Priorytetyzacja rejestru produktów z wieloma kluczowymi interesariuszami: studium przypadku

Priorytetyzacja zaległości jest kluczowym elementem zwinnego rozwoju produktu. Jednak może to być przytłaczające, gdy jest wielu interesariuszy: wszyscy składają żądania niezależnie od siebie i asynchronicznie, podczas gdy menedżer produktu spędza długie godziny na spotkaniach jeden na jednego, negocjując z nimi, jakie elementy trafią do następnego sprint. Rezultatem jest często strata czasu i zasobów.

Aby zniwelować ten podział i zaoszczędzić czas, najlepszym rozwiązaniem są warsztaty ustalania priorytetów, które umożliwiają osiągnięcie konsensusu w sprawie względnego priorytetu ich żądań. Podczas tej intensywnej sesji wszyscy interesariusze mogą współpracować, aby uzgodnić plan, który wytycza drogę naprzód.

Problem

Rozważmy wspólny scenariusz. Zespół produktowy firmy znalazł się w problematycznej sytuacji ze sztandarowym produktem firmy. Zespół programistów i architekci postawili sobie ambitny cel, aby przenieść produkt na platformę opartą na chmurze. Jednak postęp był bardzo powolny, ponieważ programiści byli zajęci ulepszeniami funkcji produktu i poprawkami błędów. Trzeba było spłacić duże zadłużenie techniczne, które ograniczyło zdolność zespołu do wprowadzania ulepszeń i kontynuowania zaplanowanych sprintów. Jednocześnie interesariusze, którzy byli menedżerami kont i pracowali bezpośrednio z użytkownikami końcowymi, nadal domagali się ulepszeń funkcji, aby zadowolić klientów, których reprezentowali. Chociaż interesariusze byli świadomi, że zespół programistów wyciągał elementy z zaległości tylko wtedy, gdy stały się dostępne, interesariusze nadal czuli się porzuceni i ignorowani. Czas realizacji był długi w przypadku każdego wniosku, który nie był nagłym wypadkiem, a gaszenie pożarów było zbyt powszechne. Ponadto wnioski zainteresowanych stron regularnie były sprzeczne.

Interesariusze byli niezadowoleni i czuli, że ich prośby trafiają głównie do czarnej dziury. Ich klienci byli sfrustrowani tym, jak długo zajęło rozwiązanie prostych raportów o błędach i dostarczenie żądanych ulepszeń. W rezultacie zespół programistów czuł, że jest ciągnięty w wielu kierunkach i po prostu nie może wprowadzić ulepszeń technicznych, aby przyspieszyć cykl i czas realizacji, aby nadążyć za potrzebami interesariuszy i użytkowników. Zespół programistów potrzebował wskazówek dotyczących tego, na czym skupić swoją energię, jak zrównoważyć zadłużenie technologiczne z nowymi żądaniami i jak ustalić priorytety pracy.

Właściciel produktu postanowił umieścić wszystkich w jednym pokoju i zobaczyć, co się stanie.

Sprzedawanie warsztatu interesariuszom

Pierwszym krokiem jest zdobycie poparcia interesariuszy. W tym przypadku właściciel produktu zwrócił się do menedżera interesariuszy i wyjaśnił korzyści z proponowanego warsztatu. Poinformował, że celem było ustalenie priorytetów pozycji zaległości w takiej kolejności, na którą wszyscy interesariusze mogliby się zgodzić. Oto punkty sprzedaży:

• Oszczędzanie czasu
• Prowadzenie współpracy
• Dostosowanie komunikacji tak, aby wszyscy słyszeli te same informacje i wychodzili ze wspólnym zrozumieniem tego, co zespół programistów dostarczy dalej
• Zapewnienie interesariuszom forum, na którym mogą mówić i być wysłuchani

Zapewnienie interesariuszom ustrukturyzowanego, ułatwionego forum, na którym mogą wyrażać swoje potrzeby i dopasowywać się do siebie, wzmacnia ich i daje im lepsze zrozumienie całości tego, co składa się na zbudowanie świetnego produktu. W mojej własnej pracy zauważyłem, że po zorganizowaniu kilku warsztatów dotyczących priorytetyzacji zaległości produktowych moi interesariusze byli znacznie bardziej skłonni do powiadamiania mnie o prośbie, podawania szczegółów i odpowiadania na moje pytania.

Jak prowadzić warsztat

Na zdolność warsztatu do osiągnięcia założonych celów duży wpływ ma to, kto jest w pomieszczeniu. Nie zapomnij zaprosić wszystkich odpowiednich ekspertów:

• Kluczowi interesariusze produktu: opiekunowie klienta, opiekun klienta, kierownik obsługi klienta itp.
• Menedżer produktu (lub właściciel produktu)
• Mistrz Scrum
• Eksperci w danym temacie

Pamiętaj, aby wcześniej rozesłać szczegółowy program, wyjaśniający, co i kiedy będzie omawiane. Zapewni to zainteresowanym stronom możliwość zadawania pytań lub zgłaszania sugestii z wyprzedzeniem i skupi wszystkich podczas spotkania.

Jak przygotować pokój

Przed przybyciem uczestników przygotuj salę konferencyjną, aby uczestnicy mogli od razu zagłębić się w ćwiczenia warsztatowe. Najpierw musisz zaprezentować na ścianie pozycje zaległości produktu — wydrukować pozycje zaległości lub zapisać je na kartach indeksowych.

Te karty przedstawiają funkcje i ulepszenia, które Twój zespół planuje wdrożyć w najbliższej przyszłości. Przyklej je na ścianie sali konferencyjnej i ułóż w bieżącej kolejności w zaległościach — od najwyższego priorytetu na jednym końcu do najniższego priorytetu na drugim. Przygotuj się na wyświetlanie bardziej szczegółowych opisów żądań i dodatkowych szczegółów na projektorze lub ekranie telewizora.

Role uczestników

Menadżer produktu jest głównym facylitatorem ćwiczeń, monitorując czas i kierując priorytetami poprzez dostarczanie kontekstu z wizji produktu. Menedżerowie produktu powinni unikać angażowania się w dyskusje i pozwolić interesariuszom kierować ustalaniem priorytetów. Gdy interesariusze zgodzą się na decyzję, menedżer produktu może nadal przesuwać pozycje zaległości w razie potrzeby, aby uwzględnić inne priorytety, które pojawiają się z czasem. Menedżerowie produktu zachowują władzę decyzyjną nad zaległościami, ale to ćwiczenie pomaga im gromadzić informacje, aby podejmować przyszłe decyzje priorytetowe.

Jeśli mistrz scrum uczestniczy w warsztacie, poproś go o odnotowanie opinii uczestników na temat samego ćwiczenia, podczas gdy ty prowadzisz wydarzenie – będzie to pomocne dla przyszłych ulepszeń. W warsztatach biorą udział eksperci merytoryczni, aby zapewnić zainteresowanym stronom kontekst i dodatkowe informacje.

Jak ułatwić ustalanie priorytetów

Priorytetyzacja może odbywać się w dwóch etapach.

Na pierwszym etapie ustalania priorytetów zachęć uczestników, aby zdecydowali, które elementy nie są krytyczne. Odłożenie na bok przedmiotów o niskim priorytecie pozwoli grupie spędzić cenny czas na przedmiotach o wyższym priorytecie. Jeśli nadal nie ma konsensusu, menedżer produktu powinien zasugerować odłożenie przedmiotu na bok do bardziej szczegółowej dyskusji.

Podczas drugiego etapu ustalania priorytetów, świetną metodą pomagania ludziom w osiągnięciu porozumienia jest wykorzystanie Macierzy Wpływu Wysiłku — prostego, ale potężnego narzędzia ułatwiającego rozmowę grupową, która wyjaśnia priorytety. Elementy, które wymagają najmniejszego wysiłku w celu uzyskania największego wpływu, trafiają na górę listy, a elementy, które wymagają większego wysiłku, ale będą miały mniejszy wpływ, opadają na dół. Możesz znaleźć kilka odmian tej techniki i jak ją ulepszyć.

Jeśli interesariusze wciąż przesuwają pozycję zaległości w tę i z powrotem bez konsensusu, menedżer produktu powinien mieć ostatnie słowo w sprawie ich priorytetu.

Przed zamknięciem spotkania menedżer produktu powinien skontaktować się z uczestnikami i poprosić o ich ostateczne przemyślenia. Po ich opuszczeniu ponumeruj lub zakoduj uzgodnione żądania, aby móc łatwo przenieść je do narzędzia do zarządzania zaległościami produktów — zacznij od jednego jako o najwyższym priorytecie.

Ciągle ulepszaj warsztat

Warsztat backlogu produktu powinien być regularnym spotkaniem w Twoim cyklu Scrum i może pasować do ceremonii zespołu Kanban. Jeśli możesz przeprowadzić to ćwiczenie w połowie sprintu w cyklu Scrum, otrzymasz priorytety interesariuszy przed planowaniem sprintu. W przypadku zespołu Kanban warsztaty mogą odbywać się co tydzień lub w innym rytmie, który jest najlepszy, aby dostosować mapę drogową w celu ustalenia priorytetów listy Kanban.

Dla mojego zespołu zorganizowanie co trzy tygodnie warsztatu priorytetyzacji wystarczyło, aby odświeżyć priorytety zaległości. Znalezienie odpowiedniej kadencji ma kluczowe znaczenie dla powodzenia warsztatów — upewnij się, że znalazłeś cienka granicę między potrzebami uczestników a rzeczywistym zapotrzebowaniem. Sprawdzaj regularnie z uczestnikami, czy aktualna częstotliwość odpowiada ich potrzebom.

Stwórz również kanał dla uczestników, aby mogli przekazywać informacje zwrotne na temat warsztatów. Posiadanie oddanej osoby do robienia notatek o przyszłych ulepszeniach warsztatu jest pomocne – scrum master może doskonale wypełnić tę rolę. Dokumentuj ulepszenia warsztatu, aby pokazać swoje zaangażowanie w osiągnięcie płynniejszego doświadczenia.

Regularne zatrudnianie dedykowanego warsztatu do priorytetyzacji zaległości może przynieść firmie korzyści na kilku różnych poziomach. Menedżerowie produktu mogą efektywniej i wydajniej wykorzystywać swój czas i zasoby. Firma może być bardziej zwinna i szybciej osiągać lepsze wyniki. Poproszenie interesariuszy o wczesne uczestnictwo może być niezwykle potężnym narzędziem do uzyskania ich poparcia dla inicjatyw produktowych i uzyskania cennych informacji zwrotnych. Kierownictwo może również wykorzystać ten warsztat do oceny priorytetów na poziomie taktycznym i strategicznym, aby przyspieszyć dostosowanie pracowników do celów firmy, procesów zespołowych i ogólnej komunikacji.