Ein Leitfaden für Projektmanager zur digitalen Transformation

Laut IDGs State of Digital Business Transformation haben 89 % der Unternehmen eine Digital-First-Strategie im Jahr 2018 eingeführt oder planen dies. Die Schlüsseltechnologien, die die digitale Transformation in Unternehmen vorantreiben, sind Big Data/Analytics, Mobile, Cloud und APIs/Embeddables.

Immer mehr Nicht-IT-Unternehmen strukturieren ihre Produkte und Dienstleistungen rund um die digitalen Möglichkeiten, die durch neue Technologien entstehen. Unternehmen müssen sich einem kulturellen Wandel unterziehen und agile Arbeitsabläufe anpassen, um in der neuen digitalen Realität erfolgreich zu sein. Darüber hinaus erfordert eine digitale Transformation viele Entscheidungen auf taktischer Ebene in einem sich ständig verändernden Markt. Projektmanager gehören zu den wichtigsten Personen in der Organisation für eine erfolgreiche digitale Transformation.

Was ist digitale Transformation?

Wenn Sie irgendwann in den letzten fünf Jahren Stellenangebote für Projektmanager durchgegangen sind, haben Sie vielleicht die Rolle eines PM für die digitale Transformation gesehen. Viele Unternehmen haben digitale Transformationsstrategien und der Begriff „digitale Transformation“ wird in vielen verschiedenen Situationen verwendet, manchmal sogar synonym mit „Digitalisierung“ oder „Cloudifizierung“. Packen wir diesen Begriff aus, um zu sehen, welche verschiedenen Bedeutungen dahinter stehen.

Digitale Transformation mit Schwerpunkt „Digital“

Vor 20-30 Jahren war die digitale Transformation im Wesentlichen die Digitalisierung analoger Prozesse in Unternehmen. Während dieser Zeit wurden Computer zu einem Mainstream-Tool für die Arbeit im Büro. Dadurch ergaben sich Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung in vielen Bereichen wie interne Kommunikation, Datenspeicherung, Vertragsmanagement etc.

Diese Form der digitalen Transformation ist auch heute noch relevant, da sich die Technologien ständig verbessern, und wir sehen Verbesserungen selbst in Digital-First-Unternehmen wie Teams, die von E-Mail-basierter Kommunikation zu Tools wie Slack oder kollaborativer Dokumentenbearbeitung mit Google Docs wechseln. Aus heutiger Sicht ist dies jedoch ein enges Verständnis des Begriffs digitale Transformation, in dem Synonyme wie „Digitalisierung“ und „Cloudifizierung“ sinnvoll sind.

Digitale Transformation mit dem Schwerpunkt „Transformation“

Für den Rest dieses Artikels, wenn wir über die digitale Transformation sprechen, beziehen wir uns auf die Beschreibung in diesem Abschnitt.

Eine komplexere Form der digitalen Transformation ist die Strukturierung von Produkten und Dienstleistungen rund um digitale Fähigkeiten. Es kann eines oder mehrere dieser Dinge umfassen:

• Neugestaltung der Verkaufskanäle entsprechend dem Online-Nutzerverhalten.
• Einführung in die Softwareentwicklung zur Verbesserung bestehender Produkte oder Dienstleistungen.
• Erfassung und Nutzung von Daten zur Erstellung interner oder kundenorientierter Analysen.

Die digitale Transformation setzt die Einführung agiler Praktiken voraus. Die Digitalisierung ermöglicht und erfordert von einem Unternehmen, besser auf Kundenbedürfnisse zu reagieren, Kundenfeedback proaktiver einzuholen und sich besser an sich ändernde Marktbedingungen anzupassen. Einige Unternehmen liefern sehr gute Beispiele dafür, wie sie ihre Geschäfte um digitale Fähigkeiten in ihren Märkten herum umstrukturiert haben.

Digitale Transformation bei Domino's

Domino's ist eine amerikanische Pizza-Restaurantkette, die 1960 gegründet wurde und Franchise-Unternehmen in mehr als 85 Ländern hat. In den 2000er Jahren ging es dem Unternehmen nicht besonders gut, da seine Aktie 2008 mit rund 3 US-Dollar ein Allzeittief erreichte. Ungefähr zu dieser Zeit begann das Unternehmen seine Reise zur digitalen Transformation und identifizierte sich laut Kelly Garcia, Dominos SVP of eCommerce Development and Emerging Technologies, als „eCommerce-Unternehmen, das zufällig Pizza verkauft“.

Domino's hat eine Mobile-First-Strategie eingeführt und sich stark auf A/B-Tests verlassen, um sowohl die digitale Produktentwicklung voranzutreiben als auch die Kosten auf Franchise-Ebene zu senken. Zuletzt haben sie eine neue Plattform namens Domino's Anyware eingeführt, die es Kunden ermöglicht, Lebensmittel nicht nur über ihre mobilen Apps, sondern auch über SMS, Twitter, Messaging-Plattformen, intelligente Lautsprecher und andere Kommunikationsmittel zu bestellen.

Domino’s war bei seiner digitalen Transformation erfolgreich und sein Aktienkurs spiegelt dies wider – im Zeitraum zwischen 2010 und 2018 ist das Unternehmen um mehr als 3000 % gewachsen und hat solche Moloche wie Google, Amazon und Apple überholt. Laut Kely Garcia sucht das Unternehmen derzeit nach Sprachschnittstellen und Konversations-E-Commerce, um die nächste Wachstumsphase voranzutreiben.

Digitale Transformation bei John Deere

John Deere wurde 1837 gegründet und begann als allgemeine Reparaturwerkstatt und als Hersteller von landwirtschaftlichen Geräten wie Schaufeln und Heugabeln. Es wird heute hauptsächlich mit ihren Traktoren und anderen Landmaschinen in Verbindung gebracht, aber das Unternehmen hat eine noch tiefgreifendere digitale Transformation erlebt als Domino's.

In den letzten Jahren hat John Deere damit begonnen, sich in ein Datenunternehmen zu verwandeln. Das bedeutet nicht, dass sie die Produktion von Traktoren einstellen werden, sondern dass ihr mittel- bis langfristiger Wettbewerbsvorteil darin besteht, ihren Kunden datengestützte Fähigkeiten bereitzustellen. John Deere erreicht dies auf zwei Arten.

Erstens verbessert der Hersteller seine Maschinenkapazitäten durch den Einsatz von Sensor- und IoT-Technologien, um Precision Farming zu ermöglichen. Durch die Übernahme von Unternehmen für maschinelles Lernen wie Blue River Technology kann John Deere mithilfe von Computer Vision und KI zwischen verschiedenen Pflanzenwachstumsstadien unterscheiden, Unkräuter erkennen und Düngemittel und Chemikalien nur dann ausbringen, wenn sie benötigt werden.

Zweitens generieren alle ihre Maschinen Unmengen an Daten, die alle 5 Sekunden mit der Cloud synchronisiert werden. All diese Daten werden in das Operations Center von John Deere eingespeist. Das Unternehmen hat eine Plattformansicht eingenommen und das Operations Center für Dritte geöffnet, von kleinen AgTech-Startups bis hin zu großen Unternehmen wie DuPont.

All diese Änderungen erforderten von John Deere die Einführung agiler Prozesse und die Einstellung von Softwareentwicklern und Datenwissenschaftlern. Das Unternehmen hat sogar ein Büro im Silicon Valley eröffnet. Vor allem müssen die Menschen, die die Maschinen produzieren, mit den neuen Technologieeinheiten zusammenarbeiten. „Wir arbeiten Hand in Hand. Sie kennen ihre Maschine und ihre Arbeit, wir kennen die Technik, und gemeinsam bauen wir diese Integration auf“, so Than Hartsock, Direktor von John Deere Precision Agriculture Solutions.

Digitale Transformation auf Projektleiterebene

Man könnte den Eindruck gewinnen, dass die digitale Transformation etwas ist, das auf Vorstands- oder Führungsebene stattfindet, ohne dass andere Personen in der Organisation über wesentliche Entscheidungsbefugnisse verfügen. Das könnte nicht falscher sein – gerade Projektmanager spielen bei der digitalen Transformation eine entscheidende Rolle.

Anand Swaminathan, Senior Partner bei McKinsey, beschreibt den Unterschied zwischen einer Technologietransformation und einer digitalen Transformation und warum PMs für letztere relevant sind. Entscheidet sich ein Unternehmen für die Einführung eines ERP-Systems (Enterprise Resource Planning) für Finanzgeschäfte, bedeutet dies keine grundlegende Änderung der Art und Weise, wie das Unternehmen operiert und wie es mit Kunden interagiert. Dies ist ein Beispiel für eine technologische Transformation, bei der die Führungskräfte die Hauptentscheidung treffen und der Rest der betroffenen Mitarbeiter sich an eine neue Realität anpassen muss.

Bei einer digitalen Transformation skizziert das Top-Management die Vision (z. B. ein E-Commerce-Unternehmen, das zufällig Pizza verkauft), aber die Umsetzung liegt bei den „Führungskräften“ der Organisation – d. h. den Projektmanagern. Wie Swaminathan es ausdrückt: „Sie entwerfen jetzt eine grundlegend neue Reihe von Erfahrungen, Produkten und Dienstleistungen für Ihre Kunden.“ Das legt viel Macht und Entscheidungsfindung in den Zuständigkeitsbereich des Projektmanagers.

Herausforderungen während einer digitalen Transformation

Jedes Unternehmen ist anders und steht vor anderen Herausforderungen. Hier stellen wir die relevantesten vor, die wahrscheinlich die meisten Unternehmen in gewissem Maße betreffen.

• Kundenbedürfnisse werden vergessen. Traditionell arbeiten Unternehmen in getrennten Abteilungen, in denen jede für eine bestimmte Funktion innerhalb des Unternehmens verantwortlich ist. Das Risiko bei einem solchen Aufbau besteht darin, dass die Interessen der Kunden nur auf den höchsten Entscheidungsebenen priorisiert werden. Wenn es um die eigentliche Arbeit geht, mit der die Kunden zu tun haben (Marketingmaterial, Kundensupport, Produkt usw.), konzentrieren sich die Mitarbeiter mehr auf den Output als auf das Ergebnis. Die Arbeit besteht darin, eine Broschüre zu erstellen und nicht Informationen zu übermitteln, Support-Tickets zu schließen und Kunden nicht zu helfen.
• Kaum Feedback von Kunden. Wie aus dem vorherigen Punkt hervorgeht, wird, wenn Kundenbedürfnisse nicht priorisiert werden, wahrscheinliches Feedback von ihnen auch nicht gesucht oder richtig erfasst, wenn es erscheint. Dies macht es viel schwieriger herauszufinden, wie das Produkt oder die Dienstleistung verbessert werden kann – insbesondere dann, wenn Sie versuchen, alles rund um digitale Fähigkeiten neu zu strukturieren. Die digitale Transformation ist auch für ein großes Unternehmen ein Startup-Szenario. Es ist voller Unbekannter und erfordert ständiges Feedback von Kunden, um dem Markt die richtigen Lösungen anbieten zu können.
• Daten werden nicht zur Entscheidungsfindung verwendet. Wenn Sie benutzerdefinierte Software erstellen, ist es viel einfacher, Daten zu erfassen und zu analysieren. Die meisten Unternehmen haben Finanzdaten, aber nicht viele Nutzungsstatistiken. Dies führt dazu, dass Entscheidungen nach Bauchgefühl getroffen werden. Die Verwendung von Daten zur Unterstützung der eigenen Entscheidungen erfordert eine andere Denkweise und neue interne Fähigkeiten, um diese Daten bereit zu haben.

Wie man während einer digitalen Transformation ein effektiver PM ist

Wenn wir über die digitale Transformation sprechen, beziehen wir uns meistens auf Unternehmen wie Domino's und John Deere, deren Hauptgeschäftszweig nicht mit der IT zusammenhängt. Das soll nicht heißen, dass IT-Unternehmen digitale Transformationen nicht durchgehen. Beispielsweise erklärte Google im Jahr 2016, dass es von einer Mobile-First-Strategie zu einer KI-First-Strategie übergehen wird. Dies ist eine andere Form der digitalen Transformation, aber in diesem Abschnitt werden wir uns mit traditionellen Nicht-IT-Unternehmen befassen.

Kein Projektmanager kann eine digitale Transformation im Alleingang durchführen oder brechen, da es sich um eine unternehmensweite Anstrengung handelt. Allerdings können PMs im Rahmen ihrer Aufgaben effektiv sein, was die Chancen einer erfolgreichen Transformation definitiv verbessern würde. Darüber hinaus kann es zu besseren Karrierechancen innerhalb des Unternehmens führen, da die Mitarbeiter, die während der Transformation am effektivsten sind, bereit sind, sich gut an die neue digitale Realität im Unternehmen anzupassen.

Verbreiten Sie agile Werte

Ein wichtiger Teil der Digitalisierung ist die Veränderung der Unternehmenskultur. Wie Anand Swaminathan es ausdrückt:

Ich glaube, Kultur wird unterschätzt, […] in den meisten Organisationen, wenn es um das Thema Digital geht. Organisationen glauben, dass sie von ihrem heutigen Standort dorthin wechseln können, wo sie morgen sein müssen, ohne den richtigen kulturellen Wandel in der Organisation zu durchlaufen.

Agile ist derzeit die am weitesten verbreitete Methode zur Durchführung digitaler Projekte und wird unweigerlich zu einer Schlüsselkomponente jeder digitalen Transformation. Ob Ihr Unternehmen Scrum, Kanban oder eines der skalierten agilen Frameworks verwendet, spielt keine Rolle. Alle halten sich an die im Agilen Manifest beschriebenen Werte.

Ein effektiver PM sollte in der Lage sein, die Prinzipien von Agile sowohl seinem Team als auch Kollegen aus anderen Teilen der Organisation zu vermitteln. Sie sollten in der Lage sein, die alten Arbeitsweisen in Frage zu stellen und Stakeholder einzubeziehen, um herauszufinden, wie die internen Prozesse agiler gestaltet werden können.

Erkennen und respektieren Sie Legacy-Prozesse

Während im vorherigen Abschnitt davon gesprochen wurde, den Status quo in Frage stellen zu können, ist es sehr wichtig, die derzeit im Spiel befindlichen Legacy-Prozesse zu erkennen und zu respektieren. Es gibt zwei Hauptgründe für diesen Rat.

Erstens und ganz pragmatisch: Gewohnheiten ändern sich nicht schnell, und Menschen ändern im Allgemeinen nicht gerne ihre gewohnte Arbeitsweise. Selbst wenn Sie von der Unternehmensleitung die Bestätigung erhalten, dass das gesamte Unternehmen agiler werden muss, wäre es nicht ratsam, jemanden zu zwingen. Sie werden wahrscheinlich auf Widerstand stoßen und in Konflikte mit Ihren Kollegen geraten.

Zweitens sollten nicht alle Teams vollständig oder überhaupt nach agilen Prinzipien arbeiten. Agilität ist keine Wunderwaffe, und dies zeigt sich noch deutlicher in Nicht-IT-Unternehmen. Verschiedene Abteilungen haben unterschiedliche Verantwortungs- und Risikoebenen, und nicht alle können sich so verhalten, wie es Softwareteams tun würden. Fehler für die Rechts- oder Finanzabteilung können viel kostspieliger und schwieriger rückgängig zu machen sein als ein Fehler in einer kundenorientierten Plattform.

Betrachten Sie sich eher als Agile Coach. Bevor Sie sich beeilen, die Arbeitsweise eines Teams zu ändern, finden Sie heraus, was zur Erstellung der aktuellen Prozesse geführt hat. Seien Sie bescheiden, da es wichtige Gründe für diese Entscheidungen geben kann.

Erstellen Sie Feedbackschleifen mit Kunden

Schauen Sie sich genau an, wie Ihr Unternehmen jetzt mit Kunden interagiert. Und überprüfen Sie dann, welche Kundenkontakte Sie selbst haben. Ist es nur der Kundensupport, der mit den Benutzern spricht? Oder nur Verkäufer, die mit Entscheidungsträgern zusammenarbeiten? Oder haben Sie als Projektmanager vor allem zu Beginn und am Ende des Projekts Kontakt mit Kunden?

Obwohl es durchaus möglich ist, Projekte sehr oft ohne Rücksprache mit Kunden durchzuführen, stehen viele Projekte vor dem Problem, dass die Erwartungen nicht erfüllt werden oder sich ändern, wenn die Kunden das Endergebnis sehen. Während es schwierig sein mag, Kunden in den Entwicklungsprozess von Nicht-IT-Produkten einzubeziehen, eröffnet die Digitalisierung neue Möglichkeiten. In der Lage zu sein, Software zu veröffentlichen, ermöglicht es einem PM oft, die Kunden stärker einzubeziehen und ständig ihr Feedback zu sammeln. Dies hilft, Anforderungen frühzeitig abzustimmen und Probleme am Ende des Projekts zu vermeiden.

Überdenken Sie die Interaktion mit Benutzern

Digital eröffnet Ihrem Unternehmen neue Möglichkeiten, mit den Nutzern zu interagieren. Das wichtigste Merkmal ist, dass Benutzer jederzeit auf Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung zugreifen und ein bestimmtes Ziel fast sofort erreichen können. Viele traditionelle Interaktionen lassen die Kunden warten: E-Mail-Antwort vom Kundensupport, Kontoeinrichtung von einem Account Manager usw.

Wenn Sie große Mengen an sich wiederholenden Kundensupportproblemen haben, ist es eine Überlegung wert, Hilfeseiten oder von der Community betriebene Foren zu erstellen. Eine weitere Option, die es zu erkunden gilt, sind Chatbots. In Bezug auf die Kontoverwaltung schafft die Erstellung von Self-Service-Systemen nicht nur mehr Unmittelbarkeit für die Benutzer, sondern kann auch Zeit für Ihre Kollegen sparen, da einige Aufgaben auf die Benutzer verlagert werden.

Die digitale Transformation ist keine Wunderwaffe

Die digitale Transformation sollte nicht verherrlicht und unter allen Umständen angewendet werden. Die meisten lokalen Unternehmen benötigen möglicherweise nur einige digitale Fähigkeiten, ohne eine digitale Transformation zu überwinden, um erfolgreich zu sein. Ein klares Beispiel dafür ist die britische Buchhandelskette Waterstones. 2017 erklärte das Unternehmen, es sei nach einer langen Phase schlechter Ergebnisse wieder profitabel. Erreicht wurde dies durch eine Strategie der Lokalisierung und Differenzierung gegenüber seinen digitalen Konkurrenten wie Amazon. Dies wird immer relevanter, da Verbraucher nach authentischen lokalen und physischen Erfahrungen suchen, die ihr digital übersättigtes Leben ausgleichen könnten.

An zwei Merkmalen eines Produkts oder einer Dienstleistung lässt sich die Notwendigkeit einer digitalen Transformation abschätzen. Erstens, woher kommen die Kunden? Und zweitens, wie möchten Sie, dass Ihre Kunden mit Ihrem Unternehmen interagieren?

Wenn die Antwort auf eine dieser Fragen aus dem digitalen Bereich stammt, wird Ihr Unternehmen höchstwahrscheinlich von der digitalen Transformation profitieren.

Auch wenn diese Frage nie gestellt wird, werden die meisten globalen Unternehmen durch die Konkurrenz dazu getrieben, digital zu werden, da zukünftige Innovationen aus digitalen Technologien stammen.

Die meisten lokalen Unternehmen wie Cafés, Kioske und kleine Einzelhändler bieten jedoch lokale Dienstleistungen an und müssen nicht so über digitale Kanäle nachdenken wie Digital-First-Unternehmen. Zweitens kann die Bedeutung der physischen Komponente in einem Produkt oder einer Dienstleistung auch darauf hinweisen, ob eine digitale Transformation unvermeidlich ist. In einem gehobenen Restaurant zu essen oder Blumen zu kaufen sind sehr körperliche Aktivitäten. Digitale Fähigkeiten könnten sie in geringem Maße verbessern, aber das erfordert keine vollständige digitale Transformation.

Fazit

Bei der digitalen Transformation geht es nicht nur um die Digitalisierung oder Cloudifizierung bestehender Prozesse. Es erfordert eine Umstrukturierung Ihrer Produkte und Dienstleistungen rund um die bestehenden digitalen Möglichkeiten. Erfolgreiche digitale Transformationen führten dazu, dass John Deere zu einem Datenunternehmen wurde, indem es seine Traktoren in mit KI ausgestattete Datenerfassungsmaschinen verwandelte, und Domino's zu einem „eCommerce-Unternehmen, das zufällig Pizza verkauft“.

Projektmanager gehören zu den wichtigsten Personen während einer digitalen Transformation, da sie sowohl einen kulturellen Wandel als auch die Fähigkeit erfordert, sich an sich ändernde Marktbedingungen und neue Technologien anzupassen. Effektive PMs werden agile Frameworks verwenden, um ihr Projekt zu liefern und agile Werte an andere Teams und Abteilungen weiterzugeben. Sich ändernde Marktbedingungen und die Fähigkeit, funktionierende Software bereitzustellen, erfordern oft, dass der PM Feedbackschleifen mit Kunden erstellt. Schließlich ermöglicht die Umgestaltung der Interaktionen mit Benutzern dem Unternehmen, wettbewerbsfähig zu bleiben, indem sofortige Ergebnisse für die Benutzer erzielt werden.