Panduan Manajer Proyek untuk Transformasi Digital

Menurut State of Digital Business Transformation IDG, 89% organisasi mengadopsi atau memiliki rencana untuk mengadopsi strategi digital-first pada tahun 2018. Teknologi utama yang mendorong transformasi digital di perusahaan adalah big data/analytics, mobile, cloud, dan API/embeddables.

Semakin banyak perusahaan non-TI yang merestrukturisasi produk dan layanan mereka di sekitar kemampuan digital yang dibawa oleh teknologi baru. Perusahaan harus menjalani perubahan budaya dan mengadaptasi alur kerja Agile untuk berkembang dalam realitas digital baru. Selain itu, transformasi digital membutuhkan banyak pengambilan keputusan tingkat taktis di pasar yang terus berubah. Manajer proyek adalah beberapa orang terpenting dalam organisasi untuk transformasi digital yang sukses.

Apa itu Transformasi Digital?

Jika di beberapa titik dalam lima tahun terakhir Anda telah melalui daftar pekerjaan manajer proyek, Anda mungkin telah melihat peran PM transformasi digital. Banyak perusahaan memiliki strategi transformasi digital dan istilah "transformasi digital" digunakan dalam banyak situasi yang berbeda, kadang-kadang bahkan digunakan secara bergantian dengan "digitalisasi" atau "cloudifikasi." Mari kita membongkar istilah ini untuk melihat apa arti yang berbeda di baliknya.

Transformasi Digital dengan Penekanan pada “Digital”

20-30 tahun yang lalu, transformasi digital pada dasarnya mendigitalkan proses analog dalam perusahaan. Selama waktu itu, komputer menjadi alat utama untuk melakukan pekerjaan di kantor. Ini berarti bahwa peluang muncul untuk membuat keuntungan efisiensi di banyak bidang seperti komunikasi internal, penyimpanan data, manajemen kontrak, dll.

Bentuk transformasi digital ini masih relevan hingga saat ini karena teknologi terus meningkat, dan kami melihat peningkatan dilakukan bahkan di perusahaan yang mengutamakan digital seperti tim yang beralih dari komunikasi berbasis email ke alat seperti Slack atau pengeditan dokumen kolaboratif dengan Google Dokumen. Namun, dalam istilah hari ini, ini adalah pemahaman yang sempit tentang istilah transformasi digital, di mana sinonim seperti "digitalisasi" dan "cloudifikasi" masuk akal.

Transformasi Digital dengan Penekanan pada “Transformasi”

Untuk sisa artikel ini, ketika kita berbicara tentang transformasi digital, kita akan merujuk pada deskripsi di bagian ini.

Bentuk transformasi digital yang lebih kompleks adalah penataan produk dan layanan di sekitar kemampuan digital. Ini dapat mencakup satu atau lebih dari hal-hal ini:

• Mendesain ulang saluran penjualan sesuai dengan perilaku pengguna online.
• Memperkenalkan pengembangan perangkat lunak untuk meningkatkan produk atau layanan yang ada.
• Menangkap dan memanfaatkan data untuk membuat analitik internal atau yang dihadapi pelanggan.

Transformasi digital mengandaikan pengenalan praktik Agile. Menjadi digital memungkinkan dan mengharuskan perusahaan untuk lebih responsif terhadap kebutuhan pelanggan, lebih proaktif dalam mengumpulkan umpan balik klien, dan lebih adaptif terhadap perubahan kondisi pasar. Beberapa perusahaan memberikan contoh yang sangat baik tentang bagaimana mereka telah merestrukturisasi bisnis mereka seputar kemampuan digital di pasar mereka.

Transformasi Digital di Domino's

Domino's adalah rantai restoran pizza Amerika, didirikan pada tahun 1960, dengan waralaba di lebih dari 85 negara. Pada tahun 2000-an, perusahaan tidak melakukan terlalu besar karena sahamnya mencapai titik terendah sepanjang masa pada tahun 2008 di sekitar $3. Sekitar waktu itu, perusahaan memulai perjalanan transformasi digitalnya dan mengidentifikasi dirinya sebagai “perusahaan eCommerce yang kebetulan menjual pizza” menurut Kelly Garcia, SVP Pengembangan eCommerce dan Teknologi Berkembang Domino.

Domino's mengadopsi strategi mobile-first dan sangat bergantung pada pengujian A/B untuk mendorong pengembangan produk digital dan mengurangi biaya di tingkat waralaba. Baru-baru ini, mereka memperkenalkan platform baru yang disebut Domino's Anyware, yang memungkinkan pelanggan memesan makanan tidak hanya di aplikasi seluler mereka tetapi juga melalui SMS, Twitter, platform perpesanan, speaker pintar, dan sarana komunikasi lainnya.

Domino's berhasil dalam transformasi digitalnya dan harga sahamnya mencerminkan bahwa—dalam periode antara 2010-2018, Domino telah tumbuh lebih dari 3000% dan telah melampaui raksasa seperti Google, Amazon, dan Apple. Menurut Kely Garcia, perusahaan saat ini sedang melihat antarmuka suara dan eCommerce percakapan untuk mendorong periode pertumbuhan berikutnya.

Transformasi Digital di John Deere

John Deere didirikan pada tahun 1837 dan dimulai sebagai bengkel umum dan produsen alat pertanian seperti sekop dan garpu rumput. Sekarang sebagian besar terkait dengan traktor dan mesin pertanian lainnya, tetapi perusahaan telah mengalami transformasi digital yang lebih mendalam daripada Domino.

Selama beberapa tahun terakhir, John Deere mulai mengubah dirinya menjadi perusahaan data. Itu tidak berarti bahwa mereka akan berhenti memproduksi traktor, tetapi keunggulan kompetitif jangka menengah hingga jangka panjang mereka terletak pada penyediaan kemampuan data yang ditingkatkan kepada pelanggan mereka. John Deere mencapai ini dengan dua cara.

Pertama, pabrikan meningkatkan kemampuan mesinnya dengan menggunakan sensor dan teknologi IoT untuk menghasilkan pertanian yang presisi. Dengan mengakuisisi perusahaan pembelajaran mesin seperti Blue River Technology, John Deere dapat menggunakan visi komputer dan AI untuk membedakan antara berbagai tahap pertumbuhan tanaman, mengenali gulma, dan menerapkan pupuk dan bahan kimia hanya saat dibutuhkan.

Kedua, semua mesin mereka menghasilkan kumpulan data, yang disinkronkan ke cloud setiap 5 detik. Semua data ini dihubungkan ke Pusat Operasi John Deere. Perusahaan telah mengambil pandangan platform dan membuka Pusat Operasi kepada pihak ketiga, dari perusahaan rintisan AgTech kecil hingga perusahaan besar seperti DuPont.

Semua perubahan ini mengharuskan John Deere untuk memperkenalkan proses Agile dan mempekerjakan pengembang perangkat lunak dan ilmuwan data. Perusahaan bahkan telah membuka kantor di Silicon Valley. Yang terpenting, orang-orang yang memproduksi mesin harus bekerja sama dengan unit teknologi baru. “Kami bekerja bergandengan tangan. Mereka tahu mesin mereka dan pekerjaannya, kami tahu teknologinya, dan bersama-sama kami membangun integrasi ini,” menurut Than Hartsock, Direktur John Deere Precision Agriculture Solutions.

Transformasi Digital di Level Manajer Proyek

Orang mungkin mendapat kesan bahwa transformasi digital adalah sesuatu yang terjadi di tingkat dewan atau eksekutif tanpa kekuatan keputusan yang substansial bagi orang lain dalam organisasi. Itu tidak bisa jauh dari kebenaran—manajer proyek khususnya memainkan peran penting selama transformasi digital.

Anand Swaminathan, mitra senior di McKinsey, menjelaskan perbedaan antara transformasi teknologi versus transformasi digital dan mengapa PM relevan dalam transformasi digital. Jika sebuah perusahaan memutuskan untuk memperkenalkan sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) untuk operasi keuangan, itu tidak memerlukan perubahan mendasar dalam cara perusahaan beroperasi dan bagaimana berinteraksi dengan klien. Ini adalah contoh transformasi teknologi, di mana para eksekutif senior membuat keputusan utama dan seluruh karyawan yang terpengaruh harus beradaptasi dengan kenyataan baru.

Dalam transformasi digital, manajemen puncak menguraikan visi (misalnya, perusahaan eCommerce yang kebetulan menjual pizza) tetapi implementasinya terletak pada “otot eksekutif” organisasi—yaitu, manajer proyek. Seperti yang dikatakan Swaminathan: “Anda sekarang sedang merancang serangkaian pengalaman, produk, dan layanan yang secara fundamental baru untuk pelanggan Anda.” Itu menempatkan banyak kekuasaan dan pengambilan keputusan dalam lingkup manajer proyek.

Tantangan Selama Transformasi Digital

Setiap perusahaan berbeda dan akan menghadapi tantangan yang berbeda. Di sini, kami menyediakan yang paling relevan, yang cenderung mempengaruhi sebagian besar perusahaan sampai tingkat tertentu.

• Kebutuhan pelanggan dilupakan. Secara tradisional, perusahaan bekerja di departemen yang terpisah di mana masing-masing bertanggung jawab atas fungsi tertentu di dalam perusahaan. Risiko dalam pengaturan seperti itu adalah bahwa kepentingan pelanggan hanya diprioritaskan pada tingkat pengambilan keputusan tertinggi. Ketika sampai pada pekerjaan nyata yang harus dihadapi pelanggan (materi pemasaran, dukungan pelanggan, produk, dll.) karyawan mulai lebih fokus pada output daripada hasilnya. Pekerjaan menjadi tentang membuat selebaran dan bukan tentang menyampaikan informasi, tentang menutup tiket dukungan dan tidak membantu pelanggan.
• Umpan balik yang langka dari klien. Berasal dari poin sebelumnya, jika kebutuhan pelanggan tidak diprioritaskan, maka kemungkinan besar umpan balik dari mereka juga tidak dicari atau ditangkap dengan benar ketika muncul. Hal ini membuat lebih sulit untuk mencari cara untuk meningkatkan produk atau layanan—terutama ketika Anda mencoba untuk merestrukturisasi segala sesuatu di sekitar kemampuan digital. Transformasi digital bahkan untuk perusahaan besar adalah skenario startup. Itu penuh dengan hal-hal yang tidak diketahui dan membutuhkan umpan balik yang konstan dari klien untuk memberikan solusi yang tepat ke pasar.
• Data tidak digunakan dalam pengambilan keputusan. Saat Anda membuat perangkat lunak khusus, jauh lebih mudah untuk menangkap dan menganalisis data. Sebagian besar perusahaan memiliki data keuangan tetapi tidak banyak statistik penggunaan. Ini mengarah pada keputusan yang dibuat berdasarkan firasat. Menggunakan data untuk mendukung keputusan seseorang memerlukan pola pikir yang berbeda dan serangkaian kemampuan internal baru untuk menyiapkan data ini.

Bagaimana Menjadi PM yang Efektif Selama Transformasi Digital

Ketika kita berbicara tentang transformasi digital, kita paling sering merujuk pada perusahaan seperti Domino's dan John Deere, di mana lini bisnis utama tidak terkait dengan TI. Itu tidak berarti bahwa perusahaan IT tidak melakukan transformasi digital. Misalnya, pada tahun 2016, Google menyatakan akan beralih dari strategi mobile-first menjadi AI-first. Ini adalah bentuk lain dari transformasi digital, tetapi di bagian ini, kita akan melihat perusahaan non-TI secara tradisional.

Tidak ada manajer proyek yang dapat sendirian membuat atau menghancurkan transformasi digital karena ini adalah upaya seluruh perusahaan. Karena itu, PM bisa efektif dalam lingkup tanggung jawab mereka, yang pasti akan meningkatkan peluang transformasi yang sukses. Selain itu, ini dapat mengarah pada peluang karir yang lebih baik di dalam perusahaan karena orang-orang yang paling efektif selama transformasi siap untuk beradaptasi dengan baik untuk realitas digital baru di perusahaan.

Menyebarkan Nilai Agile

Bagian penting dari menjadi digital adalah mengubah budaya perusahaan. Seperti yang dikatakan Anand Swaminathan:

Saya pikir budaya diremehkan, […] di sebagian besar organisasi dalam hal topik digital. Organisasi percaya bahwa mereka dapat beralih dari tempat mereka hari ini ke tempat yang mereka butuhkan untuk hari esok tanpa mengalami transformasi budaya yang tepat dalam organisasi.

Agile saat ini merupakan metodologi paling luas dalam memberikan proyek digital, dan itu pasti akan menjadi komponen kunci dari setiap transformasi digital. Apakah perusahaan Anda menggunakan Scrum, Kanban, atau kerangka kerja Agile yang diskalakan tidak terlalu penting. Semuanya menganut nilai-nilai yang digariskan dalam Agile Manifesto.

Seorang PM yang efektif harus dapat mengomunikasikan prinsip-prinsip Agile kepada tim dan rekan kerja mereka dari bagian lain organisasi. Anda harus dapat menantang mode kerja lama dan melibatkan pemangku kepentingan dalam mencari tahu bagaimana membuat proses internal lebih gesit.

Kenali dan Hormati Proses Warisan

Sementara bagian sebelumnya berbicara tentang kemampuan untuk menantang status quo, sangat penting untuk mengenali dan menghormati proses warisan yang sedang berjalan saat ini. Ada dua alasan utama untuk saran ini.

Pertama dan sangat pragmatis, kebiasaan tidak berubah dengan cepat dan orang pada umumnya tidak suka mengubah cara mereka bekerja. Bahkan jika Anda mendapat penegasan dari pimpinan senior bahwa seluruh perusahaan harus menjadi lebih gesit, tidak bijaksana untuk memaksa seseorang. Anda cenderung menghadapi perlawanan dan terlibat konflik dengan rekan kerja Anda.

Kedua, tidak semua tim harus bekerja sepenuhnya atau sama sekali berdasarkan prinsip Agile. Agile bukanlah peluru perak, dan ini bahkan lebih jelas di perusahaan non-IT. Departemen yang berbeda memiliki tingkat tanggung jawab dan risiko yang berbeda, dan tidak semuanya dapat berperilaku seperti yang dilakukan oleh tim perangkat lunak. Kesalahan untuk tim hukum atau keuangan bisa jauh lebih mahal dan lebih sulit untuk dikembalikan daripada bug di platform yang menghadap klien.

Anggap diri Anda lebih sebagai pelatih Agile. Sebelum terburu-buru mengubah cara kerja tim, cari tahu apa yang menyebabkan terciptanya proses saat ini. Bersikaplah rendah hati, karena mungkin ada alasan penting di balik keputusan itu.

Buat Loop Umpan Balik dengan Klien

Perhatikan baik-baik bagaimana perusahaan Anda berinteraksi dengan klien sekarang. Dan kemudian tinjau paparan klien apa yang Anda miliki sendiri. Apakah hanya dukungan pelanggan yang berbicara dengan pengguna? Atau hanya tenaga penjualan yang bekerja dengan pengambil keputusan? Atau, sebagai manajer proyek, apakah Anda kebanyakan berinteraksi dengan klien di awal dan di akhir proyek?

Meskipun sangat mungkin untuk memberikan proyek tanpa berkonsultasi dengan klien sangat sering, banyak proyek menghadapi masalah harapan yang tidak terpenuhi atau berubah ketika klien melihat hasil akhirnya. Meskipun mungkin sulit untuk melibatkan pelanggan dalam proses pengembangan produk non-TI, digital membuka kemampuan baru. Mampu merilis perangkat lunak sering memungkinkan PM untuk lebih melibatkan klien dan mengumpulkan umpan balik mereka secara konstan. Ini membantu menyelaraskan persyaratan sejak awal dan menghindari masalah di akhir proyek.

Memikirkan Kembali Interaksi dengan Pengguna

Digital membuka cara baru bagi perusahaan Anda untuk berinteraksi dengan pengguna. Karakteristik yang paling penting adalah bahwa pengguna dapat mengakses produk atau layanan Anda kapan pun mereka mau dan dapat mencapai beberapa tujuan hampir secara instan. Banyak interaksi tradisional yang membuat pelanggan menunggu: balasan email dari dukungan pelanggan, penyiapan akun dari manajer akun, dll.

Jika Anda memiliki volume besar masalah dukungan pelanggan berulang, maka ada baiknya mempertimbangkan untuk membuat halaman bantuan atau forum berbasis komunitas. Pilihan lain untuk dijelajahi adalah chatbots. Sehubungan dengan manajemen akun, membuat sistem swalayan tidak hanya akan menciptakan lebih banyak kedekatan bagi pengguna tetapi juga dapat menghemat waktu untuk kolega Anda karena beberapa tugas dialihkan ke pengguna.

Transformasi Digital Bukan Peluru Perak

Transformasi digital tidak boleh diagung-agungkan dan diterapkan dalam segala situasi dan kondisi. Sebagian besar bisnis lokal mungkin hanya membutuhkan beberapa kemampuan digital tanpa melalui transformasi digital untuk menjadi sukses. Salah satu contoh yang jelas dari hal ini adalah jaringan toko buku Inggris Waterstones. Pada tahun 2017, perusahaan menyatakan kembali untung setelah periode yang lama dengan hasil yang buruk. Ini dicapai melalui strategi lokalisasi dan diferensiasi terhadap pesaing digitalnya seperti Amazon. Ini menjadi lebih relevan karena konsumen mencari pengalaman lokal dan fisik otentik yang dapat mengimbangi kehidupan digital mereka yang terlalu jenuh.

Dua karakteristik produk atau layanan dapat digunakan untuk menilai kebutuhan transformasi digital. Pertama, dari mana pelanggan berasal? Dan kedua, bagaimana Anda ingin pelanggan berinteraksi dengan bisnis Anda?

Jika jawaban untuk salah satu dari pertanyaan ini berasal dari domain digital, perusahaan Anda kemungkinan besar akan mendapat manfaat dari transformasi digital.

Bahkan jika pertanyaan ini tidak pernah ditanyakan, sebagian besar bisnis global akan didorong untuk menjadi digital oleh persaingan karena inovasi masa depan datang dari teknologi digital.

Namun, sebagian besar bisnis lokal seperti kedai kopi, kios, dan pengecer kecil menyediakan layanan lokal dan tidak perlu memikirkan saluran digital dengan cara yang sama seperti yang dilakukan oleh perusahaan yang mengutamakan digital. Kedua, pentingnya komponen fisik dalam suatu produk atau jasa juga dapat menunjukkan jika transformasi digital tidak dapat dihindari. Makan di restoran kelas atas atau membeli bunga adalah aktivitas yang sangat fisik. Kemampuan digital mungkin meningkatkannya hingga tingkat yang kecil, tetapi itu tidak memerlukan transformasi digital penuh.

Kesimpulan

Transformasi digital bukan hanya tentang digitalisasi atau cloudifikasi dari proses yang ada. Ini membutuhkan restrukturisasi produk dan layanan Anda di sekitar kemampuan digital yang ada. Transformasi digital yang sukses membuat John Deere menjadi perusahaan data dengan mengubah traktor mereka menjadi mesin pengumpul data yang dilengkapi AI dan Domino menjadi “perusahaan eCommerce yang kebetulan menjual pizza.”

Manajer proyek adalah beberapa orang yang paling penting selama transformasi digital karena memerlukan perubahan budaya dan kemampuan untuk beradaptasi dengan perubahan kondisi pasar dan teknologi baru. PM yang efektif akan menggunakan kerangka kerja Agile untuk menyampaikan proyek mereka dan menyebarkan nilai Agile ke tim dan departemen lain. Mengubah kondisi pasar dan kemampuan untuk menyebarkan perangkat lunak yang berfungsi seringkali akan membutuhkan PM untuk membuat loop umpan balik dengan klien. Terakhir, membingkai ulang interaksi dengan pengguna akan memungkinkan perusahaan untuk tetap kompetitif dengan menciptakan hasil langsung bagi pengguna.