Prioritizarea stocului de produse cu mai multe părți interesate cheie: un studiu de caz

Prioritizarea backlog-ului este o componentă cheie a dezvoltării agile de produse. Cu toate acestea, poate deveni copleșitor atunci când există mai multe părți interesate: toți fac cereri independente unul de celălalt și în mod asincron, în timp ce managerul de produs petrece ore lungi în întâlniri unu-la-unu, negociind cu ei ce articole vor ajunge în următoarea. sprint. Rezultatul este deseori pierdere de timp și resurse.

Pentru a reduce această diviziune și a economisi timp, cea mai bună soluție este un atelier de prioritizare care să le permită să ajungă la un consens cu privire la prioritatea relativă a cererilor lor. În această sesiune intensivă, toate părțile interesate pot lucra împreună pentru a conveni asupra unui plan care trasează calea de urmat.

Problema

Să luăm în considerare un scenariu comun. Echipa de produse a unei companii s-a găsit într-o situație problematică cu produsul emblematic al companiei. Echipa de dezvoltare și arhitecții și-au stabilit un obiectiv provocator de a muta produsul pe o platformă bazată pe cloud. Cu toate acestea, progresul a fost foarte lent, deoarece dezvoltatorii erau ocupați cu îmbunătățirea caracteristicilor produsului și remedierea erorilor. A fost o mare cantitate de datorii tehnice de plătit, ceea ce a înăbușit capacitatea echipei de a face îmbunătățiri și de a continua cu sprinturile planificate. În același timp, părțile interesate, care erau toți manageri de cont și lucrau direct cu utilizatorii finali, au continuat să solicite îmbunătățiri ale caracteristicilor pentru a-i satisface pe clienții pe care îi reprezentau. Deși părțile interesate erau conștienți de faptul că echipa de dezvoltare a scos articole din restanță numai atunci când acestea au devenit disponibile, părțile interesate s-au simțit în continuare abandonați și ignorați. Timpul de livrare a fost mare pentru orice solicitare care nu era o urgență, iar stingerea incendiilor era prea obișnuită. În plus, solicitările părților interesate erau în mod regulat în conflict.

Părțile interesate au fost nemulțumiți și au simțit că cererile lor au intrat în cea mai mare parte într-o gaură neagră. Clienții lor au fost frustrați de cât de mult a durat să rezolve rapoartele de erori simple și pentru ca îmbunătățirile solicitate să fie livrate. Ca rezultat, echipa de dezvoltare a simțit că este atrasă în mai multe direcții și pur și simplu nu a putut face îmbunătățirile tehnice pentru a permite un ciclu mai rapid și un timp de livrare pentru a ține pasul cu nevoile părților interesate și ale utilizatorilor. Echipa de dezvoltare avea nevoie de îndrumare despre unde să-și concentreze energia, cum să echilibreze datoria tehnologică cu noile solicitări și cum să prioritizeze munca.

Proprietarul produsului a decis să pună pe toți într-o singură cameră și să vadă ce s-a întâmplat.

Vânzarea atelierului către părțile interesate

Primul pas este să obțineți acceptul părților interesate. În acest caz, proprietarul produsului a abordat managerul părților interesate și i-a explicat beneficiile atelierului propus. El a comunicat că obiectivul este să prioritizeze articolele restante într-o ordine asupra căreia toate părțile interesate ar putea fi de acord. Acestea au fost punctele de vânzare:

• Economie de timp
• Stimularea colaborării
• Alinierea comunicării astfel încât toată lumea să audă aceleași informații și să plece cu o înțelegere comună a ceea ce echipa de dezvoltare va oferi în continuare
• Oferirea părților interesate un forum unde pot vorbi și fi auziți

Oferirea părților interesate cu un forum structurat, facilitat în care își pot exprima nevoile și se pot alinia unul cu celălalt, le împuternicește și le oferă o mai bună înțelegere a integralității a ceea ce este implicat în construirea unui produs grozav. În munca mea, am descoperit că părțile interesate erau mult mai probabil să mă notifice cu privire la o solicitare, să ofere detalii și să răspundă la întrebările mele după ce am găzduit mai multe ateliere de prioritizare a backlog-ului de produse.

Cum să conduci un atelier

Capacitatea atelierului de a-și atinge obiectivele este puternic influențată de cine se află în sală. Asigurați-vă că invitați toți experții relevanți:

• Părțile interesate cheie ale produsului: manageri de cont, director de cont, manager de servicii clienți etc.
• Manager de produs (sau proprietar de produs)
• Scrum master
• Experți în materie

Asigurați-vă că trimiteți o agendă detaliată în avans, explicând ce se va discuta și când. Acest lucru va oferi părților interesate oportunitatea de a pune întrebări sau de a face sugestii în prealabil și de a menține toată lumea concentrată în timpul întâlnirii.

Cum să pregătiți camera

Înainte de sosirea participanților, pregătiți sala de ședințe, astfel încât participanții să se poată scufunda direct în exercițiile atelierului. În primul rând, va trebui să prezentați elementele din stocul de produse pe perete - să tipăriți articolele din stocul de produse sau să le notați pe index.

Aceste carduri reprezintă caracteristicile și îmbunătățirile pe care echipa ta intenționează să le implementeze în viitorul apropiat. Lipiți-le cu bandă adezivă pe peretele sălii de ședințe și aranjați-le în ordinea curentă a așteptărilor - de la cea mai mare prioritate la un capăt la cea mai mică prioritate la celălalt. Fiți pregătit să afișați descrieri mai detaliate ale cererilor și detalii suplimentare pe proiector sau pe ecranul televizorului.

Rolurile participanților

Managerul de produs este principalul facilitator al exercițiilor, monitorizează timpul și ghidează prioritizarea furnizând context din viziunea produsului. Managerii de produs ar trebui să evite să se implice în discuții și să lase părțile interesate să conducă stabilirea priorităților. După ce părțile interesate cad de acord asupra unei decizii, un manager de produs poate în continuare să mute articolele restante după cum este necesar pentru a se adapta altor priorități care apar în timp. Managerii de produs își păstrează puterea de luare a deciziilor asupra restanțelor, dar acest exercițiu îi ajută să adune informații pentru a lua decizii prioritare viitoare.

Dacă un maestru de scrum participă la atelier, cereți-i să noteze feedbackul participanților cu privire la exercițiul în sine în timp ce facilitați evenimentul - va fi util pentru îmbunătățiri viitoare. Experții în domeniu participă la atelier pentru a oferi context și informații suplimentare pentru părțile interesate.

Cum se facilitează prioritizarea

Prioritizarea poate fi gestionată în două etape.

În prima etapă de prioritizare, încurajați participanții să decidă ce elemente nu sunt critice. Lăsarea deoparte a articolelor cu prioritate scăzută va permite grupului să-și petreacă timpul prețios pe articole cu prioritate mai mare. Dacă încă nu există un consens, un manager de produs ar trebui să sugereze să lase elementul deoparte pentru o discuție mai aprofundată.

În timpul celei de-a doua etape de stabilire a priorităților, o metodă excelentă pentru a ajuta oamenii să ajungă la un acord este utilizarea Matricei de impact al efortului - un instrument simplu, dar puternic, pentru a facilita o conversație de grup care clarifică prioritățile. Articolele care necesită cel mai mic efort pentru cel mai mare impact se ridică în partea de sus a listei, iar articolele care necesită un efort mai mare, dar vor avea un impact mai mic în partea de jos. Puteți găsi mai multe variante ale acestei tehnici și cum să o îmbunătățiți.

Dacă părțile interesate continuă să mute un articol din întârziere înainte și înapoi fără un consens, managerul de produs ar trebui să aibă ultimul cuvânt asupra priorității sale.

Înainte de închiderea întâlnirii, managerul de produs ar trebui să discute cu participanții și să le ceară gândurile finale. După ce pleacă, asigurați-vă că numerotați sau codificați cererile convenite, astfel încât să le puteți transfera cu ușurință în instrumentul de gestionare a produselor de backlog - începeți cu una ca prioritate maximă.

Îmbunătățiți continuu atelierul

Atelierul de backlog de produse ar trebui să fie o întâlnire regulată în ciclul dvs. Scrum și se poate integra în ceremoniile unei echipe Kanban. Dacă puteți efectua acest exercițiu la jumătatea sprintului într-un ciclu Scrum, veți primi prioritățile părților interesate înainte de planificarea sprintului. Pentru o echipă Kanban, atelierul ar putea fi desfășurat săptămânal sau în orice cadență este cea mai bună pentru a realinia o foaie de parcurs pentru a prioritiza lista Kanban.

Pentru echipa mea, organizarea unui atelier de prioritizare la fiecare trei săptămâni a fost suficientă pentru a reîmprospăta prioritățile restanțelor. Găsirea cadenței potrivite este esențială pentru succesul atelierului - asigurați-vă că găsiți linia fină dintre nevoile participanților și cererea reală. Verificați în mod regulat participanții dacă frecvența actuală le satisface nevoile.

De asemenea, creați un canal pentru ca participanții să ofere feedback cu privire la atelier. Este util să ai o persoană dedicată care să ia notițe despre îmbunătățirile viitoare ale atelierului - un Scrum Master poate îndeplini acest rol perfect. Documentați îmbunătățirile atelierului pentru a vă arăta dedicarea pentru a obține o experiență mai fluidă.

Folosirea în mod regulat a unui atelier dedicat pentru prioritizarea backlogului poate beneficia o companie la mai multe niveluri diferite. Managerii de produs își pot folosi timpul și resursele mai eficient și mai eficient. Compania poate fi mai agilă și poate obține rezultate mai bune mai rapid. A cere părților interesate să participe din timp poate fi un instrument incredibil de puternic pentru a obține sprijinul lor pentru inițiativele de produs și pentru a obține feedback valoros. Directorii ar putea folosi, de asemenea, acest atelier pentru a evalua prioritățile la nivel tactic și strategic pentru a promova alinierea angajaților la obiectivele companiei, procesele echipei și comunicarea generală.