Comparație instrumente de management de proiect: Jira vs. Trello vs. MS Project vs. Basecamp vs. Asana vs. Wrike

Concurența pe piața software-ului de management de proiect este mare. Site-urile web de comparare a software-ului listează aproximativ 600 de instrumente diferite de management de proiect, iar compararea diferitelor alternative poate consuma foarte mult timp. Este la fel de dificil să luați o decizie bazată exclusiv pe seturile de caracteristici furnizate de furnizori.

Aici acoperim șase dintre cele mai populare instrumente de management de proiect, care sunt împărțite în trei categorii:

• Ușor (Trello): Proiectat pentru proiecte scurte, temporare sau echipe cu procese ușoare.
• Greutate medie (Basecamp, Asana, Wrike): Instrumente mai elaborate, folosite atunci când trebuie să echilibrați procese mai complicate și ușurință în utilizare.
• Greutate (Jira, MS Project): Instrumente folosite atunci când aveți procese cu adevărat elaborate și trebuie să personalizați o mulțime de componente pentru a le potrivi.

Instrumentele abordate în acest articol sunt dezvoltate de jucători deja consacrați în domeniu. Acest lucru este important de reținut deoarece, în calitate de PM, doriți să lucrați cu instrumentele care au o probabilitate mai mare de a fi în preajmă pe termen lung.

Mai jos oferim un tabel care compară unele dintre caracteristicile cheie pe care trebuie să le urmăriți atunci când alegeți un instrument pentru managementul proiectelor. Culoarea verde indică dacă o caracteristică este încorporată în versiunea standard a instrumentului. Galben înseamnă că această funcție este disponibilă prin furnizori terți, de cele mai multe ori pentru o taxă suplimentară. Roșu înseamnă că funcția nu este disponibilă deloc sau că soluțiile sugerate nu sunt satisfăcătoare.

Trello

Compania: Atlassian

Preț: versiunea de bază este gratuită. 10 USD/utilizator/lună pentru funcții extinse.

Folosit de : Adobe, Kickstarter, National Geographic, Fender

Auto-găzduit: Nu

Prezentare generală

Trello este unul dintre cele mai populare instrumente ușoare de management de proiect. Este favorizat de startup-uri, echipe mici, proiecte temporare și în diverse alte scenarii în care un manager de proiect are nevoie de o structură minimă pentru a menține lucrurile organizate.

Este, de asemenea, un instrument bun de utilizat atunci când introduceți o echipă într-un flux de lucru Agile Kanban. Interfața de bază are plăci, coloane și carduri ca unități principale de operare. Cu toate acestea, veți întâlni rapid limitările Trello dacă doriți să aveți un proces de echipă mai elaborat sau dacă doriți ca întreaga organizație să lucreze cu același instrument. Trello oferă planuri premium plătite, care extind funcționalitatea, dar la 10 USD/utilizator/lună se luptă să concureze cu celelalte instrumente din această listă.

Pro

• Foarte ușor: poate fi montat în doar câteva minute, iar structura este ușor de întreținut.
• Interfață intuitivă: membrii echipei pot fi încorporați rapid.
• Preț: Versiunea gratuită este suficient de bună pentru majoritatea proiectelor simple și proceselor ușoare.

Contra

• Foarte ușor: reversul a fi ușor este că este greu să oferiți o mulțime de opțiuni de personalizare pentru companiile cu fluxuri de lucru mai elaborate.
• Informațiile expiră rapid: Jurnalul de activitate și capabilitățile de căutare limitate, împreună cu opțiuni minime de etichetare, fac dificilă urmărirea informațiilor pe o perioadă mai lungă de timp.

Informații de la managerii de proiect Toptal:

Meko Kofahl - Manager de proiect Agile

Ce face ca acest instrument să fie mai bun decât celelalte?

„Este un instrument foarte ușor, bazat pe web, cu o administrare foarte ușoară. De la zero la productiv într-o oră. Am reușit să-i fac pe directori să lucreze cu acest instrument, a fost atât de simplu.”

Ceva ce ai schimba dacă ai putea?

„Am folosit acest lucru doar pentru proiecte în stil Kanban. Nu mi s-a părut potrivit pentru proiecte multi-echipe sau foarte complexe Agile. Nimic de schimbat, într-adevăr, deoarece cred că face exact ceea ce a fost conceput.”

Eamon Sousa - Manager de proiect Agile

Ce face acest instrument mai bun decât celelalte?

„Este ușor și ușor de utilizat. Funcționează foarte bine pentru proiecte precum Kanban sau pentru controlul sarcinilor.”

Ceva pe care ai schimba dacă ai putea?

„Adăugați diagrame de ardere pe baza orelor sau punctelor efective petrecute.”

Tabăra de bază

Companie: Basecamp

Preț: 99 USD/lună (utilizatori nelimitați)

Folosit de : multe agenții de design digital/web, Groupon, LiveChat

Auto-găzduit: Nu

Prezentare generală

Cadrul de aplicații web extrem de popular Ruby on Rails a fost creat pentru a construi Basecamp. Instrumentul de management al proiectelor în sine a înregistrat o creștere constantă în ultimii 15 ani și pare să fi câștigat cea mai mare acțiune cu agențiile de design digital și web. A reușit acest lucru datorită combinației dintre o interfață ușoară cu instrumente puternice de colaborare, cum ar fi un chat încorporat, partajarea fișierelor și capacitatea de a colabora cu clienții din Basecamp. Un alt concept grozav este că acest instrument este „adopțional”. Membrii echipei nu trebuie să creeze conturi pentru a-l utiliza și pot colabora cu ușurință doar ocazional.

Cu toate acestea, Basecamp nu are plăci, estimări și alte atribute necesare dezvoltării agile. Deși există aplicații de la terțe părți, care vă pot ajuta să realizați o configurare agilă, alte instrumente din această listă au aceste caracteristici din cutie.

Pro

• Prețuri : un preț fix pe lună înseamnă că costurile nu cresc odată cu adăugarea de noi angajați.
• Ușor: Basecamp este ușor de utilizat, dar are și funcții puternice.

Contra

• Plăci Scrum/kanban: Plăcile sunt disponibile numai prin instrumente terțe, ceea ce face ca Basecamp să fie mai puțin competitiv cu alte instrumente de greutate medie.
• Sprinturi: Urmărirea sprintului este acceptată numai prin instrumente terțe.
• Chat: Deși se prezintă ca un înlocuitor pentru Slack, comunicarea UX nu este la egalitate cu instrumentele de chat dedicate în timp real.

Informații de la managerii de proiect Toptal:

Orsolya Bozso - Manager de proiect PMP

Ce face ca acest instrument să fie mai bun decât celelalte?

„Este potrivit să creați liste de sarcini, pe care să le urmăriți împreună cu cei desemnați respectivi. De asemenea, puteți stoca și partaja fișiere cu controlul versiunilor și puteți trimite e-mailuri importante către platformă.”

Ceva pe care ai schimba dacă ai putea?

„Ar fi grozav să avem mai multe grupuri de utilizatori per proiect. Nu doar client și echipă, ci și pentru a restricționa vizibilitatea folderelor sau fișierelor din cadrul echipei. Basecamp nu are funcționalități de raportare și diagrame Gantt. Mai mult, pentru a vizualiza un fișier trebuie să-l descărcați. Nu există nicio opțiune de afișare și nu puteți colabora sau comenta fișierele în timpul examinării.”

Sean Hull - Manager de proiect

Ce face acest instrument mai bun decât celelalte?

„Bariera redusă la intrare pentru noii utilizatori, comunicare încorporată și gestionarea și partajarea cunoștințelor.”

Ceva ce ai schimba dacă ai putea?

„Urmărirea sarcinilor ar putea fi cu siguranță îmbunătățită.”

Asana

Compania: Asana

Preț: 10 USD/utilizator/lună

Folosit de : Yelp, Air France, Melia Hotels, Bill & Melinda Gates Foundation

Auto-găzduit: Nu

Prezentare generală

Dezvoltat inițial ca instrument intern la Facebook, a decolat rapid și a devenit un instrument separat în sine. În fazele sale incipiente, Asana s-a concentrat pe echipe mai mici și a început abia recent să încorporeze funcții precum „Portofoliul” și „Încărcături de lucru” destinate afacerilor mai mari.

Un factor de diferențiere interesant este capacitatea oricărui proprietar de sarcini de a vedea modul în care sarcinile lor afectează obiectivele generale de afaceri. Mai mult, cofondatorul a declarat într-un interviu recent că AI și învățarea automată vor fi folosite în funcțiile viitoare pentru sugestii inteligente privind termenele limită, sarcinile de lucru și planificarea.

Pro

• Căutare puternică: opțiunile avansate facilitează găsirea de sarcini și fișiere între mai multe proiecte.
• Vizualizare cronologie: Asana oferă o vizualizare a tipului de diagramă Gantt foarte intuitivă, cu reprogramare ușoară și gestionare a dependenței de sarcini.

Contra

• Fără atribuire multiplă: sarcinile pot fi atribuite doar unei singure persoane.
• Scrum și sprinturi: fluxul de lucru Scrum cu urmărire sprint este acceptat numai prin instrumente terțe.

Informații de la managerii de proiect Toptal:

Oana Ciherean - Manager Proiect Software

Ce face ca acest instrument să fie mai bun decât celelalte?

„Asana ar fi instrumentul meu preferat pentru echipele de dezvoltare non-software, cum ar fi marketingul sau producția de artă 3D. Utilizabilitatea sa este grozavă, l-am folosit când am lucrat cu o echipă de marketeri și profesori de școală. Are o interfață ușoară și este fără dezordine.”

Ceva pe care ai schimba dacă ai putea?

„Aș îmbunătăți raportarea, deoarece diagramele pe care le oferă în prezent sunt destul de simple. „

Sean Hull - Manager de proiect

Ce face acest instrument mai bun decât celelalte?

„Aș descrie aceasta ca fiind o soluție de gestionare a sarcinilor asemănătoare cu Slack, datorită comunicării sub formă de fire care se afișează pe cardurile kanban asemănătoare Tello.”

Ceva ce ai schimba dacă ai putea?

„Cel mai mare dezavantaj aici a fost lipsa de organizare a proiectelor și de vizualizare a sarcinilor.”

Wrike

Compania: Wrike

Preț: 9,80 USD/utilizator/lună pentru planul de bază; 24,80 USD pentru planul premium

Folosit de : Hootsuite, Popchips, L'Oreal, Fitbit

Auto-găzduit: Nu

Prezentare generală

Datorită personalizării sale ridicate, Wrike ar putea fi aproape în categoria grea, concurând cu Jira. Nu există încă în acest sens, dar o provoacă pe Jira în ceea ce privește UI și UX. Lucrul destul de ciudat despre Wrike este insistența sa de a avea niveluri de preț bazate pe creșteri de 5 utilizatori. Acest lucru, împreună cu faptul că poți folosi planul de bază doar cu până la 15 utilizatori, înseamnă că dacă numărul tău de angajați crește până la 16, factura dvs. trece de la 147 USD/lună (15 9,8) la 496 USD/lună (20 24,8). Companiile mai mici ar trebui să fie conștiente de acest fapt și să nu se lase prinse de creșterea prețurilor.

Pro

• Atribuire pentru mai multe proiecte : Sarcinile pot fi atribuite mai multor proiecte.
• Notificări fixate: Wrike oferă o modalitate unică de a afișa informații relevante cu notificări fixate.
• Urmărirea timpului: Wrike este singurul instrument din acest articol care oferă o soluție funcțională încorporată de urmărire a timpului.

Contra

• Prețuri complicate: planul de bază are prețuri în trepte de 5 utilizatori (5, 10, 15 etc.).
• Extensii: Selecția de integrări terță parte este limitată în comparație cu concurența.
• Sprinturi: fluxul de lucru Scrum cu sprinturi nu este disponibil în instrument.

Informații de la managerii de proiect Toptal:

Sean Hull - Manager de proiect

Ce face ca acest instrument să fie mai bun decât celelalte?

„Odată adoptat pe deplin, are combinația potrivită de management al sarcinilor, vizualizare și colaborare și comunicare.”

Ceva ce ai schimba dacă ai putea?

„Ușurința de îmbarcare. L-aș pune pe acesta între Basecamp și Asana când vine vorba de integrarea unui utilizator obișnuit.”

Meko Kofahl - Manager de proiect Agile

Ce face ca acest instrument să fie mai bun decât celelalte?

„Am folosit Wrike pentru managementul de proiect standard, nu neapărat Agile. Managerii au putut să configureze și să utilizeze instrumentul cu ușurință, fără abilități speciale sau administrare.”

Ceva pe care ai schimba dacă ai putea?

„Totuși, peste numărul minim de utilizatori, devine scump și nu a existat nicio opțiune de găzduire „cumpără o dată”. Abonamentele sunt convenabile, dar devin o cheltuială permanentă care poate fi o vânzare greu pentru unele organizații.”

Jira

Compania: Atlassian

Preț: taxă fixă ​​de 10 USD pentru până la 10 utilizatori. 7 USD/utilizator/lună pentru peste 11 utilizatori.

Folosit de : Square, eBay, Spotify, Cisco, Airbnb

Auto-găzduit: Opțional

Prezentare generală

Jira este unul dintre cele mai populare instrumente de management de proiect și este o alegere sigură pentru organizații. Poate fi utilizat pe deplin de companiile mai mari, care trebuie să se coordoneze între mai multe proiecte complexe și au nevoie să personalizeze fluxul de lucru al sarcinilor. Pentru colaborarea la nivel de companie, Atlassian oferă și Confluence, un instrument de gestionare a datelor, care se integrează frumos cu Jira. Pentru echipe mai mici sau proiecte temporare, există instrumente mai ușoare și mai ieftine.

Pro

• Extrem de personalizabil: instrumentele de flux de lucru vă permit să adaptați Jira la modul în care funcționează compania dvs.
• Integrari multiple: o piață deschisă oferă o mulțime de integrări cu alte instrumente populare precum Github, Salesforce, Outlook etc.
• Scrum și sprinturi: Fluxul de lucru Scrum cu urmărirea sprintului este acceptat imediat.

Contra

• Timp lung de configurare: cantitatea mare de personalizare disponibilă înseamnă că utilizatorului îi ia mai mult timp pentru a configura totul și pentru a instrui pe alții cu privire la modul de utilizare a instrumentului.
• Interfață complexă: gestionarea rolurilor, a forumurilor, a problemelor poate fi neplăcută, iar instrumentul nu este atât de intuitiv pe cât ar putea fi.

Informații de la managerii de proiect Toptal:

Paulo Limp - Manager de proiect

Ce face ca acest instrument să fie mai bun decât celelalte?

„Urmând principiile Agile, Jira este foarte ușor de învățat, predat și folosit. De asemenea, este conceput de la zero pentru a fi folosit ca instrument de colaborare - ceva care ar trebui să primească contribuții din partea întregii echipe. În cele din urmă, se integrează bine cu o serie de alte soluții disponibile pe piață, permițând o personalizare excelentă.”

Ceva ce ai schimba dacă ai putea?

„Încă nu cunosc instrumentele Jira care permit managementul costurilor sau managementul riscului. Înțeleg că nu a fost conceput inițial pentru a fi un instrument de management de proiect, așa că, deși funcționează foarte bine cu Scrum, s-ar putea să îi lipsească totuși unele caracteristici pentru o experiență completă de management de proiect.”

Oana Ciherean - Manager Proiect Software

Ce face ca acest instrument să fie mai bun decât celelalte?

„Aș folosi acest instrument cu echipe foarte tehnice, care au nevoie să implementeze atât fluxuri de lucru simple, cât și complexe, incluzând cel puțin câțiva pași de aprobare. Îmi place faptul că este extrem de configurabil și puteți adăuga propriile pași de flux de lucru, câmpuri personalizate, vizualizări ale problemelor și puteți intra la fel de detaliat precum setați câmpurile obligatorii atunci când treceți problemele de la o stare la alta.”

Ceva pe care ai schimba dacă ai putea?

„Chiar dacă flexibilitatea configurației este unul dintre punctele forte ale Jira, cred că echipa Atlassian a supraproiectat unele funcții.”

Proiectul MS

Companie: Microsoft

Preț: 30 USD/utilizator/lună

Folosit de: Două treimi din companii conform celor mai recente cercetări

Auto-găzduit: Da

Prezentare generală

MS Project există de 30 de ani și este încă un jucător important pe piață. Potrivit sondajelor realizate de Capterra și GetApp, aproximativ 67% dintre respondenți folosesc Microsoft Project ca instrument principal pentru gestionarea proiectelor. Instrumentul în sine are un aspect similar cu Excel, cu vizualizări bazate pe file și diagrame asemănătoare foilor de calcul. MS Project este un instrument greu și dificil și nu oferă prea multe îndrumări pentru noii veniți sub formă de tutoriale online. Este folosit în cea mai mare parte de către managerii de proiect tradiționali, pentru a gestiona diverse proiecte care nu sunt legate de IT. MS Project a introdus doar recent suport pentru moduri de lucru Agile. De asemenea, nu este foarte ușor de utilizat și poate dura mult timp până când utilizatorii noi se obișnuiesc cu el.

Pro

• Foarte puternic: proiectul MS are o mulțime de caracteristici la nivel de întreprindere și opțiuni de personalizare.
• Se integrează cu Office 365: este un mare argument de vânzare pentru companiile care folosesc în principal MS Office și Outlook.

Contra

• Nu prea prietenos cu Agile: Chiar dacă unele funcții noi permit utilizatorilor MS Project să-și integreze fluxurile de lucru Agile, acesta este totuși conceput în principal în jurul managementului stilului Waterfall.
• Software-ul moștenit: există de mult timp și părți din el par învechite și sunt instabile în comparație cu alte instrumente moderne.
• Curbă de învățare abruptă: este nevoie de mult timp pentru a configura și a învăța cum să-l folosești.
• Preț: La un preț de 30 USD/utilizator/lună, MS Project este destinat în principal clienților întreprinderi.

Informații de la managerii de proiect Toptal

Meko Kofahl - Manager de proiect Agile

Ce face ca acest instrument să fie mai bun decât celelalte?

„Are o adoptare foarte largă. Diagramele Gantt sunt familiare aproape tuturor în acest moment. Nimeni nu este concediat pentru că a cumpărat Microsoft.”

Ceva ce ai schimba dacă ai putea?

„Percepția că MS Project este bun pentru toate proiectele. Este groaznic pentru managementul proiectelor software și, mai rău, pentru orice lucru Agile. Instrumentul a început ca un sistem de management pentru proiecte de construcție și include detalii care pur și simplu nu sunt adecvate pentru software. Nu gestionează bine resursele fără Project Server și nu poți rula un PMO doar cu MS Project. Planurile de proiect conectate nu sunt o caracteristică de încredere în starea sa actuală.”

Orsolya Bozso - Manager de proiect PMP

Ce face acest instrument mai bun decât celelalte?

„Acesta este încă instrumentul meu preferat pentru crearea diagramelor Gantt și cronologie a proiectelor. Este ușor de utilizat, actualizat și excelent pentru nivelarea resurselor.”

Ceva ce ai schimba dacă ai putea?

„Versiunea pentru Mac OS nu este disponibilă. De asemenea, este dificil să exportați și să partajați cu cineva care nu are o licență MS Project. Ar fi grozav dacă diagramele ar putea fi exportate fără probleme în imagini care ar putea fi apoi folosite în prezentări.”

Concluzie

Cele mai populare 6 instrumente PM abordate în acest articol pot fi grupate în trei categorii:

• Ușor: ușor de utilizat, dar oferă o personalizare limitată.
  • Trello: Este un instrument care este foarte ușor de configurat și de utilizat. Procesul Kanban pe care îl oferă este foarte intuitiv. Este un instrument perfect pentru cei care au nevoie de o placă Kanban.
• Greutate medie: instrumentele din această categorie echilibrează ușurința de utilizare cu personalizarea.
  • Basecamp: Este un instrument bun pentru urmărirea sarcinilor, dar nu un instrument atât de grozav pentru dezvoltarea Agile.
  • Asana: Este un instrument complet care se va potrivi cu majoritatea proiectelor tradiționale de complexitate medie.
  • Wrike: este un instrument care oferă o personalizare ridicată, dar are o selecție limitată de extensii terță parte.
• Greutate mare: instrumente extrem de configurabile, cu bariere mai mari la intrare în ceea ce privește utilizarea și întreținerea.
  • Jira: Este un instrument creat având în vedere dezvoltarea Agile și vă permite să vă reglați procesele. Este nevoie de timp pentru configurare și întreținere.
  • MS Project: Este cel mai dificil, dar și cel mai versatil instrument din listă. Este folosit mai ales pentru proiecte precum Waterfall, dar a adăugat recent funcții Agile pentru a ține pasul cu concurența.

Proiectele diferite necesită instrumente diferite. Uneori, ca manager de proiect, vei putea alege instrumentul pe care vrei să-l folosești. În aceste cazuri, este important să determinați complexitatea proiectului și să alegeți un instrument care să se potrivească cerințelor proiectului. De exemplu, s-ar putea să fii foarte obișnuit cu Jira, dar pentru proiecte scurte și simple, Trello ar putea fi o potrivire mai bună. Basecamp ar putea să nu fie potrivit pentru o echipă de dezvoltare Agile, dar ar fi un instrument grozav pentru o echipă de marketing care dorește să aducă o structură în rutinele lor zilnice.

În alte cazuri, ați putea intra într-o echipă care utilizează deja un anumit instrument. Pe de o parte, trebuie să fii atent la tradițiile și obiceiurile de lungă durată din cadrul echipei. În același timp, un manager de proiect ar trebui să analizeze cu atenție software-ul actual de management de proiect utilizat, să identifice defectele în cadrul procesului și să articuleze un plan pentru a le îmbunătăți.

Nu există o soluție de vârf atunci când vine vorba de alegerea celui mai bun instrument de management de proiect și fiecare instrument are propriul său set de avantaje în anumite situații. Alegeți un instrument care funcționează cel mai bine pentru dvs., dar fiți conștient de ce alte opțiuni sunt disponibile pe piață.