多個關鍵利益相關者的產品待辦事項優先級：案例研究

積壓優先級是敏捷產品開發的關鍵組成部分。 然而，當有多個利益相關者時，它可能會變得不堪重負：他們都彼此獨立且異步地提出請求，而產品經理會花很長時間進行一對一的會議，與他們就哪些項目將進入下一個會議進行談判短跑。 結果往往是浪費時間和資源。

為了彌合這種分歧並節省時間，最好的解決方案是優先級研討會，使他們能夠就其請求的相對優先級達成共識。 在這個密集的會議中，所有利益相關者可以共同努力，就一個規劃前進道路的計劃達成一致。

問題

讓我們考慮一個常見的場景。 一家公司的產品團隊發現自己在使用公司的旗艦產品時遇到了問題。 開發團隊和架構師設定了一個具有挑戰性的目標，將產品遷移到基於雲的平台。 但是，由於開發人員忙於產品功能增強和錯誤修復，進展非常緩慢。 有大量的技術債務需要償還，這扼殺了團隊進行改進和進行計劃衝刺的能力。 同時，所有都是客戶經理並直接與最終用戶合作的利益相關者繼續要求增強功能以滿足他們所代表的客戶。 儘管利益相關者意識到開發團隊只有在它們可用時才從積壓中提取項目，但利益相關者仍然感到被遺棄和被忽視。 對於任何非緊急情況的請求，交貨時間都很長，而且消防太常見了。 最重要的是，利益相關者的要求經常發生衝突。

利益相關者很不高興，覺得他們的要求大多進入了黑洞。 他們的客戶對處理簡單的錯誤報告以及交付他們要求的增強功能需要多長時間感到沮喪。 結果，開發團隊覺得自己被拉向了多個方向，根本無法進行技術改進以實現更快的周期和交付時間來跟上利益相關者和用戶的需求。 開發團隊需要關於將精力集中在哪裡、如何平衡技術債務與新請求以及如何確定工作優先級的方向。

產品負責人決定把每個人都放在一個房間裡，看看會發生什麼。

將研討會推銷給利益相關者

第一步是獲得利益相關者的支持。 在這種情況下，產品負責人聯繫了利益相關者的經理並解釋了提議的研討會的好處。 他表示，目標是按照所有利益相關者都同意的順序對積壓項目進行優先級排序。 這些是賣點：

• 節約時間
• 推動協作
• 協調溝通，讓每個人都能聽到相同的信息，並對開發團隊接下來要交付的內容達成共識
• 為利益相關者提供一個可以發言和被傾聽的論壇

為利益相關者提供一個結構化的、便利的論壇，他們可以在其中表達他們的需求並相互協調，從而賦予他們權力，讓他們更好地了解構建偉大產品的全部內容。 在我自己的工作中，我發現我的利益相關者在我主持了幾次產品積壓優先級研討會後，更有可能通知我請求、提供詳細信息並回答我的問題。

如何舉辦研討會

研討會實現其目標的能力在很大程度上受到房間裡的人的影響。 確保邀請所有相關專家：

• 產品的關鍵利益相關者：客戶經理、客戶總監、客戶服務經理等。
• 產品經理（或產品負責人）
• Scrum 大師
• 主題專家

請務必提前發送詳細的議程，說明將討論的內容和時間。 這將為利益相關者提供一個提前提出問題或提出建議的機會，並使每個人在會議期間保持專注。

如何準備房間

在參與者到達之前，準備好會議室，以便參與者可以直接進入研討會練習。 首先，您必須在牆上展示產品待辦事項——打印出待辦事項或將它們寫在索引卡上。

這些卡片代表您的團隊計劃在不久的將來實施的功能和改進。 將它們貼在會議室的牆上，並按照當前積壓的順序排列它們——從一端的最高優先級到另一端的最低優先級。 準備好在投影儀或電視屏幕上顯示更詳細的請求描述和其他詳細信息。

參與者的角色

產品經理是練習的主要促進者，通過提供產品願景的背景來監控時間並指導優先級。 產品經理應避免參與討論，讓利益相關者推動優先級設置。 在利益相關者就決定達成一致後，產品經理仍然可以根據需要移動積壓項目，以適應隨著時間推移出現的其他優先事項。 產品經理保留對積壓工作的決策權，但此練習有助於他們收集信息以做出未來的優先級決策。

如果 Scrum Master 參加了研討會，請他們在您為活動提供便利的同時記錄參與者對練習本身的反饋——這將有助於未來的改進。 主題專家參加研討會，為利益相關者提供背景和額外信息。

如何促進優先級

可以分兩個階段處理優先級。

在第一個優先排序階段，鼓勵參與者決定哪些項目不重要。 將低優先級的項目放在一邊將使團隊能夠將寶貴的時間花在更高優先級的項目上。 如果仍然沒有達成共識，產品經理應該建議將該項目放在一邊進行更深入的討論。

在確定優先級的第二個階段，幫助人們達成協議的一個好方法是利用努力影響矩陣——一個簡單而強大的工具，用於促進明確優先級的小組對話。 需要最少努力才能產生最大影響的項目會上升到列表的頂部，而需要更多努力但影響較小的項目會下降到底部。 您可以找到這種技術的幾種變體以及如何改進它。

如果利益相關者在沒有達成共識的情況下不斷地來回移動積壓項目，產品經理應該對其優先級擁有最終決定權。

在結束會議之前，產品經理應該與參與者簽到並詢問他們的最終想法。 在他們離開後，確保對商定的請求進行編號或編碼，以便您可以輕鬆地將它們轉移到產品管理產品積壓工具中——從最高優先級開始。

不斷完善車間

產品 backlog 研討會應該是 Scrum 週期中的定期會議，它可以融入看板團隊的儀式。 如果您可以在 Scrum 週期的衝刺中期進行此練習，您將在衝刺計劃之前收到利益相關者的優先級。 對於看板團隊，可以每週或以任何最好的節奏進行研討會，以重新調整路線圖以優先考慮看板列表。

對於我的團隊來說，每三週舉辦一次優先級研討會就足以刷新積壓的優先級。 找到正確的節奏對於研討會的成功至關重要——確保您找到參與者需求和實際需求之間的細微差別。 定期與參與者核對當前頻率是否滿足他們的需求。

此外，為參與者創建一個渠道，以提供有關研討會的反饋。 讓專門的人來記錄研討會的未來改進是有幫助的——Scrum Master 可以完美地擔任這個角色。 記錄研討會的改進，以表明您致力於實現更流暢的體驗。

定期聘請專門的研討會來確定積壓工作的優先級可以使公司在幾個不同的層面上受益。 產品經理可以更有效地利用他們的時間和資源。 公司可以更敏捷，更快地取得更好的成果。 要求利益相關者及早參與可能是獲得他們對產品計劃的支持並獲得寶貴反饋的非常強大的工具。 高管們還可以利用這個研討會來評估戰術和戰略層面的優先事項，以促進員工與公司目標、團隊流程和整體溝通的一致性。