Priorità del Product Backlog con più stakeholder chiave: un caso di studio

La definizione delle priorità del backlog è una componente chiave dello sviluppo agile del prodotto. Tuttavia, può diventare opprimente quando ci sono più parti interessate: fanno tutte richieste indipendenti l'una dall'altra e in modo asincrono, mentre il product manager trascorre lunghe ore in riunioni individuali, negoziando con loro su quali elementi arriveranno al prossimo sprint. Il risultato è spesso uno spreco di tempo e risorse.

Per colmare questa divisione e risparmiare tempo, la soluzione migliore è un seminario di definizione delle priorità che consenta loro di raggiungere un consenso sulla priorità relativa delle loro richieste. In questa sessione intensiva, tutte le parti interessate possono collaborare per concordare un piano che traccia il percorso da seguire.

Il problema

Consideriamo uno scenario comune. Il team di prodotto di un'azienda si è trovato in una situazione problematica con il prodotto di punta dell'azienda. Il team di sviluppo e gli architetti si erano prefissati un obiettivo impegnativo per spostare il prodotto su una piattaforma basata su cloud. Tuttavia, i progressi sono stati molto lenti perché gli sviluppatori erano impegnati con miglioramenti delle funzionalità del prodotto e correzioni di bug. C'era un grande debito tecnico da ripagare, che ha soffocato la capacità della squadra di apportare miglioramenti e procedere con gli sprint pianificati. Allo stesso tempo, gli stakeholder, che erano tutti account manager e lavoravano direttamente con gli utenti finali, hanno continuato a richiedere miglioramenti delle funzionalità per soddisfare i clienti che rappresentavano. Sebbene le parti interessate fossero consapevoli del fatto che il team di sviluppo ha ritirato gli elementi dall'arretrato solo quando sono diventati disponibili, le parti interessate si sono comunque sentite abbandonate e ignorate. I tempi di consegna erano elevati per qualsiasi richiesta che non fosse un'emergenza e la lotta antincendio era fin troppo comune. Inoltre, le richieste delle parti interessate erano regolarmente in conflitto.

Le parti interessate erano scontente e sentivano che le loro richieste finivano per lo più in un buco nero. I loro clienti erano frustrati dal tempo impiegato per affrontare semplici segnalazioni di bug e per la consegna dei miglioramenti richiesti. Di conseguenza, il team di sviluppo si è sentito come se fosse stato trascinato in molte direzioni e semplicemente non potesse apportare i miglioramenti tecnici per consentire un ciclo più rapido e tempi di consegna per stare al passo con le esigenze degli stakeholder e degli utenti. Il team di sviluppo aveva bisogno di indicazioni su dove concentrare la propria energia, come bilanciare il debito tecnologico con le nuove richieste e come dare priorità al lavoro.

Il proprietario del prodotto ha deciso di mettere tutti in una stanza e vedere cosa è successo.

Vendere il workshop agli stakeholder

Il primo passo è ottenere il consenso degli stakeholder. In questo caso, il product owner si è rivolto al manager delle parti interessate e ha spiegato i vantaggi del workshop proposto. Ha comunicato che l'obiettivo era dare la priorità agli elementi dell'arretrato in un ordine su cui tutte le parti interessate potessero essere d'accordo. Questi erano i punti di forza:

• Risparmio di tempo
• Guidare la collaborazione
• Allineare la comunicazione in modo che tutti ascoltino le stesse informazioni e se ne vadano con una comprensione comune di ciò che il team di sviluppo fornirà in seguito
• Offrire agli stakeholder un forum in cui possono parlare ed essere ascoltati

Fornire alle parti interessate un forum strutturato e facilitato in cui possono esprimere i propri bisogni e allinearsi tra loro conferisce loro potere e offre loro una migliore comprensione della totalità di ciò che serve per costruire un ottimo prodotto. Nel mio lavoro, ho scoperto che i miei stakeholder erano molto più propensi a notificarmi una richiesta, fornire dettagli e rispondere alle mie domande dopo aver ospitato diversi workshop sulla definizione delle priorità del backlog di prodotto.

Come gestire un'officina

La capacità del workshop di raggiungere i propri obiettivi è fortemente influenzata da chi si trova nella stanza. Assicurati di invitare tutti gli esperti pertinenti:

• Stakeholder chiave del prodotto: account manager, account director, responsabile del servizio clienti, ecc.
• Responsabile del prodotto (o proprietario del prodotto)
• Maestro di mischia
• Esperti in materia

Assicurati di inviare in anticipo un programma dettagliato che spieghi cosa verrà discusso e quando. Ciò fornirà alle parti interessate l'opportunità di porre domande o dare suggerimenti in anticipo e manterrà tutti concentrati durante l'incontro.

Come preparare la stanza

Prima dell'arrivo dei partecipanti, prepara la sala riunioni in modo che i partecipanti possano tuffarsi direttamente negli esercizi del workshop. Innanzitutto, dovrai presentare gli elementi del backlog di prodotto sul muro: stampare gli elementi del backlog o annotarli su schede.

Queste carte rappresentano le funzionalità e i miglioramenti che il tuo team prevede di implementare nel prossimo futuro. Attaccali alla parete della sala riunioni e disponili nell'ordine arretrato corrente, dalla priorità più alta a un'estremità alla priorità più bassa all'altra. Preparati a visualizzare descrizioni più dettagliate delle richieste e dettagli aggiuntivi sul proiettore o sullo schermo TV.

Ruoli dei partecipanti

Il product manager è il principale facilitatore per gli esercizi, monitorando il tempo e guidando la definizione delle priorità fornendo il contesto dalla visione del prodotto. I product manager dovrebbero evitare di essere coinvolti nelle discussioni e lasciare che le parti interessate guidino la definizione delle priorità. Dopo che le parti interessate hanno concordato una decisione, un product manager può ancora spostare gli elementi del backlog secondo necessità per soddisfare altre priorità che si presentano nel tempo. I product manager mantengono il loro potere decisionale sull'arretrato, ma questo esercizio li aiuta a raccogliere informazioni per prendere future decisioni prioritarie.

Se uno Scrum Master partecipa al workshop, chiedi loro di annotare il feedback dei partecipanti sull'esercizio stesso mentre stai facilitando l'evento: sarà utile per miglioramenti futuri. Esperti in materia partecipano al seminario per fornire contesto e informazioni aggiuntive per le parti interessate.

Come facilitare la definizione delle priorità

La definizione delle priorità può essere gestita in due fasi.

Nella prima fase di definizione delle priorità, incoraggia i partecipanti a decidere quali elementi non sono critici. Mettere da parte gli elementi a bassa priorità consentirà al gruppo di dedicare il suo tempo prezioso agli elementi a priorità più alta. Se non c'è ancora consenso, un product manager dovrebbe suggerire di mettere da parte l'articolo per una discussione più approfondita.

Durante la seconda fase di definizione delle priorità, un ottimo metodo per aiutare le persone a raggiungere un accordo consiste nell'utilizzare l'Effort Impact Matrix, uno strumento semplice ma potente per facilitare una conversazione di gruppo che chiarisca le priorità. Gli articoli che richiedono lo sforzo più basso per ottenere il massimo impatto salgono in cima alla lista e gli articoli che richiedono uno sforzo maggiore ma avranno un impatto inferiore scenderanno in fondo. Puoi trovare diverse varianti di questa tecnica e come migliorarla.

Se le parti interessate continuano a spostare avanti e indietro un elemento del backlog senza consenso, il product manager dovrebbe avere l'ultima parola sulla sua priorità.

Prima di chiudere la riunione, il product manager dovrebbe verificare con i partecipanti e chiedere i loro pensieri finali. Dopo che se ne sono andati, assicurati di numerare o codificare le richieste concordate in modo da poterle trasferire facilmente allo strumento di product backlog di gestione del prodotto, iniziando con una come priorità più alta.

Migliorare continuamente l'officina

Il workshop sul product backlog dovrebbe essere un incontro regolare nel tuo ciclo Scrum e può essere inserito nelle cerimonie di un team Kanban. Se riesci a condurre questo esercizio a metà sprint in un ciclo Scrum, riceverai le priorità degli stakeholder prima della pianificazione dello sprint. Per un team Kanban, il workshop potrebbe essere condotto settimanalmente o con la cadenza migliore per riallineare una tabella di marcia per dare priorità all'elenco Kanban.

Per il mio team, organizzare un seminario sulla definizione delle priorità ogni tre settimane è stato sufficiente per aggiornare le priorità dell'arretrato. Trovare la giusta cadenza è fondamentale per il successo del workshop: assicurati di trovare la linea sottile tra le esigenze dei partecipanti e la domanda effettiva. Verificare regolarmente con i partecipanti se la frequenza attuale soddisfa le loro esigenze.

Inoltre, crea un canale per consentire ai partecipanti di fornire feedback sul workshop. Avere una persona dedicata che prenda appunti sui futuri miglioramenti del workshop è utile: uno Scrum Master può ricoprire perfettamente questo ruolo. Documenta i miglioramenti del workshop per mostrare la tua dedizione al raggiungimento di un'esperienza più fluida.

L'impiego regolare di un workshop dedicato per la definizione delle priorità degli arretrati può avvantaggiare un'azienda a diversi livelli. I product manager possono utilizzare il loro tempo e le loro risorse in modo più efficace ed efficiente. L'azienda può essere più agile e ottenere risultati migliori più velocemente. Chiedere alle parti interessate di partecipare in anticipo può essere uno strumento incredibilmente potente per ottenere il loro supporto per iniziative di prodotto e ottenere feedback preziosi. I dirigenti potrebbero anche utilizzare questo workshop per valutare le priorità a livello tattico e strategico al fine di promuovere l'allineamento dei dipendenti con gli obiettivi dell'azienda, i processi del team e la comunicazione generale.