Birden Fazla Kilit Paydaşla Ürün İş Listesinin Önceliklendirilmesi: Bir Vaka Çalışması

İş listesi önceliklendirme, çevik ürün geliştirmenin önemli bir bileşenidir. Bununla birlikte, birden fazla paydaş olduğunda bunaltıcı olabilir: Hepsi birbirinden bağımsız ve eşzamansız olarak istekte bulunurken, ürün yöneticisi bire bir toplantılarda uzun saatler geçirerek, hangi öğelerin bir sonraki aşamaya geçeceği konusunda onlarla müzakere eder. sürat koşusu. Sonuç genellikle boşa harcanan zaman ve kaynaklardır.

Bu bölünmeyi ortadan kaldırmak ve zamandan tasarruf etmek için en iyi çözüm, taleplerinin göreceli önceliği konusunda fikir birliğine varmalarını sağlayan bir önceliklendirme çalıştayıdır. Bu yoğun oturumda, tüm paydaşlar ileriye giden yolu çizen bir plan üzerinde anlaşmak için birlikte çalışabilirler.

Sorun

Ortak bir senaryo düşünelim. Bir şirketin ürün ekibi, şirketin amiral gemisi ürünüyle kendini sorunlu bir durumda buldu. Geliştirme ekibi ve mimarlar, ürünü bulut tabanlı bir platforma taşımak için zorlu bir hedef belirlemişti. Ancak, geliştiriciler ürün özelliği geliştirmeleri ve hata düzeltmeleriyle meşgul olduklarından ilerleme çok yavaştı. Ödenmesi gereken çok fazla teknik borç vardı ve bu da takımın iyileştirmeler yapma ve planlı sprintlerine devam etme yeteneğini boğuyordu. Aynı zamanda, tamamı hesap yöneticisi olan ve doğrudan son kullanıcılarla çalışan paydaşlar, temsil ettikleri müşterileri memnun etmek için özellik geliştirmeleri talep etmeye devam ettiler. Paydaşlar, geliştirme ekibinin öğeleri yalnızca kullanılabilir olduklarında biriktirme listesinden çektiğinin farkında olsalar da, paydaşlar hala terk edilmiş ve görmezden gelinmiş hissediyorlardı. Acil olmayan herhangi bir talep için teslim süresi yüksekti ve yangınla mücadele çok yaygındı. Bunun da ötesinde, paydaşların talepleri düzenli olarak çatışırdı.

Paydaşlar mutsuzdu ve isteklerinin çoğunlukla bir kara deliğe gittiğini hissettiler. Müşterileri, basit hata raporlarını ele almanın ne kadar uzun sürdüğü ve talep edilen geliştirmelerin teslim edilmesi konusunda hüsrana uğradı. Sonuç olarak, geliştirme ekibi birçok yöne çekildiğini hissetti ve paydaş ve kullanıcı ihtiyaçlarına ayak uydurmak için daha hızlı bir döngü ve teslim süresi sağlamak için teknik iyileştirmeler yapamadı. Geliştirme ekibinin enerjisini nereye odaklayacağı, teknoloji borcunu yeni taleplerle nasıl dengeleyeceği ve işe nasıl öncelik vereceği konusunda yönlendirmeye ihtiyacı vardı.

Ürün sahibi herkesi bir odaya koymaya ve ne olduğunu görmeye karar verdi.

Çalıştayın Paydaşlara Satılması

İlk adım, paydaşlardan katılım sağlamaktır. Bu durumda ürün sahibi, paydaşların yöneticisine başvurdu ve önerilen çalıştayın faydalarını açıkladı. Amacın, tüm paydaşların üzerinde anlaşabileceği bir sıraya göre birikmiş maddelere öncelik vermek olduğunu bildirdi. Bunlar satış noktalarıydı:

• Zaman kazanmak
• İşbirliğini artırmak
• Herkesin aynı bilgiyi duyması ve geliştirme ekibinin bir sonraki adımda ne sunacağına dair ortak bir anlayışla ayrılması için iletişimi hizalamak
• Paydaşlara konuşabilecekleri ve duyulabilecekleri bir forum sağlamak

Paydaşlara ihtiyaçlarını ifade edebilecekleri ve birbirleriyle uyum sağlayabilecekleri yapılandırılmış, kolaylaştırılmış bir forum sağlamak, onları güçlendirir ve harika bir ürün oluşturmak için neyin gerekli olduğunu daha iyi anlamalarını sağlar. Kendi çalışmamda, birkaç ürün biriktirme listesi önceliklendirme çalıştayına ev sahipliği yaptıktan sonra paydaşlarımın bana bir istek hakkında bildirimde bulunma, ayrıntı verme ve sorularımı yanıtlama olasılığının çok daha yüksek olduğunu gördüm.

Bir Atölye Nasıl Çalıştırılır

Atölyenin hedeflerine ulaşma yeteneği, odada kimlerin bulunduğundan büyük ölçüde etkilenir. İlgili tüm uzmanları davet ettiğinizden emin olun:

• Ürünün kilit paydaşları: hesap yöneticileri, hesap yöneticisi, müşteri hizmetleri yöneticisi vb.
• Ürün yöneticisi (veya ürün sahibi)
• Saldırı ustası
• Konu uzmanı

Neyin ne zaman tartışılacağını açıklayan ayrıntılı bir gündemi önceden gönderdiğinizden emin olun. Bu, paydaşlara önceden soru sorma veya öneride bulunma fırsatı sunacak ve toplantı sırasında herkesin odaklanmasını sağlayacaktır.

Oda Nasıl Hazırlanır

Katılımcılar gelmeden önce, katılımcıların doğrudan atölye alıştırmalarına dalabilmeleri için toplantı odasını hazırlayın. İlk olarak, ürün biriktirme öğelerini duvara sunmanız gerekecek - biriktirme listesi öğelerini yazdırın veya dizin kartlarına yazın.

Bu kartlar, ekibinizin yakın gelecekte uygulamayı planladığı özellikleri ve iyileştirmeleri temsil eder. Bunları toplantı odasının duvarına bantlayın ve bir uçta en yüksek öncelikten diğer uçta en düşük önceliğe kadar mevcut biriktirme listesi sırasına göre düzenleyin. Projektör veya TV ekranında daha ayrıntılı istek açıklamalarını ve ek ayrıntıları görüntülemeye hazır olun.

Katılımcıların Rolleri

Ürün yöneticisi, alıştırmalar için ana kolaylaştırıcıdır, zamanı izler ve ürün vizyonundan bağlam sağlayarak önceliklendirmeye rehberlik eder. Ürün yöneticileri, tartışmalara dahil olmaktan kaçınmalı ve paydaşların öncelik ayarını yönetmesine izin vermelidir. Paydaşlar bir karar üzerinde anlaştıktan sonra, ürün yöneticisi zaman içinde ortaya çıkan diğer öncelikleri karşılamak için birikmiş iş kalemlerini gerektiği gibi taşıyabilir. Ürün yöneticileri, birikmiş iş yığını üzerinde karar verme güçlerini elinde tutar, ancak bu alıştırma, gelecekteki öncelikli kararları almak için bilgi toplamalarına yardımcı olur.

Atölyeye bir saldırı ustası katılırsa, etkinliği kolaylaştırırken onlardan katılımcıların egzersiz hakkındaki geri bildirimlerini not etmelerini isteyin; bu, gelecekteki iyileştirmeler için yardımcı olacaktır. Konu uzmanları, paydaşlara bağlam ve ek bilgi sağlamak için çalıştaya katılır.

Önceliklendirme Nasıl Kolaylaştırılır

Önceliklendirme iki aşamada gerçekleştirilebilir.

İlk önceliklendirme aşamasında, katılımcıları hangi öğelerin kritik olmadığına karar vermeye teşvik edin. Düşük öncelikli öğeleri bir kenara koymak, grubun değerli zamanını daha yüksek öncelikli öğeler üzerinde harcamasını sağlayacaktır. Hala bir fikir birliği yoksa, ürün yöneticisi daha derinlemesine bir tartışma için öğeyi bir kenara koymayı önermelidir.

İkinci önceliklendirme aşamasında, insanların bir anlaşmaya varmalarına yardımcı olmak için harika bir yöntem, öncelikleri netleştiren bir grup görüşmesini kolaylaştırmak için basit ama güçlü bir araç olan Çaba Etki Matrisini kullanmaktır. En yüksek etki için en düşük çaba gerektiren öğeler listenin en üstüne çıkar ve daha fazla çaba gerektiren ancak daha düşük bir etkiye sahip olacak öğeler en alta iner. Bu tekniğin çeşitli varyasyonlarını ve nasıl geliştirileceğini bulabilirsiniz.

Paydaşlar fikir birliğine varmadan bir birikim kalemini ileri geri taşımaya devam ederse, ürün yöneticisinin önceliği konusunda son sözü söylemesi gerekir.

Toplantıyı kapatmadan önce, ürün yöneticisi katılımcılarla görüşmeli ve son düşüncelerini sormalıdır. Ayrıldıktan sonra, üzerinde anlaşılan istekleri ürün yönetimi ürün biriktirme listesi aracına kolayca aktarabilmeniz için numaralandırdığınızdan veya kodladığınızdan emin olun; en yüksek öncelik olarak biriyle başlayın.

Atölyeyi Sürekli İyileştirin

Ürün biriktirme atölyesi, Scrum döngünüzde düzenli bir toplantı olmalıdır ve bir Kanban ekibinin törenlerine sığabilir. Bu alıştırmayı bir Scrum döngüsünde sprint ortasında gerçekleştirebilirseniz, paydaşların önceliklerini sprint planlamasından önce alacaksınız. Bir Kanban ekibi için, çalıştay haftalık olarak veya Kanban listesini öncelik sırasına koymak için bir yol haritasını yeniden düzenlemek için en iyi kadansta yapılabilir.

Ekibim için, her üç haftada bir önceliklendirme çalıştayı yapmak, biriktirme listesinin önceliklerini yenilemek için yeterliydi. Çalıştayın başarısı için doğru ritmi bulmak çok önemlidir—katılımcıların ihtiyaçları ile gerçek talep arasındaki ince çizgiyi bulduğunuzdan emin olun. Mevcut frekansın ihtiyaçlarını karşılayıp karşılamadığını katılımcılarla düzenli olarak kontrol edin.

Ayrıca, katılımcıların çalıştay hakkında geri bildirimde bulunmaları için bir kanal oluşturun. Çalıştayda gelecekteki iyileştirmeler hakkında not almak için özel bir kişiye sahip olmak yararlıdır - bir saldırı ustası bu rolü mükemmel bir şekilde yerine getirebilir. Daha sorunsuz bir deneyim elde etmeye olan bağlılığınızı göstermek için atölyedeki iyileştirmeleri belgeleyin.

Birikmiş işlerin önceliklendirilmesi için düzenli olarak özel bir atölye çalışması, bir şirkete birkaç farklı düzeyde fayda sağlayabilir. Ürün yöneticileri zamanlarını ve kaynaklarını daha etkin ve verimli kullanabilirler. Şirket daha çevik olabilir ve daha iyi sonuçlara daha hızlı ulaşabilir. Paydaşlardan erken katılmalarını istemek, ürün girişimleri için desteklerini kazanmak ve değerli geri bildirimler almak için inanılmaz derecede güçlü bir araç olabilir. Yöneticiler ayrıca bu çalıştayı, çalışanların şirketin hedefleri, ekip süreçleri ve genel iletişim ile uyumunu ilerletmek için taktik ve stratejik düzeyde öncelikleri değerlendirmek için kullanabilir.