Priorização do Backlog do Produto com Várias Partes Interessadas: Um Estudo de Caso

A priorização do backlog é um componente-chave do desenvolvimento ágil de produtos. No entanto, pode ser esmagador quando há várias partes interessadas: todas elas fazem solicitações independentes umas das outras e de forma assíncrona, enquanto o gerente de produto passa longas horas em reuniões individuais, negociando com eles sobre quais itens chegarão à próxima corrida. O resultado é muitas vezes desperdício de tempo e recursos.

Para superar essa divisão e economizar tempo, a melhor solução é um workshop de priorização que permita chegar a um consenso sobre a prioridade relativa de suas solicitações. Nesta sessão intensiva, todas as partes interessadas podem trabalhar juntas para concordar com um plano que traça o caminho a seguir.

O problema

Vamos considerar um cenário comum. A equipe de produto de uma empresa se viu em uma situação problemática com o principal produto da empresa. A equipe de desenvolvimento e os arquitetos estabeleceram uma meta desafiadora para mover o produto para uma plataforma baseada em nuvem. No entanto, o progresso foi muito lento porque os desenvolvedores estavam ocupados com aprimoramentos de recursos do produto e correções de bugs. Havia uma grande dívida técnica para pagar, o que sufocou a capacidade da equipe de fazer melhorias e prosseguir com seus sprints planejados. Ao mesmo tempo, as partes interessadas, que eram todos gerentes de contas e trabalhavam diretamente com os usuários finais, continuaram a solicitar melhorias de recursos para satisfazer os clientes que representavam. Embora as partes interessadas estivessem cientes de que a equipe de desenvolvimento retirava itens da lista de pendências somente quando eles se tornavam disponíveis, as partes interessadas ainda se sentiam abandonadas e ignoradas. O tempo de espera era alto para qualquer solicitação que não fosse uma emergência, e o combate a incêndios era muito comum. Além disso, os pedidos das partes interessadas estavam regularmente em conflito.

As partes interessadas ficaram insatisfeitas e sentiram que seus pedidos foram principalmente para um buraco negro. Seus clientes ficaram frustrados com o tempo que levou para tratar de relatórios simples de bugs e para que os aprimoramentos solicitados fossem entregues. Como resultado, a equipe de desenvolvimento sentiu que estava sendo puxada em várias direções e simplesmente não podia fazer as melhorias técnicas para permitir um ciclo mais rápido e tempo de espera para acompanhar as necessidades das partes interessadas e dos usuários. A equipe de desenvolvimento precisava de orientação sobre onde concentrar sua energia, como equilibrar a dívida de tecnologia com novas solicitações e como priorizar o trabalho.

O proprietário do produto decidiu colocar todos em uma sala e ver o que acontecia.

Vendendo o Workshop para as Partes Interessadas

O primeiro passo é obter a adesão das partes interessadas. Nesse caso, o proprietário do produto abordou o gerente dos stakeholders e explicou os benefícios do workshop proposto. Ele comunicou que o objetivo era priorizar os itens da lista de pendências em uma ordem que todas as partes interessadas pudessem concordar. Estes foram os pontos de venda:

• Economizando tempo
• Impulsionando a colaboração
• Alinhar a comunicação para que todos ouçam as mesmas informações e saiam com um entendimento comum do que a equipe de desenvolvimento entregará em seguida
• Dar às partes interessadas um fórum onde elas possam falar e serem ouvidas

Fornecer aos interessados ​​um fórum estruturado e facilitado no qual eles possam expressar suas necessidades e se alinharem uns com os outros os capacita e lhes dá uma melhor compreensão da totalidade do que é necessário para construir um ótimo produto. Em meu próprio trabalho, descobri que minhas partes interessadas eram muito mais propensas a me notificar sobre uma solicitação, fornecer detalhes e responder minhas perguntas depois de organizar vários workshops de priorização de backlog de produto.

Como fazer uma oficina

A capacidade do workshop de atingir seus objetivos é fortemente influenciada por quem está na sala. Certifique-se de convidar todos os especialistas relevantes:

• Principais partes interessadas do produto: gerentes de contas, diretor de contas, gerente de atendimento ao cliente, etc.
• Gerente de produto (ou proprietário do produto)
• Scrum Master
• Especialistas no assunto

Certifique-se de enviar uma agenda detalhada com antecedência, explicando o que será discutido e quando. Isso dará às partes interessadas a oportunidade de fazer perguntas ou sugestões com antecedência e manter todos focados durante a reunião.

Como preparar o quarto

Antes da chegada dos participantes, prepare a sala de reunião para que os participantes possam mergulhar direto nos exercícios do workshop. Primeiro, você terá que apresentar os itens do backlog do produto na parede – imprimir os itens do backlog ou anotá-los em cartões de índice.

Esses cartões representam os recursos e melhorias que sua equipe planeja implementar em um futuro próximo. Cole-os com fita adesiva na parede da sala de reuniões e organize-os na ordem de pendências atual - da prioridade mais alta em uma extremidade à prioridade mais baixa na outra. Esteja preparado para exibir descrições de solicitação mais detalhadas e detalhes adicionais no projetor ou na tela da TV.

Funções dos participantes

O gerente de produto é o principal facilitador dos exercícios, monitorando o tempo e orientando a priorização fornecendo contexto a partir da visão do produto. Os gerentes de produto devem evitar se envolver nas discussões e deixar que as partes interessadas conduzam a definição de prioridades. Após as partes interessadas concordarem com uma decisão, um gerente de produto ainda pode mover os itens da lista de pendências conforme necessário para acomodar outras prioridades que surgem ao longo do tempo. Os gerentes de produto mantêm seu poder de tomada de decisão sobre o backlog, mas este exercício os ajuda a coletar informações para tomar futuras decisões prioritárias.

Se um scrum master participar do workshop, peça a ele que anote o feedback dos participantes sobre o exercício em si enquanto você facilita o evento – isso será útil para melhorias futuras. Especialistas no assunto participam do workshop para fornecer contexto e informações adicionais para as partes interessadas.

Como facilitar a priorização

A priorização pode ser tratada em duas etapas.

Na primeira etapa de priorização, incentive os participantes a decidir quais itens não são críticos. Deixar de lado os itens de baixa prioridade permitirá que o grupo gaste seu tempo valioso em itens de prioridade mais alta. Se ainda não houver consenso, um gerente de produto deve sugerir deixar o item de lado para uma discussão mais aprofundada.

Durante o segundo estágio de priorização, um ótimo método para ajudar as pessoas a chegar a um acordo é utilizar a Matriz de Impacto de Esforço – uma ferramenta simples, porém poderosa, para facilitar uma conversa em grupo que esclarece as prioridades. Os itens que exigem o menor esforço para o maior impacto sobem para o topo da lista, e os itens que exigem maior esforço, mas que terão um impacto menor, vão para o final. Você pode encontrar diversas variações desta técnica e como melhorá-la.

Se as partes interessadas continuarem movendo um item da lista de pendências sem consenso, o gerente de produto deve ter a palavra final sobre sua prioridade.

Antes de encerrar a reunião, o gerente de produto deve conversar com os participantes e pedir suas considerações finais. Depois que eles saírem, certifique-se de numerar ou codificar as solicitações acordadas para que você possa transferi-las facilmente para a ferramenta de backlog do produto de gerenciamento de produtos - comece com uma como a prioridade mais alta.

Melhorar continuamente a oficina

O workshop de backlog do produto deve ser uma reunião regular em seu ciclo Scrum e pode se encaixar nas cerimônias de uma equipe Kanban. Se você puder realizar este exercício no meio do sprint em um ciclo Scrum, você receberá as prioridades das partes interessadas antes do planejamento do sprint. Para uma equipe Kanban, o workshop pode ser realizado semanalmente ou na melhor cadência para realinhar um roteiro para priorizar a lista Kanban.

Para minha equipe, ter um workshop de priorização a cada três semanas foi suficiente para atualizar as prioridades do backlog. Encontrar a cadência certa é fundamental para o sucesso do workshop – certifique-se de encontrar a linha tênue entre as necessidades dos participantes e a demanda real. Verifique regularmente com os participantes se a frequência atual atende às suas necessidades.

Além disso, crie um canal para os participantes fornecerem feedback sobre o workshop. Ter uma pessoa dedicada para fazer anotações sobre futuras melhorias no workshop é útil – um scrum master pode desempenhar esse papel perfeitamente. Documente as melhorias do workshop para mostrar sua dedicação em alcançar uma experiência mais tranquila.

O emprego regular de um workshop dedicado para priorização de backlog pode beneficiar uma empresa em vários níveis diferentes. Os gerentes de produto podem usar seu tempo e recursos de forma mais eficaz e eficiente. A empresa pode ser mais ágil e alcançar melhores resultados mais rapidamente. Pedir às partes interessadas que participem desde o início pode ser uma ferramenta incrivelmente poderosa para obter apoio para iniciativas de produtos e obter feedback valioso. Os executivos também podem usar este workshop para avaliar as prioridades em um nível tático e estratégico, a fim de promover o alinhamento dos funcionários com as metas da empresa, os processos da equipe e a comunicação geral.