Ghidul unui manager de proiect pentru transformarea digitală

Potrivit IDG’s State of Digital Business Transformation, 89% dintre organizații au adoptat sau au planuri de a adopta o strategie digital-first în 2018. Tehnologiile cheie care conduc transformările digitale în companii sunt big data/analitica, mobil, cloud și API/embedabile.

Tot mai multe companii non-IT își restructurează produsele și serviciile în jurul capacităților digitale aduse de noile tehnologii. Companiile trebuie să treacă printr-o schimbare culturală și să adapteze fluxurile de lucru Agile pentru a prospera în noua realitate digitală. În plus, o transformare digitală necesită multă luare a deciziilor la nivel tactic pe o piață în continuă schimbare. Managerii de proiect sunt unii dintre cei mai importanți oameni din organizație pentru o transformare digitală de succes.

Ce este transformarea digitală?

Dacă la un moment dat în ultimii cinci ani ați trecut prin liste de joburi de manager de proiect, este posibil să fi văzut rolul unui PM de transformare digitală. Multe companii au strategii de transformare digitală, iar termenul „transformare digitală” este folosit în multe situații diferite, uneori chiar fiind folosit interschimbabil cu „digitizare” sau „cloudificare”. Să despachetăm acest termen pentru a vedea care sunt semnificațiile diferite din spatele lui.

Transformare digitală cu accent pe „digital”

În urmă cu 20-30 de ani, transformarea digitală era în esență digitalizarea proceselor analogice din cadrul companiilor. În acea perioadă, computerele au devenit un instrument principal pentru a efectua munca la birou. Acest lucru a însemnat că au apărut oportunități de a obține câștiguri de eficiență în multe domenii precum comunicarea internă, stocarea datelor, gestionarea contractelor etc.

Această formă de transformare digitală este încă relevantă astăzi, deoarece tehnologiile se îmbunătățesc în mod constant și vedem că se fac îmbunătățiri chiar și în companiile digitale, cum ar fi echipele care trec de la comunicarea prin e-mail la instrumente precum Slack sau editarea colaborativă a documentelor cu Google Docs. Cu toate acestea, în termenii de astăzi, aceasta este o înțelegere restrânsă a termenului de transformare digitală, în care sinonimele precum „digitizare” și „cloudificare” au sens.

Transformare digitală cu accent pe „Transformare”

Pentru restul acestui articol, când vorbim despre transformarea digitală, ne vom referi la descrierea din această secțiune.

O formă mai complexă de transformare digitală este structurarea produselor și serviciilor în jurul capacităților digitale. Poate cuprinde unul sau mai multe dintre aceste lucruri:

• Reproiectarea canalelor de vânzare în funcție de comportamentul utilizatorilor online.
• Introducerea dezvoltării de software pentru a îmbunătăți produsele sau serviciile existente.
• Captarea și utilizarea datelor pentru a crea analize interne sau orientate către clienți.

Transformarea digitală presupune introducerea unor practici Agile. Devenirea digitală permite și necesită ca o companie să răspundă mai mult la nevoile clienților, mai proactivă în colectarea feedback-ului clienților și mai adaptată la condițiile de piață în schimbare. Unele companii oferă exemple foarte bune despre modul în care și-au restructurat afacerile în jurul capacităților digitale de pe piețele lor.

Transformare digitală la Domino's

Domino's este un lanț american de restaurante cu pizza, fondat în 1960, cu francize în peste 85 de țări. În anii 2000, compania nu se descurca prea bine, deoarece stocul său a atins un minim istoric în 2008, la aproximativ 3 dolari. În acea perioadă, compania și-a început călătoria de transformare digitală și s-a identificat ca o „companie de comerț electronic care se întâmplă să vândă pizza”, conform lui Kelly Garcia, SVP Domino pentru Dezvoltare eCommerce și Tehnologii Emergente.

Domino's a adoptat o strategie de telefonie mobilă în primul rând și s-a bazat în mare măsură pe testarea A/B atât pentru a stimula dezvoltarea produselor digitale, cât și pentru a reduce costurile la nivel de franciză. Cel mai recent, au introdus o nouă platformă numită Domino's Anyware, care le permite clienților să comande mâncare nu numai din aplicațiile lor mobile, ci și prin SMS, Twitter, platforme de mesagerie, difuzoare inteligente și alte mijloace de comunicare.

Domino's a avut succes în transformarea sa digitală, iar prețul acțiunilor sale reflectă faptul că – în perioada 2010-2018, a crescut cu peste 3000% și a depășit astfel de magiști precum Google, Amazon și Apple. Potrivit lui Kely Garcia, compania se uită în prezent la interfețe de voce și comerț electronic conversațional pentru a-și alimenta următoarea perioadă de creștere.

Transformare digitală la John Deere

John Deere a fost fondat în 1837 și a început ca un atelier de reparații generale și un producător de unelte agricole, cum ar fi lopeți și furci. Acum este asociat în mare parte cu tractoarele și alte mașini agricole, dar compania a experimentat o transformare digitală și mai profundă decât Domino's.

În ultimii ani, John Deere a început să se transforme într-o companie de date. Asta nu înseamnă că vor înceta să producă tractoare, ci că avantajul lor competitiv pe termen mediu și lung constă în furnizarea de capabilități îmbunătățite cu date clienților lor. John Deere realizează acest lucru în două moduri.

În primul rând, producătorul își îmbunătățește capacitățile mașinilor folosind senzori și tehnologii IoT pentru a oferi agricultura de precizie. Prin achiziționarea de companii de învățare automată precum Blue River Technology, John Deere poate folosi viziunea computerizată și inteligența artificială pentru a distinge între diferitele stadii de creștere a plantelor, a recunoaște buruienile și a aplica îngrășăminte și substanțe chimice numai atunci când sunt necesare.

În al doilea rând, toate mașinile lor generează grozave de date, care sunt sincronizate cu cloud la fiecare 5 secunde. Toate aceste date se conectează la Centrul de operațiuni al John Deere. Compania a luat o viziune de platformă și a deschis Centrul de operațiuni către terți, de la startup-uri mici AgTech până la companii mari precum DuPont.

Toate aceste schimbări au cerut ca John Deere să introducă procese Agile și să angajeze dezvoltatori de software și oameni de știință ai datelor. Compania a deschis chiar și un birou în Silicon Valley. Cel mai important, oamenii care produc mașinile trebuie să lucreze în tandem cu noile unități de tehnologie. „Lucrăm mână în mână. Ei își cunosc mașina și treaba pe care o îndeplinește, noi cunoaștem tehnologia și împreună construim această integrare”, a spus Than Hartsock, director pentru John Deere Precision Agriculture Solutions.

Transformare digitală la nivel de manager de proiect

S-ar putea avea impresia că transformarea digitală este ceva care se întâmplă la niveluri de consiliu sau executiv, fără putere de decizie substanțială pentru alți oameni din organizație. Acest lucru nu ar putea fi mai departe de adevăr – managerii de proiect în special joacă un rol vital în timpul unei transformări digitale.

Anand Swaminathan, partener senior la McKinsey, descrie diferența dintre o transformare tehnologică versus o transformare digitală și de ce PM-urile sunt relevante în cea din urmă. Dacă o companie decide să introducă un sistem de planificare a resurselor întreprinderii (ERP) pentru operațiunile financiare, aceasta nu implică o schimbare fundamentală a modului în care compania funcționează și a modului în care interacționează cu clienții. Acesta este un exemplu de transformare tehnologică, în care directorii executivi iau decizia principală, iar restul angajaților afectați trebuie să se adapteze la o nouă realitate.

Într-o transformare digitală, managementul de vârf conturează viziunea (de exemplu, compania de comerț electronic care se întâmplă să vândă pizza), dar implementarea acesteia ține de „mușchiul executiv” al organizației – adică managerii de proiect. După cum spune Swaminathan: „Acum proiectați un set fundamental nou de experiențe, produse și servicii pentru clienții dumneavoastră.” Acest lucru pune multă putere și luare a deciziilor în competența managerului de proiect.

Provocări în timpul unei transformări digitale

Fiecare companie este diferită și se va confrunta cu provocări diferite. Aici, le oferim pe cele mai relevante, care pot afecta majoritatea companiilor într-o oarecare măsură.

• Nevoile clienților sunt uitate. În mod tradițional, companiile lucrează în departamente separate, unde fiecare dintre ele este responsabil pentru o anumită funcție în cadrul companiei. Riscul într-o astfel de configurație este ca interesele clienților să fie prioritizate doar la cele mai înalte niveluri de luare a deciziilor. Când vine vorba de munca reală cu care trebuie să interacționeze clienții (material de marketing, asistență pentru clienți, produs etc.), angajații încep să se concentreze mai mult pe rezultate decât pe rezultat. Munca devine despre crearea unui pliant și nu despre transmiterea de informații, despre închiderea biletelor de asistență și nu ajutarea clienților.
• Feedback limitat de la clienți. Pornind de la punctul anterior, dacă nevoile clienților nu sunt prioritizate, atunci probabil că feedbackul de la aceștia nu este căutat sau capturat corespunzător atunci când apare. Acest lucru face mult mai dificil să vă dați seama cum să îmbunătățiți produsul sau serviciul, mai ales atunci când încercați să restructurați totul în jurul capabilităților digitale. Transformarea digitală chiar și pentru o întreprindere mare este un scenariu de pornire. Este plin de necunoscute și necesită feedback constant din partea clienților pentru a oferi soluțiile potrivite pieței.
• Datele nu sunt folosite în luarea deciziilor. Când creați software personalizat, este mult mai ușor să capturați și să analizați datele. Majoritatea companiilor au date financiare, dar nu prea multe statistici de utilizare. Acest lucru duce la luarea deciziilor pe baza sentimentelor instinctive. Utilizarea datelor pentru a-și susține deciziile necesită o mentalitate diferită și un nou set de capabilități interne pentru a avea aceste date pregătite.

Cum să fii un PM eficient în timpul unei transformări digitale

Când vorbim despre transformarea digitală, cel mai adesea ne referim la companii precum Domino's și John Deere, unde linia principală de afaceri nu este legată de IT. Asta nu înseamnă că companiile IT nu trec peste transformările digitale. De exemplu, în 2016, Google a declarat că va trece de la o strategie pe primul loc pentru dispozitive mobile la cea pe AI. Aceasta este o altă formă de transformare digitală, dar în această secțiune ne vom uita la companiile tradiționale non-IT.

Niciun manager de proiect nu poate face sau distruge de unul singur o transformare digitală, deoarece este un efort la nivel de companie. Acestea fiind spuse, PM-urile pot fi eficiente în sfera responsabilităților lor, ceea ce ar îmbunătăți cu siguranță șansele unei transformări de succes. În plus, poate duce la oportunități de carieră mai bune în cadrul companiei, deoarece oamenii care sunt cei mai eficienți în timpul transformării sunt pregătiți să fie bine adaptați la noua realitate digitală din companie.

Răspândiți valori Agile

O parte importantă a devenirii digitale este schimbarea culturii companiei. După cum spune Anand Swaminathan:

Cred că cultura este subestimată, […] în majoritatea organizațiilor când vine vorba de subiectul digital. Organizațiile cred că pot trece de la locul în care sunt astăzi la unde trebuie să fie pentru mâine, fără a trece prin transformarea culturală adecvată în organizație.

Agile este în prezent cea mai răspândită metodologie de livrare a proiectelor digitale și va deveni inevitabil o componentă cheie a oricărei transformări digitale. Indiferent dacă compania dvs. folosește Scrum, Kanban sau oricare dintre cadrele Agile scalate, nu contează cu adevărat. Toate acestea aderă la valorile evidențiate în Manifestul Agile.

Un PM eficient ar trebui să fie capabil să comunice principiile Agile atât echipei, cât și colegilor din alte părți ale organizației. Ar trebui să puteți contesta vechile moduri de lucru și să implicați părțile interesate în a descoperi cum să faceți procesele interne mai agile.

Recunoașteți și respectați procesele moștenite

În timp ce secțiunea anterioară a vorbit despre posibilitatea de a contesta status quo-ul, este foarte important să recunoaștem și să respectăm procesele moștenite în joc. Există două motive principale pentru acest sfat.

În primul rând și foarte pragmatic, obiceiurile nu se schimbă rapid și oamenilor, în general, nu le place să schimbe modul în care sunt obișnuiți să lucreze. Chiar dacă ai o anumită afirmație din partea conducerii seniori că întreaga companie trebuie să devină mai agilă, nu ar fi înțelept să forțezi pe cineva. Este posibil să vă confruntați cu rezistență și să intrați în conflicte cu colegii dvs.

În al doilea rând, nu toate echipele ar trebui să lucreze pe deplin sau deloc pe baza principiilor Agile. Agile nu este un glonț de argint, iar acest lucru este și mai evident în companiile non-IT. Diferitele departamente au niveluri diferite de responsabilitate și risc și nu toate se pot comporta ca echipele de software. Greșelile pentru echipele juridice sau financiare pot fi mult mai costisitoare și mai greu de retras decât o eroare într-o platformă orientată către clienți.

Consideră-te mai mult un antrenor Agile. Înainte de a vă grăbi să schimbați modul în care lucrează o echipă, aflați ce a dus la crearea proceselor curente. Fiți umili, deoarece ar putea exista motive importante în spatele acestor decizii.

Creați bucle de feedback cu clienții

Uitați-vă bine la modul în care compania dvs. interacționează acum cu clienții. Și apoi revizuiți ce expunere față de clienți aveți dvs. Este doar asistența pentru clienți care vorbește cu utilizatorii? Sau doar oameni de vânzări care lucrează cu factorii de decizie? Sau, ca manager de proiect, interacționați mai ales cu clienții la începutul și la sfârșitul proiectului?

Chiar dacă este perfect posibil să livrați proiecte fără a consulta clienții foarte des, multe proiecte se confruntă cu probleme de așteptări nesatisfăcute sau în schimbare atunci când clienții văd rezultatul final. Deși ar putea fi dificil să implici clienții în procesul de dezvoltare a produselor non-IT, digitalul deschide noi capabilități. Capacitatea de a lansa software permite adesea unui PM să implice mai mult clienții și să adune feedback-ul lor în mod constant. Acest lucru ajută la alinierea cerințelor de la început și la evitarea problemelor la sfârșitul proiectului.

Regândiți interacțiunea cu utilizatorii

Digitalul deschide noi moduri pentru compania ta de a interacționa cu utilizatorii. Cea mai importantă caracteristică este că utilizatorii pot accesa produsul sau serviciul dvs. oricând doresc și pot atinge un anumit obiectiv aproape instantaneu. O mulțime de interacțiuni tradiționale îi fac pe clienți să aștepte: răspuns prin e-mail de la asistența pentru clienți, configurarea contului de la un manager de cont etc.

Dacă aveți volume mari de probleme repetitive de asistență pentru clienți, atunci merită să vă gândiți să creați pagini de ajutor sau forumuri bazate pe comunitate. O altă opțiune de explorat sunt chatboții. În ceea ce privește gestionarea contului, crearea sistemelor de autoservire nu numai că va crea mai multă imediatitate pentru utilizatori, dar poate, de asemenea, să economisească timp pentru colegii dvs., deoarece unele sarcini sunt transferate utilizatorilor.

Transformarea digitală nu este un glonț de argint

Transformarea digitală nu ar trebui să fie glorificată și aplicată în toate și în orice circumstanțe. Majoritatea afacerilor locale ar putea avea nevoie doar de unele capacități digitale fără a trece peste o transformare digitală pentru a avea succes. Un exemplu clar în acest sens este lanțul de librării din Marea Britanie Waterstones. În 2017, compania a declarat că este din nou profitabilă după o perioadă lungă de rezultate slabe. A realizat acest lucru printr-o strategie de localizare și diferențiere față de concurenții săi digitali precum Amazon. Acest lucru devine din ce în ce mai relevant pe măsură ce consumatorii caută experiențe locale și fizice autentice care le-ar putea contrabalansa viața suprasaturată digital.

Două caracteristici ale unui produs sau serviciu pot fi utilizate pentru a evalua necesitatea unei transformări digitale. În primul rând, de unde vin clienții? Și în al doilea rând, cum ați dori ca clienții dvs. să interacționeze cu afacerea dvs.?

Dacă răspunsul la oricare dintre aceste întrebări este din domeniul digital, compania ta va beneficia cel mai probabil de pe urma transformării digitale.

Chiar dacă această întrebare nu este niciodată pusă, majoritatea afacerilor globale vor fi determinate să devină digitale de către concurență, deoarece inovațiile viitoare vin din tehnologiile digitale.

Cu toate acestea, majoritatea întreprinderilor locale, cum ar fi cafenelele, chioșcurile și micii comercianți cu amănuntul, oferă servicii locale și nu trebuie să se gândească la canalele digitale în același mod în care o fac companiile care se concentrează pe digital. În al doilea rând, importanța componentei fizice într-un produs sau serviciu poate indica și dacă o transformare digitală este inevitabilă. Să luați masa la un restaurant de lux sau să cumpărați flori sunt activități foarte fizice. Capacitățile digitale le-ar putea îmbunătăți într-o mică măsură, dar asta nu necesită o transformare digitală completă.

Concluzie

Transformarea digitală nu se referă doar la digitalizarea sau cloudificarea proceselor existente. Este nevoie de restructurarea produselor și serviciilor dvs. în jurul capabilităților digitale existente. Transformările digitale de succes au condus la John Deere să devină o companie de date, transformându-și tractoarele în mașini de colectare a datelor echipate cu inteligență artificială, iar Domino's să devină o „companie de comerț electronic care se întâmplă să vândă pizza”.

Managerii de proiect sunt unii dintre cei mai importanți oameni în timpul unei transformări digitale, deoarece necesită atât o schimbare culturală, cât și capacitatea de a se adapta la condițiile în schimbare ale pieței și la noile tehnologii. PM eficienți vor folosi cadre Agile pentru a-și livra proiectul și pentru a răspândi valorile Agile către alte echipe și departamente. Schimbarea condițiilor de piață și capacitatea de a implementa software de lucru vor necesita deseori PM să creeze bucle de feedback cu clienții. În cele din urmă, reîncadrarea interacțiunilor cu utilizatorii va permite companiei să rămână competitivă prin crearea de rezultate imediate pentru utilizatori.