Porównanie narzędzi do zarządzania projektami: Jira vs. Trello vs. MS Project vs. Basecamp vs. Asana vs. Wrike

Konkurencja na rynku oprogramowania do zarządzania projektami jest duża. Witryny porównujące oprogramowanie wymieniają około 600 różnych narzędzi do zarządzania projektami, a porównywanie różnych alternatyw może być bardzo czasochłonne. Podobnie trudno jest podjąć decyzję opartą wyłącznie na zestawach funkcji dostarczonych przez dostawców.

Tutaj omawiamy sześć najpopularniejszych narzędzi do zarządzania projektami, które są podzielone na trzy kategorie:

• Lekki (Trello): Przeznaczony do krótkich, tymczasowych projektów lub zespołów z lekkimi procesami.
• Średnia (Basecamp, Asana, Wrike): Bardziej rozbudowane narzędzia, używane, gdy trzeba zrównoważyć bardziej skomplikowane procesy i łatwość użycia.
• Heavyweight (Jira, MS Project): Narzędzia używane, gdy masz naprawdę skomplikowane procesy i musisz dostosować wiele komponentów, aby pasowały do ​​nich.

Narzędzia omówione w tym artykule zostały opracowane przez już uznanych graczy w tej dziedzinie. Jest to ważne, ponieważ jako PM chcesz pracować z narzędziami, które mają większe prawdopodobieństwo obecności w dłuższej perspektywie.

Poniżej przedstawiamy tabelę porównującą niektóre kluczowe cechy, na które należy zwrócić uwagę przy wyborze narzędzia do zarządzania projektami. Kolor zielony wskazuje, czy funkcja jest wbudowana w standardową wersję narzędzia. Kolor żółty oznacza, że ​​ta funkcja jest dostępna u dostawców zewnętrznych, w większości przypadków za dodatkową opłatą. Kolor czerwony oznacza, że ​​funkcja jest w ogóle niedostępna lub sugerowane obejścia nie są satysfakcjonujące.

Trello

Firma: Atlassian

Cena: Podstawowa wersja jest bezpłatna. 10 USD za użytkownika miesięcznie za rozszerzone funkcje.

Używany przez : Adobe, Kickstarter, National Geographic, Fender

Własny host: Nie

Przegląd

Trello to jedno z najpopularniejszych lekkich narzędzi do zarządzania projektami. Jest faworyzowany przez start-upy, małe zespoły, projekty tymczasowe i w różnych innych scenariuszach, w których kierownik projektu potrzebuje minimalnej struktury, aby utrzymać porządek.

Jest to również dobre narzędzie do wykorzystania podczas wprowadzania zespołu do przepływu pracy Agile Kanban. Podstawowy interfejs zawiera tablice, kolumny i karty jako główne jednostki operacyjne. Jednak szybko natkniesz się na ograniczenia Trello, jeśli chcesz mieć bardziej złożony proces zespołowy lub jeśli chcesz, aby cała organizacja pracowała z tym samym narzędziem. Trello oferuje płatne plany premium, które rozszerzają funkcjonalność, ale przy cenie 10 USD za użytkownika miesięcznie trudno jest konkurować z innymi narzędziami z tej listy.

Plusy

• Bardzo lekki: można go ustawić w kilka minut, a konstrukcja jest łatwa w utrzymaniu.
• Intuicyjny interfejs: członków zespołu można szybko wprowadzić na pokład.
• Cena: Darmowa wersja jest wystarczająco dobra dla większości prostych projektów i lekkich procesów.

Cons

• Bardzo lekki: Drugą stroną bycia lekkim jest to, że trudno jest zapewnić wiele opcji dostosowywania dla firm o bardziej skomplikowanych przepływach pracy.
• Informacje szybko wygasają: ograniczone możliwości dziennika aktywności i wyszukiwania w połączeniu z minimalnymi opcjami etykietowania utrudniają śledzenie informacji przez dłuższy czas.

Informacje od kierowników projektów Toptal:

Meko Kofahl - Kierownik Projektu Agile

Co sprawia, że ​​to narzędzie jest lepsze od innych?

„To bardzo lekkie, internetowe narzędzie z bardzo łatwą administracją. Od zera do produktywności w godzinę. Udało mi się nakłonić kierownictwo do pracy z tym narzędziem, to było takie proste”.

Coś, co byś zmienił, gdybyś mógł?

„Użyliśmy tego tylko do projektów w stylu Kanban. Nie wydawał się odpowiedni dla wielu zespołów lub bardzo złożonych projektów Agile. Naprawdę nic do zmiany, ponieważ myślę, że robi dokładnie to, do czego został zaprojektowany”.

Eamon Sousa - Kierownik Projektu Agile

Co sprawia, że ​​to narzędzie jest lepsze od innych?

„Jest lekki i łatwy w użyciu. Działa bardzo dobrze w przypadku Kanban, takich jak projekty lub kontrola zadań.”

Coś, co byś zmienił, gdybyś mógł?

„Dodaj wykresy spalania na podstawie rzeczywistych godzin lub wydanych punktów”.

Obóz bazowy

Firma: Basecamp

Cena: 99 USD/miesiąc (nieograniczeni użytkownicy)

Używany przez : wiele agencji zajmujących się projektowaniem cyfrowym/internetowym, Groupon, LiveChat

Własny host: Nie

Przegląd

W celu zbudowania Basecampa stworzono szalenie popularny framework aplikacji internetowych Ruby on Rails. Samo narzędzie do zarządzania projektami odnotowało pewien stały wzrost w ciągu ostatnich 15 lat i wydaje się, że zyskało największą popularność wśród agencji zajmujących się projektowaniem cyfrowym i internetowym. Osiągnięto to dzięki połączeniu lekkiego interfejsu z potężnymi narzędziami do współpracy, takimi jak wbudowany czat, udostępnianie plików i możliwość współpracy z klientami w ramach Basecamp. Inną świetną koncepcją jest to, że to narzędzie jest „dodatkowe”. Członkowie zespołu nie muszą tworzyć kont, aby z niego korzystać i mogą z łatwością współpracować tylko okazjonalnie.

W Basecamp brakuje jednak tablic, szacunków i innych atrybutów niezbędnych do zwinnego rozwoju. Chociaż istnieją aplikacje innych firm, które mogą pomóc w osiągnięciu zwinnej konfiguracji, inne narzędzia z tej listy mają te funkcje po wyjęciu z pudełka.

Plusy

• Ceny : stała cena miesięczna oznacza, że ​​koszty nie rosną wraz z dodawaniem nowych pracowników.
• Lekkość: Basecamp jest łatwy do rozpoczęcia, ale ma również zaawansowane funkcje.

Cons

• Tablice Scrum/kanban: Tablice są dostępne tylko za pośrednictwem narzędzi innych firm, co sprawia, że ​​Basecamp jest mniej konkurencyjny w stosunku do innych narzędzi średniej wagi.
• Sprinty: Śledzenie sprintów jest obsługiwane tylko przez narzędzia innych firm.
• Czat: Chociaż reklamuje się jako zamiennik Slacka, UX komunikacji nie jest na równi z dedykowanymi narzędziami do czatu w czasie rzeczywistym.

Informacje od kierowników projektów Toptal:

Orsolya Bozso - kierownik projektu PMP

Co sprawia, że ​​to narzędzie jest lepsze od innych?

„Nadaje się tworzyć listy zadań, które można śledzić z odpowiednimi osobami. Możesz także przechowywać i udostępniać pliki z kontrolą wersji oraz przesyłać ważne e-maile na platformę”.

Coś, co byś zmienił, gdybyś mógł?

„Byłoby wspaniale mieć więcej grup użytkowników na projekt. Nie tylko klient i zespół, ale także ograniczenie widoczności folderów lub plików w zespole. W Basecamp brakuje funkcji raportowania i wykresów Gantta. Co więcej, aby wyświetlić plik, musisz go pobrać. Nie ma opcji wyświetlania i nie można współpracować ani komentować plików podczas recenzji”.

Sean Hull — kierownik projektu

Co sprawia, że ​​to narzędzie jest lepsze od innych?

„Niska bariera wejścia dla nowych użytkowników, wbudowana komunikacja oraz zarządzanie i udostępnianie wiedzy”.

Coś, co byś zmienił, gdybyś mógł?

„Śledzenie zadań można zdecydowanie ulepszyć”.

Asany

Firma: Asana

Cena: 10 USD/użytkownika/miesiąc

Używane przez : Yelp, Air France, Melia Hotels, Fundację Billa i Melindy Gates

Własny host: Nie

Przegląd

Początkowo rozwijane jako wewnętrzne narzędzie Facebooka, szybko wystartowało i stało się samodzielnym narzędziem. Na wczesnym etapie Asana koncentrowała się na mniejszych zespołach i dopiero niedawno zaczęła wprowadzać funkcje takie jak „Portfolio” i „Obciążenia” skierowane do większych firm.

Interesującym wyróżnikiem jest możliwość sprawdzenia przez każdego właściciela zadania, jak jego zadania wpływają na ogólne cele biznesowe. Co więcej, współzałożyciel stwierdził w niedawnym wywiadzie, że sztuczna inteligencja i uczenie maszynowe będą wykorzystywane w przyszłych funkcjach do inteligentnych sugestii dotyczących terminów, obciążenia pracą i planowania.

Plusy

• Silne wyszukiwanie: opcje zaawansowane ułatwiają znajdowanie zadań i plików w wielu projektach.
• Widok osi czasu: Asana oferuje bardzo intuicyjny widok typu wykresu Gantta z łatwą zmianą harmonogramu i zarządzaniem zależnościami zadań.

Cons

• Brak wielokrotnego przypisywania: zadania można przypisywać tylko jednej osobie.
• Scrum i sprinty: Przepływ pracy Scrum ze śledzeniem sprintu jest obsługiwany tylko przez narzędzia innych firm.

Informacje od kierowników projektów Toptal:

Oana Ciherean - Kierownik Projektu Oprogramowania

Co sprawia, że ​​to narzędzie jest lepsze od innych?

„Asana byłaby moim ulubionym narzędziem dla zespołów zajmujących się tworzeniem oprogramowania, takich jak marketing czy produkcja grafiki 3D. Jego użyteczność jest świetna, używałem go pracując z zespołem marketerów i nauczycieli szkolnych. Ma lekki interfejs i jest wolny od bałaganu”.

Coś, co byś zmienił, gdybyś mógł?

„Poprawiłbym raportowanie, ponieważ wykresy, które obecnie oferuje, są dość proste. “

Sean Hull — kierownik projektu

Co sprawia, że ​​to narzędzie jest lepsze od innych?

„Opisałbym to jako rozwiązanie do zarządzania zadaniami podobne do Slacka, ze względu na wątkową komunikację na kartach Kanban podobnych do Tello”.

Coś, co byś zmienił, gdybyś mógł?

„Największym minusem był tu brak organizacji projektów i wizualizacji zadań.”

Wrike

Firma: Wrike

Cena: 9,80 USD/użytkownika/miesiąc w przypadku planu podstawowego; 24,80 USD za plan premium

Używane przez : Hootsuite, Popchips, L'Oreal, Fitbit

Własny host: Nie

Przegląd

Ze względu na duże możliwości dostosowywania Wrike może być prawie w kategorii wagi ciężkiej, konkurując z Jira. Pod tym względem jeszcze go nie ma, ale rzuca wyzwanie Jirze pod względem UI i UX. Dość dziwną rzeczą w Wrike jest naleganie na poziomy cenowe oparte na przyrostach użytkowników o 5. To w połączeniu z faktem, że z podstawowego planu można korzystać tylko z maksymalnie 15 użytkownikami, oznacza, że ​​jeśli liczba pracowników wzrośnie do 16, Twój rachunek wzrośnie z 147 USD miesięcznie (15 9,8) do 496 USD miesięcznie (20 24,8). Mniejsze firmy powinny zdawać sobie z tego sprawę i nie dać się złapać w podwyżkę cen.

Plusy

• Przypisanie do wielu projektów : zadania można przypisywać do wielu projektów.
• Przypięte powiadomienia: Wrike oferuje unikalny sposób na udostępnianie istotnych informacji za pomocą przypiętych powiadomień.
• Śledzenie czasu: Wrike to jedyne narzędzie w tym artykule, które oferuje funkcjonalne wbudowane rozwiązanie do śledzenia czasu.

Cons

• Podstępne ceny: Podstawowy plan jest wyceniany w krokach co 5 użytkowników (5, 10, 15 itd.).
• Rozszerzenia: wybór integracji innych firm jest ograniczony w porównaniu z konkurencją.
• Sprinty: Przepływ pracy Scrum ze sprintami nie jest dostępny w narzędziu.

Informacje od kierowników projektów Toptal:

Sean Hull — kierownik projektu

Co sprawia, że ​​to narzędzie jest lepsze od innych?

„Po pełnym wdrożeniu zapewnia odpowiednią kombinację zarządzania zadaniami, wizualizacji oraz współpracy i komunikacji”.

Coś, co byś zmienił, gdybyś mógł?

„Łatwość wejścia na pokład. Umieściłbym to między Basecamp a Asaną, jeśli chodzi o wdrażanie przeciętnego użytkownika”.

Meko Kofahl - Kierownik Projektu Agile

Co sprawia, że ​​to narzędzie jest lepsze od innych?

„Użyliśmy Wrike do standardowego zarządzania projektami, niekoniecznie Agile. Menedżerowie byli w stanie łatwo skonfigurować i używać narzędzia, bez specjalnych umiejętności ani administracji”.

Coś, co byś zmienił, gdybyś mógł?

„Powyżej minimalnej liczby użytkowników jest to jednak drogie i nie było opcji hostowania „kup raz”. Subskrypcje są wygodne, ale stają się stałym wydatkiem, który może być trudną sprzedażą dla niektórych organizacji”.

Jira

Firma: Atlassian

Cena: 10 USD zryczałtowanej opłaty dla maksymalnie 10 użytkowników. 7 USD za użytkownika miesięcznie dla ponad 11 użytkowników.

Używany przez : Square, eBay, Spotify, Cisco, Airbnb

Samodzielny hosting: opcjonalny

Przegląd

Jira jest jednym z najpopularniejszych narzędzi do zarządzania projektami i jest bezpiecznym wyborem dla organizacji. Najpełniej może być wykorzystany przez większe firmy, które muszą koordynować wiele złożonych projektów i dostosowywać przepływ zadań. Do współpracy w całej firmie Atlassian oferuje również Confluence, narzędzie do zarządzania danymi, które dobrze integruje się z Jira. W przypadku mniejszych zespołów lub projektów tymczasowych dostępne są lżejsze i tańsze narzędzia.

Plusy

• Wysoce konfigurowalny: Narzędzia przepływu pracy pozwalają dostosować Jira do sposobu działania Twojej firmy.
• Wiele integracji: otwarty rynek zapewnia wiele integracji z innymi popularnymi narzędziami, takimi jak Github, Salesforce, Outlook itp.
• Scrum i sprinty: Przepływ pracy Scrum ze śledzeniem sprintu jest obsługiwany po wyjęciu z pudełka.

Cons

• Długi czas konfiguracji: duża ilość dostępnych opcji dostosowywania oznacza, że ​​użytkownik potrzebuje więcej czasu na skonfigurowanie wszystkiego i przeszkolenie innych w zakresie korzystania z narzędzia.
• Złożony interfejs: zarządzanie rolami, tablicami, problemami może wydawać się niezgrabne, a narzędzie nie jest tak intuicyjne, jak mogłoby być.

Informacje od kierowników projektów Toptal:

Paulo Limp - Kierownik Projektu

Co sprawia, że ​​to narzędzie jest lepsze od innych?

„Zgodnie z zasadami Agile, Jira jest bardzo łatwa do nauczenia, nauczania i używania. Został również zaprojektowany od podstaw jako narzędzie do współpracy – coś, co powinno otrzymać wkład od całego zespołu. Wreszcie, dobrze integruje się z wieloma innymi rozwiązaniami dostępnymi na rynku, co pozwala na doskonałą personalizację”.

Coś, co byś zmienił, gdybyś mógł?

„Nadal nie znam narzędzi Jira, które pozwalają na zarządzanie kosztami lub zarządzanie ryzykiem. Rozumiem, że nie zostało pierwotnie zaprojektowane jako narzędzie do zarządzania projektami, więc chociaż działa bardzo dobrze ze Scrumem, może nadal brakować niektórych funkcji zapewniających pełne doświadczenie w zarządzaniu projektami.”

Oana Ciherean - Kierownik Projektu Oprogramowania

Co sprawia, że ​​to narzędzie jest lepsze od innych?

„Używałbym tego narzędzia w wysoce technicznych zespołach, które muszą wdrożyć zarówno proste, jak i złożone przepływy pracy, w tym co najmniej kilka etapów zatwierdzania. Podoba mi się fakt, że jest wysoce konfigurowalny i możesz dodawać własne kroki przepływu pracy, niestandardowe pola, widoki problemów i możesz przejść tak szczegółowo, jak ustawianie wymaganych pól podczas przenoszenia spraw z jednego stanu do drugiego”.

Coś, co byś zmienił, gdybyś mógł?

„Chociaż elastyczność konfiguracji jest jedną z mocnych stron Jira, myślę, że zespół Atlassian przepracował niektóre funkcje”.

Projekt MS

Firma: Microsoft

Cena: 30 USD/użytkownik/miesiąc

Używany przez: Dwie trzecie firm według najnowszych badań

Własny host: Tak

Przegląd

MS Project istnieje już od 30 lat i nadal jest głównym graczem na rynku. Według ankiet przeprowadzonych przez Capterra i GetApp około 67% respondentów używa Microsoft Project jako podstawowego narzędzia do zarządzania projektami. Samo narzędzie ma podobny wygląd i działanie do programu Excel, z widokami opartymi na kartach i wykresach przypominających arkusze kalkulacyjne. MS Project jest ciężkim i trudnym narzędziem i nie oferuje zbyt wielu wskazówek dla nowicjuszy w formie samouczków online. Jest używany głównie przez tradycyjnych kierowników projektów, do zarządzania różnymi projektami niezwiązanymi z IT. MS Project dopiero niedawno wprowadził wsparcie dla zwinnych sposobów pracy. Nie jest również zbyt przyjazny dla użytkownika i przyzwyczajenie się do niego może zająć dużo czasu.

Plusy

• Bardzo potężny: projekt MS ma wiele funkcji na poziomie korporacyjnym i opcji dostosowywania.
• Integruje się z Office 365: Jest to duży punkt sprzedaży dla firm, które głównie używają MS Office i Outlook.

Cons

• Niezbyt przyjazny Agile: Mimo że niektóre nowe funkcje pozwalają użytkownikom MS Project zintegrować swoje przepływy pracy Agile, nadal są one zaprojektowane głównie z myślą o zarządzaniu stylem Waterfall.
• Starsze oprogramowanie: istnieje od dłuższego czasu, a jego części wydają się przestarzałe i niestabilne w porównaniu z innymi nowoczesnymi narzędziami.
• Stroma krzywa uczenia się: konfiguracja i nauka obsługi zajmuje dużo czasu.
• Cena: Przy cenie 30 USD/użytkownika/miesiąc MS Project jest skierowany głównie do klientów korporacyjnych.

Informacje od kierowników projektów Toptal

Meko Kofahl - Kierownik Projektu Agile

Co sprawia, że ​​to narzędzie jest lepsze od innych?

„Ma bardzo szerokie zastosowanie. W tym momencie wykresy Gantta są znane prawie wszystkim. Nikt nie zostaje zwolniony za zakup Microsoftu”.

Coś, co byś zmienił, gdybyś mógł?

„Postrzeganie, że MS Project jest dobry dla wszystkich projektów. To straszne dla zarządzania projektami oprogramowania, a jeszcze gorzej dla czegokolwiek Agile. Narzędzie powstało jako system zarządzania projektami budowlanymi i zawiera szczegóły, które po prostu nie są odpowiednie dla oprogramowania. Nie radzi sobie dobrze z zarządzaniem zasobami bez Project Server i nie można uruchomić PMO tylko z MS Project. Połączone plany projektów nie są niezawodną funkcją w obecnym stanie”.

Orsolya Bozso - kierownik projektu PMP

Co sprawia, że ​​to narzędzie jest lepsze od innych?

„To wciąż moje ulubione narzędzie do tworzenia wykresów Gantta i osi czasu projektów. Jest łatwy w użyciu, aktualizowany i świetnie nadaje się do wyrównywania zasobów”.

Coś, co byś zmienił, gdybyś mógł?

„Wersja Mac OS nie jest dostępna. Trudno jest również eksportować i udostępniać komuś, kto nie ma licencji MS Project. Byłoby wspaniale, gdyby wykresy można było bezproblemowo eksportować do obrazów, które można następnie wykorzystać w prezentacjach”.

Wniosek

Sześć najpopularniejszych narzędzi PM omówionych w tym artykule można podzielić na trzy kategorie:

• Lekki: łatwy w użyciu, ale oferuje ograniczone możliwości dostosowywania.
  • Trello: Jest to narzędzie, które jest bardzo łatwe do skonfigurowania i rozpoczęcia korzystania. Zapewniany przez nią proces Kanban jest bardzo intuicyjny. Jest to idealne narzędzie dla tych, którzy potrzebują tablicy Kanban.
• Średnia: narzędzia w tej kategorii równoważą łatwość użycia z możliwością dostosowania.
  • Basecamp: To dobre narzędzie do śledzenia zadań, ale nie tak świetne narzędzie do tworzenia Agile.
  • Asana: To wszechstronne narzędzie, które będzie pasować do większości tradycyjnych projektów o średniej złożoności.
  • Wrike: Jest to narzędzie oferujące duże możliwości dostosowywania, ale ma ograniczony wybór rozszerzeń innych firm.
• Ciężki: Narzędzia o dużej konfiguracji z wyższymi barierami wejścia w zakresie użytkowania i konserwacji.
  • Jira: Jest to narzędzie stworzone z myślą o rozwoju Agile i pozwala na dopracowanie procesów. Konfiguracja i konserwacja wymagają czasu.
  • MS Project: Jest to najtrudniejsze, ale i najbardziej wszechstronne narzędzie na liście. Jest używany głównie w projektach typu Waterfall, ale ostatnio dodał funkcje Agile, aby nadążyć za konkurencją.

Różne projekty wymagają różnych narzędzi. Czasami jako kierownik projektu będziesz mógł wybrać narzędzie, którego chcesz użyć. W takich przypadkach ważne jest określenie złożoności projektu i dobranie narzędzia, które będzie odpowiadało wymaganiom projektu. Na przykład możesz być bardzo przyzwyczajony do Jira, ale w przypadku krótkich i prostych projektów Trello może być lepszym rozwiązaniem. Basecamp może nie być dobrym rozwiązaniem dla zespołu programistów Agile, ale będzie doskonałym narzędziem dla zespołu marketingowego, który chce wprowadzić pewną strukturę do swoich codziennych zajęć.

W innych przypadkach możesz trafić do zespołu, który już używa określonego narzędzia. Z jednej strony trzeba mieć na uwadze wieloletnie tradycje i zwyczaje w zespole. Jednocześnie kierownik projektu powinien dokładnie przyjrzeć się używanemu obecnie oprogramowaniu do zarządzania projektami, zidentyfikować błędy w procesie i sformułować plan ich poprawy.

Nie ma złotego środka, jeśli chodzi o wybór najlepszego narzędzia do zarządzania projektami, a każde narzędzie ma swój zestaw zalet w określonych sytuacjach. Wybierz narzędzie, które najlepiej Ci odpowiada, ale pamiętaj, jakie inne opcje są dostępne na rynku.