การจัดลำดับความสำคัญของงานในมือที่มีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักหลายราย: กรณีศึกษา

การจัดลำดับความสำคัญของงานในมือเป็นองค์ประกอบสำคัญของการพัฒนาผลิตภัณฑ์เปรียว อย่างไรก็ตาม อาจมีเรื่องล้นหลามเมื่อมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายราย: พวกเขาทั้งหมดทำการร้องขอโดยอิสระและไม่พร้อมกัน ในขณะที่ผู้จัดการผลิตภัณฑ์ใช้เวลานานหลายชั่วโมงในการประชุมแบบตัวต่อตัว เจรจากับพวกเขาเกี่ยวกับสิ่งที่จะทำให้เป็นต่อไป วิ่ง. ผลลัพธ์มักจะเสียเวลาและทรัพยากรไปเปล่าๆ

เพื่อเชื่อมโยงแผนกนี้และประหยัดเวลา ทางออกที่ดีที่สุดคือการประชุมเชิงปฏิบัติการการจัดลำดับความสำคัญที่ช่วยให้พวกเขาได้รับฉันทามติเกี่ยวกับลำดับความสำคัญที่สัมพันธ์กันของคำขอของพวกเขา ในเซสชั่นที่เข้มข้นนี้ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดสามารถทำงานร่วมกันเพื่อตกลงในแผนที่กำหนดเส้นทางไปข้างหน้า

ปัญหา

ลองพิจารณาสถานการณ์ทั่วไป ทีมผลิตภัณฑ์ของบริษัทพบว่าตัวเองอยู่ในสถานการณ์ที่มีปัญหากับผลิตภัณฑ์เรือธงของบริษัท ทีมพัฒนาและสถาปนิกได้กำหนดเป้าหมายที่ท้าทายในการย้ายผลิตภัณฑ์ไปยังแพลตฟอร์มบนคลาวด์ อย่างไรก็ตาม ความคืบหน้าช้ามากเนื่องจากนักพัฒนายุ่งอยู่กับการปรับปรุงคุณลักษณะของผลิตภัณฑ์และการแก้ไขข้อบกพร่อง มีหนี้ทางเทคนิคจำนวนมากที่ต้องชำระ ซึ่งขัดขวางความสามารถของทีมในการปรับปรุงและดำเนินการตามแผน sprints ของพวกเขา ในเวลาเดียวกัน ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียซึ่งเป็นผู้จัดการบัญชีทั้งหมดและทำงานโดยตรงกับผู้ใช้ปลายทาง ยังคงร้องขอการปรับปรุงคุณสมบัติอย่างต่อเนื่องเพื่อตอบสนองลูกค้าที่พวกเขาเป็นตัวแทน แม้ว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะทราบดีว่าทีมพัฒนาดึงรายการออกจากงานในมือเมื่อพร้อมใช้งานเท่านั้น แต่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียยังคงรู้สึกว่าถูกทอดทิ้งและถูกละเลย ระยะเวลาในการดำเนินการสูงสำหรับคำขอที่ไม่ใช่กรณีฉุกเฉิน และการดับเพลิงก็เป็นเรื่องธรรมดาเกินไป ยิ่งไปกว่านั้น คำขอของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมักขัดแย้งกัน

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรู้สึกไม่มีความสุขและรู้สึกว่าคำขอของพวกเขาส่วนใหญ่ตกอยู่ในหลุมดำ ลูกค้าของพวกเขารู้สึกผิดหวังกับระยะเวลาที่ใช้ในการแก้ไขรายงานจุดบกพร่องอย่างง่าย และสำหรับการปรับปรุงที่ร้องขอของพวกเขาเพื่อส่งมอบ เป็นผลให้ทีมพัฒนารู้สึกว่าถูกดึงไปในหลายทิศทางและไม่สามารถทำการปรับปรุงทางเทคนิคเพื่อให้วงจรเร็วขึ้นและใช้เวลาในการให้ทันกับความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและผู้ใช้ ทีมพัฒนาต้องการคำแนะนำเกี่ยวกับจุดที่จะมุ่งเน้นด้านพลังงาน วิธีสร้างสมดุลของหนี้เทคโนโลยีกับคำขอใหม่ และวิธีจัดลำดับความสำคัญของงาน

เจ้าของผลิตภัณฑ์ตัดสินใจให้ทุกคนอยู่ในห้องเดียวกันและดูว่าเกิดอะไรขึ้น

การขายเวิร์กชอปให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ขั้นตอนแรกคือการได้รับการซื้อจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ในกรณีนี้ เจ้าของผลิตภัณฑ์ได้ติดต่อผู้จัดการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและอธิบายประโยชน์ของการประชุมเชิงปฏิบัติการที่เสนอ เขาสื่อสารว่าเป้าหมายคือการจัดลำดับความสำคัญของงานในมือเพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดตกลงกันได้ นี่คือจุดขาย:

• ประหยัดเวลา
• ขับเคลื่อนความร่วมมือ
• การจัดแนวการสื่อสารเพื่อให้ทุกคนได้ยินข้อมูลเดียวกันและจากไปพร้อมกับความเข้าใจร่วมกันว่าทีมพัฒนาจะนำเสนออะไรต่อไป
• ให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีเวทีที่พวกเขาสามารถพูดและรับฟังได้

การจัดหาฟอรัมที่มีโครงสร้างและอำนวยความสะดวกแก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ซึ่งพวกเขาสามารถแสดงความต้องการของพวกเขาและสอดคล้องซึ่งกันและกัน เป็นการเสริมอำนาจให้พวกเขาและทำให้พวกเขาเข้าใจถึงสิ่งทั้งหมดในการสร้างผลิตภัณฑ์ที่ยอดเยี่ยมได้ดียิ่งขึ้น ในงานของฉันเอง ฉันพบว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของฉันมักจะแจ้งให้ฉันทราบถึงคำขอ ให้รายละเอียด และตอบคำถามของฉันหลังจากที่ฉันจัดเวิร์กช็อปการจัดลำดับความสำคัญของงานในมือหลายรายการ

วิธีการเรียกใช้เวิร์กช็อป

ความสามารถของเวิร์กช็อปในการบรรลุวัตถุประสงค์ได้รับอิทธิพลอย่างมากจากผู้ที่อยู่ในห้อง อย่าลืมเชิญผู้เชี่ยวชาญที่เกี่ยวข้องทั้งหมด:

• ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักของผลิตภัณฑ์: ผู้จัดการบัญชี ผู้อำนวยการบัญชี ผู้จัดการฝ่ายบริการลูกค้า ฯลฯ
• ผู้จัดการผลิตภัณฑ์ (หรือเจ้าของผลิตภัณฑ์)
• สครัมมาสเตอร์
• ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะเรื่อง

อย่าลืมส่งกำหนดการโดยละเอียดล่วงหน้าเพื่ออธิบายสิ่งที่จะหารือและเมื่อใด ซึ่งจะช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีโอกาสถามคำถามหรือเสนอแนะล่วงหน้าและทำให้ทุกคนมีสมาธิในการประชุม

วิธีเตรียมห้อง

ก่อนที่ผู้เข้าร่วมจะมาถึง ให้เตรียมห้องประชุมเพื่อให้ผู้เข้าร่วมสามารถดำดิ่งลงไปในแบบฝึกหัดเวิร์กชอปได้ ขั้นแรก คุณจะต้องนำเสนอรายการงานในมือของผลิตภัณฑ์บนผนัง—พิมพ์รายการงานในมือหรือจดไว้บนบัตรดัชนี

การ์ดเหล่านี้แสดงถึงคุณลักษณะและการปรับปรุงที่ทีมของคุณวางแผนจะนำไปใช้ในอนาคตอันใกล้ ติดเทปไว้ที่ผนังห้องประชุมและจัดเรียงตามลำดับงานในมือปัจจุบัน ตั้งแต่ลำดับความสำคัญสูงสุดที่ปลายด้านหนึ่งไปจนถึงระดับความสำคัญต่ำสุดที่อีกด้าน เตรียมพร้อมที่จะแสดงคำอธิบายคำขอโดยละเอียดและรายละเอียดเพิ่มเติมบนโปรเจคเตอร์หรือหน้าจอทีวี

บทบาทของผู้เข้าร่วม

ผู้จัดการผลิตภัณฑ์เป็นผู้อำนวยความสะดวกหลักสำหรับการฝึกหัด ตรวจสอบเวลา และจัดลำดับความสำคัญโดยให้บริบทจากวิสัยทัศน์ของผลิตภัณฑ์ ผู้จัดการผลิตภัณฑ์ควรหลีกเลี่ยงการมีส่วนร่วมในการอภิปรายและให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียขับเคลื่อนการกำหนดลำดับความสำคัญ หลังจากที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียตกลงในการตัดสินใจแล้ว ผู้จัดการผลิตภัณฑ์ยังสามารถย้ายรายการงานในมือตามความจำเป็นเพื่อรองรับลำดับความสำคัญอื่นๆ ที่เกิดขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป ผู้จัดการผลิตภัณฑ์ยังคงมีอำนาจในการตัดสินใจเหนืองานในมือ แต่แบบฝึกหัดนี้ช่วยให้พวกเขารวบรวมข้อมูลเพื่อตัดสินใจในลำดับความสำคัญในอนาคตได้

หาก Scrum Master เข้าร่วมเวิร์กชอป ขอให้พวกเขาจดบันทึกความคิดเห็นของผู้เข้าร่วมเกี่ยวกับการฝึกหัดขณะที่คุณกำลังอำนวยความสะดวกในกิจกรรม ซึ่งจะเป็นประโยชน์สำหรับการปรับปรุงในอนาคต ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านมีส่วนร่วมในการประชุมเชิงปฏิบัติการเพื่อให้บริบทและข้อมูลเพิ่มเติมสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

วิธีอำนวยความสะดวกในการจัดลำดับความสำคัญ

การจัดลำดับความสำคัญสามารถจัดการได้ในสองขั้นตอน

ในขั้นตอนการจัดลำดับความสำคัญครั้งแรก กระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมตัดสินใจว่ารายการใดไม่สำคัญ การวางสิ่งของที่มีลำดับความสำคัญต่ำไว้ข้างกันจะทำให้กลุ่มใช้เวลาอันมีค่าไปกับสิ่งของที่มีลำดับความสำคัญสูงกว่าได้ หากยังไม่มีฉันทามติ ผู้จัดการผลิตภัณฑ์ควรแนะนำให้วางรายการไว้เพื่อการอภิปรายในเชิงลึกยิ่งขึ้น

ในระหว่างขั้นตอนการจัดลำดับความสำคัญที่สอง วิธีที่ยอดเยี่ยมในการช่วยให้ผู้คนบรรลุข้อตกลงคือการใช้ Effort Impact Matrix ซึ่งเป็นเครื่องมือที่เรียบง่ายแต่ทรงพลังสำหรับการอำนวยความสะดวกในการสนทนากลุ่มที่ชี้แจงลำดับความสำคัญ รายการที่ต้องใช้ความพยายามน้อยที่สุดเพื่อให้เกิดผลกระทบสูงสุดจะขึ้นไปอยู่ด้านบนสุดของรายการ และรายการที่ต้องใช้ความพยายามมากขึ้นแต่จะมีผลกระทบที่ต่ำกว่าที่ด้านล่าง คุณสามารถค้นหาเทคนิคนี้ได้หลายรูปแบบและวิธีปรับปรุง

หากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียย้ายงานในมือไปมาโดยไม่มีฉันทามติ ผู้จัดการผลิตภัณฑ์ควรเป็นผู้พูดขั้นสุดท้ายเกี่ยวกับลำดับความสำคัญ

ก่อนปิดการประชุม ผู้จัดการผลิตภัณฑ์ควรตรวจสอบกับผู้เข้าร่วมและถามถึงความคิดเห็นขั้นสุดท้าย หลังจากที่พวกเขาออกไปแล้ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ระบุหมายเลขหรือรหัสคำขอที่ตกลงกันไว้ เพื่อให้คุณสามารถโอนคำขอเหล่านั้นไปยังเครื่องมือจัดการผลิตภัณฑ์ในมือที่ยังค้างอยู่ได้อย่างง่ายดาย โดยเริ่มจากสิ่งหนึ่งเป็นลำดับความสำคัญสูงสุด

ปรับปรุงเวิร์กช็อปอย่างต่อเนื่อง

เวิร์กชอปงานในมือควรเป็นการประชุมปกติในวัฏจักร Scrum ของคุณ และสามารถเข้ากับพิธีการของทีม Kanban ได้ หากคุณสามารถทำแบบฝึกหัดนี้ระหว่างการวิ่งในวงจร Scrum คุณจะได้รับการจัดลำดับความสำคัญของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียก่อนการวางแผนการวิ่ง สำหรับทีม Kanban เวิร์กช็อปสามารถดำเนินการได้ทุกสัปดาห์หรือในจังหวะใดก็ตามที่ดีที่สุดเพื่อปรับแผนงานใหม่เพื่อจัดลำดับความสำคัญของรายการ Kanban

สำหรับทีมของฉัน การจัดเวิร์กช็อปการจัดลำดับความสำคัญทุกๆ สามสัปดาห์ก็เพียงพอแล้วที่จะรีเฟรชลำดับความสำคัญของงานในมือ การค้นหาจังหวะที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญสำหรับความสำเร็จของเวิร์กชอป ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณพบเส้นแบ่งระหว่างความต้องการของผู้เข้าร่วมและความต้องการที่แท้จริง ตรวจสอบกับผู้เข้าร่วมอย่างสม่ำเสมอว่าความถี่ปัจจุบันตรงตามความต้องการหรือไม่

สร้างช่องทางให้ผู้เข้าร่วมแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับเวิร์กชอป การมีบุคคลที่ทุ่มเทเพื่อจดบันทึกเกี่ยวกับการปรับปรุงในอนาคตของเวิร์กชอปนั้นมีประโยชน์—ผู้เชี่ยวชาญการต่อสู้สามารถเติมเต็มบทบาทนี้ได้อย่างสมบูรณ์ บันทึกการปรับปรุงของเวิร์กชอปเพื่อแสดงการอุทิศตนในการบรรลุประสบการณ์ที่ราบรื่นยิ่งขึ้น

การใช้เวิร์กช็อปเฉพาะสำหรับการจัดลำดับความสำคัญของงานในมือเป็นประจำจะเป็นประโยชน์ต่อบริษัทในหลายระดับ ผู้จัดการผลิตภัณฑ์สามารถใช้เวลาและทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น บริษัทสามารถคล่องตัวมากขึ้นและบรรลุผลลัพธ์ที่ดีขึ้นได้เร็วยิ่งขึ้น การขอให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีส่วนร่วมตั้งแต่เนิ่นๆ สามารถเป็นเครื่องมือที่ทรงพลังอย่างเหลือเชื่อในการได้รับการสนับสนุนสำหรับการริเริ่มผลิตภัณฑ์และรับข้อเสนอแนะอันมีค่า ผู้บริหารสามารถใช้การประชุมเชิงปฏิบัติการนี้เพื่อประเมินลำดับความสำคัญในระดับยุทธวิธีและเชิงกลยุทธ์เพื่อให้พนักงานมีความสอดคล้องกันกับเป้าหมายของบริษัท กระบวนการของทีม และการสื่อสารโดยรวม