Сравнение инструментов управления проектами: Jira, Trello, MS Project, Basecamp, Asana, Wrike

Конкуренция на рынке программного обеспечения для управления проектами высока. Веб-сайты сравнения программного обеспечения перечисляют около 600 различных инструментов управления проектами, и сравнение различных альтернатив может занять очень много времени. Точно так же сложно принять решение, основываясь исключительно на наборах функций, предоставляемых поставщиками.

Здесь мы рассмотрим шесть самых популярных инструментов управления проектами, которые разделены на три категории:

• Облегченный (Trello): предназначен для коротких временных проектов или групп с упрощенными процессами.
• Средний вес (Basecamp, Asana, Wrike): более сложные инструменты, используемые, когда вам нужно сбалансировать более сложные процессы и простоту использования.
• Heavyweight (Jira, MS Project): инструменты, используемые, когда у вас есть действительно сложные процессы и вам нужно настроить множество компонентов, чтобы они соответствовали им.

Инструменты, описанные в этой статье, разработаны уже известными игроками в этой области. Это важно отметить, потому что как PM вы хотите работать с инструментами, которые с большей вероятностью будут использоваться в долгосрочной перспективе.

Ниже мы приводим таблицу, в которой сравниваются некоторые ключевые функции, на которые следует обратить внимание при выборе инструмента для управления проектами. Зеленый цвет указывает, встроена ли функция в стандартную версию инструмента. Желтый означает, что эта функция доступна через сторонних поставщиков, в большинстве случаев за дополнительную плату. Красный цвет означает, что функция вообще недоступна или предлагаемые обходные пути неудовлетворительны.

Трелло

Компания: Атласиан

Цена: базовая версия бесплатна. 10 долларов за пользователя в месяц за расширенные функции.

Используется : Adobe, Kickstarter, National Geographic, Fender

Самостоятельное размещение: Нет

Обзор

Trello — один из самых популярных легких инструментов управления проектами. Его предпочитают стартапы, небольшие команды, временные проекты и различные другие сценарии, когда менеджеру проекта требуется минимальная структура для поддержания порядка.

Это также хороший инструмент для ознакомления команды с рабочим процессом Agile Kanban. Базовый интерфейс имеет доски, столбцы и карточки в качестве основных единиц работы. Однако вы быстро столкнетесь с ограничениями Trello, если захотите иметь более сложный командный процесс или если хотите, чтобы вся организация работала с одним и тем же инструментом. Trello предлагает платные премиум-планы, которые расширяют функциональность, но при цене 10 долларов за пользователя в месяц он не может конкурировать с другими инструментами в этом списке.

Плюсы

• Очень легкий: его можно установить всего за несколько минут, а за конструкцией легко ухаживать.
• Интуитивно понятный интерфейс: участники команды могут быстро подключиться.
• Цена: Бесплатная версия достаточно хороша для большинства простых проектов и легких процессов.

Минусы

• Очень легкий: обратная сторона легкости заключается в том, что трудно предоставить множество вариантов настройки для компаний с более сложными рабочими процессами.
• Информация устаревает быстро: ограниченный журнал действий и возможности поиска в сочетании с минимальными параметрами маркировки затрудняют отслеживание информации в течение длительного периода времени.

Информация от менеджеров проектов Toptal:

Меко Кофаль — менеджер Agile-проектов

Чем этот инструмент лучше других?

«Это очень легкий веб-инструмент с очень простым управлением. С нуля до продуктивности за час. Мне удалось убедить руководителей работать с этим инструментом, настолько это было просто».

Что-то, что вы изменили бы, если бы могли?

«Мы использовали это только для проектов в стиле Канбан. Это не казалось подходящим для многокомандных или очень сложных Agile-проектов. На самом деле нечего менять, поскольку я думаю, что он делает именно то, для чего он был разработан ».

Эамон Соуза — менеджер Agile-проектов

Чем этот инструмент лучше других?

«Он легкий и простой в использовании. Очень хорошо работает для Канбан-проектов или для контроля задач».

Что-то, что вы изменили бы, если бы могли?

«Добавьте диаграммы выгорания на основе фактически потраченных часов или баллов».

Базовый лагерь

Компания: Basecamp

Цена: $99/месяц (неограниченное количество пользователей)

Используется : многими агентствами цифрового/веб-дизайна, Groupon, LiveChat.

Самостоятельное размещение: Нет

Обзор

Чрезвычайно популярная среда веб-приложений Ruby on Rails была создана для создания Basecamp. Сам инструмент управления проектами за последние 15 лет неуклонно развивался и, похоже, получил наибольшую популярность у агентств цифрового и веб-дизайна. Это было достигнуто благодаря сочетанию облегченного интерфейса с мощными инструментами для совместной работы, такими как встроенный чат, обмен файлами и возможность совместной работы с клиентами в Basecamp. Еще одна замечательная концепция заключается в том, что этот инструмент является «дополнительным». Членам команды не нужно создавать учетные записи, чтобы использовать его, и они могут легко сотрудничать только время от времени.

Однако в Basecamp отсутствуют доски, оценки и другие атрибуты, необходимые для гибкой разработки. Несмотря на то, что существуют сторонние приложения, которые могут помочь вам добиться гибкой настройки, другие инструменты в этом списке имеют эти функции по умолчанию.

Плюсы

• Ценообразование : Фиксированная цена в месяц означает, что расходы не растут с добавлением новых сотрудников.
• Легкий: Basecamp легко начать использовать, но он также имеет мощные функции.

Минусы

• Доски Scrum/kanban: доски доступны только через сторонние инструменты, что делает Basecamp менее конкурентоспособным по сравнению с другими инструментами среднего веса.
• Спринты: отслеживание спринтов поддерживается только с помощью сторонних инструментов.
• Чат: хотя он позиционирует себя как замену Slack, коммуникативный UX не соответствует специальным инструментам для чата в реальном времени.

Информация от менеджеров проектов Toptal:

Орсоля Бозсо - менеджер проекта PMP

Чем этот инструмент лучше других?

«Удобно создавать списки задач, которые вы можете отслеживать с соответствующими исполнителями. Вы также можете хранить и обмениваться файлами с контролем версий и пересылать важные электронные письма на платформу».

Что-то, что вы изменили бы, если бы могли?

«Было бы здорово иметь больше групп пользователей для каждого проекта. Не только для клиента и команды, но и для ограничения видимости папок или файлов внутри команды. В Basecamp отсутствуют функции отчетности и диаграммы Ганта. Более того, для просмотра файла его необходимо скачать. Опция отображения отсутствует, и вы не можете совместно работать с файлами или комментировать их во время просмотра».

Шон Халл - руководитель проекта

Чем этот инструмент лучше других?

«Низкий порог входа для новых пользователей, встроенная связь, управление знаниями и обмен ими».

Что-то, что вы изменили бы, если бы могли?

«Отслеживание задач определенно можно улучшить».

Асана

Компания: Асана

Цена: 10 долларов за пользователя в месяц.

Используется : Yelp, Air France, Melia Hotels, Фонд Билла и Мелинды Гейтс.

Самостоятельное размещение: Нет

Обзор

Первоначально разработанный как внутренний инструмент в Facebook, он быстро стал самостоятельным инструментом. На ранних этапах Asana ориентировалась на небольшие команды и только недавно начала включать такие функции, как «Портфолио» и «Рабочие нагрузки», предназначенные для крупных компаний.

Интересным отличием является возможность для любого владельца задачи видеть, как их задачи влияют на общие бизнес-цели. Более того, соучредитель заявил в недавнем интервью, что ИИ и машинное обучение будут использоваться в будущих функциях для разумных предложений по срокам, рабочим нагрузкам и планированию.

Плюсы

• Надежный поиск: расширенные параметры упрощают поиск задач и файлов среди нескольких проектов.
• Представление временной шкалы: Asana предлагает очень интуитивно понятное представление типа диаграммы Ганта с простым изменением расписания и управлением зависимостями задач.

Минусы

• Нет множественного назначения: задачи могут быть назначены только одному человеку.
• Scrum и спринты: рабочий процесс Scrum с отслеживанием спринтов поддерживается только с помощью сторонних инструментов.

Информация от менеджеров проектов Toptal:

Оана Чихерин - руководитель проекта по программному обеспечению

Чем этот инструмент лучше других?

«Asana была бы моим предпочтительным инструментом для команд, не занимающихся разработкой программного обеспечения, таких как маркетинг или производство 3D-графики. Его юзабилити великолепен, я использовал его, когда работал с командой маркетологов и школьных учителей. У него легкий интерфейс, и он не загроможден».

Что-то, что вы изменили бы, если бы могли?

«Я бы улучшил отчетность, потому что диаграммы, которые он предлагает в настоящее время, довольно просты. “

Шон Халл - руководитель проекта

Чем этот инструмент лучше других?

«Я бы назвал это решением для управления задачами, похожим на Slack, из-за нитевидного взаимодействия с канбан-картами, подобными Tello».

Что-то, что вы изменили бы, если бы могли?

«Самым большим недостатком здесь было отсутствие организации проектов и визуализации задач».

Врайк

Компания: Врайк

Цена: 9,80 долларов США за пользователя в месяц для базового плана; $ 24,80 за премиальный план

Используется : Hootsuite, Popchips, L'Oreal, Fitbit

Самостоятельное размещение: Нет

Обзор

Из-за высокой настраиваемости Wrike может быть почти в тяжелой категории, конкурируя с Jira. В этом отношении его еще нет, но он бросает вызов Jira с точки зрения пользовательского интерфейса и UX. Довольно странная особенность Wrike заключается в том, что он настаивает на том, чтобы ценовые уровни основывались на приращении числа пользователей, равном 5. Это в сочетании с тем фактом, что вы можете использовать базовый план только с 15 пользователями, означает, что если ваша численность достигнет 16, ваш счет увеличивается со 147 долларов в месяц (15 9,8) до 496 долларов в месяц (20 24,8). Небольшие компании должны знать об этом факте и не попасться на повышение цен.

Плюсы

• Назначение нескольких проектов: задачи можно назначать нескольким проектам.
• Закрепленные уведомления. Wrike предлагает уникальный способ отображения актуальной информации с помощью закрепленных уведомлений.
• Учет времени. Wrike — единственный инструмент в этой статье, предлагающий функциональное встроенное решение для учета рабочего времени.

Минусы

• Хитрое ценообразование: базовый план оценивается с шагом в 5 пользователей (5, 10, 15 и т. д.).
• Расширения: выбор сторонних интеграций ограничен по сравнению с конкурентами.
• Спринты: рабочий процесс Scrum со спринтами недоступен в инструменте.

Информация от менеджеров проектов Toptal:

Шон Халл - руководитель проекта

Чем этот инструмент лучше других?

«После полного внедрения в нем будет правильное сочетание управления задачами, визуализации, совместной работы и общения».

Что-то, что вы изменили бы, если бы могли?

«Легкость регистрации. Я бы поставил его между Basecamp и Asana, когда дело доходит до адаптации среднего пользователя».

Меко Кофаль — менеджер Agile-проектов

Чем этот инструмент лучше других?

«Мы использовали Wrike для стандартного управления проектами, не обязательно Agile. Менеджеры смогли легко настроить и использовать инструмент, не требуя специальных навыков или администрирования».

Что-то, что вы изменили бы, если бы могли?

«Однако при превышении минимального количества пользователей это становится дорогим, и не было возможности «купить один раз» на хостинге. Подписки удобны, но становятся постоянными расходами, которые могут быть труднодоступными для некоторых организаций».

Джира

Компания: Атласиан

Цена: фиксированная плата в размере 10 долларов США для 10 пользователей. 7 долларов за пользователя в месяц для 11+ пользователей.

Используется : Square, eBay, Spotify, Cisco, Airbnb

Самостоятельное размещение: необязательно

Обзор

Jira — это один из самых популярных инструментов управления проектами, который является безопасным выбором для организаций. Наиболее полно его могут использовать крупные компании, которым необходимо координировать работу нескольких сложных проектов и настраивать рабочий процесс задач. Для совместной работы в рамках всей компании Atlassian также предлагает Confluence, инструмент управления данными, который хорошо интегрируется с Jira. Для небольших команд или временных проектов есть более легкие и дешевые инструменты.

Плюсы

• Широкие возможности настройки: инструменты рабочего процесса позволяют адаптировать Jira к тому, как работает ваша компания.
• Множественные интеграции: открытый рынок предоставляет множество интеграций с другими популярными инструментами, такими как Github, Salesforce, Outlook и т. д.
• Scrum и спринты: Рабочий процесс Scrum с отслеживанием спринтов поддерживается по умолчанию.

Минусы

• Длительное время настройки: большое количество доступных настроек означает, что пользователю требуется больше времени, чтобы настроить все и обучить других тому, как использовать инструмент.
• Сложный интерфейс: управление ролями, досками, проблемами может показаться неуклюжим, а инструмент не таким интуитивно понятным, как мог бы быть.

Информация от менеджеров проектов Toptal:

Пауло Лимп - руководитель проекта

Чем этот инструмент лучше других?

«Следуя принципам Agile, Jira очень проста в изучении, обучении и использовании. Он также разработан с нуля для использования в качестве инструмента для совместной работы, который должен получать информацию от всей команды. Наконец, он хорошо интегрируется с множеством других решений, доступных на рынке, что обеспечивает отличную настройку».

Что-то, что вы изменили бы, если бы могли?

«Я до сих пор не знаком с инструментами Jira, позволяющими управлять затратами или рисками. Насколько я понимаю, он изначально не был разработан как инструмент управления проектами, поэтому, хотя он очень хорошо работает со Scrum, ему все же может не хватать некоторых функций для полноценного управления проектами».

Оана Чихерин - руководитель проекта по программному обеспечению

Чем этот инструмент лучше других?

«Я бы использовал этот инструмент с высокотехнологичными командами, которым необходимо реализовать как простые, так и сложные рабочие процессы, включающие как минимум пару шагов утверждения. Мне нравится тот факт, что он легко настраивается, и вы можете добавлять свои собственные этапы рабочего процесса, настраиваемые поля, представления задач, и вы можете детализировать, например, настраивать обязательные поля при переходе задач из одного состояния в другое».

Что-то, что вы изменили бы, если бы могли?

«Несмотря на то, что гибкость конфигурации — одна из сильных сторон Jira, я думаю, что команда Atlassian перестаралась с некоторыми функциями».

МС Проект

Компания: Майкрософт

Цена: 30 долларов за пользователя в месяц.

Используется: Две трети компаний согласно последним исследованиям

Самостоятельное размещение: Да

Обзор

MS Project существует уже 30 лет и по-прежнему остается крупным игроком на рынке. Согласно опросам Capterra и GetApp, около 67 % респондентов используют Microsoft Project в качестве основного инструмента для управления проектами. Сам инструмент имеет внешний вид, аналогичный Excel, с представлениями, основанными на вкладках и диаграммах, похожих на электронные таблицы. MS Project — тяжелый и сложный инструмент, который не предлагает слишком много рекомендаций для новичков в виде онлайн-руководств. Он в основном используется традиционными менеджерами проектов для управления различными проектами, не связанными с ИТ. MS Project только недавно представила поддержку Agile-способов работы. Он также не очень удобен для пользователя, и новым пользователям может потребоваться много времени, чтобы привыкнуть к нему.

Плюсы

• Очень мощный: проект MS имеет множество функций и параметров настройки корпоративного уровня.
• Интеграция с Office 365: это большое преимущество для компаний, которые в основном используют MS Office и Outlook.

Минусы

• Не слишком дружественный к Agile: несмотря на то, что некоторые новые функции позволяют пользователям MS Project интегрировать свои рабочие процессы Agile, они по-прежнему разработаны в основном для управления в стиле Waterfall.
• Устаревшее программное обеспечение: оно существует уже давно, и некоторые его части кажутся устаревшими и нестабильными по сравнению с другими современными инструментами.
• Крутая кривая обучения: требуется много времени, чтобы настроить и научиться использовать его.
• Цена: MS Project по цене 30 долларов за пользователя в месяц в основном ориентирован на корпоративных клиентов.

Информация от менеджеров проектов Toptal

Меко Кофаль — менеджер Agile-проектов

Чем этот инструмент лучше других?

«Он имеет очень широкое распространение. На данный момент диаграммы Ганта знакомы практически всем. Никого не увольняют за покупку Microsoft».

Что-то, что вы изменили бы, если бы могли?

«Ощущение, что MS Project хорош для всех проектов. Это ужасно для управления программными проектами и еще хуже для всего, что связано с Agile. Инструмент начинался как система управления строительными проектами, и он включает в себя детали, которые просто не подходят для программного обеспечения. Он плохо справляется с управлением ресурсами без Project Server, и вы не можете запустить PMO только с MS Project. Связанные планы проектов не являются надежной функцией в ее текущем состоянии».

Орсоля Бозсо - менеджер проекта PMP

Чем этот инструмент лучше других?

«Это по-прежнему мой любимый инструмент для создания диаграмм Ганта и графиков проектов. Он прост в использовании, обновлении и отлично подходит для выравнивания ресурсов».

Что-то, что вы изменили бы, если бы могли?

«Версия для Mac OS недоступна. Также трудно экспортировать и делиться с кем-то, у кого нет лицензии MS Project. Было бы здорово, если бы диаграммы можно было легко экспортировать в изображения, которые затем можно было бы использовать в презентациях».

Заключение

6 наиболее популярных инструментов управления проектами, описанных в этой статье, можно разделить на три категории:

• Легкий: прост в использовании, но предлагает ограниченные возможности настройки.
  • Trello: это инструмент, который очень легко настроить и начать использовать. Канбан-процесс, который он обеспечивает, очень интуитивно понятен. Это идеальный инструмент для тех, кому нужна доска Канбан.
• Средний вес: инструменты этой категории сочетают в себе простоту использования и настраиваемость.
  • Basecamp: это хороший инструмент для отслеживания задач, но не такой уж хороший инструмент для Agile-разработки.
  • Asana: это универсальный инструмент, который подойдет для большинства традиционных проектов средней сложности.
  • Wrike: это инструмент с широкими возможностями настройки, но с ограниченным набором сторонних расширений.
• Heavyweight: инструменты с широкими возможностями настройки и более высокими барьерами для входа с точки зрения использования и обслуживания.
  • Jira: Это инструмент, созданный с учетом Agile-разработки, который позволяет вам точно настраивать свои процессы. Требуется время для настройки и обслуживания.
  • MS Project: это самый сложный, но и самый универсальный инструмент в списке. Он в основном используется для проектов, подобных Waterfall, но недавно были добавлены функции Agile, чтобы не отставать от конкурентов.

Разные проекты требуют разных инструментов. Иногда, как руководитель проекта, вы можете выбрать инструмент, который хотите использовать. В таких случаях важно определить сложность проекта и выбрать инструмент, который будет соответствовать требованиям проекта. Например, вы можете привыкнуть к Jira, но для коротких и простых проектов лучше подойдет Trello. Basecamp может не подходить для Agile-команды разработчиков, но он станет отличным инструментом для маркетинговой команды, которая хочет внести некоторую структурированность в свою повседневную жизнь.

В других случаях вы можете присоединиться к команде, которая уже использует определенный инструмент. С одной стороны, нужно помнить о давних традициях и привычках внутри коллектива. В то же время руководитель проекта должен внимательно изучить используемое в настоящее время программное обеспечение для управления проектами, выявить недостатки в процессе и сформулировать план их улучшения.

Когда дело доходит до выбора наилучшего инструмента управления проектами, не существует универсального решения, и каждый инструмент имеет свой собственный набор преимуществ в конкретных ситуациях. Выберите инструмент, который лучше всего подходит для вас, но знайте, какие другие варианты доступны на рынке.