การเปรียบเทียบเครื่องมือการจัดการโครงการ: Jira กับ Trello กับ MS Project กับ Basecamp กับ Asana กับ Wrike

การแข่งขันในตลาดซอฟต์แวร์การจัดการโครงการอยู่ในระดับสูง เว็บไซต์เปรียบเทียบซอฟต์แวร์แสดงรายการเครื่องมือการจัดการโครงการต่างๆ ประมาณ 600 รายการ และการเปรียบเทียบทางเลือกต่างๆ อาจใช้เวลานานมาก ในทำนองเดียวกันก็ยากที่จะตัดสินใจโดยอิงจากชุดคุณลักษณะที่ผู้ขายจัดหาให้เท่านั้น

เราครอบคลุมเครื่องมือการจัดการโครงการที่ได้รับความนิยมสูงสุด 6 รายการ ซึ่งแบ่งออกเป็นสามประเภท:

• น้ำหนักเบา (Trello): ออกแบบมาสำหรับโครงการระยะสั้น ชั่วคราว หรือทีมที่มีกระบวนการที่ไม่ซับซ้อน
• Midweight (Basecamp, Asana, Wrike): เครื่องมือที่ซับซ้อนมากขึ้น ใช้เมื่อคุณต้องการสร้างสมดุลระหว่างกระบวนการที่ซับซ้อนและใช้งานง่าย
• Heavyweight (Jira, MS Project): เครื่องมือที่ใช้เมื่อคุณมีกระบวนการที่ซับซ้อนจริงๆ และจำเป็นต้องปรับแต่งส่วนประกอบจำนวนมากเพื่อให้เข้ากับมัน

เครื่องมือที่กล่าวถึงในบทความนี้ได้รับการพัฒนาโดยผู้เล่นที่มีอยู่แล้วในสาขานี้ นี่เป็นสิ่งสำคัญที่ควรทราบเพราะในฐานะ PM คุณต้องการทำงานกับเครื่องมือที่มีโอกาสสูงที่จะอยู่ในระยะยาว

ด้านล่างนี้ เราจัดเตรียมตารางเปรียบเทียบคุณลักษณะหลักบางประการที่ต้องพิจารณาเมื่อเลือกเครื่องมือสำหรับการจัดการโครงการ สีเขียวระบุว่ามีการสร้างคุณลักษณะในเครื่องมือรุ่นมาตรฐานหรือไม่ สีเหลืองหมายความว่าฟีเจอร์นี้มีให้บริการผ่านผู้ให้บริการบุคคลที่สาม โดยส่วนใหญ่แล้วจะมีค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม สีแดงหมายความว่าไม่มีฟีเจอร์นี้เลยหรือวิธีแก้ไขปัญหาชั่วคราวที่แนะนำไม่เป็นที่น่าพอใจ

Trello

บริษัท: Atlassian

ราคา: รุ่นพื้นฐานฟรี $10/ผู้ใช้/เดือนสำหรับคุณสมบัติเพิ่มเติม

ใช้โดย : Adobe, Kickstarter, National Geographic, Fender

เป็นเจ้าภาพเอง: ไม่

ภาพรวม

Trello เป็นหนึ่งในเครื่องมือการจัดการโปรเจ็กต์น้ำหนักเบาที่ได้รับความนิยมมากที่สุด เป็นที่ชื่นชอบของสตาร์ทอัพ ทีมขนาดเล็ก โครงการชั่วคราว และในสถานการณ์อื่นๆ ที่ผู้จัดการโครงการต้องการโครงสร้างขั้นต่ำเพื่อจัดระเบียบสิ่งต่างๆ

นอกจากนี้ยังเป็นเครื่องมือที่ดีที่จะใช้เมื่อแนะนำทีมให้รู้จักกับเวิร์กโฟลว์ Agile Kanban อินเทอร์เฟซพื้นฐานมีบอร์ด คอลัมน์ และการ์ดเป็นหน่วยการทำงานหลัก อย่างไรก็ตาม คุณจะเจอข้อจำกัดของ Trello อย่างรวดเร็ว หากคุณต้องการกระบวนการของทีมที่ละเอียดยิ่งขึ้น หรือหากคุณต้องการให้ทั้งองค์กรทำงานกับเครื่องมือเดียวกัน Trello เสนอแผนพรีเมียมแบบชำระเงิน ซึ่งขยายฟังก์ชันการทำงาน แต่ที่ $10/ผู้ใช้/เดือน ยากต่อการแข่งขันกับเครื่องมืออื่นๆ ในรายการนี้

ข้อดี

• น้ำหนักเบามาก: สามารถติดตั้งได้ในเวลาเพียงไม่กี่นาที และโครงสร้างก็ดูแลรักษาง่าย
• อินเทอร์เฟซที่ ใช้งานง่าย: สมาชิกในทีมสามารถเข้าร่วมได้อย่างรวดเร็ว
• ราคา: เวอร์ชันฟรีนั้นดีเพียงพอสำหรับโปรเจ็กต์ทั่วไปและกระบวนการที่มีน้ำหนักเบา

ข้อเสีย

• น้ำหนักเบามาก: อีกด้านของการมีน้ำหนักเบาก็คือ เป็นการยากที่จะมีตัวเลือกมากมายสำหรับการปรับแต่งสำหรับบริษัทที่มีขั้นตอนการทำงานที่ซับซ้อนมากขึ้น
• ข้อมูลหมดอายุอย่างรวดเร็ว: บันทึกกิจกรรมที่จำกัดและความสามารถในการค้นหาควบคู่ไปกับตัวเลือกการติดฉลากที่น้อยที่สุดทำให้ยากต่อการติดตามข้อมูลในระยะเวลานาน

ข้อมูลเชิงลึกจากผู้จัดการโครงการ Toptal:

Meko Kofahl - ผู้จัดการโครงการ Agile

อะไรทำให้เครื่องมือนี้ดีกว่าเครื่องมืออื่นๆ

“เป็นเครื่องมือบนเว็บที่มีน้ำหนักเบามากพร้อมการดูแลที่ง่ายมาก Zero-to-productive ในหนึ่งชั่วโมง ฉันสามารถให้ผู้บริหารใช้เครื่องมือนี้ได้ ตรงไปตรงมา”

สิ่งที่คุณจะเปลี่ยนถ้าทำได้?

“เราใช้สิ่งนี้สำหรับโครงการสไตล์คัมบังเท่านั้น ดูเหมือนจะไม่เหมาะสำหรับหลายทีมหรือโครงการ Agile ที่ซับซ้อนมาก ไม่มีอะไรต้องเปลี่ยนแปลงจริงๆ เพราะฉันคิดว่ามันทำในสิ่งที่ได้รับการออกแบบมาอย่างแท้จริง”

Eamon Sousa - ผู้จัดการโครงการ Agile

อะไรทำให้เครื่องมือนี้ดีกว่าเครื่องมืออื่นๆ

“มันมีน้ำหนักเบาและใช้งานง่าย ทำงานได้ดีมากสำหรับ Kanban เช่น โครงการหรือการควบคุมงาน”

สิ่งที่คุณจะเปลี่ยนถ้าทำได้?

“เพิ่มแผนภูมิการเบิร์นดาวน์ตามชั่วโมงหรือคะแนนที่ใช้จริง”

เบสแคมป์

บริษัท: Basecamp

ราคา: $99/เดือน (ไม่จำกัดจำนวนผู้ใช้)

ใช้โดย : หน่วยงานออกแบบดิจิทัล/เว็บจำนวนมาก, Groupon, LiveChat

เป็นเจ้าภาพเอง: ไม่

ภาพรวม

เฟรมเวิร์กเว็บแอปพลิเคชันยอดนิยมอย่าง Ruby on Rails ถูกสร้างขึ้นเพื่อสร้าง Basecamp เครื่องมือการจัดการโครงการมีการเติบโตอย่างต่อเนื่องในช่วง 15 ปีที่ผ่านมาและดูเหมือนว่าจะได้รับความสนใจมากที่สุดจากหน่วยงานด้านดิจิทัลและการออกแบบเว็บ ประสบความสำเร็จด้วยการผสมผสานอินเทอร์เฟซที่มีน้ำหนักเบาเข้ากับเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่มีประสิทธิภาพ เช่น การแชทในตัว การแชร์ไฟล์ และความสามารถในการทำงานร่วมกับลูกค้าภายใน Basecamp แนวคิดที่ยอดเยี่ยมอีกประการหนึ่งคือเครื่องมือนี้เป็น "ตัวเลือกเสริม" สมาชิกในทีมไม่จำเป็นต้องสร้างบัญชีเพื่อใช้งาน และสามารถทำงานร่วมกันได้เป็นครั้งคราวเท่านั้น

อย่างไรก็ตาม Basecamp ยังขาดบอร์ด การประมาณค่า และคุณลักษณะอื่นๆ ที่จำเป็นสำหรับการพัฒนาที่คล่องตัว แม้ว่าจะมีแอปพลิเคชันของบริษัทอื่นที่สามารถช่วยให้คุณทำการตั้งค่าที่คล่องตัวได้ แต่เครื่องมืออื่นๆ ในรายการนี้มีคุณลักษณะเหล่านี้พร้อมอยู่แล้ว

ข้อดี

• การ กำหนดราคา : ราคาคงที่ต่อเดือนหมายความว่าค่าใช้จ่ายจะไม่เพิ่มขึ้นเมื่อมีการเพิ่มพนักงานใหม่
• น้ำหนักเบา: Basecamp ใช้งานง่ายแต่มีคุณสมบัติที่ทรงพลัง

ข้อเสีย

• กระดาน Scrum/kanban: บอร์ดใช้งานได้ผ่านเครื่องมือของบุคคลที่สามเท่านั้น ซึ่งทำให้ Basecamp แข่งขันกับเครื่องมือขนาดกลางอื่นๆ น้อยลง
• Sprints: รองรับการติดตาม Sprint ผ่านเครื่องมือของบุคคลที่สามเท่านั้น
• แชท: ถึงแม้ว่าจะใช้แทน Slack แต่ UX ด้านการสื่อสารก็ไม่เทียบเท่ากับเครื่องมือแชทแบบเรียลไทม์โดยเฉพาะ

ข้อมูลเชิงลึกจากผู้จัดการโครงการ Toptal:

Orsolya Bozso - ผู้จัดการโครงการ PMP

อะไรทำให้เครื่องมือนี้ดีกว่าเครื่องมืออื่นๆ

“เหมาะที่จะสร้างรายการงาน ซึ่งคุณสามารถติดตามผลกับผู้รับมอบหมายที่เกี่ยวข้องได้ คุณยังสามารถจัดเก็บและแชร์ไฟล์ด้วยการควบคุมเวอร์ชันและส่งต่ออีเมลที่สำคัญไปยังแพลตฟอร์ม”

สิ่งที่คุณจะเปลี่ยนถ้าทำได้?

“มันจะเป็นการดีที่จะมีกลุ่มผู้ใช้มากขึ้นต่อโครงการ ไม่ใช่แค่ลูกค้าและทีมเท่านั้น แต่ยังจำกัดการมองเห็นโฟลเดอร์หรือไฟล์ภายในทีมด้วย Basecamp ขาดฟังก์ชันการรายงานและแผนภูมิแกนต์ ยิ่งกว่านั้น ในการดูไฟล์ คุณต้องดาวน์โหลดมัน ไม่มีตัวเลือกในการแสดงผล และคุณไม่สามารถทำงานร่วมกันหรือแสดงความคิดเห็นในไฟล์ระหว่างการตรวจสอบได้”

Sean Hull - ผู้จัดการโครงการ

อะไรทำให้เครื่องมือนี้ดีกว่าเครื่องมืออื่นๆ

“อุปสรรคน้อยในการเข้าสู่ผู้ใช้ใหม่ การสื่อสารแบบฝังตัว และการจัดการและแบ่งปันความรู้”

สิ่งที่คุณจะเปลี่ยนถ้าทำได้?

“การติดตามงานสามารถปรับปรุงได้อย่างแน่นอน”

อาสนะ

บริษัท : อาสนะ

ราคา: $10/ผู้ใช้/เดือน

ใช้โดย : Yelp, Air France, โรงแรมมีเลีย, มูลนิธิ Bill & Melinda Gates

เป็นเจ้าภาพเอง: ไม่

ภาพรวม

เริ่มแรกได้รับการพัฒนาเป็นเครื่องมือภายในของ Facebook และเริ่มใช้งานอย่างรวดเร็วและกลายเป็นเครื่องมือที่แยกจากกันด้วยตัวของมันเอง ในช่วงแรก Asana มุ่งเน้นไปที่ทีมขนาดเล็ก และเพิ่งเริ่มรวมคุณลักษณะต่างๆ เช่น “พอร์ตโฟลิโอ” และ “ปริมาณงาน” ที่มุ่งเป้าไปที่ธุรกิจที่ใหญ่กว่า

ตัวสร้างความแตกต่างที่น่าสนใจคือความสามารถของเจ้าของงานในการดูว่างานของพวกเขาส่งผลต่อเป้าหมายทางธุรกิจโดยรวมอย่างไร นอกจากนี้ ผู้ร่วมก่อตั้งยังระบุในการสัมภาษณ์เมื่อเร็วๆ นี้ว่า AI และแมชชีนเลิร์นนิงจะใช้ในฟีเจอร์ในอนาคตสำหรับคำแนะนำอัจฉริยะเกี่ยวกับกำหนดเวลา ปริมาณงาน และการวางแผน

ข้อดี

• การค้นหาที่รัดกุม: ตัวเลือกขั้นสูงทำให้ง่ายต่อการค้นหางานและไฟล์จากหลายโครงการ
• มุมมองไทม์ไลน์: Asana นำเสนอมุมมองประเภทแผนภูมิแกนต์ที่ใช้งานง่ายมาก พร้อมการจัดกำหนดการใหม่อย่างง่ายดายและการจัดการการพึ่งพางาน

ข้อเสีย

• ไม่มีการมอบหมายหลายรายการ: สามารถมอบหมายงานให้กับบุคคลเดียวเท่านั้น
• Scrum and sprints: เวิร์กโฟลว์ Scrum พร้อมการติดตาม sprint ได้รับการสนับสนุนผ่านเครื่องมือของบุคคลที่สามเท่านั้น

ข้อมูลเชิงลึกจากผู้จัดการโครงการ Toptal:

Oana Ciherean - ผู้จัดการโครงการซอฟต์แวร์

อะไรทำให้เครื่องมือนี้ดีกว่าเครื่องมืออื่นๆ

“อาสนะจะเป็นเครื่องมือที่ฉันชอบสำหรับทีมพัฒนาที่ไม่ใช่ซอฟต์แวร์ เช่น การตลาดหรือการผลิตงานศิลปะ 3 มิติ ใช้งานได้ดีมาก ฉันใช้มันเมื่อทำงานกับทีมนักการตลาดและครูในโรงเรียน มีอินเทอร์เฟซที่มีน้ำหนักเบาและไม่เกะกะ”

สิ่งที่คุณจะเปลี่ยนถ้าทำได้?

“ฉันจะปรับปรุงการรายงานเพราะแผนภูมิที่เสนอในปัจจุบันค่อนข้างธรรมดา “

Sean Hull - ผู้จัดการโครงการ

อะไรทำให้เครื่องมือนี้ดีกว่าเครื่องมืออื่นๆ

“ฉันจะอธิบายสิ่งนี้ว่าเป็นโซลูชันการจัดการงานที่เหมือน Slack เนื่องจากการสื่อสารแบบเธรดที่ติดอยู่กับการ์ด Kanban ที่เหมือน Tello”

สิ่งที่คุณจะเปลี่ยนถ้าทำได้?

“ความหายนะที่ใหญ่ที่สุดที่นี่คือการขาดการจัดโครงการและการแสดงภาพงาน”

Wrike

บริษัท: Wrike

ราคา: $9.80/ผู้ใช้/เดือน สำหรับแผนพื้นฐาน $24.80 สำหรับแผนพรีเมียม

ใช้โดย : Hootsuite, Popchips, L'Oreal, Fitbit

เป็นเจ้าภาพเอง: ไม่

ภาพรวม

เนื่องจากความสามารถในการปรับแต่งได้สูง Wrike จึงเกือบจะอยู่ในประเภทเฮฟวี่เวทโดยแข่งขันกับ Jira ยังไม่มีในส่วนนั้น แต่ท้าทาย Jira ในแง่ของ UI และ UX สิ่งที่ค่อนข้างแปลกเกี่ยวกับ Wrike คือการยืนกรานที่จะให้มีระดับราคาโดยพิจารณาจากการเพิ่มของผู้ใช้ที่ 5 ซึ่งประกอบกับความจริงที่ว่า คุณสามารถใช้แผนพื้นฐานกับผู้ใช้สูงสุด 15 คนเท่านั้น หมายความว่าหากจำนวนพนักงานของคุณเพิ่มขึ้นถึง 16 บิลของคุณเริ่มจาก $147/เดือน (15 9.8) ถึง $496/เดือน (20 24.8) บริษัทขนาดเล็กควรตระหนักถึงข้อเท็จจริงนี้และอย่าจมปลักกับการขึ้นราคา

ข้อดี

• การมอบหมายหลายโครงการ: สามารถมอบหมายงานให้กับหลายโครงการได้
• การ แจ้งเตือนที่ตรึงไว้: Wrike นำเสนอวิธีที่ไม่เหมือนใครในการแสดงข้อมูลที่เกี่ยวข้องด้วยการแจ้งเตือนที่ตรึงไว้
• การติดตามเวลา: Wrike เป็นเครื่องมือเดียวในบทความนี้ที่นำเสนอโซลูชันการติดตามเวลาในตัวที่ใช้งานได้

ข้อเสีย

• การ กำหนดราคาที่ยุ่งยาก: แผนพื้นฐานมีราคาเพิ่มขึ้นทีละ 5 ผู้ใช้ (5, 10, 15 เป็นต้น)
• ส่วนขยาย: การเลือกการรวมระบบของบุคคลที่สามมีข้อจำกัดเมื่อเทียบกับคู่แข่ง
• Sprints: เวิร์กโฟลว์ Scrum กับ sprints ไม่พร้อมใช้งานภายในเครื่องมือ

ข้อมูลเชิงลึกจากผู้จัดการโครงการ Toptal:

Sean Hull - ผู้จัดการโครงการ

อะไรทำให้เครื่องมือนี้ดีกว่าเครื่องมืออื่นๆ

“เมื่อนำมาใช้อย่างสมบูรณ์แล้ว จะมีการผสมผสานที่ลงตัวระหว่างการจัดการงาน การสร้างภาพ การทำงานร่วมกันและการสื่อสาร”

สิ่งที่คุณจะเปลี่ยนถ้าทำได้?

“ความสะดวกในการขึ้นเครื่อง ฉันจะใส่สิ่งนี้ระหว่าง Basecamp และ Asana เมื่อพูดถึงการเข้าใช้งานผู้ใช้ทั่วไป”

Meko Kofahl - ผู้จัดการโครงการ Agile

อะไรทำให้เครื่องมือนี้ดีกว่าเครื่องมืออื่นๆ

“เราใช้ Wrike สำหรับการจัดการโครงการมาตรฐาน ไม่จำเป็นต้อง Agile ผู้จัดการสามารถตั้งค่าและใช้เครื่องมือได้ทันที ไม่จำเป็นต้องมีทักษะพิเศษหรือการบริหารใดๆ”

สิ่งที่คุณจะเปลี่ยนถ้าทำได้?

“ถึงแม้จำนวนผู้ใช้ขั้นต่ำจะมีราคาแพงและไม่มีตัวเลือกโฮสต์ "ซื้อครั้งเดียว" การสมัครสมาชิกสะดวกแต่กลายเป็นค่าใช้จ่ายถาวรที่สามารถขายได้ยากสำหรับบางองค์กร”

จิรา

บริษัท: Atlassian

ราคา: ค่าธรรมเนียมคงที่ $10 สำหรับผู้ใช้สูงสุด 10 คน $7/ผู้ใช้/เดือน สำหรับผู้ใช้ 11+ คน

ใช้โดย : Square, eBay, Spotify, Cisco, Airbnb

โฮสต์เอง: ไม่บังคับ

ภาพรวม

Jira เป็นหนึ่งในเครื่องมือการจัดการโครงการที่ได้รับความนิยมมากที่สุดและเป็นตัวเลือกที่ปลอดภัยสำหรับองค์กร บริษัทขนาดใหญ่สามารถใช้งานได้อย่างเต็มที่ ซึ่งจำเป็นต้องประสานงานระหว่างโครงการที่ซับซ้อนหลายโครงการ และจำเป็นต้องปรับแต่งเวิร์กโฟลว์ของงาน สำหรับการทำงานร่วมกันทั่วทั้งบริษัท Atlassian ยังเสนอ Confluence ซึ่งเป็นเครื่องมือการจัดการข้อมูล ซึ่งทำงานร่วมกับ Jira ได้เป็นอย่างดี สำหรับทีมขนาดเล็กหรือโครงการชั่วคราว มีเครื่องมือที่เบากว่าและราคาถูกกว่า

ข้อดี

• ปรับแต่งได้สูง: เครื่องมือเวิร์กโฟลว์ช่วยให้คุณปรับแต่ง Jira ให้เข้ากับวิธีการดำเนินงานของบริษัท
• การผสานรวมหลายรายการ: ตลาดกลางเปิดมีการผสานรวมกับเครื่องมือยอดนิยมอื่นๆ เช่น Github, Salesforce, Outlook เป็นต้น
• Scrum and sprints: เวิร์กโฟลว์ Scrum พร้อมการติดตาม sprint ได้รับการสนับสนุนตั้งแต่เริ่มต้น

ข้อเสีย

• เวลาตั้งค่านาน: การปรับแต่งจำนวนมากที่มีให้หมายความว่าผู้ใช้ใช้เวลานานขึ้นในการตั้งค่าทุกอย่างและฝึกผู้อื่นเกี่ยวกับวิธีการใช้เครื่องมือ
• อินเทอร์เฟซที่ซับซ้อน: การจัดการบทบาท กระดาน ปัญหาอาจดูยุ่งยากและเครื่องมือไม่ใช้งานง่ายอย่างที่ควรจะเป็น

ข้อมูลเชิงลึกจากผู้จัดการโครงการ Toptal:

Paulo Limp - ผู้จัดการโครงการ

อะไรทำให้เครื่องมือนี้ดีกว่าเครื่องมืออื่นๆ

“การปฏิบัติตามหลักการ Agile นั้น Jira นั้นง่ายต่อการเรียนรู้ สอน และใช้งาน นอกจากนี้ยังได้รับการออกแบบมาตั้งแต่ต้นเพื่อใช้เป็นเครื่องมือในการทำงานร่วมกัน ซึ่งเป็นสิ่งที่ควรรับข้อมูลจากทั้งทีม สุดท้ายนี้ รวมเข้ากับโซลูชันอื่นๆ ที่มีอยู่ในตลาดได้เป็นอย่างดี ซึ่งช่วยให้ปรับแต่งได้อย่างยอดเยี่ยม”

สิ่งที่คุณจะเปลี่ยนถ้าทำได้?

“ฉันยังไม่ทราบเครื่องมือของ Jira ที่อนุญาตให้มีการจัดการต้นทุนหรือการบริหารความเสี่ยง ความเข้าใจของฉันคือมันไม่ได้ถูกออกแบบมาให้เป็นเครื่องมือการจัดการโครงการตั้งแต่แรก ดังนั้นถึงแม้ว่ามันจะทำงานได้ดีกับ Scrum แต่ก็อาจยังขาดคุณสมบัติบางอย่างสำหรับประสบการณ์การจัดการโครงการที่สมบูรณ์”

Oana Ciherean - ผู้จัดการโครงการซอฟต์แวร์

อะไรทำให้เครื่องมือนี้ดีกว่าเครื่องมืออื่นๆ

“ฉันจะใช้เครื่องมือนี้กับทีมเทคนิคระดับสูงที่ต้องการใช้ทั้งเวิร์กโฟลว์ที่เรียบง่ายและซับซ้อน รวมถึงขั้นตอนการอนุมัติอย่างน้อยสองสามขั้นตอน ฉันชอบความจริงที่ว่ามันสามารถกำหนดค่าได้สูงและคุณสามารถเพิ่มขั้นตอนเวิร์กโฟลว์ของคุณเอง ฟิลด์ที่กำหนดเอง มุมมองปัญหา และคุณสามารถเข้าไปดูรายละเอียดตามการตั้งค่าฟิลด์ที่จำเป็นเมื่อเปลี่ยนปัญหาจากสถานะหนึ่งไปอีกสถานะหนึ่ง”

สิ่งที่คุณจะเปลี่ยนถ้าทำได้?

“แม้ว่าความยืดหยุ่นในการกำหนดค่าจะเป็นหนึ่งในจุดแข็งของ Jira แต่ฉันคิดว่าทีม Atlassian ได้ทำการปรับปรุงคุณสมบัติบางอย่างมากเกินไป”

MS Project

บริษัท: Microsoft

ราคา: $30/ผู้ใช้/เดือน

ใช้โดย: สองในสามของบริษัทตามการวิจัยล่าสุด

โฮสต์เอง: ใช่

ภาพรวม

MS Project มีมา 30 ปีแล้วและยังคงเป็นผู้เล่นหลักในตลาด จากการสำรวจของ Capterra และ GetApp พบว่าประมาณ 67% ของผู้ตอบแบบสอบถามใช้ Microsoft Project เป็นเครื่องมือหลักในการจัดการโครงการ เครื่องมือนี้มีรูปลักษณ์และความรู้สึกคล้ายกับ Excel โดยมีมุมมองตามแท็บและแผนภูมิที่เหมือนสเปรดชีต MS Project เป็นเครื่องมือที่หนักและยาก และไม่มีคำแนะนำมากเกินไปสำหรับผู้มาใหม่ในรูปแบบของบทเรียนออนไลน์ ส่วนใหญ่จะใช้โดยผู้จัดการโครงการแบบดั้งเดิม เพื่อจัดการโครงการต่างๆ ที่ไม่ใช่ด้านไอที MS Project เพิ่งเปิดตัวการรองรับวิธีการทำงานแบบ Agile นอกจากนี้ยังไม่เป็นมิตรกับผู้ใช้มากนักและอาจใช้เวลานานกว่าที่ผู้ใช้ใหม่จะคุ้นเคย

ข้อดี

• ทรงพลังมาก: โปรเจ็กต์ MS มีคุณสมบัติระดับองค์กรและตัวเลือกการปรับแต่งมากมาย
• ผสานรวมกับ Office 365: เป็นจุดขายขนาดใหญ่สำหรับบริษัทที่ใช้ MS Office และ Outlook เป็นหลัก

ข้อเสีย

• ไม่เป็นมิตรกับ Agile เกินไป: แม้ว่าคุณลักษณะใหม่บางอย่างจะอนุญาตให้ผู้ใช้ MS Project สามารถรวมเวิร์กโฟลว์ Agile ของตนได้ แต่ยังคงได้รับการออกแบบมาเพื่อรองรับการจัดการสไตล์ Waterfall เป็นหลัก
• ซอฟต์แวร์รุ่นเก่า: มีมานานแล้วและบางส่วนรู้สึกว่าล้าสมัยและไม่เสถียรเมื่อเทียบกับเครื่องมือสมัยใหม่อื่นๆ
• เส้นโค้งการเรียนรู้ที่สูงชัน: ใช้เวลานานในการตั้งค่าและเรียนรู้วิธีใช้งาน
• ราคา: ที่จุดราคา $30/ผู้ใช้/เดือน MS Project มุ่งเป้าไปที่ลูกค้าองค์กรเป็นส่วนใหญ่

ข้อมูลเชิงลึกจาก Toptal Project Managers

Meko Kofahl - ผู้จัดการโครงการ Agile

อะไรทำให้เครื่องมือนี้ดีกว่าเครื่องมืออื่นๆ

“มีการยอมรับอย่างกว้างขวางมาก แผนภูมิแกนต์เป็นที่คุ้นเคยสำหรับทุกคน ณ จุดนี้ ไม่มีใครถูกไล่ออกเพราะซื้อ Microsoft”

สิ่งที่คุณจะเปลี่ยนถ้าทำได้?

“การรับรู้ว่า MS Project นั้นดีสำหรับทุกโครงการ มันแย่มากสำหรับการจัดการโครงการซอฟต์แวร์ และแย่กว่านั้นสำหรับทุกสิ่งที่ Agile เครื่องมือนี้เริ่มต้นจากการเป็นระบบการจัดการสำหรับโครงการก่อสร้าง และมีรายละเอียดที่ไม่เหมาะสมกับซอฟต์แวร์ ไม่สามารถจัดการทรัพยากรได้ดีหากไม่มี Project Server และคุณไม่สามารถเรียกใช้ PMO ด้วย MS Project ได้ แผนโครงการที่เชื่อมโยงไม่ใช่คุณสมบัติที่เชื่อถือได้ในสถานะปัจจุบัน”

Orsolya Bozso - ผู้จัดการโครงการ PMP

อะไรทำให้เครื่องมือนี้ดีกว่าเครื่องมืออื่นๆ

“นี่ยังคงเป็นเครื่องมือที่ฉันโปรดปรานในการสร้างแผนภูมิแกนต์และไทม์ไลน์ของโครงการ ใช้งานง่าย อัปเดต และยอดเยี่ยมสำหรับการปรับระดับทรัพยากร”

สิ่งที่คุณจะเปลี่ยนถ้าทำได้?

“เวอร์ชัน Mac OS ไม่พร้อมใช้งาน การส่งออกและแชร์กับคนที่ไม่มีใบอนุญาต MS Project เป็นเรื่องยากเช่นกัน คงจะดีไม่น้อยหากสามารถส่งออกแผนภูมิไปยังรูปภาพอย่างราบรื่นเพื่อนำไปใช้ในการนำเสนอได้”

บทสรุป

เครื่องมือ PM ยอดนิยม 6 รายการที่ครอบคลุมในบทความนี้สามารถจัดกลุ่มได้เป็นสามประเภท:

• น้ำหนักเบา: ใช้งานง่าย แต่มีข้อจำกัดในการปรับแต่ง
  • Trello: เป็นเครื่องมือที่ตั้งค่าและเริ่มใช้งานได้ง่ายมาก กระบวนการ Kanban ที่มีให้นั้นใช้งานง่ายมาก เป็นเครื่องมือที่สมบูรณ์แบบสำหรับผู้ที่ต้องการบอร์ด Kanban
• Midweight: เครื่องมือในหมวดหมู่นี้ทำให้เครื่องชั่งใช้งานง่ายและปรับแต่งได้
  • Basecamp: เป็นเครื่องมือที่ดีสำหรับการติดตามงาน แต่ไม่ใช่เครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการพัฒนา Agile
  • อาสนะ: เป็นเครื่องมือที่มีความรอบรู้ซึ่งเหมาะกับโครงการดั้งเดิมส่วนใหญ่ที่มีความซับซ้อนปานกลาง
  • Wrike: เป็นเครื่องมือที่ให้ความสามารถในการปรับแต่งได้สูง แต่มีส่วนขยายของบุคคลที่สามให้เลือกอย่างจำกัด
• รุ่นเฮฟวี่เวท: เครื่องมือที่กำหนดค่าได้สูงพร้อมอุปสรรคในการใช้งานและการบำรุงรักษาที่สูงขึ้น
  • จิรา: เป็นเครื่องมือที่สร้างขึ้นโดยคำนึงถึงการพัฒนาแบบ Agile และช่วยให้คุณสามารถปรับแต่งกระบวนการของคุณได้ ต้องใช้เวลาในการติดตั้งและบำรุงรักษา
  • โครงการ MS: เป็นเครื่องมือที่ยากที่สุด แต่ยังเป็นเครื่องมือที่หลากหลายที่สุดในรายการ ส่วนใหญ่จะใช้สำหรับโปรเจ็กต์ Waterfall แต่เพิ่งได้เพิ่มฟีเจอร์ Agile เพื่อให้ทันกับการแข่งขัน

โครงการต่างๆ ต้องการเครื่องมือที่แตกต่างกัน บางครั้ง ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณจะสามารถเลือกเครื่องมือที่ต้องการใช้ได้ ในกรณีเหล่านี้ สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดความซับซ้อนของโครงการและเลือกเครื่องมือที่ตรงกับความต้องการของโครงการ ตัวอย่างเช่น คุณอาจคุ้นเคยกับ Jira มาก แต่สำหรับโครงการสั้นๆ และตรงไปตรงมา Trello อาจเหมาะสมกว่า Basecamp อาจไม่เหมาะกับทีมพัฒนา Agile แต่จะเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับทีมการตลาดที่ต้องการนำโครงสร้างบางอย่างมาสู่กิจวัตรประจำวันของพวกเขา

ในกรณีอื่นๆ คุณอาจเข้ามาในทีมที่ใช้เครื่องมือเฉพาะอยู่แล้ว ด้านหนึ่ง คุณต้องคำนึงถึงประเพณีและนิสัยที่มีมายาวนานในทีม ในเวลาเดียวกัน ผู้จัดการโครงการควรตรวจสอบซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ใช้อยู่ในปัจจุบันอย่างละเอียดถี่ถ้วน ระบุข้อบกพร่องภายในกระบวนการ และระบุแผนว่าจะปรับปรุงได้อย่างไร

ไม่มีวิธีแก้ปัญหาหัวข้อย่อยสีเงินเมื่อต้องเลือกเครื่องมือการจัดการโครงการที่ดีที่สุด และเครื่องมือทุกตัวก็มีข้อดีแตกต่างกันไปในสถานการณ์เฉพาะ เลือกเครื่องมือที่เหมาะกับคุณที่สุด แต่ควรระวังว่ามีตัวเลือกอื่นใดในตลาดบ้าง