Priorisation du backlog produit avec plusieurs parties prenantes clés : une étude de cas

La hiérarchisation des backlogs est un élément clé du développement agile de produits. Cependant, cela peut devenir écrasant lorsqu'il y a plusieurs parties prenantes : elles font toutes des demandes indépendamment les unes des autres et de manière asynchrone, tandis que le chef de produit passe de longues heures en réunions individuelles, négociant avec eux sur les éléments qui entreront dans la prochaine sprint. Le résultat est souvent une perte de temps et de ressources.

Pour combler cette division et gagner du temps, la meilleure solution est un atelier de priorisation qui leur permet de parvenir à un consensus sur la priorité relative de leurs demandes. Au cours de cette session intensive, toutes les parties prenantes peuvent travailler ensemble pour convenir d'un plan qui trace la voie à suivre.

Le problème

Considérons un scénario courant. L'équipe produit d'une entreprise s'est retrouvée dans une situation problématique avec le produit phare de l'entreprise. L'équipe de développement et les architectes s'étaient fixé l'objectif ambitieux de déplacer le produit vers une plate-forme basée sur le cloud. Cependant, les progrès ont été très lents car les développeurs étaient occupés par les améliorations des fonctionnalités du produit et les corrections de bogues. Il y avait une grande dette technique à rembourser, ce qui a étouffé la capacité de l'équipe à apporter des améliorations et à poursuivre les sprints prévus. Dans le même temps, les parties prenantes, qui étaient toutes des gestionnaires de compte et travaillaient directement avec les utilisateurs finaux, ont continué à demander des améliorations de fonctionnalités pour satisfaire les clients qu'elles représentaient. Même si les parties prenantes savaient que l'équipe de développement ne retirait des éléments du backlog que lorsqu'ils devenaient disponibles, les parties prenantes se sentaient toujours abandonnées et ignorées. Le délai d'exécution était élevé pour toute demande qui n'était pas une urgence, et la lutte contre les incendies n'était que trop courante. De plus, les demandes des parties prenantes étaient régulièrement en conflit.

Les parties prenantes étaient mécontentes et avaient l'impression que leurs demandes allaient principalement dans un trou noir. Leurs clients étaient frustrés par le temps qu'il fallait pour traiter de simples rapports de bogues et pour que leurs améliorations demandées soient livrées. En conséquence, l'équipe de développement avait l'impression d'être tirée dans de nombreuses directions et ne pouvait tout simplement pas apporter les améliorations techniques nécessaires pour accélérer le cycle et les délais afin de répondre aux besoins des parties prenantes et des utilisateurs. L'équipe de développement avait besoin de directives sur où concentrer son énergie, comment équilibrer la dette technologique par rapport aux nouvelles demandes et comment hiérarchiser le travail.

Le propriétaire du produit a décidé de mettre tout le monde dans une même pièce et de voir ce qui se passait.

Vendre l'atelier aux parties prenantes

La première étape consiste à obtenir l'adhésion des parties prenantes. Dans ce cas, le propriétaire du produit a approché le responsable des parties prenantes et lui a expliqué les avantages de l'atelier proposé. Il a indiqué que l'objectif était de hiérarchiser les éléments de l'arriéré dans un ordre sur lequel toutes les parties prenantes pouvaient s'entendre. Voici les arguments de vente :

• Gagner du temps
• Favoriser la collaboration
• Aligner la communication afin que tout le monde entende les mêmes informations et parte avec une compréhension commune de ce que l'équipe de développement fournira ensuite
• Donner aux parties prenantes un forum où elles peuvent s'exprimer et être entendues

Fournir aux parties prenantes un forum structuré et facilité dans lequel elles peuvent exprimer leurs besoins et s'aligner les unes sur les autres leur donne les moyens et leur donne une meilleure compréhension de l'intégralité de ce qui entre dans la construction d'un excellent produit. Dans mon propre travail, j'ai constaté que mes parties prenantes étaient beaucoup plus susceptibles de me notifier une demande, de fournir des détails et de répondre à mes questions après avoir organisé plusieurs ateliers de hiérarchisation du backlog produit.

Comment animer un atelier

La capacité de l'atelier à atteindre ses objectifs est fortement influencée par les personnes présentes dans la salle. Assurez-vous d'inviter tous les experts concernés :

• Principaux acteurs du produit : account managers, account director, customer service manager, etc.
• Chef de produit (ou Product Owner)
• Maître de mêlée
• Experts en la matière

Assurez-vous d'envoyer un ordre du jour détaillé à l'avance expliquant ce qui sera discuté et quand. Cela donnera aux parties prenantes l'occasion de poser des questions ou de faire des suggestions à l'avance et de garder tout le monde concentré pendant la réunion.

Comment préparer la salle

Avant l'arrivée des participants, préparez la salle de réunion afin que les participants puissent plonger directement dans les exercices de l'atelier. Tout d'abord, vous devrez présenter les éléments du backlog du produit sur le mur - imprimez les éléments du backlog ou notez-les sur des fiches.

Ces cartes représentent les fonctionnalités et les améliorations que votre équipe prévoit de mettre en œuvre dans un avenir proche. Collez-les sur le mur de la salle de réunion et organisez-les dans l'ordre actuel du backlog, de la priorité la plus élevée à une extrémité à la priorité la plus basse à l'autre. Soyez prêt à afficher des descriptions de demande plus détaillées et des détails supplémentaires sur le projecteur ou l'écran du téléviseur.

Rôles des participants

Le chef de produit est le principal facilitateur des exercices, surveillant le temps et guidant la priorisation en fournissant un contexte à partir de la vision du produit. Les chefs de produit doivent éviter de s'impliquer dans les discussions et laisser les parties prenantes diriger l'établissement des priorités. Une fois que les parties prenantes se sont mises d'accord sur une décision, un chef de produit peut toujours déplacer les éléments du backlog selon les besoins pour tenir compte d'autres priorités qui surviennent au fil du temps. Les chefs de produit conservent leur pouvoir décisionnel sur le backlog, mais cet exercice les aide à recueillir des informations pour prendre des décisions prioritaires à l'avenir.

Si un scrum master assiste à l'atelier, demandez-lui de noter les commentaires des participants sur l'exercice lui-même pendant que vous animez l'événement - cela sera utile pour les améliorations futures. Des experts en la matière participent à l'atelier pour fournir un contexte et des informations supplémentaires aux parties prenantes.

Comment faciliter la priorisation

La priorisation peut être gérée en deux étapes.

Dans la première étape de priorisation, encouragez les participants à décider quels éléments ne sont pas critiques. Mettre de côté les éléments de faible priorité permettra au groupe de passer son temps précieux sur des éléments de priorité plus élevée. S'il n'y a toujours pas de consensus, un chef de produit devrait suggérer de mettre l'élément de côté pour une discussion plus approfondie.

Au cours de la deuxième étape de hiérarchisation, une excellente méthode pour aider les gens à parvenir à un accord consiste à utiliser la matrice d'impact de l'effort, un outil simple mais puissant pour faciliter une conversation de groupe qui clarifie les priorités. Les éléments qui nécessitent le moins d'effort pour l'impact le plus élevé montent en haut de la liste, et les éléments qui nécessitent un effort plus important mais qui auront un impact plus faible descendent vers le bas. Vous pouvez trouver plusieurs variantes de cette technique et comment l'améliorer.

Si les parties prenantes continuent de déplacer un élément du backlog sans consensus, le chef de produit devrait avoir le dernier mot sur sa priorité.

Avant de clore la réunion, le chef de produit doit vérifier auprès des participants et demander leurs dernières réflexions. Après leur départ, assurez-vous de numéroter ou de coder les demandes convenues afin de pouvoir les transférer facilement vers l'outil de backlog de produit de gestion des produits - commencez par une en tant que priorité la plus élevée.

Améliorer en continu l'atelier

L'atelier de backlog de produit devrait être une réunion régulière dans votre cycle Scrum, et il peut s'intégrer dans les cérémonies d'une équipe Kanban. Si vous pouvez effectuer cet exercice au milieu d'un sprint dans un cycle Scrum, vous recevrez les priorités des parties prenantes avant la planification du sprint. Pour une équipe Kanban, l'atelier peut être organisé chaque semaine ou à la cadence la plus appropriée pour réaligner une feuille de route afin de hiérarchiser la liste Kanban.

Pour mon équipe, avoir un atelier de priorisation toutes les trois semaines était suffisant pour rafraîchir les priorités du backlog. Trouver la bonne cadence est essentiel pour le succès de l'atelier. Assurez-vous de trouver la ligne de démarcation entre les besoins des participants et la demande réelle. Vérifiez régulièrement auprès des participants si la fréquence actuelle répond à leurs besoins.

Créez également un canal permettant aux participants de donner leur avis sur l'atelier. Avoir une personne dédiée pour prendre des notes sur les améliorations futures de l'atelier est utile - un scrum master peut parfaitement remplir ce rôle. Documentez les améliorations de l'atelier pour montrer votre dévouement à la réalisation d'une expérience plus fluide.

L'utilisation régulière d'un atelier dédié à la hiérarchisation des arriérés peut bénéficier à une entreprise à plusieurs niveaux. Les chefs de produit peuvent utiliser leur temps et leurs ressources de manière plus efficace et efficiente. L'entreprise peut être plus agile et obtenir de meilleurs résultats plus rapidement. Demander aux parties prenantes de participer dès le début peut être un outil incroyablement puissant pour obtenir leur soutien pour les initiatives de produits et obtenir des commentaires précieux. Les cadres pourraient également utiliser cet atelier pour évaluer les priorités au niveau tactique et stratégique afin de faire progresser l'alignement des employés sur les objectifs, les processus d'équipe et la communication globale de l'entreprise.