ترتيب أولويات تراكم المنتجات مع أصحاب المصلحة الرئيسيين المتعددين: دراسة حالة

يعد تحديد أولويات الأعمال المتراكمة مكونًا رئيسيًا في تطوير منتج رشيق. ومع ذلك ، يمكن أن يكون الأمر مربكًا عندما يكون هناك العديد من أصحاب المصلحة: فهم جميعًا يقدمون طلبات مستقلة عن بعضهم البعض وبشكل غير متزامن ، بينما يقضي مدير المنتج ساعات طويلة في اجتماعات فردية ، ويتفاوض معهم حول العناصر التي ستنتقل إلى الاجتماع التالي العدو. والنتيجة غالبًا هي إهدار الوقت والموارد.

لسد هذا التقسيم وتوفير الوقت ، فإن أفضل حل هو ورشة عمل لتحديد الأولويات تمكنهم من التوصل إلى توافق في الآراء بشأن الأولوية النسبية لطلباتهم. في هذه الجلسة المكثفة ، يمكن لجميع أصحاب المصلحة العمل معًا للاتفاق على خطة ترسم المسار إلى الأمام.

المشكلة

لنفكر في سيناريو مشترك. وجد فريق منتجات الشركة نفسه في موقف إشكالي مع المنتج الرئيسي للشركة. وضع فريق التطوير والمهندسين المعماريين هدفًا صعبًا لنقل المنتج إلى منصة قائمة على السحابة. ومع ذلك ، كان التقدم بطيئًا للغاية لأن المطورين كانوا مشغولين بتحسينات ميزات المنتج وإصلاحات الأخطاء. كان هناك قدر كبير من الديون التقنية التي يجب سدادها ، مما أعاق قدرة الفريق على إجراء تحسينات والمضي قدمًا في سباقات السرعة المخطط لها. في الوقت نفسه ، واصل أصحاب المصلحة ، الذين كانوا جميعًا مديري حسابات وعملوا مباشرة مع المستخدمين النهائيين ، طلب تحسينات الميزات لإرضاء العملاء الذين يمثلونهم. على الرغم من أن أصحاب المصلحة كانوا على دراية بأن فريق التطوير قام بسحب العناصر من التراكم فقط عندما أصبحت متاحة ، إلا أن أصحاب المصلحة لا يزالون يشعرون بالتجاهل والتجاهل. كانت المهلة الزمنية عالية لأي طلب لم يكن طارئًا ، وكانت مكافحة الحرائق شائعة جدًا. علاوة على ذلك ، كانت طلبات أصحاب المصلحة تتعارض بانتظام.

كان أصحاب المصلحة غير سعداء وشعروا أن طلباتهم ذهبت في الغالب إلى ثقب أسود. كان عملاؤهم محبطين بسبب الوقت الذي استغرقته معالجة تقارير الأخطاء البسيطة وتسليم التحسينات المطلوبة. نتيجة لذلك ، شعر فريق التطوير أنه تم سحبه في العديد من الاتجاهات ولم يتمكن ببساطة من إجراء التحسينات التقنية لتمكين دورة أسرع ومهلة لمواكبة احتياجات أصحاب المصلحة والمستخدمين. احتاج فريق التطوير إلى توجيه حول مكان تركيز طاقته ، وكيفية موازنة الديون التقنية مقابل الطلبات الجديدة ، وكيفية تحديد أولويات العمل.

قرر صاحب المنتج وضع الجميع في غرفة واحدة ومعرفة ما حدث.

بيع الورشة لأصحاب المصلحة

تتمثل الخطوة الأولى في كسب تأييد أصحاب المصلحة. في هذه الحالة ، اتصل صاحب المنتج بمدير أصحاب المصلحة وشرح فوائد ورشة العمل المقترحة. وأوضح أن الهدف كان إعطاء الأولوية لبنود الأعمال المتراكمة بالترتيب الذي يمكن أن يتفق عليه جميع أصحاب المصلحة. كانت هذه هي نقاط البيع:

• توفير الوقت
• قيادة التعاون
• مواءمة الاتصال بحيث يسمع الجميع نفس المعلومات ويغادر بفهم مشترك لما سيقدمه فريق التطوير بعد ذلك
• إعطاء أصحاب المصلحة منتدى حيث يمكنهم التحدث والاستماع

إن تزويد أصحاب المصلحة بمنتدى منظم وميسّر يمكنهم من خلاله التعبير عن احتياجاتهم والتوافق مع بعضهم البعض يمكّنهم ويمنحهم فهمًا أفضل لمجمل ما يدخل في بناء منتج رائع. في عملي الخاص ، وجدت أن أصحاب المصلحة لديّ كانوا أكثر ميلًا لإخطاري بالطلب ، وتقديم التفاصيل ، والإجابة على أسئلتي بعد أن استضافت العديد من ورش العمل المتراكمة لتحديد أولويات المنتجات.

كيف تدير ورشة عمل

تتأثر قدرة ورشة العمل على تحقيق أهدافها بشكل كبير بمن في الغرفة. تأكد من دعوة جميع الخبراء ذوي الصلة:

• أصحاب المصلحة الرئيسيون للمنتج: مديرو الحسابات ، مدير الحساب ، مدير خدمة العملاء ، إلخ.
• مدير المنتج (أو مالك المنتج)
• سيد سكرم
• خبراء الموضوع

تأكد من إرسال جدول أعمال مفصل مسبقًا لشرح ما سيتم مناقشته ومتى. سيوفر ذلك لأصحاب المصلحة فرصة لطرح الأسئلة أو تقديم اقتراحات مسبقًا والحفاظ على تركيز الجميع أثناء الاجتماع.

كيفية تجهيز الغرفة

قبل وصول المشاركين ، قم بإعداد غرفة الاجتماعات بحيث يمكن للمشاركين الغوص مباشرة في تمارين ورشة العمل. أولاً ، سيتعين عليك تقديم عناصر تراكم المنتج على الحائط - اطبع العناصر المتأخرة أو قم بتدوينها على بطاقات الفهرسة.

تمثل هذه البطاقات الميزات والتحسينات التي يخطط فريقك لتنفيذها في المستقبل القريب. ألصقها على حائط غرفة الاجتماعات وقم بترتيبها بترتيب الأعمال المتأخرة الحالي — من أعلى أولوية في أحد الطرفين إلى أدنى أولوية في الطرف الآخر. كن مستعدًا لعرض أوصاف أكثر تفصيلاً للطلب وتفاصيل إضافية على جهاز العرض أو شاشة التلفزيون.

أدوار المشاركين

مدير المنتج هو الميسر الرئيسي للتمارين ، حيث يراقب الوقت ويوجه تحديد الأولويات من خلال توفير سياق من رؤية المنتج. يجب على مديري المنتجات تجنب المشاركة في المناقشات والسماح لأصحاب المصلحة بقيادة عملية تحديد الأولويات. بعد اتفاق أصحاب المصلحة على قرار ، لا يزال بإمكان مدير المنتج نقل بنود الأعمال المتراكمة حسب الحاجة لاستيعاب الأولويات الأخرى التي تظهر بمرور الوقت. يحتفظ مديرو المنتجات بسلطتهم في اتخاذ القرار بشأن الأعمال المتراكمة ، لكن هذا التمرين يساعدهم على جمع المعلومات لاتخاذ قرارات مستقبلية ذات أولوية.

إذا حضر معلم سكرم ورشة العمل ، اطلب منهم تدوين ملاحظات المشاركين على التمرين نفسه أثناء قيامك بتسهيل الحدث - سيكون ذلك مفيدًا للتحسينات المستقبلية. يشارك الخبراء المتخصصون في ورشة العمل لتوفير السياق والمعلومات الإضافية لأصحاب المصلحة.

كيفية تسهيل تحديد الأولويات

يمكن معالجة تحديد الأولويات على مرحلتين.

في مرحلة تحديد الأولويات الأولى ، شجع المشاركين على تحديد العناصر غير الحاسمة. سيسمح وضع العناصر ذات الأولوية المنخفضة جانبًا للمجموعة بقضاء وقتها الثمين في العناصر ذات الأولوية الأعلى. إذا لم يكن هناك توافق في الآراء ، فيجب على مدير المنتج أن يقترح وضع العنصر جانبًا لإجراء مناقشة أكثر تعمقًا.

خلال المرحلة الثانية من تحديد الأولويات ، تتمثل إحدى الطرق الرائعة لمساعدة الأشخاص في الوصول إلى اتفاق في استخدام مصفوفة تأثير المجهود - وهي أداة بسيطة لكنها قوية لتسهيل محادثة جماعية توضح الأولويات. العناصر التي تتطلب أقل جهد لتحقيق أعلى تأثير يرتفع إلى أعلى القائمة ، والعناصر التي تتطلب جهدًا أكبر ولكن سيكون لها تأثير أقل في الأسفل. يمكنك العثور على العديد من الأشكال المختلفة لهذه التقنية وكيفية تحسينها.

إذا استمر أصحاب المصلحة في نقل عنصر تراكمي ذهابًا وإيابًا دون إجماع ، فيجب أن يكون لمدير المنتج القول الفصل في أولويته.

قبل إغلاق الاجتماع ، يجب على مدير المنتج التحقق من المشاركين وطلب أفكارهم النهائية. بعد مغادرتهم ، تأكد من ترقيم الطلبات المتفق عليها أو ترميزها بحيث يمكنك نقلها بسهولة إلى أداة تراكم منتجات إدارة المنتج - ابدأ بواحد كأولوية قصوى.

تحسين ورشة العمل باستمرار

يجب أن تكون ورشة عمل تراكم المنتجات عبارة عن اجتماع منتظم في دورة Scrum الخاصة بك ، ويمكن أن تتناسب مع احتفالات فريق Kanban. إذا كان بإمكانك إجراء هذا التمرين في منتصف السباق في دورة Scrum ، فستتلقى أولويات أصحاب المصلحة قبل التخطيط للعدو. بالنسبة لفريق كانبان ، يمكن إجراء ورشة العمل أسبوعيًا أو بأي إيقاع هو الأفضل لإعادة تنظيم خارطة طريق لإعطاء الأولوية لقائمة كانبان.

بالنسبة لفريقي ، كان وجود ورشة عمل لتحديد الأولويات كل ثلاثة أسابيع كافياً لتحديث أولويات الأعمال المتراكمة. يعد العثور على الإيقاع الصحيح أمرًا بالغ الأهمية لنجاح ورشة العمل - تأكد من العثور على الخط الدقيق بين احتياجات المشاركين والطلب الفعلي. تحقق بانتظام مع المشاركين لمعرفة ما إذا كان التردد الحالي يلبي احتياجاتهم.

أيضًا ، قم بإنشاء قناة للمشاركين لتقديم ملاحظات حول ورشة العمل. من المفيد وجود شخص مخصص لتدوين الملاحظات حول التحسينات المستقبلية لورشة العمل - يمكن لخبير سكرم أن يقوم بهذا الدور على أكمل وجه. قم بتوثيق التحسينات في ورشة العمل لإظهار تفانيك في تحقيق تجربة أكثر سلاسة.

إن التوظيف المنتظم لورشة عمل مخصصة لتحديد أولويات الأعمال المتراكمة يمكن أن يفيد الشركة على عدة مستويات مختلفة. يمكن لمديري المنتجات استخدام وقتهم ومواردهم بشكل أكثر فعالية وكفاءة. يمكن للشركة أن تكون أكثر مرونة وتحقق نتائج أفضل بشكل أسرع. يمكن أن تكون مطالبة أصحاب المصلحة بالمشاركة في وقت مبكر أداة قوية بشكل لا يصدق للحصول على دعمهم لمبادرات المنتج والحصول على تعليقات قيمة. يمكن للمديرين التنفيذيين أيضًا استخدام ورشة العمل هذه لتقييم الأولويات على المستوى التكتيكي والاستراتيجي من أجل تعزيز توافق الموظفين مع أهداف الشركة وعمليات الفريق والتواصل العام.