項目管理工具比較：Jira vs. Trello vs. MS Project vs. Basecamp vs. Asana vs. Wrike
已發表: 2022-03-11項目管理軟件市場競爭激烈。 軟件比較網站列出了大約 600 種不同的項目管理工具，比較不同的替代方案可能非常耗時。 僅根據供應商提供的功能集做出決定同樣困難。
在這裡，我們介紹了六種最流行的項目管理工具，它們分為三類：
- 輕量級 (Trello)：專為具有輕量級流程的短期臨時項目或團隊而設計。
- 中量級（Basecamp、Asana、Wrike）：更精細的工具，當您需要平衡更複雜的流程和易用性時使用。
- 重量級（Jira，MS 項目）：當您有非常複雜的流程並且需要自定義大量組件以適應它們時使用的工具。
本文介紹的工具是由該領域已有的參與者開發的。 需要注意這一點很重要，因為作為 PM，您希望使用長期存在的可能性更高的工具。
下面我們提供了一個表格，比較了在選擇項目管理工具時要查看的一些關鍵功能。 綠色表示該工具的標準版本中是否內置了某個功能。 黃色表示此功能可通過第三方提供商獲得，大多數情況下需要額外付費。 紅色表示該功能根本不可用或建議的解決方法不令人滿意。
特雷羅
公司：阿特拉斯
價格：基本版是免費的。 擴展功能 10 美元/用戶/月。
使用者：Adobe、Kickstarter、國家地理、Fender
自託管：否
概述
Trello 是目前最流行的輕量級項目管理工具之一。 它受到初創公司、小型團隊、臨時項目以及項目經理需要最小結構來保持井井有條的各種其他場景的青睞。
在將團隊引入敏捷看板工作流程時，它也是一個很好的工具。 基本界面以板、柱、卡為主要操作單元。 但是，如果您想擁有更精細的團隊流程，或者如果您希望整個組織都使用相同的工具，那麼您很快就會遇到 Trello 的限制。 Trello 提供付費的高級計劃，可以擴展功能，但它以 10 美元/用戶/月的價格難以與此列表中的其他工具競爭。
優點
- 非常輕巧：只需幾分鐘即可設置好，結構易於維護。
- 直觀的界面：團隊成員可以快速加入。
- 價格：免費版本對於大多數簡單的項目和輕量級流程來說已經足夠了。
缺點
- 非常輕量級：輕量級的另一面是很難為具有更精細工作流程的公司提供大量定制選項。
- 信息很快就會過期：有限的活動日誌和搜索功能加上最少的標籤選項使得很難在較長時間內跟踪信息。
Toptal 項目經理的見解：
Meko Kofahl - 敏捷項目經理
是什麼讓這個工具比其他工具更好？
“它是一個非常輕量級的基於 Web 的工具，管理非常簡單。 一小時內實現零生產。 我能夠讓高管們使用這個工具，就這麼簡單。”
如果可以的話，你會改變什麼？
“我們僅將其用於看板式項目。 它似乎不太適合多團隊或非常複雜的敏捷項目。 真的沒有什麼可以改變的，因為我認為它完全符合它的設計目的。”
Eamon Sousa - 敏捷項目經理
是什麼讓這個工具比其他工具更好？
“它重量輕且易於使用。 非常適合看板之類的項目或任務控制。”
如果可以的話，你會改變什麼？
“根據實際花費的時間或積分添加燃盡圖。”
大本營
公司：大本營
價格： 99 美元/月（無限用戶）
用戶：許多數字/網頁設計機構、Groupon、 LiveChat
自託管：否
概述
廣受歡迎的 Web 應用程序框架 Ruby on Rails 是為構建 Basecamp 而創建的。 項目管理工具本身在過去 15 年中穩步增長，似乎在數字和網頁設計機構中獲得了最大的吸引力。 它實現了這一點，因為它結合了輕量級界面和強大的協作工具，如內置聊天、文件共享以及與 Basecamp 內的客戶協作的能力。 另一個很棒的概念是這個工具是“可選的”。 團隊成員無需創建帳戶即可使用它，並且僅偶爾可以輕鬆協作。
然而，Basecamp 缺乏敏捷開發所需的板、估計和其他屬性。 雖然有第三方應用程序可以幫助您實現敏捷設置，但此列表中的其他工具具有開箱即用的這些功能。
優點
- 定價：每月固定價格意味著成本不會隨著新員工的增加而增加。
- 輕量級： Basecamp 易於上手，但也具有強大的功能。
缺點
- Scrum/看板：看板只能通過第三方工具獲得，這使得 Basecamp 與其他中量級工具的競爭力降低。
- 衝刺：僅通過第三方工具支持衝刺跟踪。
- 聊天：雖然它吹噓自己是 Slack 的替代品，但通信 UX 無法與專用的實時聊天工具相提並論。
Toptal 項目經理的見解：
Orsolya Bozso - PMP 項目經理
是什麼讓這個工具比其他工具更好？
“它適合創建任務列表，您可以跟進相應的受讓人。 您還可以通過版本控制存儲和共享文件，並將重要的電子郵件轉發到平台。”
如果可以的話，你會改變什麼？
“如果每個項目有更多的用戶組，那就太好了。 不僅是客戶和團隊，還限制團隊內文件夾或文件的可見性。 Basecamp 缺乏報告和甘特圖功能。 此外，要查看文件，您必須下載它。 沒有顯示選項，您無法在審閱期間協作或評論文件。”
肖恩赫爾 - 項目經理
是什麼讓這個工具比其他工具更好？
“新用戶、嵌入式通信以及知識管理和共享的准入門檻低。”
如果可以的話，你會改變什麼？
“任務跟踪肯定可以改進。”
體式
公司：體式
價格： 10 美元/用戶/月
使用方：Yelp、法國航空、Melia Hotels、比爾和梅琳達·蓋茨基金會
自託管：否
概述
最初是作為 Facebook 的內部工具開發的，它很快就起飛並成為獨立的工具。 在早期階段，Asana 專注於小型團隊，直到最近才開始整合針對大型企業的“投資組合”和“工作負載”等功能。
一個有趣的區別是任何任務所有者都能夠了解他們的任務如何影響整體業務目標。 此外，聯合創始人在最近的一次採訪中表示，人工智能和機器學習將被用於未來的功能中，以提供關於截止日期、工作量和計劃的智能建議。
優點
- 強大的搜索：高級選項可以輕鬆地在多個項目中查找任務和文件。
- 時間線視圖： Asana 提供了一個非常直觀的甘特圖類型視圖，可輕鬆重新安排和任務依賴管理。
缺點
- 無多重分配：任務只能分配給一個人。
- Scrum 和 sprint：僅通過第三方工具支持具有 sprint 跟踪的 Scrum 工作流。
Toptal 項目經理的見解：
Oana Ciherean - 軟件項目經理
是什麼讓這個工具比其他工具更好？
“對於非軟件開發團隊，比如營銷或 3D 藝術製作，Asana 將是我的首選工具。 它的可用性非常好，我在與營銷人員和學校教師團隊合作時使用它。 它有一個輕量級的界面，而且沒有雜亂。”
如果可以的話，你會改變什麼？
“我會改進報告，因為它目前提供的圖表非常基本。 “
肖恩赫爾 - 項目經理
是什麼讓這個工具比其他工具更好？
“我將其描述為類似 Slack 的任務管理解決方案，因為類似 Tello 的看闆卡上具有類似線程的通信。”
如果可以的話，你會改變什麼？
“這裡最大的缺點是缺乏組織項目和任務可視化。”
寫
公司： Wrike
價格：基本計劃 9.80 美元/用戶/月； 高級計劃 24.80 美元
使用者：Hootsuite、 Popchips 、歐萊雅、Fitbit
自託管：否
概述
由於其高度可定制性，Wrike 幾乎可以成為重量級類別，與 Jira 競爭。 在這方面還沒有，但在 UI 和 UX 方面確實挑戰了 Jira。 Wrike 的一個相當奇怪的地方是它堅持以 5 的用戶增量為基礎設置價格等級。再加上你只能使用最多 15 個用戶的基本計劃，這意味著如果你的人數增加到 16，您的賬單從每月 147 美元 (15 9.8) 到每月 496 美元 (20 24.8)。 較小的公司應該意識到這一事實，不要被價格上漲所困擾。
優點
- 多項目分配：可以將任務分配給多個項目。
- 固定通知： Wrike 提供了一種通過固定通知顯示相關信息的獨特方式。
- 時間跟踪： Wrike 是本文中唯一提供功能性內置時間跟踪解決方案的工具。
缺點
- 棘手的定價：基本計劃以 5 個用戶（5、10、15 等）為增量定價。
- 擴展：與競爭對手相比，第三方集成的選擇受到限制。
- 衝刺：該工具中不提供帶有衝刺的 Scrum 工作流。
Toptal 項目經理的見解：
肖恩赫爾 - 項目經理
是什麼讓這個工具比其他工具更好？
“一旦被完全採用，它就具有任務管理、可視化以及協作和通信的正確組合。”
如果可以的話，你會改變什麼？
“易於入職。 在引導普通用戶時，我會把它放在 Basecamp 和 Asana 之間。”
Meko Kofahl - 敏捷項目經理
是什麼讓這個工具比其他工具更好？
“我們使用 Wrike 進行標準項目管理，不一定是敏捷。 管理人員能夠輕鬆設置和使用該工具，無需特殊技能或管理。”
如果可以的話，你會改變什麼？
“不過，如果超過最低用戶數量，它就會變得昂貴，而且沒有“購買一次”的託管選項。 訂閱很方便，但會成為永久性費用，對某些組織來說可能很難賣。”
吉拉
公司：阿特拉斯
價格：最多 10 位用戶 10 美元的固定費用。 11 位以上用戶 $7/用戶/月。
用戶：Square、eBay、 Spotify 、思科、Airbnb
自託管：可選
概述
Jira 是目前最受歡迎的項目管理工具之一，是組織的安全選擇。 它可以被需要在多個複雜項目之間進行協調並需要自定義任務工作流程的大型公司充分利用。 對於公司範圍內的協作，Atlassian 還提供了數據管理工具 Confluence，它與 Jira 完美集成。 對於較小的團隊或臨時項目，有更輕量級和更便宜的工具。
優點
- 高度可定制：工作流工具允許您根據公司的運營方式定制 Jira。
- 多重集成：開放市場提供與其他流行工具（如 Github、Salesforce、Outlook 等）的大量集成。
- Scrum 和 sprint：開箱即用支持具有 sprint 跟踪的 Scrum 工作流。
缺點
- 設置時間長：可用的大量自定義意味著用戶需要更長的時間來設置所有內容並培訓其他人如何使用該工具。
- 複雜的界面：管理角色、董事會、問題可能會讓人感覺很笨拙，而且該工具不像它應該的那樣直觀。
Toptal 項目經理的見解：
Paulo Limp - 項目經理
是什麼讓這個工具比其他工具更好？
“遵循敏捷原則，Jira 非常易於學習、教授和使用。 它也是從頭開始設計的，用作協作工具——應該接收整個團隊的輸入。 最後，它與市場上可用的許多其他解決方案很好地集成在一起，從而實現了出色的定制化。”
如果可以的話，你會改變什麼？
“我仍然不知道允許成本管理或風險管理的 Jira 工具。 我的理解是，它最初並不是為項目管理工具而設計的，因此，儘管它與 Scrum 配合得很好，但它可能仍然缺少一些功能來提供完整的項目管理體驗。”
Oana Ciherean - 軟件項目經理
是什麼讓這個工具比其他工具更好？
“我會將此工具與需要實施簡單和復雜工作流程的高技術團隊一起使用，包括至少幾個批准步驟。 我喜歡它高度可配置的事實，您可以添加自己的工作流程步驟、自定義字段、問題視圖，並且在將問題從一種狀態轉換到另一種狀態時，您可以像設置必填字段一樣詳細地進行設置。”
如果可以的話，你會改變什麼？
“儘管配置靈活性是 Jira 的優勢之一，但我認為 Atlassian 團隊過度設計了一些功能。”
微軟項目
公司：微軟
價格： 30 美元/用戶/月
使用者：根據最新研究，三分之二的公司
自託管：是
概述
MS Project 已經存在 30 年了，它仍然是市場上的主要參與者。 根據 Capterra 和 GetApp 的調查，大約 67% 的受訪者使用 Microsoft Project 作為他們管理項目的主要工具。 該工具本身俱有與 Excel 相似的外觀和感覺，其視圖基於類似電子表格的選項卡和圖表。 MS Project 是一個沉重而困難的工具，並沒有以在線教程的形式為新手提供過多的指導。 它主要由傳統的項目經理使用，用於管理各種非 IT 相關的項目。 MS Project 直到最近才引入了對敏捷工作方式的支持。 它也不是非常用戶友好，新用戶可能需要很長時間才能習慣它。
優點
- 非常強大： MS 項目有很多企業級功能和自定義選項。
- 與 Office 365 集成：對於主要使用 MS Office 和 Outlook 的公司來說，這是一個很大的賣點。
缺點
- 對敏捷不太友好：儘管一些新功能允許 MS Project 用戶集成他們的敏捷工作流程，但它仍然主要圍繞瀑布式管理設計。
- 遺留軟件：與其他現代工具相比，它已經存在了很長時間，其中的一部分感覺已經過時並且不穩定。
- 陡峭的學習曲線：設置和學習如何使用它需要大量時間。
- 價格： MS Project 的價格為 30 美元/用戶/月，主要針對企業客戶。
Toptal 項目經理的見解
Meko Kofahl - 敏捷項目經理
是什麼讓這個工具比其他工具更好？
“它的採用非常廣泛。 在這一點上，幾乎每個人都熟悉甘特圖。 沒有人會因為收購微軟而被解僱。”
如果可以的話，你會改變什麼？
“認為 MS Project 對所有項目都有好處。 這對軟件項目管理來說是很糟糕的，對敏捷來說更糟糕。 該工具最初是作為建築項目的管理系統，它包含不適合軟件的細節。 如果沒有 Project Server，它就不能很好地進行資源管理，而且您不能僅使用 MS Project 來運行 PMO。 鏈接項目計劃在其當前狀態下不是一個可靠的功能。”
Orsolya Bozso - PMP 項目經理
是什麼讓這個工具比其他工具更好？
“這仍然是我最喜歡的用於創建甘特圖和項目時間表的工具。 它易於使用、更新，非常適合資源平衡。”
如果可以的話，你會改變什麼？
“Mac OS 版本不可用。 也很難與沒有 MS Project 許可證的人導出和共享。 如果可以將圖表無縫導出為可用於演示的圖像，那就太好了。”
結論
本文介紹的 6 種最流行的 PM 工具可分為三類：
- 輕量級：易於使用，但可定制性有限。
- Trello：這是一個非常容易設置和開始使用的工具。 它提供的看板流程非常直觀。 對於需要看板的人來說，它是一個完美的工具。
- 中量級：此類工具在易用性和可定制性之間取得平衡。
- Basecamp：它是一個很好的任務跟踪工具，但不是敏捷開發的好工具。
- Asana：它是一個全面的工具，適合大多數中等複雜度的傳統項目。
- Wrike：它是一種提供高度可定制性的工具，但它對第三方擴展的選擇有限。
- 重量級：高度可配置的工具，在使用和維護方面具有更高的進入門檻。
- Jira：這是一個考慮到敏捷開發的工具，它允許您微調您的流程。 它需要時間來建立和維護。
- MS Project：它是列表中最難但也是最通用的工具。 它主要用於類似瀑布的項目，但最近一直在添加敏捷功能以跟上競爭。
不同的項目需要不同的工具。 有時，作為項目經理，您將能夠選擇要使用的工具。 在這些情況下，確定項目的複雜性並選擇符合項目要求的工具非常重要。 例如，您可能非常習慣 Jira，但對於簡短而直接的項目，Trello 可能更適合。 Basecamp 可能不適合敏捷開發團隊，但對於希望在日常工作中引入一些結構的營銷團隊來說，它將是一個很好的工具。
在其他情況下，您可能會進入一個已經在使用特定工具的團隊。 一方面，您必須注意團隊中長期存在的傳統和習慣。 同時，項目經理應該認真審視當前正在使用的項目管理軟件，找出流程中的缺陷，並就如何改進它們制定計劃。
在選擇最佳項目管理工具時沒有靈丹妙藥的解決方案，每種工具在特定情況下都有其自身的優勢。 選擇最適合您的工具，但要了解市場上還有哪些其他選項。