Приоритизация бэклога продукта с несколькими ключевыми заинтересованными сторонами: пример из практики

Приоритизация невыполненных работ — ключевой компонент гибкой разработки продукта. Тем не менее, когда есть несколько заинтересованных сторон, это может стать ошеломляющим: все они делают запросы независимо друг от друга и асинхронно, в то время как менеджер по продукту проводит долгие часы на встречах один на один, обсуждая с ними, какие элементы будут включены в следующий. спринт. В результате часто теряется время и ресурсы.

Чтобы преодолеть это разделение и сэкономить время, лучшим решением является семинар по расстановке приоритетов, который позволяет им прийти к консенсусу в отношении относительного приоритета их запросов. На этом интенсивном занятии все заинтересованные стороны могут работать вместе, чтобы согласовать план, намечающий путь вперед.

Эта проблема

Рассмотрим распространенный сценарий. Продуктовая команда компании оказалась в проблемной ситуации с флагманским продуктом компании. Команда разработчиков и архитекторы поставили перед собой сложную задачу — перенести продукт на облачную платформу. Однако прогресс был очень медленным, поскольку разработчики были заняты улучшением функций продукта и исправлением ошибок. Необходимо было погасить большой технический долг, что лишило команду возможности вносить улучшения и продолжать запланированные спринты. В то же время заинтересованные стороны, которые все были менеджерами по работе с клиентами и работали напрямую с конечными пользователями, продолжали запрашивать улучшения функций, чтобы удовлетворить клиентов, которых они представляют. Хотя заинтересованные стороны знали, что команда разработчиков извлекала элементы из списка невыполненных работ только тогда, когда они становились доступными, заинтересованные стороны все равно чувствовали себя брошенными и проигнорированными. Для любого запроса, не связанного с чрезвычайными ситуациями, требовалось много времени, а пожаротушение было обычным явлением. Кроме того, запросы заинтересованных сторон регулярно противоречили друг другу.

Заинтересованные стороны были недовольны и чувствовали, что их запросы в основном проваливаются в черную дыру. Их клиенты были разочарованы тем, сколько времени требовалось для обработки простых отчетов об ошибках и для доставки запрошенных ими улучшений. В результате команда разработчиков чувствовала, что ее тянут по многим направлениям, и просто не могла внести технические улучшения, чтобы обеспечить более быстрый цикл и время выполнения, чтобы не отставать от потребностей заинтересованных сторон и пользователей. Команде разработчиков нужно было указать, на чем сосредоточить свою энергию, как сбалансировать технический долг с новыми запросами и как расставить приоритеты в работе.

Владелец продукта решил собрать всех в одной комнате и посмотреть, что из этого выйдет.

Продажа семинара заинтересованным сторонам

Первый шаг заключается в том, чтобы заручиться поддержкой заинтересованных сторон. В этом случае владелец продукта обратился к менеджеру стейкхолдеров и объяснил преимущества предлагаемого семинара. Он сообщил, что цель состояла в том, чтобы расставить приоритеты элементов невыполненной работы в порядке, с которым могли согласиться все заинтересованные стороны. Это были точки продажи:

• Экономия времени
• Развитие сотрудничества
• Согласование коммуникации таким образом, чтобы все слышали одну и ту же информацию и уходили с общим пониманием того, что команда разработчиков сделает дальше.
• Предоставление заинтересованным сторонам форума, на котором они могут высказаться и быть услышанными

Предоставление заинтересованным сторонам структурированного, удобного форума, на котором они могут выражать свои потребности и согласовывать друг с другом, расширяет их возможности и дает им лучшее понимание всего, что входит в создание отличного продукта. В моей собственной работе я обнаружил, что мои заинтересованные стороны с гораздо большей вероятностью уведомят меня о запросе, предоставят подробности и ответят на мои вопросы после того, как я провел несколько семинаров по приоритизации бэклога продукта.

Как провести семинар

Способность семинара достичь своих целей во многом зависит от того, кто находится в помещении. Убедитесь, что вы пригласили всех соответствующих экспертов:

• Ключевые заинтересованные стороны продукта: менеджеры по работе с клиентами, директор по работе с клиентами, менеджер по работе с клиентами и т. д.
• Менеджер продукта (или владелец продукта)
• Скрам-мастер
• Эксперты в предметной области

Обязательно разошлите подробную повестку дня заранее, объяснив, что и когда будет обсуждаться. Это даст заинтересованным сторонам возможность задать вопросы или внести предложения заранее и сосредоточит все внимание во время встречи.

Как подготовить комнату

Перед прибытием участников подготовьте конференц-зал, чтобы участники могли сразу же погрузиться в упражнения семинара. Во-первых, вам нужно будет представить элементы невыполненной работы по продукту на стене — распечатать элементы невыполненной работы или записать их на каталожных карточках.

Эти карточки представляют функции и улучшения, которые ваша команда планирует внедрить в ближайшем будущем. Прикрепите их к стене комнаты для совещаний и расположите в текущем порядке незавершенной работы — от самого высокого приоритета на одном конце до самого низкого приоритета на другом. Будьте готовы отобразить более подробные описания запросов и дополнительную информацию на экране проектора или телевизора.

Роли участников

Менеджер по продукту является главным помощником в упражнениях, следит за временем и расставляет приоритеты, предоставляя контекст из видения продукта. Менеджеры по продукту должны избегать участия в дискуссиях и позволить заинтересованным сторонам определять приоритеты. После того, как заинтересованные стороны согласуют решение, менеджер по продукту все еще может перемещать элементы невыполненной работы по мере необходимости, чтобы учесть другие приоритеты, возникающие с течением времени. Менеджеры по продукту сохраняют за собой право принимать решения по отставанию, но это упражнение помогает им собирать информацию для принятия будущих приоритетных решений.

Если на семинаре присутствует скрам-мастер, попросите его записать отзывы участников о самом упражнении, пока вы проводите мероприятие — это будет полезно для будущих улучшений. Эксперты в предметной области участвуют в семинаре, чтобы предоставить заинтересованным сторонам контекст и дополнительную информацию.

Как облегчить расстановку приоритетов

Расстановку приоритетов можно проводить в два этапа.

На первом этапе расстановки приоритетов предложите участникам решить, какие пункты не являются критическими. Откладывание в сторону менее приоритетных задач позволит группе потратить свое драгоценное время на более приоритетные задачи. Если по-прежнему нет единого мнения, менеджер по продукту должен предложить отложить этот вопрос для более глубокого обсуждения.

На втором этапе расстановки приоритетов отличным методом, помогающим людям прийти к соглашению, является использование Матрицы воздействия усилий — простого, но мощного инструмента для облегчения группового разговора, который проясняет приоритеты. Элементы, которые требуют наименьших усилий для достижения наибольшего эффекта, поднимаются в верхнюю часть списка, а элементы, требующие больших усилий, но оказывающие меньшее влияние, опускаются вниз. Вы можете найти несколько вариантов этой техники и способы ее улучшения.

Если заинтересованные стороны продолжают перемещать элемент невыполненной работы взад и вперед без согласия, менеджер продукта должен иметь последнее слово в отношении его приоритета.

Прежде чем закрыть встречу, менеджер по продукту должен связаться с участниками и спросить их окончательные мысли. После того, как они уйдут, обязательно пронумеруйте или закодируйте согласованные запросы, чтобы вы могли легко передать их в инструмент невыполненной работы по продукту — начните с одного как самого высокого приоритета.

Постоянно улучшайте мастерскую

Семинар по бэклогу продукта должен быть регулярным собранием в вашем цикле Scrum, и он может вписаться в церемонии Канбан-команды. Если вы сможете выполнить это упражнение в середине спринта в цикле Scrum, вы получите приоритеты заинтересованных сторон до планирования спринта. Для канбан-команды семинар может проводиться еженедельно или в любом удобном для вас ритме, чтобы изменить дорожную карту и расставить приоритеты в канбан-списке.

Для моей команды проведения семинара по расстановке приоритетов каждые три недели было достаточно, чтобы обновить приоритеты невыполненной работы. Правильный ритм имеет решающее значение для успеха семинара — убедитесь, что вы нашли тонкую грань между потребностями участников и фактическим спросом. Регулярно проверяйте у участников, соответствует ли текущая частота их потребностям.

Кроме того, создайте канал для участников, чтобы оставить отзыв о семинаре. Полезно иметь специального человека, который будет делать заметки о будущих улучшениях семинара — скрам-мастер может прекрасно справиться с этой ролью. Задокументируйте улучшения семинара, чтобы показать свою приверженность достижению более плавного опыта.

Регулярное проведение специального семинара по приоритизации невыполненных работ может принести пользу компании на нескольких разных уровнях. Менеджеры по продуктам могут использовать свое время и ресурсы более эффективно и результативно. Компания может быть более гибкой и быстрее достигать лучших результатов. Приглашение заинтересованных сторон к участию на раннем этапе может стать невероятно мощным инструментом, позволяющим заручиться их поддержкой продуктовых инициатив и получить ценную обратную связь. Руководители также могут использовать этот семинар для оценки приоритетов на тактическом и стратегическом уровне, чтобы улучшить соответствие сотрудников целям компании, командным процессам и общему общению.