Comparaison des outils de gestion de projet : Jira contre Trello contre MS Project contre Basecamp contre Asana contre Wrike

La concurrence sur le marché des logiciels de gestion de projet est forte. Les sites Web de comparaison de logiciels répertorient environ 600 outils de gestion de projet différents et comparer différentes alternatives peut prendre beaucoup de temps. Il est également difficile de prendre une décision basée uniquement sur les ensembles de fonctionnalités fournis par les fournisseurs.

Nous couvrons ici six des outils de gestion de projet les plus populaires, qui sont divisés en trois catégories :

• Léger (Trello) : conçu pour les projets courts et temporaires ou les équipes avec des processus légers.
• Poids moyen (Basecamp, Asana, Wrike) : des outils plus élaborés, utilisés lorsque vous avez besoin d'équilibrer des processus plus complexes et une facilité d'utilisation.
• Poids lourd (Jira, MS Project) : outils utilisés lorsque vous avez des processus très élaborés et que vous devez personnaliser de nombreux composants pour les adapter.

Les outils abordés dans cet article sont développés par des acteurs déjà établis dans le domaine. Ceci est important à noter car en tant que chef de projet, vous souhaitez travailler avec les outils qui ont une plus grande probabilité d'être présents à long terme.

Ci-dessous, nous fournissons un tableau comparant certaines des principales caractéristiques à prendre en compte lors du choix d'un outil de gestion de projet. La couleur verte indique si une fonctionnalité est intégrée à la version standard de l'outil. Jaune signifie que cette fonctionnalité est disponible via des fournisseurs tiers, la plupart du temps moyennant des frais supplémentaires. Le rouge signifie que la fonctionnalité n'est pas disponible du tout ou que les solutions de contournement suggérées ne sont pas satisfaisantes.

Trello

Entreprise : Atlasian

Prix ​​: La version de base est gratuite. 10 $/utilisateur/mois pour les fonctionnalités étendues.

Utilisé par : Adobe, Kickstarter, National Geographic, Fender

Auto-hébergé : Non

Aperçu

Trello est l'un des outils de gestion de projet légers les plus populaires. Il est favorisé par les startups, les petites équipes, les projets temporaires et dans divers autres scénarios où un chef de projet a besoin d'une structure minimale pour garder les choses organisées.

C'est également un bon outil à utiliser lors de l'introduction d'une équipe dans un flux de travail Agile Kanban. L'interface de base comporte des cartes, des colonnes et des cartes comme principales unités de fonctionnement. Cependant, vous rencontrerez rapidement les limites de Trello si vous souhaitez avoir un processus d'équipe plus élaboré ou si vous souhaitez que toute l'organisation travaille avec le même outil. Trello propose des plans premium payants, qui étendent les fonctionnalités, mais à 10 $/utilisateur/mois, il a du mal à rivaliser avec les autres outils de cette liste.

Avantages

• Très léger : Il se monte en quelques minutes et la structure est facile à entretenir.
• Interface intuitive : les membres de l'équipe peuvent être intégrés rapidement.
• Prix ​​: La version gratuite est suffisante pour la plupart des projets simples et des processus légers.

Les inconvénients

• Très léger : Le revers de la médaille d'être léger est qu'il est difficile de fournir beaucoup d'options de personnalisation pour les entreprises avec des flux de travail plus élaborés.
• Les informations expirent rapidement : des capacités limitées de journal d'activité et de recherche associées à des options d'étiquetage minimales rendent difficile le suivi des informations sur une plus longue période.

Points de vue des chefs de projet Toptal :

Meko Kofahl - Chef de projet agile

Qu'est-ce qui rend cet outil meilleur que les autres ?

« Il s'agit d'un outil Web très léger avec une administration très simple. De zéro à productif en une heure. J'ai pu amener les cadres à travailler avec cet outil, c'était aussi simple que cela. »

Quelque chose que vous changeriez si vous le pouviez ?

« Nous l'avons utilisé uniquement pour les projets de type Kanban. Il ne semblait pas bien adapté aux projets multi-équipes ou Agile très complexes. Rien à changer, vraiment, car je pense qu'il fait exactement ce pour quoi il a été conçu.

Eamon Sousa - Chef de projet agile

Qu'est-ce qui rend cet outil meilleur que les autres ?

« Il est léger et facile à utiliser. Fonctionne très bien pour les projets de type Kanban ou pour le contrôle des tâches. »

Quelque chose que vous changeriez si vous le pouviez ?

"Ajoutez des graphiques d'avancement basés sur les heures réelles ou les points dépensés."

Camp de base

Entreprise : Base Camp

Prix ​​: 99 $/mois (utilisateurs illimités)

Utilisé par : De nombreuses agences de design digital/web, Groupon, LiveChat

Auto-hébergé : Non

Aperçu

Le framework d'applications Web très populaire Ruby on Rails a été créé pour créer Basecamp. L'outil de gestion de projet lui-même a connu une croissance constante au cours des 15 dernières années et semble avoir gagné le plus de terrain auprès des agences de conception numérique et Web. Il y est parvenu grâce à sa combinaison d'une interface légère avec de puissants outils de collaboration comme un chat intégré, le partage de fichiers et une capacité à collaborer avec des clients au sein du Basecamp. Un autre grand concept est que cet outil est "adoptionnel". Les membres de l'équipe n'ont pas besoin de créer de comptes pour l'utiliser et peuvent facilement collaborer occasionnellement.

Cependant, Basecamp manque de tableaux, d'estimations et d'autres attributs nécessaires au développement agile. Bien qu'il existe des applications tierces qui peuvent vous aider à réaliser une configuration agile, d'autres outils de cette liste ont ces fonctionnalités prêtes à l'emploi.

Avantages

• Tarification : Un prix fixe par mois signifie que les coûts n'augmentent pas avec l'ajout de nouveaux employés.
• Léger : Basecamp est facile à utiliser mais possède également des fonctionnalités puissantes.

Les inconvénients

• Tableaux Scrum/kanban : les tableaux ne sont disponibles que via des outils tiers, ce qui rend Basecamp moins compétitif par rapport aux autres outils de poids moyen.
• Sprints : le suivi des sprints est pris en charge uniquement via des outils tiers.
• Chat : Bien qu'il se présente comme un remplaçant de Slack, l'UX de communication n'est pas à la hauteur des outils de chat en temps réel dédiés.

Points de vue des chefs de projet Toptal :

Orsolya Bozso - Chef de projet PMP

Qu'est-ce qui rend cet outil meilleur que les autres ?

« Il convient de créer des listes de tâches, que vous pouvez suivre avec les cessionnaires respectifs. Vous pouvez également stocker et partager des fichiers avec le contrôle de version et transférer des e-mails importants sur la plate-forme. »

Quelque chose que vous changeriez si vous le pouviez ?

« Ce serait formidable d'avoir plus de groupes d'utilisateurs par projet. Pas seulement le client et l'équipe, mais aussi pour restreindre la visibilité des dossiers ou des fichiers au sein de l'équipe. Basecamp manque de fonctionnalités de création de rapports et de diagramme de Gantt. De plus, pour visualiser un fichier, vous devez le télécharger. Il n'y a pas d'option d'affichage et vous ne pouvez pas collaborer ou commenter les fichiers pendant la révision.

Sean Hull - Chef de projet

Qu'est-ce qui rend cet outil meilleur que les autres ?

"Faible barrière à l'entrée pour les nouveaux utilisateurs, communication intégrée, et gestion et partage des connaissances."

Quelque chose que vous changeriez si vous le pouviez ?

"Le suivi des tâches pourrait certainement être amélioré."

Asana

Entreprise : Asana

Prix ​​: 10 $/utilisateur/mois

Utilisé par : Yelp, Air France, Melia Hotels, Fondation Bill & Melinda Gates

Auto-hébergé : Non

Aperçu

Initialement développé comme un outil interne chez Facebook, il a rapidement pris son envol et est devenu un outil à part entière. À ses débuts, Asana s'est concentrée sur les petites équipes et n'a commencé que récemment à intégrer des fonctionnalités telles que "Portfolio" et "Workloads" destinées aux grandes entreprises.

Un différenciateur intéressant est la possibilité pour tout propriétaire de tâche de voir comment ses tâches ont un impact sur les objectifs commerciaux globaux. De plus, le co-fondateur a déclaré dans une récente interview que l'IA et l'apprentissage automatique seront utilisés dans les futures fonctionnalités pour des suggestions intelligentes sur les délais, les charges de travail et la planification.

Avantages

• Recherche avancée : les options avancées facilitent la recherche de tâches et de fichiers parmi plusieurs projets.
• Vue chronologique : Asana propose une vue de type diagramme de Gantt très intuitive avec une reprogrammation facile et une gestion des dépendances des tâches.

Les inconvénients

• Pas d'attribution multiple : les tâches ne peuvent être attribuées qu'à une seule personne.
• Scrum et sprints : le workflow Scrum avec suivi des sprints est pris en charge uniquement via des outils tiers.

Points de vue des chefs de projet Toptal :

Oana Ciherean - Chef de projet logiciel

Qu'est-ce qui rend cet outil meilleur que les autres ?

« Asana serait mon outil préféré pour les équipes de développement non logicielles, comme le marketing ou la production artistique 3D. Sa convivialité est excellente, je l'ai utilisé lorsque je travaillais avec une équipe de spécialistes du marketing et des enseignants des écoles. Il a une interface légère et il est sans encombrement.

Quelque chose que vous changeriez si vous le pouviez ?

"J'améliorerais les rapports car les graphiques qu'ils proposent actuellement sont assez basiques. "

Sean Hull - Chef de projet

Qu'est-ce qui rend cet outil meilleur que les autres ?

"Je décrirais cela comme une solution de gestion des tâches de type Slack en raison de la communication filiforme sur les cartes kanban de type Tello."

Quelque chose que vous changeriez si vous le pouviez ?

"Le plus gros inconvénient ici était le manque d'organisation de projets et de visualisation des tâches."

Wrike

Entreprise : Wrike

Prix : 9,80 $/utilisateur/mois pour le forfait de base ; 24,80 $ pour le forfait premium

Utilisé par : Hootsuite, Popchips, L'Oréal, Fitbit

Auto-hébergé : Non

Aperçu

En raison de sa grande personnalisation, Wrike pourrait presque être dans la catégorie des poids lourds, en concurrence avec Jira. Ce n'est pas encore là à cet égard, mais défie Jira en termes d'interface utilisateur et d'UX. La chose plutôt étrange à propos de Wrike est son insistance à avoir des niveaux de prix basés sur des incréments d'utilisateurs de 5. Cela couplé au fait que vous ne pouvez utiliser le plan de base qu'avec jusqu'à 15 utilisateurs, signifie que si votre effectif monte à 16, votre facture passe de 147 $/mois (15 9,8) à 496 $/mois (20 24,8). Les petites entreprises doivent être conscientes de ce fait et ne pas être prises dans la hausse des prix.

Avantages

• Affectation multi-projets : les tâches peuvent être affectées à plusieurs projets.
• Notifications épinglées : Wrike offre un moyen unique de faire apparaître des informations pertinentes avec des notifications épinglées.
• Suivi du temps : Wrike est le seul outil de cet article qui offre une solution de suivi du temps intégrée et fonctionnelle.

Les inconvénients

• Tarification délicate : le forfait de base est facturé par tranches de 5 utilisateurs (5, 10, 15, etc.).
• Extensions : la sélection d'intégrations tierces est limitée par rapport à la concurrence.
• Sprints : le flux de travail Scrum avec des sprints n'est pas disponible dans l'outil.

Points de vue des chefs de projet Toptal :

Sean Hull - Chef de projet

Qu'est-ce qui rend cet outil meilleur que les autres ?

"Une fois pleinement adopté, il offre la bonne combinaison de gestion des tâches, de visualisation, de collaboration et de communication."

Quelque chose que vous changeriez si vous le pouviez ?

« Facilité d'embarquement. Je placerais celui-ci entre Basecamp et Asana lorsqu'il s'agit d'intégrer un utilisateur moyen.

Meko Kofahl - Chef de projet agile

Qu'est-ce qui rend cet outil meilleur que les autres ?

« Nous avons utilisé Wrike pour la gestion de projet standard, pas nécessairement Agile. Les responsables ont été en mesure de configurer et d'utiliser l'outil facilement, sans qu'aucune compétence ou administration particulière ne soit requise. »

Quelque chose que vous changeriez si vous le pouviez ?

"Au-dessus du nombre minimum d'utilisateurs, cependant, cela devient cher et il n'y avait pas d'option hébergée" achetez-le une fois ". Les abonnements sont pratiques mais deviennent une dépense permanente qui peut être difficile à vendre pour certaines organisations. »

Jira

Entreprise : Atlasian

Prix : 10 $ pour un maximum de 10 utilisateurs. 7 $/utilisateur/mois pour 11+ utilisateurs.

Utilisé par : Square, eBay, Spotify, Cisco, Airbnb

Auto-hébergé : Facultatif

Aperçu

Jira est l'un des outils de gestion de projet les plus populaires et constitue un choix sûr pour les organisations. Il peut être utilisé plus pleinement par les grandes entreprises, qui ont besoin de coordonner plusieurs projets complexes et ont besoin de personnaliser le flux de travail des tâches. Pour une collaboration à l'échelle de l'entreprise, Atlassian propose également Confluence, un outil de gestion des données, qui s'intègre parfaitement à Jira. Pour les petites équipes ou les projets temporaires, il existe des outils plus légers et moins chers.

Avantages

• Hautement personnalisable : les outils de workflow vous permettent d'adapter Jira au fonctionnement de votre entreprise.
• Intégrations multiples : un marché ouvert fournit de nombreuses intégrations avec d'autres outils populaires tels que Github, Salesforce, Outlook, etc.
• Scrum et sprints : le flux de travail Scrum avec suivi des sprints est pris en charge par défaut.

Les inconvénients

• Temps de configuration long : la grande quantité de personnalisation disponible signifie qu'il faut plus de temps à l'utilisateur pour tout configurer et pour former les autres à l'utilisation de l'outil.
• Interface complexe : la gestion des rôles, des tableaux et des problèmes peut sembler compliquée et l'outil n'est pas aussi intuitif qu'il pourrait l'être.

Points de vue des chefs de projet Toptal :

Paulo Limp - Chef de projet

Qu'est-ce qui rend cet outil meilleur que les autres ?

« Suivant les principes Agile, Jira est très facile à apprendre, à enseigner et à utiliser. Il est également conçu à partir de zéro pour être utilisé comme un outil de collaboration - quelque chose qui devrait recevoir des contributions de toute l'équipe. Enfin, il s'intègre bien avec une foule d'autres solutions disponibles sur le marché, permettant une grande personnalisation.

Quelque chose que vous changeriez si vous le pouviez ?

« Je ne connais toujours pas les outils Jira qui permettent la gestion des coûts ou la gestion des risques. Je crois comprendre qu'il n'a pas été conçu à l'origine pour être un outil de gestion de projet, donc, bien qu'il fonctionne très bien avec Scrum, il peut encore manquer certaines fonctionnalités pour une expérience de gestion de projet complète.

Oana Ciherean - Chef de projet logiciel

Qu'est-ce qui rend cet outil meilleur que les autres ?

"J'utiliserais cet outil avec des équipes hautement techniques ayant besoin de mettre en œuvre des flux de travail simples et complexes comprenant au moins quelques étapes d'approbation. J'aime le fait qu'il soit hautement configurable et que vous puissiez ajouter vos propres étapes de flux de travail, des champs personnalisés, des vues de problème et vous pouvez entrer aussi en détail que la définition des champs requis lors de la transition des problèmes d'un état à un autre.

Quelque chose que vous changeriez si vous le pouviez ?

"Même si la flexibilité de configuration est l'un des points forts de Jira, je pense que l'équipe Atlassian a surdimensionné certaines fonctionnalités."

projet MS

Entreprise : Microsoft

Prix ​​: 30 $/utilisateur/mois

Utilisé par : Deux tiers des entreprises selon les dernières recherches

Auto-hébergé : Oui

Aperçu

MS Project existe depuis 30 ans et reste un acteur majeur du marché. Selon les enquêtes de Capterra et GetApp, environ 67 % des personnes interrogées utilisent Microsoft Project comme principal outil de gestion de projets. L'outil lui-même a une apparence similaire à Excel, avec des vues basées sur des onglets et des graphiques de type feuille de calcul. MS Project est un outil lourd et difficile et n'offre pas trop de conseils aux nouveaux arrivants sous la forme de tutoriels en ligne. Il est principalement utilisé par les chefs de projet traditionnels, pour gérer divers projets non liés à l'informatique. MS Project n'a introduit que récemment la prise en charge des méthodes de travail Agiles. Il n'est pas non plus très convivial et les nouveaux utilisateurs peuvent mettre beaucoup de temps à s'y habituer.

Avantages

• Très puissant : MS Project propose de nombreuses fonctionnalités et options de personnalisation au niveau de l'entreprise.
• S'intègre à Office 365 : c'est un argument de vente important pour les entreprises qui utilisent principalement MS Office et Outlook.

Les inconvénients

• Pas trop compatible Agile : même si certaines nouvelles fonctionnalités permettent aux utilisateurs de MS Project d'intégrer leurs flux de travail Agile, il est toujours conçu principalement autour de la gestion du style Waterfall.
• Logiciel hérité : il existe depuis longtemps et certaines parties semblent dépassées et instables par rapport à d'autres outils modernes.
• Courbe d'apprentissage abrupte : il faut beaucoup de temps pour l'installer et apprendre à l'utiliser.
• Prix ​​: À un prix de 30 $/utilisateur/mois, MS Project est principalement destiné aux entreprises clientes.

Points de vue des chefs de projet Toptal

Meko Kofahl - Chef de projet agile

Qu'est-ce qui rend cet outil meilleur que les autres ?

« Il a une adoption très large. Les diagrammes de Gantt sont familiers à presque tout le monde à ce stade. Personne n'est licencié pour avoir acheté Microsoft.

Quelque chose que vous changeriez si vous le pouviez ?

« La perception que MS Project est bon pour tous les projets. C'est terrible pour la gestion de projet logiciel, et pire encore pour tout ce qui est Agile. L'outil a commencé comme un système de gestion pour les projets de construction, et il inclut des détails qui ne sont tout simplement pas appropriés pour les logiciels. Il ne fait pas bien la gestion des ressources sans Project Server, et vous ne pouvez pas exécuter un PMO avec juste MS Project. Les plans de projet liés ne sont pas une fonctionnalité fiable dans son état actuel. »

Orsolya Bozso - Chef de projet PMP

Qu'est-ce qui rend cet outil meilleur que les autres ?

"C'est toujours mon outil préféré pour créer des diagrammes de Gantt et des chronologies de projet. Il est facile à utiliser, à mettre à jour et idéal pour le nivellement des ressources. »

Quelque chose que vous changeriez si vous le pouviez ?

"La version Mac OS n'est pas disponible. Il est également difficile d'exporter et de partager avec quelqu'un qui n'a pas de licence MS Project. Ce serait formidable si les graphiques pouvaient être exportés de manière transparente vers des images qui pourraient ensuite être utilisées dans des présentations. »

Conclusion

Les 6 outils PM les plus populaires abordés dans cet article peuvent être regroupés en trois catégories :

• Léger : Facile à utiliser, mais offre une personnalisation limitée.
  • Trello : C'est un outil très facile à configurer et à utiliser. Le processus Kanban fourni est très intuitif. C'est un outil parfait pour ceux qui ont besoin d'un tableau Kanban.
• Poids moyen : les outils de cette catégorie allient facilité d'utilisation et personnalisation.
  • Basecamp : C'est un bon outil pour le suivi des tâches, mais pas un si bon outil pour le développement Agile.
  • Asana : C'est un outil complet qui conviendra à la plupart des projets traditionnels de complexité moyenne.
  • Wrike : il s'agit d'un outil offrant une grande personnalisation, mais il propose une sélection limitée d'extensions tierces.
• Poids lourd : outils hautement configurables avec des barrières à l'entrée plus élevées en termes d'utilisation et de maintenance.
  • Jira : C'est un outil conçu pour le développement Agile et il vous permet d'affiner vos processus. Il nécessite du temps pour se mettre en place et s'entretenir.
  • MS Project : C'est l'outil le plus difficile mais aussi le plus polyvalent de la liste. Il est principalement utilisé pour les projets de type Waterfall, mais a récemment ajouté des fonctionnalités Agile pour suivre la concurrence.

Différents projets nécessitent différents outils. Parfois, en tant que chef de projet, vous pourrez choisir l'outil que vous souhaitez utiliser. Dans ces cas, il est important de déterminer la complexité du projet et de choisir un outil qui répondra aux exigences du projet. Par exemple, vous pourriez être très habitué à Jira, mais pour des projets courts et simples, Trello pourrait être un meilleur match. Basecamp n'est peut-être pas un bon choix pour une équipe de développement Agile, mais ce serait un excellent outil pour une équipe marketing qui cherche à structurer ses routines quotidiennes.

Dans d'autres cas, vous pouvez rejoindre une équipe qui utilise déjà un outil particulier. D'une part, vous devez être conscient des traditions et des habitudes de longue date au sein de l'équipe. Dans le même temps, un chef de projet doit examiner de près le logiciel de gestion de projet actuel utilisé, identifier les défauts du processus et élaborer un plan sur la manière de les améliorer.

Il n'y a pas de solution miracle lorsqu'il s'agit de choisir le meilleur outil de gestion de projet, et chaque outil a son propre ensemble d'avantages dans des situations particulières. Choisissez un outil qui vous convient le mieux, mais soyez conscient des autres options disponibles sur le marché.