複数の主要な利害関係者による製品バックログの優先順位付け：ケーススタディ

バックログの優先順位付けは、アジャイル製品開発の重要な要素です。 ただし、複数の利害関係者がいる場合は、圧倒される可能性があります。すべての利害関係者は、互いに独立して非同期でリクエストを行います。一方、プロダクトマネージャーは、1対1の会議に長時間を費やし、次の項目にどのような項目が含まれるかについて交渉します。スプリント。 その結果、多くの場合、時間とリソースが無駄になります。

この部門を橋渡しして時間を節約するための最善の解決策は、優先順位付けワークショップであり、要求の相対的な優先順位について合意に達することができます。 この集中的なセッションでは、すべての利害関係者が協力して、今後の道筋を示す計画について合意することができます。

問題

一般的なシナリオを考えてみましょう。 会社の製品チームは、会社の主力製品で問題のある状況に陥っていました。 開発チームとアーキテクトは、製品をクラウドベースのプラットフォームに移行するという挑戦的な目標を設定しました。 ただし、開発者は製品機能の拡張とバグ修正で忙しかったため、進捗は非常に遅かった。 返済する技術的負債が多かったため、チームが改善を行い、計画されたスプリントを進める能力が低下しました。 同時に、すべてのアカウントマネージャーであり、エンドユーザーと直接連携していた利害関係者は、代表する顧客を満足させるために機能の強化を要求し続けました。 利害関係者は、開発チームがアイテムが利用可能になったときにのみバックログからアイテムをプルしたことを認識していましたが、それでも利害関係者は放棄され無視されたと感じました。 緊急ではないリクエストのリードタイムは長く、消防は非常に一般的でした。 その上、利害関係者の要求は定期的に対立していました。

利害関係者は不幸であり、彼らの要求はほとんどブラックホールに入ったように感じました。 彼らの顧客は、単純なバグレポートに対処するのにかかる時間と、要求された拡張機能が提供されるのにかかる時間に不満を感じていました。 その結果、開発チームはそれが多くの方向に引っ張られているように感じ、利害関係者とユーザーのニーズに追いつくためのより速いサイクルとリードタイムを可能にするための技術的改善を行うことができませんでした。 開発チームは、エネルギーをどこに集中させるか、技術的負債と新しい要求のバランスをとる方法、および作業に優先順位を付ける方法についての指示を必要としていました。

プロダクトオーナーは、全員を1つの部屋に入れて、何が起こったかを確認することにしました。

ワークショップを利害関係者に販売する

最初のステップは、利害関係者から賛同を得ることです。 この場合、プロダクトオーナーは利害関係者のマネージャーにアプローチし、提案されたワークショップの利点を説明しました。 彼は、すべての利害関係者が同意できる順序でバックログ項目に優先順位を付けることが目標であると伝えました。 これらがセールスポイントでした：

• 時間を節約
• コラボレーションの推進
• 全員が同じ情報を聞き、開発チームが次に何を提供するかについて共通の理解を持って去るように、コミュニケーションを調整します
• 利害関係者に話したり聞いたりできるフォーラムを提供する

利害関係者に、彼らのニーズを表現し、互いに調整できる構造化された促進されたフォーラムを提供することは、彼らに力を与え、優れた製品を構築するために必要なことの全体をよりよく理解することを可能にします。 私自身の仕事では、いくつかの製品バックログ優先順位付けワークショップを主催した後、利害関係者が私に要求を通知し、詳細を提供し、私の質問に答える可能性がはるかに高いことがわかりました。

ワークショップを実行する方法

ワークショップの目的を達成する能力は、部屋にいる人に大きく影響されます。 関連するすべての専門家を招待するようにしてください。

• 製品の主要な利害関係者：アカウントマネージャー、アカウントディレクター、カスタマーサービスマネージャーなど。
• プロダクトマネージャー（またはプロダクトオーナー）
• スクラムマスター
• 主題の専門家

何をいつ話し合うかを説明する詳細な議題を事前に送信してください。 これにより、利害関係者は事前に質問したり提案したりする機会が得られ、会議中に全員が集中できるようになります。

部屋の準備方法

参加者が到着する前に、参加者がワークショップの演習にすぐに飛び込めるように会議室を準備します。 まず、製品のバックログアイテムを壁に提示する必要があります。バックログアイテムを印刷するか、インデックスカードに書き留めます。

これらのカードは、チームが近い将来に実装する予定の機能と改善点を表しています。 それらを会議室の壁にテープで貼り、現在のバックログの順序で並べます。一方の端の優先度が最も高いものから、もう一方の端の優先度が最も低いものまでです。 プロジェクターまたはテレビ画面に、より詳細なリクエストの説明と追加の詳細を表示する準備をしてください。

参加者の役割

プロダクトマネージャーは、演習の主な進行役であり、時間を監視し、プロダクトビジョンからコンテキストを提供することで優先順位を導きます。 製品マネージャーは、議論に参加することを避け、利害関係者に優先順位の設定を推進させる必要があります。 利害関係者が決定に同意した後でも、製品マネージャーは、時間の経過とともに発生する他の優先順位に対応するために、必要に応じてバックログアイテムを移動できます。 プロダクトマネージャーは、バックログに対する意思決定力を保持しますが、この演習は、将来の優先順位を決定するための情報を収集するのに役立ちます。

スクラムマスターがワークショップに参加する場合は、イベントを促進している間、エクササイズ自体に関する参加者のフィードバックに注意するように依頼してください。これは、将来の改善に役立ちます。 対象分野の専門家がワークショップに参加して、利害関係者にコンテキストと追加情報を提供します。

優先順位付けを容易にする方法

優先順位付けは2段階で処理できます。

最初の優先順位付けの段階で、参加者に重要ではない項目を決定するように促します。 優先度の低いアイテムを脇に置くことで、グループは優先度の高いアイテムに貴重な時間を費やすことができます。 それでもコンセンサスが得られない場合は、製品マネージャーは、より詳細な議論のためにアイテムを脇に置くことを提案する必要があります。

優先順位付けの第2段階では、人々が合意に達するのを支援する優れた方法は、優先順位を明確にするグループ会話を促進するためのシンプルで強力なツールであるEffortImpactMatrixを利用することです。 最大の影響を与えるために最小の労力を必要とするアイテムはリストの一番上に上がり、より大きな労力を必要とするがより低い影響を与えるアイテムは下に沈みます。 このテクニックのいくつかのバリエーションとそれを改善する方法を見つけることができます。

利害関係者がコンセンサスなしでバックログアイテムを前後に移動し続ける場合、製品マネージャーはその優先順位について最終決定権を持つ必要があります。

会議を閉じる前に、製品マネージャーは参加者にチェックインし、最終的な考えを尋ねる必要があります。 彼らが去った後、あなたがそれらを製品管理製品バックログツールに簡単に転送できるように、合意された要求に番号を付けるかコード化することを忘れないでください-最も優先度の高いものから始めてください。

ワークショップを継続的に改善する

製品バックログワークショップは、スクラムサイクルの定例会議である必要があり、かんばんチームの式典に適合させることができます。 この演習をスプリントの途中でスクラムサイクルで実行できる場合は、スプリント計画の前に利害関係者の優先順位を受け取ります。 かんばんチームの場合、ワークショップは毎週、またはかんばんリストに優先順位を付けるためにロードマップを再調整するのに最適なペースで実施できます。

私のチームにとって、3週間ごとに優先順位付けワークショップを開催することで、バックログの優先順位を更新するのに十分でした。 ワークショップを成功させるには、適切なリズムを見つけることが重要です。参加者のニーズと実際の需要との間に明確な境界線を見つけるようにしてください。 現在の頻度が彼らのニーズを満たしているかどうかについて、参加者に定期的にチェックインしてください。

また、参加者がワークショップに関するフィードバックを提供するためのチャネルを作成します。 ワークショップの将来の改善についてメモを取る専任の人がいると便利です。スクラムマスターはこの役割を果たすことができます。 ワークショップの改善点を文書化して、よりスムーズなエクスペリエンスを実現するための献身的な姿勢を示します。

バックログの優先順位付けのために専用のワークショップを定期的に採用することで、いくつかの異なるレベルで企業に利益をもたらすことができます。 製品マネージャーは、時間とリソースをより効果的かつ効率的に使用できます。 会社はより機敏になり、より良い結果をより早く達成することができます。 利害関係者に早い段階で参加を求めることは、製品イニシアチブのサポートを得て、貴重なフィードバックを得るのに非常に強力なツールになる可能性があります。 経営幹部は、このワークショップを使用して、戦術的および戦略的レベルで優先順位を評価し、会社の目標、チームプロセス、および全体的なコミュニケーションに対する従業員の整合性を高めることもできます。