Comparación de herramientas de gestión de proyectos: Jira, Trello, MS Project, Basecamp, Asana y Wrike

La competencia en el mercado de software de gestión de proyectos es alta. Los sitios web de comparación de software enumeran alrededor de 600 herramientas de gestión de proyectos diferentes y comparar diferentes alternativas puede llevar mucho tiempo. Es igualmente difícil tomar una decisión basada únicamente en los conjuntos de funciones proporcionados por los proveedores.

Aquí cubrimos seis de las herramientas de gestión de proyectos más populares, que se dividen en tres categorías:

• Liviano (Trello): Diseñado para proyectos cortos, temporales o equipos con procesos livianos.
• Peso medio (Basecamp, Asana, Wrike): herramientas más elaboradas, utilizadas cuando necesita equilibrar procesos más complicados y facilidad de uso.
• Heavyweight (Jira, MS Project): herramientas que se utilizan cuando tiene procesos realmente elaborados y necesita personalizar muchos componentes para que se ajusten a ellos.

Las herramientas cubiertas en este artículo son desarrolladas por jugadores ya establecidos en el campo. Es importante tener esto en cuenta porque, como PM, desea trabajar con las herramientas que tienen una mayor probabilidad de existir a largo plazo.

A continuación, proporcionamos una tabla que compara algunas de las características clave que se deben tener en cuenta al elegir una herramienta para la gestión de proyectos. El color verde indica si una función está integrada en la versión estándar de la herramienta. Amarillo significa que esta función está disponible a través de proveedores externos, la mayoría de las veces por una tarifa adicional. Rojo significa que la función no está disponible en absoluto o que las soluciones sugeridas no son satisfactorias.

Trello

Empresa: Atlassian

Precio: La versión básica es gratuita. $10/usuario/mes para funciones extendidas.

Utilizado por : Adobe, Kickstarter, National Geographic, Fender

Autohospedado: No

Visión de conjunto

Trello es una de las herramientas ligeras de gestión de proyectos más populares que existen. Es favorecido por nuevas empresas, equipos pequeños, proyectos temporales y en varios otros escenarios donde un gerente de proyecto necesita una estructura mínima para mantener las cosas organizadas.

También es una buena herramienta para usar cuando se presenta a un equipo un flujo de trabajo Agile Kanban. La interfaz básica tiene tableros, columnas y tarjetas como unidades principales de operación. Sin embargo, pronto te encontrarás con las limitaciones de Trello si quieres tener un proceso de equipo más elaborado o si quieres que toda la organización trabaje con la misma herramienta. Trello ofrece planes premium pagados, que amplían la funcionalidad, pero a $10/usuario/mes tiene dificultades para competir con las otras herramientas de esta lista.

ventajas

• Muy ligero: se monta en pocos minutos y la estructura es fácil de mantener.
• Interfaz intuitiva: los miembros del equipo pueden incorporarse rápidamente.
• Precio: la versión gratuita es lo suficientemente buena para la mayoría de los proyectos simples y procesos ligeros.

Contras

• Muy ligero: la otra cara de ser ligero es que es difícil proporcionar muchas opciones de personalización para empresas con flujos de trabajo más elaborados.
• La información caduca rápidamente: las capacidades limitadas de búsqueda y registro de actividad, junto con las opciones de etiquetado mínimas, dificultan el seguimiento de la información durante un período de tiempo más prolongado.

Perspectivas de los directores de proyectos de Toptal:

Meko Kofahl - Gerente de proyectos ágiles

¿Qué hace que esta herramienta sea mejor que las demás?

“Es una herramienta muy liviana basada en la web con una administración muy fácil. De cero a productivo en una hora. Pude hacer que los ejecutivos trabajaran con esta herramienta, así de sencillo”.

¿Algo que cambiarías si pudieras?

“Usamos esto solo para proyectos de estilo Kanban. No parecía adecuado para proyectos ágiles de varios equipos o muy complejos. Realmente no hay nada que cambiar, ya que creo que hace exactamente para lo que fue diseñado”.

Eamon Sousa - Gerente de proyectos ágiles

¿Qué hace que esta herramienta sea mejor que las demás?

"Es liviano y fácil de usar. Funciona muy bien para proyectos tipo Kanban o para el control de tareas”.

¿Algo que cambiarías si pudieras?

“Agregue gráficos de evolución basados ​​en las horas reales o los puntos gastados”.

Campamento base

Empresa: Basecamp

Precio: $99/mes (usuarios ilimitados)

Utilizado por : Muchas agencias de diseño digital/web, Groupon, LiveChat

Autohospedado: No

Visión de conjunto

El marco de aplicación web muy popular Ruby on Rails se creó para construir Basecamp. La herramienta de gestión de proyectos en sí ha experimentado un crecimiento constante en los últimos 15 años y parece haber ganado la mayor tracción con las agencias de diseño digital y web. Logró esto debido a su combinación de una interfaz liviana con poderosas herramientas de colaboración como un chat integrado, intercambio de archivos y la capacidad de colaborar con clientes dentro de Basecamp. Otro gran concepto es que esta herramienta es “adaptativa”. Los miembros del equipo no tienen que crear cuentas para usarlo y pueden colaborar fácilmente solo ocasionalmente.

Sin embargo, Basecamp carece de tableros, estimaciones y otros atributos necesarios para un desarrollo ágil. Si bien existen aplicaciones de terceros que pueden ayudarlo a lograr una configuración ágil, otras herramientas en esta lista tienen estas características listas para usar.

ventajas

• Precios : un precio fijo por mes significa que los costos no aumentan con la incorporación de nuevos empleados.
• Ligero: Basecamp es fácil de comenzar a usar, pero también tiene funciones potentes.

Contras

• Tableros Scrum/kanban: los tableros solo están disponibles a través de herramientas de terceros, lo que hace que Basecamp sea menos competitivo con otras herramientas de peso medio.
• Sprints: el seguimiento de Sprint solo se admite a través de herramientas de terceros.
• Chat: aunque se promociona a sí mismo como un reemplazo de Slack, la comunicación UX no está a la par con las herramientas dedicadas de chat en tiempo real.

Perspectivas de los directores de proyectos de Toptal:

Orsolya Bozso - Gerente de Proyecto PMP

¿Qué hace que esta herramienta sea mejor que las demás?

“Es adecuado para crear listas de tareas, que puedes seguir con los respectivos asignados. También puede almacenar y compartir archivos con control de versiones y reenviar correos electrónicos importantes a la plataforma”.

¿Algo que cambiarías si pudieras?

“Sería genial tener más grupos de usuarios por proyecto. No solo cliente y equipo, sino también para restringir la visibilidad de carpetas o archivos dentro del equipo. Basecamp carece de funcionalidades de informes y diagramas de Gantt. Además, para ver un archivo tienes que descargarlo. No hay opción de visualización y no puede colaborar ni comentar los archivos durante la revisión”.

Sean Hull - Gerente de proyecto

¿Qué hace que esta herramienta sea mejor que las demás?

“Baja barrera de entrada para nuevos usuarios, comunicación integrada y gestión e intercambio de conocimientos”.

¿Algo que cambiarías si pudieras?

"El seguimiento de tareas definitivamente podría mejorarse".

ásana

Empresa: Asana

Precio: $10/usuario/mes

Utilizado por : Yelp, Air France, Melia Hotels, Fundación Bill y Melinda Gates

Autohospedado: No

Visión de conjunto

Inicialmente desarrollado como una herramienta interna en Facebook, rápidamente despegó y se convirtió en una herramienta independiente por derecho propio. En sus primeras etapas, Asana se centró en equipos más pequeños y solo recientemente comenzó a incorporar funciones como "Portafolio" y "Cargas de trabajo" dirigidas a empresas más grandes.

Un diferenciador interesante es la capacidad de cualquier propietario de tareas para ver cómo sus tareas impactan en los objetivos comerciales generales. Además, el cofundador ha declarado en una entrevista reciente que la IA y el aprendizaje automático se utilizarán en funciones futuras para sugerencias inteligentes sobre plazos, cargas de trabajo y planificación.

ventajas

• Búsqueda sólida: las opciones avanzadas facilitan la búsqueda de tareas y archivos entre varios proyectos.
• Vista de línea de tiempo: Asana ofrece una vista tipo diagrama de Gantt muy intuitiva con fácil reprogramación y administración de dependencia de tareas.

Contras

• Sin asignación múltiple: las tareas solo se pueden asignar a una persona.
• Scrum y sprints: el flujo de trabajo Scrum con seguimiento de sprints solo es compatible con herramientas de terceros.

Perspectivas de los directores de proyectos de Toptal:

Oana Ciherean - Gerente de Proyectos de Software

¿Qué hace que esta herramienta sea mejor que las demás?

“Asana sería mi herramienta preferida para equipos que no son de desarrollo de software, como marketing o producción de arte en 3D. Su usabilidad es excelente, lo usé cuando trabajé con un equipo de especialistas en marketing y maestros de escuela. Tiene una interfaz liviana y está libre de desorden”.

¿Algo que cambiarías si pudieras?

“Mejoraría los informes porque los gráficos que ofrece actualmente son bastante básicos. “

Sean Hull - Gerente de proyecto

¿Qué hace que esta herramienta sea mejor que las demás?

“Describiría esto como una solución de gestión de tareas similar a Slack debido a la comunicación similar a un hilo que se incluye en las tarjetas kanban similares a Tello”.

¿Algo que cambiarías si pudieras?

“La mayor desventaja aquí fue la falta de organización de proyectos y visualización de tareas”.

wrike

Empresa: Wrike

Precio: $9.80/usuario/mes para el plan básico; $24.80 por plan premium

Utilizado por : Hootsuite, Popchips, L'Oreal, Fitbit

Autohospedado: No

Visión de conjunto

Debido a su alta capacidad de personalización, Wrike casi podría estar en la categoría de peso pesado, compitiendo con Jira. Todavía no está allí en ese sentido, pero desafía a Jira en términos de UI y UX. Lo extraño de Wrike es su insistencia en tener niveles de precios basados ​​en incrementos de 5 usuarios. Eso, junto con el hecho de que solo puede usar el plan básico con hasta 15 usuarios, significa que si su plantilla sube a 16, tu factura pasa de $147/mes (15 9,8) a $496/mes (20 24,8). Las empresas más pequeñas deben ser conscientes de este hecho y no quedar atrapadas en la subida de precios.

ventajas

• Asignación de varios proyectos: las tareas se pueden asignar a varios proyectos.
• Notificaciones ancladas: Wrike ofrece una forma única de mostrar información relevante con notificaciones ancladas.
• Seguimiento del tiempo: Wrike es la única herramienta de este artículo que ofrece una solución de seguimiento del tiempo integrada y funcional.

Contras

• Precios complicados: el plan básico tiene un precio en incrementos de 5 usuarios (5, 10, 15, etc.).
• Extensiones: la selección de integraciones de terceros es limitada en comparación con la competencia.
• Sprints: el flujo de trabajo de Scrum con sprints no está disponible en la herramienta.

Perspectivas de los directores de proyectos de Toptal:

Sean Hull - Gerente de proyecto

¿Qué hace que esta herramienta sea mejor que las demás?

“Una vez que se adopta por completo, tiene la combinación correcta de gestión de tareas, visualización, colaboración y comunicación”.

¿Algo que cambiarías si pudieras?

“Facilidad de incorporación. Pondría este entre Basecamp y Asana cuando se trata de incorporar a un usuario promedio”.

Meko Kofahl - Gerente de proyectos ágiles

¿Qué hace que esta herramienta sea mejor que las demás?

“Utilizamos Wrike para la gestión de proyectos estándar, no necesariamente Agile. Los gerentes pudieron configurar y usar la herramienta fácilmente, sin necesidad de habilidades especiales o administración”.

¿Algo que cambiarías si pudieras?

“Sin embargo, por encima del número mínimo de usuarios, se vuelve costoso y no había una opción alojada de “comprarlo una vez”. Las suscripciones son convenientes pero se convierten en un gasto permanente que puede ser difícil de vender para algunas organizaciones”.

jira

Empresa: Atlassian

Precio: tarifa plana de $10 para hasta 10 usuarios. $7/usuario/mes para 11+ usuarios.

Utilizado por : Square, eBay, Spotify, Cisco, Airbnb

Autohospedado: Opcional

Visión de conjunto

Jira es una de las herramientas de gestión de proyectos más populares que existen y es una opción segura para las organizaciones. Las empresas más grandes pueden utilizarlo al máximo, ya que necesitan coordinarse entre varios proyectos complejos y tienen la necesidad de personalizar el flujo de trabajo de las tareas. Para la colaboración en toda la empresa, Atlassian también ofrece Confluence, una herramienta de gestión de datos que se integra muy bien con Jira. Para equipos más pequeños o proyectos temporales, existen herramientas más ligeras y económicas.

ventajas

• Altamente personalizable: las herramientas de flujo de trabajo le permiten adaptar Jira a la forma en que opera su empresa.
• Múltiples integraciones: un mercado abierto proporciona muchas integraciones con otras herramientas populares como Github, Salesforce, Outlook, etc.
• Scrum y sprints: el flujo de trabajo de Scrum con seguimiento de sprints es compatible de forma inmediata.

Contras

• Tiempo de configuración prolongado: la gran cantidad de personalización disponible significa que el usuario tarda más en configurar todo y capacitar a otros sobre cómo usar la herramienta.
• Interfaz compleja: la gestión de roles, tableros y problemas puede parecer torpe y la herramienta no es tan intuitiva como podría ser.

Perspectivas de los directores de proyectos de Toptal:

Paulo Limp - Gerente de Proyectos

¿Qué hace que esta herramienta sea mejor que las demás?

“Siguiendo los principios Agile, Jira es muy fácil de aprender, enseñar y usar. También está diseñado desde cero para usarse como una herramienta de colaboración, algo que debería recibir aportes de todo el equipo. Finalmente, se integra bien con una serie de otras soluciones disponibles en el mercado, lo que permite una gran personalización”.

¿Algo que cambiarías si pudieras?

“Todavía desconozco las herramientas de Jira que permiten la gestión de costes o la gestión de riesgos. Tengo entendido que no se diseñó originalmente para ser una herramienta de gestión de proyectos, por lo que, aunque funciona muy bien con Scrum, es posible que aún le falten algunas características para una experiencia completa de gestión de proyectos".

Oana Ciherean - Gerente de Proyectos de Software

¿Qué hace que esta herramienta sea mejor que las demás?

“Usaría esta herramienta con equipos altamente técnicos que necesitan implementar flujos de trabajo simples y complejos que incluyan al menos un par de pasos de aprobación. Me encanta el hecho de que es altamente configurable y puede agregar sus propios pasos de flujo de trabajo, campos personalizados, vistas de problemas y puede ingresar tan detalladamente como configurar los campos obligatorios al hacer la transición de problemas de un estado a otro ".

¿Algo que cambiarías si pudieras?

“Aunque la flexibilidad de la configuración es uno de los puntos fuertes de Jira, creo que el equipo de Atlassian diseñó en exceso algunas características”.

proyecto MS

Empresa: Microsoft

Precio: $30/usuario/mes

Utilizado por: dos tercios de las empresas según las últimas investigaciones

Autohospedado: Sí

Visión de conjunto

MS Project existe desde hace 30 años y sigue siendo un jugador importante en el mercado. Según las encuestas de Capterra y GetApp, alrededor del 67 % de los encuestados utilizan Microsoft Project como herramienta principal para gestionar proyectos. La herramienta en sí tiene un aspecto similar al de Excel, con vistas basadas en fichas y gráficos similares a una hoja de cálculo. MS Project es una herramienta pesada y difícil y no ofrece demasiada orientación para los recién llegados en forma de tutoriales en línea. Lo utilizan principalmente los gerentes de proyectos tradicionales para administrar varios proyectos no relacionados con TI. MS Project ha introducido recientemente soporte para formas ágiles de trabajo. Tampoco es muy fácil de usar y puede tomar mucho tiempo para que los nuevos usuarios se acostumbren.

ventajas

• Muy potente: el proyecto MS tiene muchas características de nivel empresarial y opciones de personalización.
• Se integra con Office 365: es un gran punto de venta para las empresas que utilizan principalmente MS Office y Outlook.

Contras

• No demasiado amigable con Agile: aunque algunas características nuevas permiten a los usuarios de MS Project integrar sus flujos de trabajo Agile, todavía está diseñado principalmente en torno a la administración de estilo Waterfall.
• Software heredado: existe desde hace mucho tiempo y partes de él se sienten anticuadas e inestables en comparación con otras herramientas modernas.
• Curva de aprendizaje pronunciada: se necesita mucho tiempo para configurarlo y aprender a usarlo.
• Precio: a un precio de $30/usuario/mes, MS Project está dirigido principalmente a clientes empresariales.

Perspectivas de los directores de proyectos de Toptal

Meko Kofahl - Gerente de proyectos ágiles

¿Qué hace que esta herramienta sea mejor que las demás?

“Tiene una adopción muy amplia. Los diagramas de Gantt son familiares para casi todos en este momento. Nadie es despedido por comprar Microsoft”.

¿Algo que cambiarías si pudieras?

“La percepción de que MS Project es bueno para todos los proyectos. Es terrible para la gestión de proyectos de software y peor aún para cualquier cosa ágil. La herramienta comenzó como un sistema de gestión para proyectos de construcción e incluye detalles que simplemente no son apropiados para el software. No hace bien la administración de recursos sin Project Server, y no puede ejecutar una PMO solo con MS Project. Los planes de proyectos vinculados no son una característica confiable en su estado actual”.

Orsolya Bozso - Gerente de Proyecto PMP

¿Qué hace que esta herramienta sea mejor que las demás?

“Esta sigue siendo mi herramienta favorita para crear diagramas de Gantt y cronogramas de proyectos. Es fácil de usar, actualizar y excelente para nivelar recursos”.

¿Algo que cambiarías si pudieras?

“La versión de Mac OS no está disponible. También es difícil exportar y compartir con alguien que no tenga una licencia de MS Project. Sería genial si los gráficos pudieran exportarse sin problemas a imágenes que luego podrían usarse en presentaciones”.

Conclusión

Las 6 herramientas de PM más populares cubiertas en este artículo se pueden agrupar en tres categorías:

• Ligero: fácil de usar, pero ofrece una personalización limitada.
  • Trello: Es una herramienta muy fácil de configurar y comenzar a usar. El proceso Kanban que proporciona es muy intuitivo. Es una herramienta perfecta para aquellos que necesitan un tablero Kanban.
• Peso medio: las herramientas de esta categoría equilibran la facilidad de uso con la personalización.
  • Basecamp: es una buena herramienta para el seguimiento de tareas, pero no tan buena para el desarrollo ágil.
  • Asana: es una herramienta completa que se adaptará a la mayoría de los proyectos tradicionales de mediana complejidad.
  • Wrike: es una herramienta que ofrece una gran capacidad de personalización, pero tiene una selección limitada de extensiones de terceros.
• Peso pesado: herramientas altamente configurables con mayores barreras de entrada en términos de uso y mantenimiento.
  • Jira: Es una herramienta hecha pensando en el desarrollo Agile y te permite afinar tus procesos. Requiere tiempo para configurar y mantener.
  • MS Project: Es la herramienta más difícil pero también la más versátil de la lista. Se utiliza principalmente para proyectos tipo Waterfall, pero recientemente se han agregado características Agile para mantenerse al día con la competencia.

Diferentes proyectos requieren diferentes herramientas. A veces, como administrador de proyectos, podrá elegir la herramienta que desea utilizar. En esos casos, es importante determinar la complejidad del proyecto y elegir una herramienta que coincida con los requisitos del proyecto. Por ejemplo, es posible que esté muy acostumbrado a Jira, pero para proyectos cortos y sencillos, Trello podría ser una mejor opción. Es posible que Basecamp no sea una buena opción para un equipo de desarrollo Agile, pero sería una gran herramienta para un equipo de marketing que busca incorporar algo de estructura a sus rutinas diarias.

En otros casos, puede ingresar a un equipo que ya está utilizando una herramienta en particular. Por un lado, hay que tener en cuenta las tradiciones y hábitos de larga data dentro del equipo. Al mismo tiempo, un gerente de proyecto debe analizar detenidamente el software de gestión de proyectos actual que se utiliza, identificar fallas dentro del proceso y articular un plan sobre cómo mejorarlas.

No existe una solución milagrosa cuando se trata de elegir la mejor herramienta de gestión de proyectos, y cada herramienta tiene su propio conjunto de ventajas en situaciones particulares. Elija una herramienta que funcione mejor para usted, pero tenga en cuenta qué otras opciones están disponibles en el mercado.