Proje Yöneticisinin Dijital Dönüşüm Rehberi

IDG'nin Dijital İş Dönüşümünün Durumuna göre, kuruluşların %89'u 2018'de önce dijital bir strateji benimsedi veya benimsemeyi planlıyor. Şirketlerde dijital dönüşümleri yönlendiren temel teknolojiler büyük veri/analitik, mobil, bulut ve API'ler/yerleştirilebilirler.

Gittikçe daha fazla BT dışı şirket, ürünlerini ve hizmetlerini yeni teknolojilerin getirdiği dijital yetenekler etrafında yeniden yapılandırıyor. Şirketler, yeni dijital gerçeklikte gelişmek için kültürel bir değişimden geçmek ve Çevik iş akışlarını uyarlamak zorunda. Ayrıca, dijital dönüşüm, sürekli değişen bir pazarda çok sayıda taktik düzeyde karar vermeyi gerektirir. Proje yöneticileri, başarılı bir dijital dönüşüm için organizasyondaki en önemli kişilerden bazılarıdır.

Dijital Dönüşüm Nedir?

Son beş yılın bir noktasında proje yöneticisi iş listelerini gözden geçirdiyseniz, dijital dönüşüm PM'nin rolünü görmüş olabilirsiniz. Birçok şirketin dijital dönüşüm stratejileri vardır ve “dijital dönüşüm” terimi birçok farklı durumda kullanılmaktadır, hatta bazen “dijitalleştirme” veya “bulutlaştırma” ile birbirinin yerine kullanılmaktadır. Arkasındaki farklı anlamların ne olduğunu görmek için bu terimi açalım.

“Dijital” Önemle Dijital Dönüşüm

20-30 yıl önce dijital dönüşüm, esasen şirketlerdeki analog süreçleri dijitalleştiriyordu. Bu süre zarfında bilgisayarlar, ofiste iş yapmak için ana akım bir araç haline geliyordu. Bu, iç iletişim, veri depolama, sözleşme yönetimi vb. birçok alanda verimlilik kazanımları sağlamak için fırsatların ortaya çıktığı anlamına geliyordu.

Bu dijital dönüşüm biçimi, teknolojiler sürekli olarak geliştiğinden bugün hala geçerlidir ve e-posta tabanlı iletişimden Slack veya Google Dokümanlar ile ortak belge düzenleme gibi araçlara geçen ekipler gibi dijital öncelikli şirketlerde bile iyileştirmeler yapıldığını görüyoruz. Ancak günümüz şartlarında bu, “dijitalleşme” ve “bulutlaştırma” gibi eş anlamlı kelimelerin anlam kazandığı dijital dönüşüm teriminin dar bir anlayışıdır.

“Dönüşüm” Vurgulu Dijital Dönüşüm

Bu makalenin devamı için dijital dönüşümden bahsettiğimizde bu bölümdeki açıklamaya başvuracağız.

Dijital dönüşümün daha karmaşık bir biçimi, ürünleri ve hizmetleri dijital yetenekler etrafında yapılandırmaktır. Bu şeylerden birini veya birkaçını kapsayabilir:

• Online kullanıcı davranışlarına göre satış kanallarının yeniden tasarlanması.
• Mevcut ürün veya hizmetleri geliştirmek için yazılım geliştirme ile tanışın.
• Dahili veya müşteriye yönelik analitik oluşturmak için verileri yakalamak ve kullanmak.

Dijital dönüşüm, Çevik uygulamaların tanıtılmasını gerektirir. Dijital olmak, bir şirketin müşteri ihtiyaçlarına daha duyarlı, müşteri geri bildirimlerini toplamada daha proaktif ve değişen piyasa koşullarına daha uyumlu olmasını hem sağlar hem de gerektirir. Bazı şirketler, pazarlarındaki dijital yetenekler etrafında işlerini nasıl yeniden yapılandırdıklarına dair çok iyi örnekler sunuyor.

Domino's'da Dijital Dönüşüm

Domino's, 1960 yılında kurulmuş ve 85'ten fazla ülkede franchise'ları bulunan bir Amerikan pizza restoran zinciridir. 2000'li yıllarda şirket, hisseleri 2008'de 3 dolar civarında tüm zamanların en düşük seviyesine ulaştığı için çok iyi durumda değildi. O sıralarda, şirket dijital dönüşüm yolculuğuna başladı ve Domino'nun e-Ticaret Geliştirme ve Gelişen Teknolojilerden Sorumlu Kıdemli Başkan Yardımcısı Kelly Garcia'ya göre kendisini “pizza satan bir e-ticaret şirketi” olarak tanımladı.

Domino's, mobil öncelikli bir strateji benimsedi ve hem dijital ürün geliştirmeyi yönlendirmek hem de franchise düzeyinde maliyetleri düşürmek için ağırlıklı olarak A/B testine güvendi. En son olarak, müşterilerin yalnızca mobil uygulamalarında değil, aynı zamanda SMS, Twitter, mesajlaşma platformları, akıllı hoparlörler ve diğer iletişim araçları aracılığıyla da yemek sipariş etmelerine olanak tanıyan Domino's Anyware adlı yeni bir platform tanıttılar.

Domino's dijital dönüşümünde başarılı oldu ve hisse senedi fiyatı, 2010-2018 döneminde %3000'den fazla büyüdüğünü ve Google, Amazon ve Apple gibi devleri geride bıraktığını gösteriyor. Kely Garcia'ya göre, şirket şu anda bir sonraki büyüme dönemini beslemek için sesli arayüzlere ve konuşma tabanlı e-ticarete bakıyor.

John Deere'de Dijital Dönüşüm

John Deere 1837'de kuruldu ve genel bir tamir atölyesi ve kürek ve dirgen gibi tarım aletleri üreticisi olarak başladı. Artık çoğunlukla traktörleri ve diğer tarım makineleriyle ilişkilendiriliyor, ancak şirket Domino's'tan daha da derin bir dijital dönüşüm yaşadı.

Son birkaç yılda, John Deere kendisini bir veri şirketine dönüştürmeye başladı. Bu, traktör üretmeyi bırakacakları anlamına gelmez, ancak orta ve uzun vadeli rekabet avantajlarının, müşterilerine veriyle geliştirilmiş yetenekler sağlamada yattığı anlamına gelir. John Deere bunu iki şekilde başarır.

İlk olarak, üretici hassas tarım sağlamak için sensör ve IoT teknolojilerini kullanarak makine yeteneklerini geliştiriyor. John Deere, Blue River Technology gibi makine öğrenimi şirketlerini satın alarak farklı bitki büyüme aşamalarını ayırt etmek, yabani otları tanımak ve gübre ve kimyasalları yalnızca ihtiyaç duyulduğunda uygulamak için bilgisayar vizyonunu ve yapay zekayı kullanabilir.

İkincisi, tüm makineleri, her 5 saniyede bir bulutla senkronize edilen veri hazineleri üretir. Tüm bu veriler, John Deere'in Operasyon Merkezine bağlanır. Şirket, bir platform görünümü aldı ve Operasyon Merkezi'ni küçük AgTech startup'larından DuPont gibi büyük şirketlere kadar üçüncü taraflara açtı.

Tüm bu değişiklikler, John Deere'in Çevik süreçleri tanıtmasını ve yazılım geliştiricileri ile veri bilimcilerini işe almasını gerektirdi. Şirket Silikon Vadisi'nde bir ofis bile açtı. En önemlisi, makineleri üreten kişilerin yeni teknoloji birimleri ile uyum içinde çalışması gerekiyor. “El ele çalışıyoruz. John Deere Precision Tarım Çözümleri Direktörü Than Hartsock'a göre onlar makinelerini ve yaptığı işi biliyorlar, biz teknolojiyi biliyoruz ve bu entegrasyonu birlikte oluşturuyoruz” dedi.

Proje Yöneticisi Düzeyinde Dijital Dönüşüm

Dijital dönüşümün, kuruluştaki diğer insanlar için önemli bir karar yetkisi olmaksızın yönetim kurulu veya yönetici seviyelerinde gerçekleşen bir şey olduğu izlenimi edinilebilir. Bu gerçeklerden daha fazla olamaz - özellikle proje yöneticileri dijital dönüşüm sırasında hayati bir rol oynar.

McKinsey'in kıdemli ortağı Anand Swaminathan, teknoloji dönüşümü ile dijital dönüşüm arasındaki farkı ve PM'lerin ikincisinde neden önemli olduğunu anlatıyor. Bir şirket, finansal işlemler için bir kurumsal kaynak planlama (ERP) sistemi uygulamaya karar verirse, bu, şirketin işleyişinde ve müşterilerle nasıl etkileşimde bulunduğunda köklü bir değişiklik gerektirmez. Bu, üst düzey yöneticilerin ana kararı verdiği ve etkilenen çalışanların geri kalanının yeni bir gerçekliğe uyum sağlamak zorunda olduğu bir teknolojik dönüşüm örneğidir.

Dijital bir dönüşümde, üst yönetim vizyonun ana hatlarını çizer (örneğin, pizza satan e-ticaret şirketi), ancak bunun uygulanması organizasyonun “yönetici gücü” ile, yani proje yöneticileriyle ilgilidir. Swaminathan'ın dediği gibi: "Müşterileriniz için temelde yeni bir dizi deneyim, ürün ve hizmet tasarlıyorsunuz." Bu, proje yöneticisinin yetki alanına çok fazla güç ve karar verme yetkisi verir.

Dijital Dönüşüm Sırasındaki Zorluklar

Her şirket farklıdır ve farklı zorluklarla karşılaşacaktır. Burada, çoğu şirketi bir dereceye kadar etkilemesi muhtemel olan en alakalı olanları sunuyoruz.

• Müşteri ihtiyaçları unutulur. Geleneksel olarak şirketler, her birinin şirket içindeki belirli bir işlevden sorumlu olduğu sessiz bölümlerde çalışır. Böyle bir kurulumdaki risk, müşterilerin çıkarlarının yalnızca en yüksek karar verme seviyelerinde önceliklendirilmesidir. Müşterilerin (pazarlama materyali, müşteri desteği, ürün vb.) arayüz oluşturması gereken fiili iş söz konusu olduğunda, çalışanlar sonuçtan çok çıktıya odaklanmaya başlar. İş, bilgi iletmekle, destek biletlerini kapatmakla ve müşterilere yardım etmemekle ilgili değil, bir broşür oluşturmakla ilgilidir.
• Müşterilerden kıt geri bildirim. Bir önceki noktadan yola çıkarak, müşterilerin ihtiyaçlarına öncelik verilmezse, onlardan gelen olası geri bildirimler de aranmaz veya göründüğünde uygun şekilde yakalanmaz. Bu, özellikle her şeyi dijital yetenekler etrafında yeniden yapılandırmaya çalışırken, ürünü veya hizmeti nasıl iyileştireceğinizi bulmayı çok daha zor hale getirir. Büyük bir kuruluş için bile dijital dönüşüm bir başlangıç ​​senaryosudur. Bilinmeyenlerle doludur ve pazara doğru çözümleri sağlamak için müşterilerden sürekli geri bildirim gerektirir.
• Veriler karar vermede kullanılmaz. Özel yazılım oluştururken, verileri yakalamak ve analiz etmek çok daha kolaydır. Çoğu şirketin finansal verileri vardır, ancak çok fazla kullanım istatistiği yoktur. Bu, içgüdüsel duygulara dayalı kararların alınmasına yol açar. Birinin kararlarını desteklemek için verileri kullanmak, bu verileri hazır hale getirmek için farklı bir zihniyet ve yeni bir dizi dahili yetenek gerektirir.

Dijital Dönüşüm Sırasında Etkili Bir PM Nasıl Olunur?

Dijital dönüşüm hakkında konuştuğumuzda, çoğunlukla birincil iş kolunun BT ile ilgili olmadığı Domino's ve John Deere gibi şirketlere atıfta bulunuyoruz. Bu, BT şirketlerinin dijital dönüşümlerin üzerinden geçmediği anlamına gelmiyor. Örneğin, 2016'da Google, mobil öncelikli bir stratejiden AI öncelikli olmaya geçeceğini açıkladı. Bu, dijital dönüşümün başka bir şeklidir, ancak bu bölümde geleneksel olarak BT dışı şirketlere bakacağız.

Hiçbir proje yöneticisi, şirket çapında bir çaba olduğu için tek başına bir dijital dönüşümü gerçekleştiremez veya bozamaz. Bununla birlikte, PM'ler sorumlulukları kapsamında etkili olabilir ve bu da başarılı bir dönüşüm şansını kesinlikle artıracaktır. Ayrıca, dönüşüm sırasında en etkili olan kişiler şirketteki yeni dijital gerçekliğe iyi uyum sağlamaya hazır olduğundan, şirket içinde daha iyi kariyer fırsatlarına yol açabilir.

Çevik Değerleri Yaymak

Dijitalleşmenin önemli bir parçası, şirketin kültürünü değiştirmektir. Anand Swaminathan'ın dediği gibi:

Konu dijital olduğunda, çoğu kuruluşta kültürün hafife alındığını düşünüyorum. Örgütler, örgütte uygun kültürel dönüşümden geçmeden bugün bulundukları yerden yarın olması gereken yere geçebileceklerine inanırlar.

Çevik, şu anda dijital projeler sunmanın en yaygın metodolojisidir ve kaçınılmaz olarak herhangi bir dijital dönüşümün önemli bir bileşeni haline gelecektir. Şirketinizin Scrum, Kanban veya ölçeklendirilmiş Agile çerçevelerinden herhangi birini kullanıp kullanmadığı gerçekten önemli değil. Hepsi, Çevik Manifesto'da belirtilen değerlere bağlıdır.

Etkili bir PM, Çevik ilkelerini hem ekibine hem de organizasyonun diğer bölümlerinden meslektaşlarına iletebilmelidir. Eski çalışma biçimlerine meydan okuyabilmeli ve paydaşları dahili süreçleri nasıl daha çevik hale getirebileceğinizi bulmaya dahil edebilmelisiniz.

Eski Süreçleri Tanıyın ve Saygı Duyun

Önceki bölüm statükoya meydan okuyabilmekten bahsederken, şu anda yürürlükte olan eski süreçleri tanımak ve saygı duymak çok önemlidir. Bu tavsiyenin iki ana nedeni var.

Birincisi ve çok pragmatik olarak, alışkanlıklar hızlı değişmez ve insanlar genel olarak alıştıkları çalışma şeklini değiştirmeyi sevmezler. Üst düzey yöneticilerden tüm şirketin daha çevik olması gerektiğine dair bir onayınız olsa bile, birini zorlamak akıllıca olmaz. Muhtemelen dirençle karşılaşacak ve meslektaşlarınızla çatışmalara gireceksiniz.

İkinci olarak, tüm ekipler tamamen veya hiç Agile ilkelerine dayalı olarak çalışmamalıdır. Çevik bir gümüş kurşun değildir ve bu, BT dışı şirketlerde daha da belirgindir. Farklı departmanların farklı sorumluluk ve risk seviyeleri vardır ve bunların hepsi yazılım ekiplerinin yapacağı gibi davranamaz. Hukuk veya finans ekipleri için hatalar, müşteriye yönelik bir platformdaki bir hatadan çok daha maliyetli ve geri alınması daha zor olabilir.

Kendinizi daha çok Çevik bir koç olarak düşünün. Bir ekibin çalışma şeklini değiştirmek için acele etmeden önce, mevcut süreçlerin yaratılmasına neyin yol açtığını anlayın. Alçakgönüllü olun, çünkü bu kararların arkasında önemli nedenler olabilir.

Müşterilerle Geri Bildirim Döngüleri Oluşturun

Şirketinizin şimdi müşterilerle nasıl etkileşime girdiğine iyi bakın. Ardından, müşterilerinize ne kadar maruz kaldığınızı gözden geçirin. Kullanıcılarla konuşan sadece müşteri desteği mi? Yoksa sadece karar vericilerle çalışan satış görevlileri mi? Veya bir proje yöneticisi olarak, müşterilerle çoğunlukla projenin başında ve sonunda etkileşime giriyor musunuz?

Müşterilere çok sık danışmadan projeleri teslim etmek tamamen mümkün olsa da, birçok proje, müşteriler nihai sonucu gördüğünde karşılanmayan veya değişen beklentilerle karşı karşıya kalmaktadır. Müşterileri BT dışı ürünlerin geliştirme sürecine dahil etmek zor olsa da dijital, yeni yetenekler açar. Yazılım yayınlayabilmek, genellikle bir PM'nin müşterilerle daha fazla etkileşim kurmasına ve sürekli olarak geri bildirimlerini toplamasına olanak tanır. Bu, gereksinimlerin erkenden uyumlu hale getirilmesine ve projenin sonunda sorunlardan kaçınılmasına yardımcı olur.

Kullanıcılarla Etkileşimi Yeniden Düşünün

Dijital, şirketinizin kullanıcılarla etkileşim kurması için yeni yollar açar. En önemli özelliği, kullanıcıların ürün veya hizmetinize istedikleri zaman ulaşabilmeleri ve bir hedefe neredeyse anında ulaşabilmeleridir. Pek çok geleneksel etkileşim müşterilerin beklemesine neden olur: müşteri desteğinden gelen e-posta yanıtı, bir hesap yöneticisinden hesap kurulumu vb.

Çok sayıda tekrar eden müşteri desteği sorununuz varsa, yardım sayfaları veya topluluk odaklı forumlar oluşturmayı düşünmeye değer. Keşfetmek için başka bir seçenek de sohbet robotlarıdır. Hesap yönetimi ile ilgili olarak, self-servis sistemler oluşturmak sadece kullanıcılar için daha fazla aciliyet yaratmayacak, aynı zamanda bazı görevler kullanıcılara devredildiği için iş arkadaşlarınız için zaman kazandırabilir.

Dijital Dönüşüm Gümüş Bir Kurşun Değildir

Dijital dönüşüm her koşulda yüceltilmemeli ve uygulanmamalıdır. Çoğu yerel işletme, başarılı olmak için dijital bir dönüşümü aşmadan yalnızca bazı dijital yeteneklere ihtiyaç duyabilir. Bunun açık bir örneği İngiliz kitapçı zinciri Waterstones. 2017 yılında şirket, uzun bir süre kötü sonuçların ardından tekrar kârlı olduğunu açıkladı. Bunu, Amazon gibi dijital rakiplerine karşı yerelleştirme ve farklılaşma stratejisiyle başardı. Tüketiciler, dijital olarak aşırı doygunluklarını dengeleyebilecek otantik yerel ve fiziksel deneyimler aradıkça, bu daha alakalı hale geliyor.

Dijital dönüşüm ihtiyacını değerlendirmek için bir ürün veya hizmetin iki özelliği kullanılabilir. İlk olarak, müşteriler nereden geliyor? İkincisi, müşterilerinizin işletmenizle nasıl etkileşime girmesini istersiniz?

Bu sorulardan herhangi birinin cevabı dijital alandan geliyorsa, şirketiniz büyük olasılıkla dijital dönüşümden faydalanacaktır.

Bu soru hiç sorulmasa bile, gelecekteki yenilikler dijital teknolojilerden geldiği için çoğu küresel işletme rekabet tarafından dijitalleşmeye yönlendirilecektir.

Ancak kahve dükkanları, kiosklar ve küçük perakendeciler gibi yerel işletmelerin çoğu yerel hizmetler sunar ve dijital kanallar hakkında önce dijital şirketlerin yaptığı gibi düşünmeleri gerekmez. İkincisi, bir ürün veya hizmetteki fiziksel bileşenin önemi, dijital dönüşümün kaçınılmaz olup olmadığını da gösterebilir. Lüks bir restoranda yemek yemek veya çiçek satın almak çok fiziksel aktivitelerdir. Dijital yetenekler onları bir dereceye kadar geliştirebilir, ancak bu tam bir dijital dönüşüm gerektirmez.

Çözüm

Dijital dönüşüm sadece mevcut süreçlerin sayısallaştırılması veya bulutlaştırılması ile ilgili değildir. Ürünlerinizi ve hizmetlerinizi mevcut dijital yetenekler etrafında yeniden yapılandırmayı gerektirir. Başarılı dijital dönüşümler, John Deere'in traktörlerini yapay zeka donanımlı veri toplama makinelerine dönüştürerek bir veri şirketi haline gelmesine ve Domino's'un "pizza satan bir e-ticaret şirketi" haline gelmesine yol açtı.

Proje yöneticileri, hem kültürel bir değişim hem de değişen piyasa koşullarına ve yeni teknolojilere uyum sağlama becerisi gerektirdiğinden, dijital dönüşüm sırasında en önemli kişilerden bazılarıdır. Etkili PM'ler, projelerini teslim etmek ve Çevik değerleri diğer ekiplere ve departmanlara yaymak için Çevik çerçeveleri kullanacak. Değişen piyasa koşulları ve çalışan yazılımları dağıtma yeteneği, genellikle PM'nin müşterilerle geri bildirim döngüleri oluşturmasını gerektirecektir. Son olarak, kullanıcılarla etkileşimleri yeniden çerçevelemek, kullanıcılar için anında sonuçlar yaratarak şirketin rekabetçi kalmasını sağlayacaktır.