여러 주요 이해 관계자와 함께 제품 백로그 우선 순위 지정: 사례 연구

백로그 우선 순위 지정은 애자일 제품 개발의 핵심 구성 요소입니다. 그러나 이해 관계자가 여러 명일 때는 압도적일 수 있습니다. 모두 서로 독립적이고 비동기적으로 요청을 하는 반면, 제품 관리자는 일대일 회의에서 오랜 시간을 보내며 어떤 항목이 다음 회의에 포함될 것인지에 대해 협상합니다. 스프린트. 그 결과 시간과 자원이 낭비되는 경우가 많습니다.

이 분할을 연결하고 시간을 절약하기 위한 최상의 솔루션은 요청의 상대적 우선 순위에 대한 합의에 도달할 수 있도록 하는 우선 순위 지정 워크숍입니다. 이 집중 세션에서 모든 이해 관계자는 앞으로의 경로를 보여주는 계획에 동의하기 위해 함께 일할 수 있습니다.

문제

일반적인 시나리오를 고려해 보겠습니다. 회사의 제품 팀은 회사의 주력 제품에 문제가 있는 상황에 처했습니다. 개발 팀과 설계자는 제품을 클라우드 기반 플랫폼으로 옮기는 도전적인 목표를 설정했습니다. 그러나 개발자가 제품 기능 향상 및 버그 수정으로 바빴기 때문에 진행이 매우 느렸습니다. 갚아야 할 기술적 부채가 많았고, 이는 팀이 계획된 스프린트를 개선하고 진행하는 능력을 억제했습니다. 동시에 모든 계정 관리자이자 최종 사용자와 직접 작업하는 이해 관계자는 그들이 대표하는 고객을 만족시키기 위해 기능 개선을 계속 요청했습니다. 이해 관계자는 개발 팀이 사용할 수 있게 된 경우에만 백로그에서 항목을 가져왔다는 것을 알고 있었지만 이해 관계자는 여전히 버림받고 무시당했다고 느꼈습니다. 긴급 상황이 아닌 모든 요청에는 리드 타임이 길었고 소방은 너무나 흔한 일이었습니다. 게다가 이해관계자의 요청이 정기적으로 충돌했습니다.

이해 관계자들은 불만을 품고 자신의 요청이 대부분 블랙홀에 빠진 것처럼 느꼈습니다. 고객들은 간단한 버그 보고를 처리하고 요청한 개선 사항을 전달하는 데 시간이 얼마나 걸리는지 불만을 토로했습니다. 결과적으로 개발 팀은 여러 방향으로 당겨지고 있다고 느꼈고 이해 관계자와 사용자 요구를 따라가기 위해 더 빠른 주기와 리드 타임을 가능하게 하는 기술 개선을 할 수 없었습니다. 개발 팀은 에너지를 어디에 집중할 것인지, 기술 부채와 새로운 요청의 균형을 맞추는 방법, 작업의 우선 순위를 지정하는 방법에 대한 방향이 필요했습니다.

제품 소유자는 모든 사람을 한 방에 넣고 무슨 일이 일어났는지 보기로 했습니다.

이해 관계자에게 워크샵 판매

첫 번째 단계는 이해 관계자로부터 동의를 얻는 것입니다. 이 경우 제품 소유자는 이해 관계자의 관리자에게 접근하여 제안된 워크샵의 이점을 설명했습니다. 그는 목표가 모든 이해 관계자가 동의할 수 있는 순서로 백로그 항목의 우선 순위를 지정하는 것이라고 밝혔습니다. 다음은 판매 포인트였습니다.

• 시간 절약
• 협업 추진
• 모든 사람이 동일한 정보를 듣고 개발 팀이 다음에 제공할 내용에 대한 공통된 이해를 가질 수 있도록 커뮤니케이션 조정
• 이해 관계자들이 말하고 들을 수 있는 포럼 제공

이해 관계자에게 자신의 요구 사항을 표현하고 서로 조정할 수 있는 구조화되고 촉진된 포럼을 제공하면 이해 관계자에게 권한을 부여하고 훌륭한 제품을 구축하는 데 필요한 전체 내용을 더 잘 이해할 수 있습니다. 내 작업에서 나는 여러 제품 백로그 우선 순위 지정 워크숍을 주최한 후 내 이해 관계자가 요청을 알리고 세부 정보를 제공하고 내 질문에 답변할 가능성이 훨씬 더 높다는 것을 발견했습니다.

워크샵 운영 방법

목표를 달성하기 위한 워크숍의 능력은 회의실에 누가 있느냐에 따라 크게 좌우됩니다. 모든 관련 전문가를 초대해야 합니다.

• 제품의 주요 이해 관계자: 계정 관리자, 계정 이사, 고객 서비스 관리자 등
• 제품 관리자(또는 제품 소유자)
• 스크럼 마스터
• 주제 전문가

논의할 내용과 시기를 설명하는 자세한 의제를 미리 보내야 합니다. 이를 통해 이해 관계자는 사전에 질문하거나 제안할 수 있는 기회를 얻을 수 있으며 회의 중에 모든 사람이 집중할 수 있습니다.

방을 준비하는 방법

참가자가 도착하기 전에 참가자가 워크샵 연습에 바로 참여할 수 있도록 회의실을 준비하십시오. 먼저, 제품 백로그 항목을 벽에 제시해야 합니다. 즉, 백로그 항목을 인쇄하거나 색인 카드에 적어 두십시오.

이 카드는 팀이 가까운 장래에 구현할 계획인 기능 및 개선 사항을 나타냅니다. 이를 회의실 벽에 테이프로 붙이고 현재 백로그 순서에 따라 한쪽 끝에서 가장 높은 우선 순위에서 다른 쪽 끝에서 가장 낮은 우선 순위로 배열합니다. 프로젝터 또는 TV 화면에 더 자세한 요청 설명 및 추가 세부 정보를 표시할 수 있도록 준비하십시오.

참가자의 역할

제품 관리자는 제품 비전에서 컨텍스트를 제공하여 시간을 모니터링하고 우선 순위 지정을 안내하는 연습의 주요 촉진자입니다. 제품 관리자는 토론에 참여하는 것을 피하고 이해 관계자가 우선 순위 설정을 주도하도록 해야 합니다. 이해 관계자가 결정에 동의한 후에도 제품 관리자는 시간이 지남에 따라 발생하는 다른 우선 순위를 수용하기 위해 필요에 따라 백로그 항목을 계속 이동할 수 있습니다. 제품 관리자는 백로그에 대한 의사 결정 권한을 유지하지만 이 연습은 향후 우선 순위 결정을 내리기 위해 정보를 수집하는 데 도움이 됩니다.

스크럼 마스터가 워크샵에 참석하는 경우 이벤트를 진행하는 동안 연습 자체에 대한 참가자의 피드백을 기록하도록 요청하십시오. 이는 향후 개선에 도움이 될 것입니다. 주제 전문가가 워크숍에 참여하여 이해 관계자에게 컨텍스트 및 추가 정보를 제공합니다.

우선순위 지정을 용이하게 하는 방법

우선 순위는 두 단계로 처리할 수 있습니다.

첫 번째 우선 순위 지정 단계에서 참가자들이 중요하지 않은 항목을 결정하도록 권장합니다. 우선 순위가 낮은 항목을 치워두면 그룹이 우선 순위가 높은 항목에 귀중한 시간을 할애할 수 있습니다. 여전히 합의가 이루어지지 않으면 제품 관리자는 보다 심층적인 논의를 위해 항목을 따로 설정하도록 제안해야 합니다.

두 번째 우선 순위 지정 단계에서 사람들이 합의에 도달하도록 돕는 훌륭한 방법은 우선 순위를 명확히 하는 그룹 대화를 촉진하기 위한 간단하지만 강력한 도구인 노력 영향 매트릭스를 활용하는 것입니다. 가장 높은 영향을 미치기 위해 가장 적은 노력이 필요한 항목은 목록의 맨 위로 올라가고, 더 많은 노력이 필요하지만 영향력이 낮은 항목은 맨 아래로 가라앉습니다. 이 기술의 여러 변형과 개선 방법을 찾을 수 있습니다.

이해 관계자가 합의 없이 백로그 항목을 계속 왔다 갔다 하는 경우 제품 관리자가 우선 순위에 대한 최종 발언권을 가져야 합니다.

회의를 마치기 전에 제품 관리자는 참가자를 확인하고 최종 의견을 물어봐야 합니다. 그들이 떠난 후에는 제품 관리 제품 백로그 도구로 쉽게 전송할 수 있도록 합의된 요청에 번호를 지정하거나 코드를 지정해야 합니다. 우선 순위가 가장 높은 것부터 시작하십시오.

워크샵을 지속적으로 개선

제품 백로그 워크샵은 스크럼 주기의 정기 회의여야 하며 Kanban 팀의 행사에 적합할 수 있습니다. 스크럼 주기의 스프린트 중간에 이 연습을 수행할 수 있다면 스프린트 계획보다 먼저 이해 관계자의 우선 순위를 받게 됩니다. Kanban 팀의 경우 워크숍은 매주 또는 Kanban 목록의 우선 순위를 지정하기 위해 로드맵을 재정렬하는 가장 좋은 방법으로 수행할 수 있습니다.

우리 팀의 경우 3주마다 우선 순위 워크숍을 갖는 것으로 백로그의 우선 순위를 새로 고치기에 충분했습니다. 워크숍의 성공을 위해서는 올바른 케이던스를 찾는 것이 중요합니다. 참가자의 요구와 실제 요구 사이의 미세한 선을 찾아야 합니다. 현재 주파수가 자신의 요구 사항을 충족하는지 여부에 대해 참가자와 정기적으로 확인하십시오.

또한 참가자들이 워크숍에 대한 피드백을 제공할 수 있는 채널을 만드십시오. 워크숍의 향후 개선 사항에 대해 메모할 전담 직원이 있으면 도움이 됩니다. 스크럼 마스터가 이 역할을 완벽하게 수행할 수 있습니다. 워크샵의 개선 사항을 문서화하여 보다 원활한 경험을 달성하기 위한 귀하의 헌신을 보여주십시오.

백로그 우선 순위 지정을 위한 전용 워크샵을 정기적으로 사용하면 여러 수준에서 회사에 혜택을 줄 수 있습니다. 제품 관리자는 시간과 자원을 보다 효과적이고 효율적으로 사용할 수 있습니다. 회사는 더 민첩하고 더 나은 결과를 더 빨리 얻을 수 있습니다. 이해 관계자에게 조기에 참여하도록 요청하면 제품 이니셔티브에 대한 지원을 얻고 귀중한 피드백을 얻을 수 있는 매우 강력한 도구가 될 수 있습니다. 경영진은 또한 이 워크샵을 사용하여 회사의 목표, 팀 프로세스 및 전반적인 의사 소통에 대한 직원의 정렬을 향상시키기 위해 전술적 및 전략적 수준에서 우선 순위를 평가할 수 있습니다.