Product Backlog Priorisierung mit mehreren wichtigen Stakeholdern: Eine Fallstudie

Die Backlog-Priorisierung ist eine Schlüsselkomponente der agilen Produktentwicklung. Es kann jedoch überwältigend werden, wenn es mehrere Stakeholder gibt: Alle stellen unabhängig voneinander und asynchron Anfragen, während der Produktmanager viele Stunden in Einzelgesprächen verbringt und mit ihnen darüber verhandelt, welche Elemente es in die nächste schaffen Sprint. Das Ergebnis sind oft verschwendete Zeit und Ressourcen.

Um diese Spaltung zu überbrücken und Zeit zu sparen, ist die beste Lösung ein Priorisierungsworkshop, der es ihnen ermöglicht, sich über die relative Priorität ihrer Anfragen zu einigen. In dieser intensiven Sitzung können alle Beteiligten zusammenarbeiten, um sich auf einen Plan zu einigen, der den weiteren Weg vorgibt.

Das Problem

Betrachten wir ein allgemeines Szenario. Das Produktteam eines Unternehmens befand sich in einer problematischen Situation mit dem Flaggschiffprodukt des Unternehmens. Das Entwicklungsteam und die Architekten hatten sich das herausfordernde Ziel gesetzt, das Produkt auf eine Cloud-basierte Plattform zu verschieben. Der Fortschritt war jedoch sehr langsam, da die Entwickler mit Verbesserungen der Produktfunktionen und Fehlerbehebungen beschäftigt waren. Es gab viele technische Schulden zu begleichen, die das Team daran hinderten, Verbesserungen vorzunehmen und mit den geplanten Sprints fortzufahren. Gleichzeitig forderten die Stakeholder, die alle Account Manager waren und direkt mit Endbenutzern zusammenarbeiteten, weiterhin Funktionserweiterungen, um die von ihnen vertretenen Kunden zufrieden zu stellen. Obwohl sich die Stakeholder bewusst waren, dass das Entwicklungsteam nur dann Elemente aus dem Backlog zog, wenn sie verfügbar waren, fühlten sich die Stakeholder dennoch im Stich gelassen und ignoriert. Die Vorlaufzeit für alle Anfragen, die kein Notfall waren, war lang, und Brandbekämpfung war allzu häufig. Hinzu kommt, dass die Anfragen der Stakeholder regelmäßig widersprüchlich waren.

Die Stakeholder waren unzufrieden und hatten das Gefühl, dass ihre Anfragen größtenteils in ein schwarzes Loch gerieten. Ihre Kunden waren frustriert darüber, wie lange es dauerte, einfache Fehlerberichte zu bearbeiten und die angeforderten Verbesserungen bereitzustellen. Infolgedessen hatte das Entwicklungsteam das Gefühl, in viele Richtungen gezogen zu werden, und konnte einfach nicht die technischen Verbesserungen vornehmen, um einen schnelleren Zyklus und eine schnellere Vorlaufzeit zu ermöglichen, um mit den Anforderungen von Stakeholdern und Benutzern Schritt zu halten. Das Entwicklungsteam brauchte eine Anleitung, worauf es seine Energie konzentrieren sollte, wie es technische Schulden gegen neue Anforderungen ausgleichen und wie es die Arbeit priorisieren sollte.

Der Product Owner beschloss, alle in einen Raum zu setzen und zu sehen, was passiert.

Verkauf des Workshops an Stakeholder

Der erste Schritt besteht darin, die Zustimmung der Beteiligten zu gewinnen. In diesem Fall wandte sich der Product Owner an den Stakeholder-Manager und erläuterte die Vorteile des vorgeschlagenen Workshops. Er teilte mit, dass das Ziel darin bestehe, die Backlog-Items in einer Reihenfolge zu priorisieren, auf die sich alle Beteiligten einigen könnten. Das waren die Verkaufsargumente:

• Zeit sparen
• Zusammenarbeit fördern
• Richten Sie die Kommunikation so aus, dass alle die gleichen Informationen hören und mit einem gemeinsamen Verständnis davon abreisen, was das Entwicklungsteam als Nächstes liefern wird
• Stakeholdern ein Forum geben, in dem sie sprechen und gehört werden können

Die Bereitstellung eines strukturierten, erleichterten Forums für Stakeholder, in dem sie ihre Bedürfnisse äußern und sich aufeinander abstimmen können, stärkt sie und gibt ihnen ein besseres Verständnis für die Gesamtheit dessen, was zur Entwicklung eines großartigen Produkts gehört. Bei meiner eigenen Arbeit habe ich festgestellt, dass meine Stakeholder mich mit größerer Wahrscheinlichkeit über eine Anfrage benachrichtigen, Details preisgeben und meine Fragen beantworten, nachdem ich mehrere Workshops zur Priorisierung des Produktrückstands veranstaltet habe.

Wie man einen Workshop leitet

Die Fähigkeit des Workshops, seine Ziele zu erreichen, wird stark davon beeinflusst, wer sich im Raum aufhält. Stellen Sie sicher, dass Sie alle relevanten Experten einladen:

• Wichtige Stakeholder des Produkts: Kundenbetreuer, Kundenbetreuer, Kundendienstleiter usw.
• Produktmanager (oder Product Owner)
• Scrum-Master
• Fachexperten

Stellen Sie sicher, dass Sie im Voraus eine detaillierte Tagesordnung versenden, in der Sie erklären, was wann besprochen wird. Dies gibt den Interessenvertretern die Möglichkeit, im Vorfeld Fragen zu stellen oder Vorschläge zu machen, und sorgt dafür, dass alle während des Meetings konzentriert bleiben.

So bereiten Sie den Raum vor

Bevor die Teilnehmer ankommen, bereiten Sie den Besprechungsraum vor, damit die Teilnehmer direkt in die Workshop-Übungen eintauchen können. Zunächst müssen Sie die Product Backlog Items an der Wand präsentieren – drucken Sie die Backlog Items aus oder notieren Sie sie auf Karteikarten.

Diese Karten stellen die Funktionen und Verbesserungen dar, die Ihr Team in naher Zukunft implementieren möchte. Kleben Sie sie an die Wand des Besprechungsraums und ordnen Sie sie in der aktuellen Rückstandsreihenfolge an – von der höchsten Priorität an einem Ende bis zur niedrigsten Priorität am anderen. Bereiten Sie sich darauf vor, detailliertere Anfragebeschreibungen und zusätzliche Details auf dem Projektor oder Fernsehbildschirm anzuzeigen.

Rollen der Teilnehmer

Der Produktmanager ist der Hauptmoderator für die Übungen, überwacht die Zeit und leitet die Priorisierung, indem er den Kontext aus der Produktvision bereitstellt. Produktmanager sollten es vermeiden, sich in die Diskussionen einzumischen und die Prioritätensetzung von den Stakeholdern vorantreiben zu lassen. Nachdem sich die Beteiligten auf eine Entscheidung geeinigt haben, kann ein Produktmanager immer noch Backlog-Elemente nach Bedarf verschieben, um andere Prioritäten zu berücksichtigen, die sich im Laufe der Zeit ergeben. Produktmanager behalten ihre Entscheidungsbefugnis über den Rückstand, aber diese Übung hilft ihnen, Informationen zu sammeln, um zukünftige Prioritätsentscheidungen zu treffen.

Wenn ein Scrum Master am Workshop teilnimmt, bitten Sie ihn, das Feedback der Teilnehmer zur Übung selbst zu notieren, während Sie das Event moderieren – dies wird für zukünftige Verbesserungen hilfreich sein. Fachexperten nehmen an dem Workshop teil, um Kontext und zusätzliche Informationen für Interessengruppen bereitzustellen.

So erleichtern Sie die Priorisierung

Die Priorisierung kann in zwei Stufen erfolgen.

Ermutigen Sie die Teilnehmer in der ersten Phase der Priorisierung, zu entscheiden, welche Punkte nicht kritisch sind. Wenn Sie die Elemente mit niedriger Priorität beiseite legen, kann die Gruppe ihre wertvolle Zeit mit Elementen mit höherer Priorität verbringen. Wenn immer noch kein Konsens besteht, sollte ein Produktmanager vorschlagen, den Punkt für eine eingehendere Diskussion beiseite zu legen.

Während der zweiten Priorisierungsphase ist eine großartige Methode, um Menschen dabei zu helfen, eine Einigung zu erzielen, die Effort-Impact-Matrix zu verwenden – ein einfaches, aber leistungsstarkes Werkzeug, um ein Gruppengespräch zu erleichtern, das Prioritäten klärt. Elemente, die den geringsten Aufwand für die höchste Wirkung erfordern, steigen an die Spitze der Liste, und Elemente, die einen höheren Aufwand erfordern, aber eine geringere Wirkung haben, sinken nach unten. Hier finden Sie verschiedene Variationen dieser Technik und wie Sie sie verbessern können.

Wenn die Beteiligten ein Backlog-Element ohne Konsens hin und her verschieben, sollte der Produktmanager das letzte Wort über seine Priorität haben.

Vor Abschluss des Meetings sollte sich der Produktmanager bei den Teilnehmern melden und nach ihren abschließenden Gedanken fragen. Stellen Sie sicher, dass Sie die vereinbarten Anfragen nummerieren oder codieren, nachdem sie gegangen sind, damit Sie sie einfach in das Product-Backlog-Tool des Produktmanagements übertragen können – beginnen Sie mit einer als höchster Priorität.

Verbessern Sie die Werkstatt kontinuierlich

Der Product-Backlog-Workshop sollte ein regelmäßiges Meeting in Ihrem Scrum-Zyklus sein und kann in die Zeremonien eines Kanban-Teams passen. Wenn Sie diese Übung mitten im Sprint eines Scrum-Zyklus durchführen können, erhalten Sie die Prioritäten der Stakeholder vor der Sprintplanung. Für ein Kanban-Team könnte der Workshop wöchentlich oder in einem beliebigen Rhythmus durchgeführt werden, um eine Roadmap neu auszurichten, um die Kanban-Liste zu priorisieren.

Für mein Team war es ausreichend, alle drei Wochen einen Priorisierungsworkshop abzuhalten, um die Prioritäten des Backlogs aufzufrischen. Das Finden der richtigen Kadenz ist entscheidend für den Erfolg des Workshops – stellen Sie sicher, dass Sie den schmalen Grat zwischen den Bedürfnissen der Teilnehmer und der tatsächlichen Nachfrage finden. Erkundigen Sie sich regelmäßig bei den Teilnehmern, ob die aktuelle Frequenz ihren Bedürfnissen entspricht.

Erstellen Sie außerdem einen Kanal für die Teilnehmer, um Feedback zum Workshop zu geben. Eine engagierte Person zu haben, die Notizen über zukünftige Verbesserungen des Workshops macht, ist hilfreich – ein Scrum Master kann diese Rolle perfekt ausfüllen. Dokumentieren Sie die Verbesserungen des Workshops, um Ihr Engagement für ein reibungsloseres Erlebnis zu zeigen.

Der regelmäßige Einsatz eines dedizierten Workshops zur Backlog-Priorisierung kann einem Unternehmen auf mehreren Ebenen zugute kommen. Produktmanager können ihre Zeit und Ressourcen effektiver und effizienter einsetzen. Das Unternehmen kann agiler werden und schneller bessere Ergebnisse erzielen. Stakeholder frühzeitig zur Teilnahme aufzufordern, kann ein unglaublich wirkungsvolles Instrument sein, um ihre Unterstützung für Produktinitiativen zu gewinnen und wertvolles Feedback zu erhalten. Führungskräfte könnten diesen Workshop auch nutzen, um Prioritäten auf taktischer und strategischer Ebene zu bewerten, um die Ausrichtung der Mitarbeiter auf die Unternehmensziele, Teamprozesse und die allgemeine Kommunikation zu fördern.