Prioritas Product Backlog dengan Beberapa Pemangku Kepentingan Utama: Studi Kasus

Prioritas backlog adalah komponen kunci dari pengembangan produk yang gesit. Namun, itu bisa menjadi luar biasa ketika ada banyak pemangku kepentingan: Mereka semua membuat permintaan independen satu sama lain dan tidak sinkron, sementara manajer produk menghabiskan waktu berjam-jam dalam pertemuan satu lawan satu, bernegosiasi dengan mereka mengenai item apa yang akan membuatnya menjadi yang berikutnya. lari cepat. Hasilnya sering membuang waktu dan sumber daya.

Untuk menjembatani divisi ini dan menghemat waktu, solusi terbaik adalah lokakarya penentuan prioritas yang memungkinkan mereka mencapai konsensus tentang prioritas relatif dari permintaan mereka. Dalam sesi intensif ini, semua pemangku kepentingan dapat bekerja sama untuk menyepakati rencana yang memetakan jalan ke depan.

Masalah

Mari kita pertimbangkan skenario umum. Tim produk perusahaan menemukan dirinya dalam situasi bermasalah dengan produk unggulan perusahaan. Tim pengembangan dan arsitek telah menetapkan tujuan yang menantang untuk memindahkan produk ke platform berbasis cloud. Namun, kemajuannya sangat lambat karena pengembang sibuk dengan peningkatan fitur produk dan perbaikan bug. Ada banyak hutang teknis yang harus dibayar, yang menghambat kemampuan tim untuk melakukan perbaikan dan melanjutkan sprint yang direncanakan. Pada saat yang sama, para pemangku kepentingan, yang semuanya adalah manajer akun dan bekerja langsung dengan pengguna akhir, terus meminta peningkatan fitur untuk memuaskan pelanggan yang mereka wakili. Meskipun pemangku kepentingan menyadari bahwa tim pengembangan menarik item dari backlog hanya ketika tersedia, pemangku kepentingan masih merasa ditinggalkan dan diabaikan. Lead time tinggi untuk permintaan apa pun yang tidak darurat, dan pemadaman kebakaran terlalu umum. Selain itu, permintaan pemangku kepentingan secara teratur bertentangan.

Pemangku kepentingan tidak senang dan merasa bahwa permintaan mereka sebagian besar masuk ke lubang hitam. Pelanggan mereka frustrasi dengan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menangani laporan bug sederhana dan untuk peningkatan yang diminta untuk dikirimkan. Akibatnya, tim pengembangan merasa seperti ditarik ke banyak arah dan tidak dapat melakukan perbaikan teknis untuk memungkinkan siklus yang lebih cepat dan waktu tunggu untuk memenuhi kebutuhan pemangku kepentingan dan pengguna. Tim pengembangan membutuhkan arahan tentang di mana harus memfokuskan energinya, bagaimana menyeimbangkan utang teknologi dengan permintaan baru, dan bagaimana memprioritaskan pekerjaan.

Pemilik produk memutuskan untuk menempatkan semua orang di satu ruangan dan melihat apa yang terjadi.

Menjual Lokakarya kepada Pemangku Kepentingan

Langkah pertama adalah mendapatkan dukungan dari para pemangku kepentingan. Dalam hal ini, pemilik produk mendekati manajer pemangku kepentingan dan menjelaskan manfaat dari lokakarya yang diusulkan. Dia menyampaikan bahwa tujuannya adalah untuk memprioritaskan item backlog agar dapat disepakati semua pemangku kepentingan. Ini adalah nilai jualnya:

• Menghemat waktu
• Mendorong kolaborasi
• Menyelaraskan komunikasi sehingga semua orang mendengar informasi yang sama dan pergi dengan pemahaman yang sama tentang apa yang akan disampaikan oleh tim pengembangan selanjutnya
• Memberi pemangku kepentingan sebuah forum di mana mereka dapat berbicara dan didengar

Menyediakan forum terstruktur dan terfasilitasi bagi pemangku kepentingan di mana mereka dapat mengekspresikan kebutuhan mereka dan menyelaraskan satu sama lain akan memberdayakan mereka dan memberi mereka pemahaman yang lebih baik tentang keseluruhan apa yang diperlukan untuk membangun produk yang hebat. Dalam pekerjaan saya sendiri, saya menemukan bahwa pemangku kepentingan saya jauh lebih mungkin untuk memberi tahu saya tentang permintaan, memberikan detail, dan menjawab pertanyaan saya setelah saya menyelenggarakan beberapa lokakarya prioritas backlog produk.

Cara Menjalankan Workshop

Kemampuan bengkel untuk mencapai tujuannya sangat dipengaruhi oleh siapa yang ada di dalam ruangan. Pastikan Anda mengundang semua pakar yang relevan:

• Pemangku kepentingan utama produk: manajer akun, direktur akun, manajer layanan pelanggan, dll.
• Manajer produk (atau pemilik produk)
• Scrum master
• Ahli materi pelajaran

Pastikan untuk mengirimkan agenda terperinci sebelumnya menjelaskan apa yang akan dibahas dan kapan. Ini akan memberi para pemangku kepentingan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan atau membuat saran sebelumnya dan membuat semua orang tetap fokus selama pertemuan.

Bagaimana Mempersiapkan Ruangan

Sebelum peserta datang, persiapkan ruang pertemuan agar peserta bisa langsung terjun ke dalam latihan-latihan workshop. Pertama, Anda harus mempresentasikan item backlog produk di dinding—cetak item backlog atau tulis di kartu indeks.

Kartu ini mewakili fitur dan peningkatan yang direncanakan tim Anda untuk diterapkan dalam waktu dekat. Rekatkan di dinding ruang rapat dan atur dalam urutan simpanan saat ini—dari prioritas tertinggi di satu ujung hingga prioritas terendah di ujung lainnya. Bersiaplah untuk menampilkan deskripsi permintaan yang lebih detail dan detail tambahan di proyektor atau layar TV.

Peran Peserta

Manajer produk adalah fasilitator utama untuk latihan, memantau waktu dan memandu prioritas dengan memberikan konteks dari visi produk. Manajer produk harus menghindari terlibat dalam diskusi dan membiarkan pemangku kepentingan mendorong penetapan prioritas. Setelah pemangku kepentingan menyetujui keputusan, manajer produk masih dapat memindahkan item simpanan sesuai kebutuhan untuk mengakomodasi prioritas lain yang muncul dari waktu ke waktu. Manajer produk mempertahankan kekuatan pengambilan keputusan mereka atas backlog, tetapi latihan ini membantu mereka mengumpulkan informasi untuk membuat keputusan prioritas di masa depan.

Jika scrum master menghadiri lokakarya, minta mereka untuk mencatat umpan balik peserta tentang latihan itu sendiri saat Anda memfasilitasi acara—ini akan sangat membantu untuk perbaikan di masa mendatang. Para ahli materi pelajaran berpartisipasi dalam lokakarya untuk memberikan konteks dan informasi tambahan bagi para pemangku kepentingan.

Bagaimana Memfasilitasi Prioritas

Prioritas dapat ditangani dalam dua tahap.

Pada tahap memprioritaskan pertama, dorong peserta untuk memutuskan item apa yang tidak kritis. Mengesampingkan barang-barang berprioritas rendah akan memungkinkan kelompok untuk menghabiskan waktu berharganya untuk barang-barang berprioritas lebih tinggi. Jika masih belum ada konsensus, manajer produk harus menyarankan untuk mengesampingkan item tersebut untuk diskusi yang lebih mendalam.

Selama tahap penentuan prioritas kedua, metode yang bagus untuk membantu orang mencapai kesepakatan adalah dengan memanfaatkan Matriks Dampak Upaya—alat yang sederhana namun kuat untuk memfasilitasi percakapan kelompok yang memperjelas prioritas. Item yang membutuhkan upaya terendah untuk dampak tertinggi naik ke daftar teratas, dan item yang membutuhkan upaya lebih besar tetapi akan memiliki dampak yang lebih rendah tenggelam ke bawah. Anda dapat menemukan beberapa variasi teknik ini dan cara meningkatkannya.

Jika pemangku kepentingan terus memindahkan item simpanan tanpa konsensus, manajer produk harus memiliki keputusan akhir tentang prioritasnya.

Sebelum menutup rapat, manajer produk harus menghubungi peserta dan menanyakan pemikiran akhir mereka. Setelah mereka pergi, pastikan untuk memberi nomor atau kode pada permintaan yang telah disepakati sehingga Anda dapat dengan mudah mentransfernya ke alat backlog produk manajemen produk—mulai dengan satu sebagai prioritas tertinggi.

Terus Tingkatkan Workshop

Lokakarya backlog produk harus menjadi pertemuan rutin dalam siklus Scrum Anda, dan dapat masuk ke dalam upacara tim Kanban. Jika Anda dapat melakukan latihan ini di tengah sprint dalam siklus Scrum, Anda akan menerima prioritas pemangku kepentingan sebelum perencanaan sprint. Untuk tim Kanban, lokakarya dapat dilakukan setiap minggu atau dalam irama apa pun yang terbaik untuk menyelaraskan kembali peta jalan untuk memprioritaskan daftar Kanban.

Bagi tim saya, mengadakan lokakarya penentuan prioritas setiap tiga minggu sudah cukup untuk menyegarkan kembali prioritas yang menumpuk. Menemukan irama yang tepat sangat penting untuk keberhasilan lokakarya—pastikan Anda menemukan garis tipis antara kebutuhan peserta dan permintaan aktual. Periksa secara teratur dengan peserta tentang apakah frekuensi saat ini memenuhi kebutuhan mereka.

Juga, buat saluran bagi peserta untuk memberikan umpan balik tentang lokakarya. Memiliki orang yang berdedikasi untuk membuat catatan tentang perbaikan lokakarya di masa mendatang sangat membantu—scrum master dapat mengisi peran ini dengan sempurna. Dokumentasikan peningkatan lokakarya untuk menunjukkan dedikasi Anda dalam mencapai pengalaman yang lebih lancar.

Mempekerjakan bengkel khusus untuk prioritas backlog secara teratur dapat menguntungkan perusahaan di beberapa tingkatan yang berbeda. Manajer produk dapat menggunakan waktu dan sumber daya mereka secara lebih efektif dan efisien. Perusahaan dapat lebih gesit dan mencapai hasil yang lebih baik dengan lebih cepat. Meminta pemangku kepentingan untuk berpartisipasi sejak dini dapat menjadi alat yang sangat ampuh untuk mendapatkan dukungan mereka terhadap inisiatif produk dan mendapatkan umpan balik yang berharga. Para eksekutif juga dapat menggunakan lokakarya ini untuk mengevaluasi prioritas pada tingkat taktis dan strategis untuk memajukan keselarasan karyawan dengan tujuan perusahaan, proses tim, dan komunikasi secara keseluruhan.