Perbandingan Alat Manajemen Proyek: Jira vs. Trello vs. MS Project vs. Basecamp vs. Asana vs. Wrike

Persaingan di pasar perangkat lunak manajemen proyek tinggi. Situs web perbandingan perangkat lunak mencantumkan sekitar 600 alat manajemen proyek yang berbeda dan membandingkan alternatif yang berbeda bisa sangat memakan waktu. Sama sulitnya untuk membuat keputusan hanya berdasarkan set fitur yang disediakan oleh vendor.

Di sini kami membahas enam alat manajemen proyek paling populer, yang dibagi menjadi tiga kategori:

• Ringan (Trello): Dirancang untuk proyek atau tim yang pendek dan sementara dengan proses yang ringan.
• Kelas Menengah (Basecamp, Asana, Wrike): Alat yang lebih rumit, digunakan saat Anda perlu menyeimbangkan proses yang lebih rumit dan kemudahan penggunaan.
• Kelas Berat (Jira, MS Project): Alat yang digunakan ketika Anda memiliki proses yang sangat rumit dan perlu menyesuaikan banyak komponen agar sesuai dengannya.

Alat yang tercakup dalam artikel ini dikembangkan oleh pemain yang sudah mapan di lapangan. Ini penting untuk diperhatikan karena sebagai PM Anda ingin bekerja dengan alat yang memiliki kemungkinan lebih tinggi untuk digunakan dalam jangka panjang.

Di bawah ini kami menyediakan tabel yang membandingkan beberapa fitur utama untuk dilihat saat memilih alat untuk manajemen proyek. Warna hijau menunjukkan apakah fitur dibangun ke dalam versi standar alat. Kuning berarti fitur ini tersedia melalui penyedia pihak ketiga, sebagian besar waktu dengan biaya tambahan. Merah berarti fitur tersebut tidak tersedia sama sekali atau solusi yang disarankan tidak memuaskan.

Trello

Perusahaan: Atlassian

Harga: Versi dasar gratis. $10/pengguna/bulan untuk fitur tambahan.

Digunakan oleh : Adobe, Kickstarter, National Geographic, Fender

Tuan rumah sendiri: Tidak

Ringkasan

Trello adalah salah satu alat manajemen proyek ringan paling populer di luar sana. Ini disukai oleh startup, tim kecil, proyek sementara dan dalam berbagai skenario lain di mana manajer proyek membutuhkan struktur minimal untuk menjaga semuanya tetap teratur.

Ini juga merupakan alat yang baik untuk digunakan saat memperkenalkan tim ke alur kerja Agile Kanban. Antarmuka dasar memiliki papan, kolom, dan kartu sebagai unit operasi utama. Namun, Anda akan segera mengalami keterbatasan Trello jika Anda ingin memiliki proses tim yang lebih rumit atau jika Anda ingin seluruh organisasi bekerja dengan alat yang sama. Trello menawarkan paket premium berbayar, yang memperluas fungsionalitasnya, tetapi dengan $ 10/pengguna/bulan ia berjuang untuk bersaing dengan alat lain dalam daftar ini.

kelebihan

• Sangat ringan: Dapat dipasang hanya dalam beberapa menit dan strukturnya mudah dirawat.
• Antarmuka intuitif: Anggota tim dapat bergabung dengan cepat.
• Harga: Versi gratis cukup baik untuk sebagian besar proyek sederhana dan proses ringan.

Kontra

• Sangat ringan: Sisi lain dari menjadi ringan adalah sulit untuk menyediakan banyak opsi penyesuaian untuk perusahaan dengan alur kerja yang lebih rumit.
• Informasi kedaluwarsa dengan cepat: Log aktivitas dan kemampuan pencarian yang terbatas ditambah dengan opsi pelabelan minimal mempersulit pelacakan informasi dalam jangka waktu yang lebih lama.

Wawasan dari Manajer Proyek Toptal:

Meko Kofahl - Manajer Proyek Agile

Apa yang membuat alat ini lebih baik dari yang lain?

“Ini adalah alat berbasis web yang sangat ringan dengan administrasi yang sangat mudah. Zero-to-produktif dalam satu jam. Saya bisa membuat eksekutif bekerja dengan alat ini, semudah itu.”

Sesuatu yang akan Anda ubah jika Anda bisa?

“Kami menggunakan ini hanya untuk proyek bergaya Kanban. Tampaknya tidak cocok untuk proyek Agile multi-tim atau sangat kompleks. Tidak ada yang berubah, sungguh, karena saya pikir itu melakukan persis seperti yang dirancang untuk itu. ”

Eamon Sousa - Manajer Proyek Agile

Apa yang membuat alat ini lebih baik dari yang lain?

“Ini ringan dan mudah digunakan. Bekerja sangat baik untuk proyek seperti Kanban atau untuk kontrol tugas.”

Sesuatu yang akan Anda ubah jika Anda bisa?

“Tambahkan grafik burndown berdasarkan jam atau poin aktual yang dihabiskan.”

Tempat penampungan

Perusahaan: Basecamp

Harga: $99/bulan (pengguna tidak terbatas)

Digunakan oleh : Banyak agensi desain digital/web, Groupon, LiveChat

Tuan rumah sendiri: Tidak

Ringkasan

Kerangka kerja aplikasi web yang sangat populer Ruby on Rails dibuat untuk membangun Basecamp. Alat manajemen proyek itu sendiri telah mengalami pertumbuhan yang stabil selama 15 tahun terakhir dan tampaknya telah memperoleh daya tarik paling besar dengan agensi desain digital dan web. Ini mencapai ini karena kombinasi antarmuka yang ringan dengan alat kolaborasi yang kuat seperti obrolan bawaan, berbagi file, dan kemampuan untuk berkolaborasi dengan klien di dalam Basecamp. Konsep hebat lainnya adalah bahwa alat ini "tambahan". Anggota tim tidak perlu membuat akun untuk menggunakannya dan dapat dengan mudah berkolaborasi hanya sesekali.

Namun, Basecamp tidak memiliki papan, estimasi, dan atribut lain yang diperlukan untuk pengembangan tangkas. Meskipun ada aplikasi pihak ketiga, yang dapat membantu Anda mencapai pengaturan yang gesit, alat lain dalam daftar ini memiliki fitur ini di luar kotak.

kelebihan

• Harga : Harga tetap per bulan berarti biaya tidak bertambah dengan penambahan karyawan baru.
• Ringan: Basecamp mudah digunakan tetapi juga memiliki fitur canggih.

Kontra

• Papan scrum/kanban: Papan hanya tersedia melalui alat pihak ketiga, yang membuat Basecamp kurang kompetitif dengan alat kelas menengah lainnya.
• Sprint: Pelacakan sprint hanya didukung melalui alat pihak ketiga.
• Obrolan: Meskipun disebut-sebut sebagai pengganti Slack, UX komunikasi tidak setara dengan alat obrolan real-time khusus.

Wawasan dari Manajer Proyek Toptal:

Orsolya Bozso - Manajer Proyek PMP

Apa yang membuat alat ini lebih baik dari yang lain?

“Sangat cocok untuk membuat daftar tugas, yang dapat Anda tindak lanjuti dengan penerima tugas masing-masing. Anda juga dapat menyimpan dan berbagi file dengan kontrol versi dan meneruskan email penting ke dalam platform.”

Sesuatu yang akan Anda ubah jika Anda bisa?

“Akan sangat bagus untuk memiliki lebih banyak grup pengguna per proyek. Tidak hanya klien dan tim, tetapi juga untuk membatasi visibilitas folder atau file dalam tim. Basecamp tidak memiliki fungsi pelaporan dan bagan Gantt. Selain itu, untuk melihat file Anda harus mengunduhnya. Tidak ada opsi tampilan dan Anda tidak dapat berkolaborasi atau mengomentari file selama peninjauan.”

Sean Hull - Manajer Proyek

Apa yang membuat alat ini lebih baik dari yang lain?

“Penghalang rendah untuk masuk bagi pengguna baru, komunikasi yang disematkan, serta manajemen dan berbagi pengetahuan.”

Sesuatu yang akan Anda ubah jika Anda bisa?

“Pelacakan tugas pasti bisa ditingkatkan.”

asana

Perusahaan: Asana

Harga: $10/pengguna/bulan

Digunakan oleh : Yelp, Air France, Melia Hotels, Bill & Melinda Gates Foundation

Tuan rumah sendiri: Tidak

Ringkasan

Awalnya dikembangkan sebagai alat internal di Facebook dengan cepat lepas landas dan menjadi alat yang terpisah dengan sendirinya. Pada tahap awal, Asana berfokus pada tim yang lebih kecil dan baru-baru ini mulai menggabungkan fitur seperti "Portofolio" dan "Beban Kerja" yang ditujukan untuk bisnis yang lebih besar.

Pembeda yang menarik adalah kemampuan bagi setiap pemilik tugas untuk melihat bagaimana tugas mereka memengaruhi tujuan bisnis secara keseluruhan. Selain itu, salah satu pendiri telah menyatakan dalam wawancara baru-baru ini bahwa AI dan pembelajaran mesin akan digunakan di fitur masa depan untuk saran cerdas tentang tenggat waktu, beban kerja, dan perencanaan.

kelebihan

• Pencarian yang kuat: Opsi lanjutan memudahkan untuk menemukan tugas dan file di antara banyak proyek.
• Tampilan garis waktu: Asana menawarkan tampilan tipe bagan Gantt yang sangat intuitif dengan penjadwalan ulang yang mudah dan manajemen ketergantungan tugas.

Kontra

• Tidak ada multi-tugas: Tugas hanya dapat diberikan kepada satu orang.
• Scrum dan sprint: Alur kerja scrum dengan pelacakan sprint hanya didukung melalui alat pihak ketiga.

Wawasan dari Manajer Proyek Toptal:

Oana Ciherean - Manajer Proyek Perangkat Lunak

Apa yang membuat alat ini lebih baik dari yang lain?

“Asana akan menjadi alat pilihan saya untuk tim pengembangan non-perangkat lunak, seperti pemasaran atau produksi seni 3D. Kegunaannya luar biasa, saya menggunakannya ketika saya bekerja dengan tim pemasar dan guru sekolah. Ini memiliki antarmuka yang ringan dan tidak berantakan.”

Sesuatu yang akan Anda ubah jika Anda bisa?

“Saya akan meningkatkan pelaporan karena grafik yang ditawarkan saat ini cukup mendasar. “

Sean Hull - Manajer Proyek

Apa yang membuat alat ini lebih baik dari yang lain?

“Saya akan menggambarkan ini sebagai solusi manajemen tugas seperti Slack karena komunikasi seperti utas yang disamarkan ke kartu kanban mirip Tello.”

Sesuatu yang akan Anda ubah jika Anda bisa?

“Kejatuhan terbesar di sini adalah kurangnya pengorganisasian proyek dan visualisasi tugas.”

menulis

Perusahaan: Wrike

Harga: $9,80/pengguna/bulan untuk paket dasar; $24,80 untuk paket premium

Digunakan oleh : Hootsuite, Popchips, L'Oreal, Fitbit

Tuan rumah sendiri: Tidak

Ringkasan

Karena kemampuan penyesuaiannya yang tinggi, Wrike hampir bisa masuk dalam kategori kelas berat, bersaing dengan Jira. Itu belum ada dalam hal itu tetapi menantang Jira dalam hal UI dan UX. Hal yang agak aneh tentang Wrike adalah desakannya untuk memiliki tingkatan harga berdasarkan kenaikan pengguna sebesar 5. Ditambah dengan fakta, bahwa Anda hanya dapat menggunakan paket dasar hingga 15 pengguna, berarti jika jumlah karyawan Anda naik hingga 16, tagihan Anda berubah dari $147/bulan (15 9,8) menjadi $496/bulan (20 24,8). Perusahaan kecil harus menyadari fakta ini dan tidak terjebak dalam kenaikan harga.

kelebihan

• Penugasan multi-proyek: Tugas dapat ditugaskan ke beberapa proyek.
• Notifikasi yang disematkan: Wrike menawarkan cara unik untuk menampilkan informasi yang relevan dengan notifikasi yang disematkan.
• Pelacakan waktu: Wrike adalah satu-satunya alat dalam artikel ini yang menawarkan solusi pelacakan waktu bawaan yang fungsional.

Kontra

• Penetapan harga yang rumit: Paket dasar diberi harga kelipatan 5 pengguna (5, 10, 15 dst.).
• Ekstensi: Pemilihan integrasi pihak ketiga terbatas dibandingkan dengan kompetisi.
• Sprint: Alur kerja scrum dengan sprint tidak tersedia di dalam alat.

Wawasan dari Manajer Proyek Toptal:

Sean Hull - Manajer Proyek

Apa yang membuat alat ini lebih baik dari yang lain?

“Setelah diadopsi sepenuhnya, ia memiliki perpaduan yang tepat antara manajemen tugas, visualisasi, serta kolaborasi dan komunikasi.”

Sesuatu yang akan Anda ubah jika Anda bisa?

“Kemudahan untuk masuk. Saya akan menempatkan yang satu ini di antara Basecamp dan Asana ketika berbicara tentang penggunaan rata-rata pengguna.”

Meko Kofahl - Manajer Proyek Agile

Apa yang membuat alat ini lebih baik dari yang lain?

“Kami menggunakan Wrike untuk manajemen proyek standar, belum tentu Agile. Manajer dapat menyiapkan dan menggunakan alat ini dengan mudah, tidak memerlukan keahlian atau administrasi khusus.”

Sesuatu yang akan Anda ubah jika Anda bisa?

“Namun, di atas jumlah minimum pengguna, harganya menjadi mahal dan tidak ada opsi yang dihosting “beli sekali”. Berlangganan memang nyaman tetapi menjadi pengeluaran permanen yang bisa menjadi penjualan yang sulit bagi beberapa organisasi.”

Jira

Perusahaan: Atlassian

Harga: $10 biaya tetap untuk maksimal 10 pengguna. $7/pengguna/bulan untuk 11+ pengguna.

Digunakan oleh : Square, eBay, Spotify, Cisco, Airbnb

Dihosting sendiri: Opsional

Ringkasan

Jira adalah salah satu alat Manajemen Proyek paling populer di luar sana dan merupakan pilihan yang aman untuk organisasi. Ini dapat dimanfaatkan sepenuhnya oleh perusahaan besar, yang perlu berkoordinasi antara beberapa proyek kompleks dan memiliki kebutuhan untuk menyesuaikan alur kerja tugas. Untuk kolaborasi di seluruh perusahaan, Atlassian juga menawarkan Confluence, alat manajemen data, yang terintegrasi dengan baik dengan Jira. Untuk tim yang lebih kecil atau proyek sementara, ada alat yang lebih ringan dan lebih murah di luar sana.

kelebihan

• Sangat dapat disesuaikan: Alat alur kerja memungkinkan Anda menyesuaikan Jira dengan cara perusahaan Anda beroperasi.
• Integrasi ganda: Pasar terbuka menyediakan banyak integrasi dengan alat populer lainnya seperti Github, Salesforce, Outlook, dll.
• Scrum dan sprint: Alur kerja scrum dengan pelacakan sprint didukung di luar kotak.

Kontra

• Waktu penyiapan yang lama: Banyaknya penyesuaian yang tersedia berarti pengguna membutuhkan waktu lebih lama untuk menyiapkan semuanya dan melatih orang lain tentang cara menggunakan alat ini.
• Antarmuka yang kompleks: Mengelola peran, papan, masalah dapat terasa kikuk dan alat ini tidak seintuitif mungkin.

Wawasan dari Manajer Proyek Toptal:

Paulo Limp - Manajer Proyek

Apa yang membuat alat ini lebih baik dari yang lain?

“Mengikuti prinsip Agile, Jira sangat mudah dipelajari, diajarkan, dan digunakan. Ini juga dirancang dari awal untuk digunakan sebagai alat kolaborasi - sesuatu yang harus menerima masukan dari seluruh tim. Akhirnya, ini terintegrasi dengan baik dengan sejumlah solusi lain yang tersedia di pasar, memungkinkan penyesuaian yang hebat.”

Sesuatu yang akan Anda ubah jika Anda bisa?

“Saya masih belum mengetahui alat Jira yang memungkinkan manajemen biaya atau manajemen risiko. Pemahaman saya adalah bahwa itu pada awalnya tidak dirancang untuk menjadi alat manajemen proyek, jadi, meskipun bekerja sangat baik dengan Scrum, mungkin masih kekurangan beberapa fitur untuk pengalaman manajemen proyek yang lengkap.

Oana Ciherean - Manajer Proyek Perangkat Lunak

Apa yang membuat alat ini lebih baik dari yang lain?

“Saya akan menggunakan alat ini dengan tim yang sangat teknis dengan kebutuhan untuk menerapkan alur kerja yang sederhana dan kompleks termasuk setidaknya beberapa langkah persetujuan. Saya suka fakta bahwa ini sangat dapat dikonfigurasi dan Anda dapat menambahkan langkah alur kerja Anda sendiri, bidang khusus, tampilan masalah dan Anda dapat masuk sedetail pengaturan bidang yang diperlukan saat mentransisikan masalah dari satu keadaan ke keadaan lain.

Sesuatu yang akan Anda ubah jika Anda bisa?

“Meskipun fleksibilitas konfigurasi adalah salah satu keunggulan Jira, saya pikir tim Atlassian merekayasa beberapa fitur secara berlebihan.”

Proyek MS

Perusahaan: Microsoft

Harga: $30/pengguna/bulan

Digunakan oleh: Dua pertiga dari perusahaan menurut penelitian terbaru

Tuan rumah sendiri: Ya

Ringkasan

MS Project telah ada selama 30 tahun dan masih menjadi pemain utama di pasar. Menurut survei oleh Capterra dan GetApp, sekitar 67% responden menggunakan Microsoft Project sebagai alat utama mereka untuk mengelola proyek. Alat itu sendiri memiliki tampilan dan nuansa yang mirip dengan Excel, dengan tampilan berdasarkan tab dan bagan seperti spreadsheet. MS Project adalah alat yang berat dan sulit dan tidak menawarkan terlalu banyak panduan untuk pendatang baru dalam bentuk tutorial online. Ini sebagian besar digunakan oleh manajer proyek tradisional, untuk mengelola berbagai proyek terkait non-IT. MS Project baru-baru ini memperkenalkan dukungan untuk cara kerja Agile. Ini juga tidak terlalu ramah pengguna dan butuh waktu lama bagi pengguna baru untuk terbiasa.

kelebihan

• Sangat kuat: Proyek MS memiliki banyak fitur tingkat perusahaan dan opsi penyesuaian.
• Terintegrasi dengan Office 365: Ini adalah nilai jual besar bagi perusahaan yang terutama menggunakan MS Office dan Outlook.

Kontra

• Tidak terlalu Agile friendly: Meskipun beberapa fitur baru memungkinkan pengguna MS Project untuk mengintegrasikan alur kerja Agile mereka, itu masih dirancang terutama di sekitar manajemen gaya Waterfall.
• Perangkat lunak lama: Sudah ada sejak lama dan sebagian terasa ketinggalan zaman dan tidak stabil dibandingkan dengan alat modern lainnya.
• Kurva pembelajaran yang curam: Dibutuhkan banyak waktu untuk menyiapkan dan mempelajari cara menggunakannya.
• Harga: Pada titik harga $30/pengguna/bulan, MS Project sebagian besar ditujukan untuk pelanggan perusahaan.

Wawasan dari Manajer Proyek Toptal

Meko Kofahl - Manajer Proyek Agile

Apa yang membuat alat ini lebih baik dari yang lain?

“Ini memiliki adopsi yang sangat luas. Bagan Gantt akrab bagi hampir semua orang pada saat ini. Tidak ada yang dipecat karena membeli Microsoft.”

Sesuatu yang akan Anda ubah jika Anda bisa?

“Persepsi bahwa MS Project bagus untuk semua proyek. Ini mengerikan untuk manajemen proyek perangkat lunak, dan lebih buruk lagi untuk apa pun Agile. Alat ini dimulai sebagai sistem manajemen untuk proyek konstruksi, dan mencakup detail yang tidak sesuai untuk perangkat lunak. Itu tidak melakukan manajemen sumber daya dengan baik tanpa Project Server, dan Anda tidak dapat menjalankan PMO hanya dengan MS Project. Paket Proyek Tertaut bukanlah fitur yang dapat diandalkan dalam kondisi saat ini.”

Orsolya Bozso - Manajer Proyek PMP

Apa yang membuat alat ini lebih baik dari yang lain?

“Ini masih merupakan alat favorit saya untuk membuat bagan Gantt dan jadwal proyek. Mudah digunakan, diperbarui, dan bagus untuk leveling sumber daya.”

Sesuatu yang akan Anda ubah jika Anda bisa?

“Versi Mac OS tidak tersedia. Juga sulit untuk mengekspor dan berbagi dengan seseorang yang tidak memiliki lisensi MS Project. Akan sangat bagus jika grafik dapat diekspor dengan mulus ke gambar yang kemudian dapat digunakan dalam presentasi.”

Kesimpulan

6 alat PM paling populer yang dibahas dalam artikel ini dapat dikelompokkan ke dalam tiga kategori:

• Ringan: Mudah digunakan, tetapi menawarkan kemampuan penyesuaian yang terbatas.
  • Trello: Ini adalah alat yang sangat mudah diatur dan mulai digunakan. Proses Kanban yang disediakannya sangat intuitif. Ini adalah alat yang sempurna bagi mereka yang membutuhkan papan Kanban.
• Kelas menengah: Alat dalam kategori ini menyeimbangkan kemudahan penggunaan dengan kemampuan penyesuaian.
  • Basecamp: Ini adalah alat yang bagus untuk pelacakan tugas, tetapi bukan alat yang hebat untuk pengembangan Agile.
  • Asana: Ini adalah alat yang lengkap yang akan sesuai dengan sebagian besar proyek tradisional dengan kompleksitas sedang.
  • Wrike: Ini adalah alat yang menawarkan kemampuan penyesuaian tinggi tetapi memiliki pilihan ekstensi pihak ketiga yang terbatas.
• Kelas Berat: Alat yang sangat dapat dikonfigurasi dengan hambatan masuk yang lebih tinggi dalam hal penggunaan dan pemeliharaan.
  • Jira: Ini adalah alat yang dibuat dengan mempertimbangkan pengembangan Agile dan memungkinkan Anda untuk menyempurnakan proses Anda. Ini membutuhkan waktu untuk mengatur dan memelihara.
  • Proyek MS: Ini adalah alat yang paling sulit tetapi juga paling serbaguna dalam daftar. Ini sebagian besar digunakan untuk proyek seperti Air Terjun tetapi telah menambahkan fitur Agile baru-baru ini untuk bersaing dengan kompetisi.

Proyek yang berbeda memerlukan alat yang berbeda. Terkadang, sebagai manajer proyek, Anda dapat memilih alat yang ingin Anda gunakan. Dalam kasus tersebut, penting untuk menentukan kompleksitas proyek dan memilih alat yang sesuai dengan persyaratan proyek. Misalnya, Anda mungkin sangat terbiasa dengan Jira, tetapi untuk proyek yang singkat dan langsung, Trello mungkin lebih cocok. Basecamp mungkin tidak cocok untuk tim pengembangan Agile, tetapi ini akan menjadi alat yang hebat untuk tim pemasaran yang ingin membawa beberapa struktur ke dalam rutinitas harian mereka.

Dalam kasus lain, Anda mungkin masuk ke dalam tim yang sudah menggunakan alat tertentu. Di satu sisi, Anda harus memperhatikan tradisi dan kebiasaan lama dalam tim. Pada saat yang sama, seorang manajer proyek harus memperhatikan perangkat lunak manajemen proyek saat ini yang digunakan, mengidentifikasi kekurangan dalam proses, dan mengartikulasikan rencana tentang cara memperbaikinya.

Tidak ada solusi peluru perak dalam memilih alat manajemen proyek terbaik, dan setiap alat memiliki keunggulannya sendiri dalam situasi tertentu. Pilih alat yang paling cocok untuk Anda tetapi perhatikan opsi lain yang tersedia di pasar.