多个关键利益相关者的产品待办事项优先级：案例研究

积压优先级是敏捷产品开发的关键组成部分。 然而，当有多个利益相关者时，它可能会变得不堪重负：他们都彼此独立且异步地提出请求，而产品经理会花很长时间进行一对一的会议，与他们就哪些项目将进入下一个会议进行谈判短跑。 结果往往是浪费时间和资源。

为了弥合这种分歧并节省时间，最好的解决方案是优先级研讨会，使他们能够就其请求的相对优先级达成共识。 在这个密集的会议中，所有利益相关者可以共同努力，就一个规划前进道路的计划达成一致。

问题

让我们考虑一个常见的场景。 一家公司的产品团队发现自己在使用公司的旗舰产品时遇到了问题。 开发团队和架构师设定了一个具有挑战性的目标，将产品迁移到基于云的平台。 但是，由于开发人员忙于产品功能增强和错误修复，进展非常缓慢。 有大量的技术债务需要偿还，这扼杀了团队进行改进和进行计划冲刺的能力。 同时，所有都是客户经理并直接与最终用户合作的利益相关者继续要求增强功能以​​满足他们所代表的客户。 尽管利益相关者意识到开发团队只有在它们可用时才从积压中提取项目，但利益相关者仍然感到被遗弃和被忽视。 对于任何非紧急情况的请求，交货时间都很长，而且消防太常见了。 最重要的是，利益相关者的要求经常发生冲突。

利益相关者很不高兴，觉得他们的要求大多进入了黑洞。 他们的客户对处理简单的错误报告以及交付他们要求的增强功能需要多长时间感到沮丧。 结果，开发团队觉得它被拉向了多个方向，根本无法进行技术改进以实现更快的周期和交付时间来跟上利益相关者和用户的需求。 开发团队需要关于将精力集中在哪里、如何平衡技术债务与新请求以及如何确定工作优先级的方向。

产品负责人决定把每个人都放在一个房间里，看看会发生什么。

将研讨会推销给利益相关者

第一步是获得利益相关者的支持。 在这种情况下，产品负责人联系了利益相关者的经理并解释了提议的研讨会的好处。 他表示，目标是按照所有利益相关者都同意的顺序对积压项目进行优先级排序。 这些是卖点：

• 节约时间
• 推动协作
• 协调沟通，让每个人都能听到相同的信息，并对开发团队接下来要交付的内容达成共识
• 为利益相关者提供一个可以发言和被倾听的论坛

为利益相关者提供一个结构化的、便利的论坛，他们可以在其中表达他们的需求并相互协调，从而赋予他们权力，让他们更好地了解构建伟大产品的全部内容。 在我自己的工作中，我发现我的利益相关者在我主持了几次产品积压优先级研讨会后，更有可能通知我请求、提供详细信息并回答我的问题。

如何举办研讨会

研讨会实现其目标的能力在很大程度上受到房间里的人的影响。 确保邀请所有相关专家：

• 产品的关键利益相关者：客户经理、客户总监、客户服务经理等。
• 产品经理（或产品负责人）
• Scrum 大师
• 主题专家

请务必提前发送详细的议程，说明将讨论的内容和时间。 这将为利益相关者提供一个提前提出问题或提出建议的机会，并使每个人在会议期间保持专注。

如何准备房间

在参与者到达之前，准备好会议室，以便参与者可以直接进入研讨会练习。 首先，您必须在墙上展示产品待办事项——打印出待办事项或将它们写在索引卡上。

这些卡片代表您的团队计划在不久的将来实施的功能和改进。 将它们贴在会议室的墙上，并按照当前积压的顺序排列它们——从一端的最高优先级到另一端的最低优先级。 准备好在投影仪或电视屏幕上显示更详细的请求描述和其他详细信息。

参与者的角色

产品经理是练习的主要促进者，通过提供产品愿景的背景来监控时间并指导优先级。 产品经理应避免参与讨论，让利益相关者推动优先级设置。 在利益相关者就决定达成一致后，产品经理仍然可以根据需要移动积压项目，以适应随着时间推移出现的其他优先事项。 产品经理保留对积压工作的决策权，但此练习有助于他们收集信息以做出未来的优先级决策。

如果 Scrum Master 参加了研讨会，请他们在您为活动提供便利的同时记录参与者对练习本身的反馈——这将有助于未来的改进。 主题专家参加研讨会，为利益相关者提供背景和额外信息。

如何促进优先级

可以分两个阶段处理优先级。

在第一个优先排序阶段，鼓励参与者决定哪些项目不重要。 将低优先级的项目放在一边将使团队能够将宝贵的时间花在更高优先级的项目上。 如果仍然没有达成共识，产品经理应该建议将该项目放在一边进行更深入的讨论。

在确定优先级的第二个阶段，帮助人们达成协议的一个好方法是利用努力影响矩阵——一个简单而强大的工具，用于促进明确优先级的小组对话。 需要最少努力才能产生最大影响的项目会上升到列表的顶部，而需要更多努力但影响较小的项目会下降到底部。 您可以找到这种技术的几种变体以及如何改进它。

如果利益相关者在没有达成共识的情况下不断地来回移动积压项目，产品经理应该对其优先级拥有最终决定权。

在结束会议之前，产品经理应该与参与者签到并询问他们的最终想法。 在他们离开后，确保对商定的请求进行编号或编码，以便您可以轻松地将它们转移到产品管理产品积压工具中——从最高优先级开始。

不断完善车间

产品 backlog 研讨会应该是 Scrum 周期中的定期会议，它可以融入看板团队的仪式。 如果您可以在 Scrum 周期的冲刺中期进行此练习，您将在冲刺计划之前收到利益相关者的优先级。 对于看板团队，可以每周或以任何最好的节奏进行研讨会，以重新调整路线图以优先考虑看板列表。

对于我的团队来说，每三周举办一次优先级研讨会就足以刷新积压的优先级。 找到正确的节奏对于研讨会的成功至关重要——确保您找到参与者需求和实际需求之间的细微差别。 定期与参与者核对当前频率是否满足他们的需求。

此外，为参与者创建一个渠道，以提供有关研讨会的反馈。 让专门的人来记录研讨会的未来改进是有帮助的——Scrum Master 可以完美地担任这个角色。 记录研讨会的改进，以表明您致力于实现更流畅的体验。

定期聘请专门的研讨会来确定积压工作的优先级可以使公司在几个不同的层面上受益。 产品经理可以更有效地利用他们的时间和资源。 公司可以更敏捷，更快地取得更好的成果。 要求利益相关者及早参与可能是获得他们对产品计划的支持并获得宝贵反馈的非常强大的工具。 高管们还可以利用这个研讨会来评估战术和战略层面的优先事项，以促进员工与公司目标、团队流程和整体沟通的一致性。