uma solução mágica quando se trata de escolher a melhor ferramenta de gerenciamento de projetos, e cada ferramenta tem seu próprio conjunto de vantagens em situações específicas. Escolha uma ferramenta que funcione melhor para você, mas fique atento às outras opções disponíveis no mercado.