Priorización de la cartera de productos con múltiples partes interesadas clave: un estudio de caso

La priorización de la cartera de pedidos es un componente clave del desarrollo ágil de productos. Sin embargo, puede ser abrumador cuando hay múltiples partes interesadas: todos hacen solicitudes independientes entre sí y de forma asincrónica, mientras que el gerente de producto pasa muchas horas en reuniones individuales, negociando con ellos sobre qué elementos se incluirán en la siguiente. pique. El resultado es a menudo una pérdida de tiempo y recursos.

Para salvar esta división y ahorrar tiempo, la mejor solución es un taller de priorización que les permita llegar a un consenso sobre la prioridad relativa de sus solicitudes. En esta sesión intensiva, todas las partes interesadas pueden trabajar juntas para acordar un plan que marque el camino a seguir.

El problema

Consideremos un escenario común. El equipo de producto de una empresa se encontró en una situación problemática con el producto estrella de la empresa. El equipo de desarrollo y los arquitectos se habían fijado el objetivo desafiante de mover el producto a una plataforma basada en la nube. Sin embargo, el progreso fue muy lento porque los desarrolladores estaban ocupados con las mejoras de las características del producto y la corrección de errores. Había una gran cantidad de deuda técnica que pagar, lo que reprimió la capacidad del equipo para realizar mejoras y continuar con los sprints planificados. Al mismo tiempo, las partes interesadas, que eran todos administradores de cuentas y trabajaban directamente con los usuarios finales, continuaron solicitando mejoras en las funciones para satisfacer a los clientes que representaban. Aunque las partes interesadas sabían que el equipo de desarrollo extrajo elementos del trabajo pendiente solo cuando estuvieron disponibles, las partes interesadas aún se sentían abandonadas e ignoradas. El tiempo de entrega era alto para cualquier solicitud que no fuera una emergencia, y la extinción de incendios era muy común. Además de eso, las solicitudes de las partes interesadas regularmente estaban en conflicto.

Las partes interesadas no estaban contentas y sintieron que sus solicitudes en su mayoría se fueron a un agujero negro. Sus clientes estaban frustrados con el tiempo que se tardaba en abordar los informes de errores simples y en entregar las mejoras solicitadas. Como resultado, el equipo de desarrollo sintió que estaba siendo empujado en muchas direcciones y simplemente no podía realizar las mejoras técnicas para permitir un ciclo más rápido y un tiempo de entrega para mantenerse al día con las necesidades de las partes interesadas y los usuarios. El equipo de desarrollo necesitaba instrucciones sobre dónde concentrar su energía, cómo equilibrar la deuda tecnológica con las nuevas solicitudes y cómo priorizar el trabajo.

El propietario del producto decidió poner a todos en una habitación y ver qué pasaba.

Vender el taller a las partes interesadas

El primer paso es obtener la aceptación de las partes interesadas. En este caso, el dueño del producto se acercó al gerente de las partes interesadas y le explicó los beneficios del taller propuesto. Comunicó que el objetivo era priorizar los elementos pendientes en un orden en el que todas las partes interesadas pudieran estar de acuerdo. Estos fueron los puntos de venta:

• Ahorrando tiempo
• Impulsando la colaboración
• Alinear la comunicación para que todos escuchen la misma información y se vayan con un entendimiento común de lo que el equipo de desarrollo entregará a continuación.
• Brindar a las partes interesadas un foro donde puedan hablar y ser escuchados

Proporcionar a las partes interesadas un foro estructurado y facilitado en el que puedan expresar sus necesidades y alinearse entre sí les da poder y les da una mejor comprensión de la totalidad de lo que implica la creación de un gran producto. En mi propio trabajo, descubrí que era mucho más probable que mis partes interesadas me notificaran sobre una solicitud, proporcionaran detalles y respondieran mis preguntas después de organizar varios talleres de priorización de la cartera de productos.

Cómo ejecutar un taller

La capacidad del taller para lograr sus objetivos está fuertemente influenciada por quién está en la sala. Asegúrese de invitar a todos los expertos relevantes:

• Actores clave del producto: gerentes de cuenta, director de cuenta, gerente de servicio al cliente, etc.
• Gerente de producto (o propietario del producto)
• maestro de scrum
• Expertos en la materia

Asegúrese de enviar una agenda detallada con anticipación que explique qué se discutirá y cuándo. Esto brindará a las partes interesadas la oportunidad de hacer preguntas o sugerencias de antemano y mantener a todos enfocados durante la reunión.

Cómo preparar la habitación

Antes de que lleguen los participantes, prepare la sala de reuniones para que los participantes puedan sumergirse directamente en los ejercicios del taller. Primero, deberá presentar los elementos de la cartera de productos en la pared: imprima los elementos de la cartera de pedidos o escríbalos en fichas.

Estas tarjetas representan las características y mejoras que su equipo planea implementar en un futuro próximo. Péguelos en la pared de la sala de reuniones y organícelos en el orden de trabajo pendiente actual, desde la prioridad más alta en un extremo hasta la prioridad más baja en el otro. Esté preparado para mostrar descripciones de solicitudes más detalladas y detalles adicionales en el proyector o en la pantalla del televisor.

Roles de los participantes

El gerente de producto es el principal facilitador de los ejercicios, monitorea el tiempo y orienta la priorización brindando contexto desde la visión del producto. Los gerentes de producto deben evitar involucrarse en las discusiones y dejar que las partes interesadas manejen el establecimiento de prioridades. Después de que las partes interesadas acuerden una decisión, un gerente de producto aún puede mover los elementos pendientes según sea necesario para acomodar otras prioridades que surjan con el tiempo. Los gerentes de productos conservan su poder de decisión sobre el trabajo pendiente, pero este ejercicio les ayuda a recopilar información para tomar decisiones prioritarias futuras.

Si un experto en scrum asiste al taller, pídale que tome nota de los comentarios de los participantes sobre el ejercicio en sí mientras usted facilita el evento; será útil para futuras mejoras. Los expertos en la materia participan en el taller para brindar contexto e información adicional a las partes interesadas.

Cómo facilitar la priorización

La priorización se puede manejar en dos etapas.

En la primera etapa de priorización, anime a los participantes a decidir qué elementos no son críticos. Dejar a un lado los elementos de baja prioridad permitirá que el grupo dedique su valioso tiempo a los elementos de mayor prioridad. Si aún no hay consenso, un gerente de producto debe sugerir dejar el tema a un lado para una discusión más profunda.

Durante la segunda etapa de priorización, un gran método para ayudar a las personas a llegar a un acuerdo es utilizar la Matriz de Impacto del Esfuerzo, una herramienta simple pero poderosa para facilitar una conversación grupal que aclara las prioridades. Los elementos que requieren el menor esfuerzo para el mayor impacto ascienden a la parte superior de la lista, y los elementos que requieren un mayor esfuerzo pero tendrán un menor impacto se hunden hasta el final. Puedes encontrar varias variaciones de esta técnica y cómo mejorarla.

Si las partes interesadas siguen moviendo un elemento de la cartera de pedidos de un lado a otro sin consenso, el gerente de producto debe tener la última palabra sobre su prioridad.

Antes de cerrar la reunión, el gerente de producto debe comunicarse con los participantes y pedirles sus pensamientos finales. Después de que se vayan, asegúrese de numerar o codificar las solicitudes acordadas para que pueda transferirlas fácilmente a la herramienta de acumulación de productos de gestión de productos; comience con una como la prioridad más alta.

Mejorar continuamente el taller

El taller de acumulación de productos debe ser una reunión regular en su ciclo Scrum, y puede encajar en las ceremonias de un equipo Kanban. Si puede realizar este ejercicio a mitad de un sprint en un ciclo de Scrum, recibirá las prioridades de las partes interesadas antes de la planificación del sprint. Para un equipo Kanban, el taller podría realizarse semanalmente o con la mejor cadencia para realinear una hoja de ruta para priorizar la lista Kanban.

Para mi equipo, tener un taller de priorización cada tres semanas fue suficiente para actualizar las prioridades del backlog. Encontrar la cadencia correcta es fundamental para el éxito del taller; asegúrese de encontrar la delgada línea entre las necesidades de los participantes y la demanda real. Verifique regularmente con los participantes si la frecuencia actual satisface sus necesidades.

Además, cree un canal para que los participantes brinden comentarios sobre el taller. Es útil contar con una persona dedicada a tomar notas sobre futuras mejoras en el taller; un experto en scrum puede desempeñar esta función a la perfección. Documente las mejoras del taller para mostrar su dedicación para lograr una experiencia más fluida.

El empleo regular de un taller dedicado para la priorización de la cartera de pedidos puede beneficiar a una empresa en varios niveles diferentes. Los gerentes de productos pueden usar su tiempo y recursos de manera más efectiva y eficiente. La empresa puede ser más ágil y lograr mejores resultados más rápido. Pedir a las partes interesadas que participen desde el principio puede ser una herramienta increíblemente poderosa para obtener su apoyo para las iniciativas de productos y obtener comentarios valiosos. Los ejecutivos también podrían utilizar este taller para evaluar las prioridades a nivel táctico y estratégico con el fin de promover la alineación de los empleados con los objetivos de la empresa, los procesos del equipo y la comunicación general.