Przewodnik kierownika projektu po transformacji cyfrowej

Według State of Digital Business Transformation firmy IDG, 89% organizacji przyjęło lub planuje przyjąć strategię digital-first w 2018 r. Kluczowymi technologiami napędzającymi transformację cyfrową w firmach są big data/analityka, urządzenia mobilne, chmura oraz interfejsy API/embeddable.

Coraz więcej firm spoza branży IT restrukturyzuje swoje produkty i usługi wokół możliwości cyfrowych, jakie dają nowe technologie. Firmy muszą przejść zmianę kulturową i dostosować przepływy pracy Agile, aby prosperować w nowej rzeczywistości cyfrowej. Co więcej, transformacja cyfrowa wymaga podejmowania wielu decyzji na poziomie taktycznym na stale zmieniającym się rynku. Menedżerowie projektów to jedne z najważniejszych osób w organizacji dla udanej transformacji cyfrowej.

Czym jest transformacja cyfrowa?

Jeśli w którymś momencie w ciągu ostatnich pięciu lat przeglądałeś oferty pracy dla kierowników projektów, być może dostrzegłeś rolę kierownika ds. transformacji cyfrowej. Wiele firm ma strategie transformacji cyfrowej, a termin „transformacja cyfrowa” jest używany w wielu różnych sytuacjach, czasami jest nawet używany zamiennie z „digitalizacją” lub „chmurzeniem”. Rozpakujmy ten termin, aby zobaczyć, jakie kryją się za nim różne znaczenia.

Transformacja cyfrowa z naciskiem na „cyfrowość”

20-30 lat temu transformacja cyfrowa zasadniczo digitalizowała procesy analogowe w firmach. W tym czasie komputery stawały się głównym narzędziem pracy w biurze. Oznaczało to, że pojawiły się możliwości zwiększenia wydajności w wielu obszarach, takich jak komunikacja wewnętrzna, przechowywanie danych, zarządzanie umowami itp.

Ta forma cyfrowej transformacji jest nadal aktualna, ponieważ technologie są stale ulepszane i widzimy ulepszenia nawet w firmach zorientowanych na cyfryzację, takich jak zespoły przechodzące z komunikacji e-mailowej na narzędzia takie jak Slack lub wspólne edytowanie dokumentów za pomocą Dokumentów Google. Jednak w dzisiejszym ujęciu jest to wąskie rozumienie terminu transformacja cyfrowa, w którym mają sens synonimy takie jak „digitalizacja” i „chmurnienie”.

Transformacja cyfrowa z naciskiem na „transformację”

Do końca tego artykułu, gdy mówimy o transformacji cyfrowej, będziemy odnosić się do opisu w tej sekcji.

Bardziej złożoną formą transformacji cyfrowej jest ustrukturyzowanie produktów i usług wokół możliwości cyfrowych. Może obejmować jedną lub więcej z tych rzeczy:

• Przeprojektowanie kanałów sprzedaży zgodnie z zachowaniami użytkowników online.
• Wprowadzenie rozwoju oprogramowania w celu ulepszenia istniejących produktów lub usług.
• Przechwytywanie i wykorzystywanie danych do tworzenia analiz wewnętrznych lub skierowanych do klientów.

Transformacja cyfrowa zakłada wprowadzenie praktyk Agile. Stawanie się firmą cyfrową zarówno umożliwia, jak i wymaga od firmy szybszego reagowania na potrzeby klientów, bardziej proaktywnego gromadzenia informacji zwrotnych od klientów oraz większej adaptacji do zmieniających się warunków rynkowych. Niektóre firmy dostarczają bardzo dobrych przykładów na to, jak zrestrukturyzowały swoją działalność wokół możliwości cyfrowych na swoich rynkach.

Transformacja cyfrowa w Domino's

Domino's to amerykańska sieć pizzerii, założona w 1960 roku, posiadająca franczyzy w ponad 85 krajach. W 2000 roku firma nie radziła sobie zbyt dobrze, ponieważ jej akcje osiągnęły najniższy w historii poziom w 2008 roku, wynoszący około 3 USD. Mniej więcej w tym czasie firma rozpoczęła swoją podróż do cyfrowej transformacji i określiła się jako „firma handlu elektronicznego, która sprzedaje pizzę” według Kelly Garcia, wiceprezesa Domino ds. rozwoju handlu elektronicznego i wschodzących technologii.

Domino's przyjęło strategię mobile-first i w dużym stopniu polegało na testach A/B, zarówno w celu stymulowania rozwoju produktów cyfrowych, jak i obniżenia kosztów na poziomie franczyzy. Niedawno wprowadzili nową platformę o nazwie Domino's Anyware, która pozwala klientom zamawiać jedzenie nie tylko za pomocą aplikacji mobilnych, ale także za pośrednictwem SMS-ów, Twittera, platform komunikacyjnych, inteligentnych głośników i innych środków komunikacji.

Domino's odniósł sukces w swojej cyfrowej transformacji, a jego cena akcji odzwierciedla to – w latach 2010-2018 wzrosła o ponad 3000% i wyprzedziła takie molochy, jak Google, Amazon i Apple. Według Kely Garcia firma obecnie przygląda się interfejsom głosowym i konwersacyjnemu e-commerce, aby napędzać kolejny okres wzrostu.

Transformacja cyfrowa w John Deere

Firma John Deere została założona w 1837 roku i zaczynała jako warsztat generalny i producent narzędzi rolniczych, takich jak łopaty i widły. Obecnie kojarzy się głównie z ich ciągnikami i innymi maszynami rolniczymi, ale firma przeszła jeszcze głębszą transformację cyfrową niż Domino.

W ciągu ostatnich kilku lat firma John Deere zaczęła przekształcać się w firmę zajmującą się danymi. Nie oznacza to, że przestaną produkować ciągniki, ale że ich średnio- i długoterminowa przewaga konkurencyjna polega na zapewnieniu klientom możliwości wzbogaconych o dane. Firma John Deere osiąga to na dwa sposoby.

Po pierwsze, producent zwiększa możliwości swoich maszyn, wykorzystując czujniki i technologie IoT w celu zapewnienia rolnictwa precyzyjnego. Przejmując firmy zajmujące się uczeniem maszynowym, takie jak Blue River Technology, firma John Deere może używać wizji komputerowej i sztucznej inteligencji do rozróżniania różnych etapów wzrostu roślin, rozpoznawania chwastów oraz stosowania nawozów i środków chemicznych tylko wtedy, gdy są potrzebne.

Po drugie, wszystkie ich maszyny generują skarbnice danych, które są synchronizowane z chmurą co 5 sekund. Wszystkie te dane są podłączane do Centrum Operacyjnego John Deere. Firma przyjęła widok platformy i otworzyła Centrum Operacyjne na osoby trzecie, od małych start-upów AgTech po duże firmy, takie jak DuPont.

Wszystkie te zmiany wymagały od firmy John Deere wprowadzenia procesów Agile oraz zatrudnienia programistów i analityków danych. Firma otworzyła nawet biuro w Dolinie Krzemowej. Co najważniejsze, ludzie produkujący maszyny muszą współpracować z jednostkami nowej technologii. „Pracujemy ramię w ramię. Znają swoją maszynę i pracę, którą wykonuje, my znamy technologię i razem budujemy tę integrację” — mówi Than Hartsock, dyrektor John Deere Precision Agriculture Solutions.

Transformacja cyfrowa na poziomie Project Managera

Można odnieść wrażenie, że transformacja cyfrowa to coś, co dzieje się na poziomie zarządu lub zarządu, bez znaczącej siły decyzyjnej dla innych osób w organizacji. To nie może być dalsze od prawdy — w szczególności kierownicy projektów odgrywają kluczową rolę podczas cyfrowej transformacji.

Anand Swaminathan, starszy partner w McKinsey, opisuje różnicę między transformacją technologiczną a transformacją cyfrową i wyjaśnia, dlaczego menedżerowie zarządzający są stosowni w tej drugiej. Jeśli firma zdecyduje się na wprowadzenie systemu planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) dla operacji finansowych, nie pociąga to za sobą zasadniczej zmiany w sposobie działania firmy i interakcji z klientami. Jest to przykład transformacji technologicznej, w której to kadra kierownicza wyższego szczebla podejmuje główną decyzję, a pozostali pracownicy muszą dostosować się do nowej rzeczywistości.

W cyfrowej transformacji najwyższe kierownictwo nakreśla wizję (np. firma eCommerce, która sprzedaje pizzę), ale jej wdrożenie leży w „mięśniu wykonawczym” organizacji – czyli kierownikach projektów. Jak to ujął Swaminathan: „Projektujesz teraz całkowicie nowy zestaw doświadczeń, produktów i usług dla swoich klientów”. Daje to dużą władzę i podejmowanie decyzji w zakresie kompetencji kierownika projektu.

Wyzwania podczas transformacji cyfrowej

Każda firma jest inna i stanie przed innymi wyzwaniami. Tutaj podajemy najistotniejsze z nich, które prawdopodobnie w pewnym stopniu wpłyną na większość firm.

• Potrzeby klientów są zapomniane. Tradycyjnie firmy pracują w wydzielonych działach, gdzie każdy z nich odpowiada za określoną funkcję w firmie. Ryzyko w takiej konfiguracji polega na tym, że interesy klientów są traktowane priorytetowo tylko na najwyższych poziomach podejmowania decyzji. Jeśli chodzi o rzeczywistą pracę, z którą mają do czynienia klienci (materiały marketingowe, obsługa klienta, produkt itp.), pracownicy zaczynają bardziej skupiać się na wynikach niż na wynikach. Praca polega na tworzeniu ulotki, a nie na przekazywaniu informacji, na zamykaniu zgłoszeń pomocy technicznej i nie pomaganiu klientom.
• Niewiele informacji zwrotnych od klientów. Wychodząc z poprzedniego punktu, jeśli potrzeby klientów nie są traktowane priorytetowo, wtedy prawdopodobne informacje zwrotne od nich również nie są poszukiwane lub odpowiednio rejestrowane, gdy się pojawią. To sprawia, że ​​znacznie trudniej jest wymyślić, jak ulepszyć produkt lub usługę — zwłaszcza, gdy próbujesz zrestrukturyzować wszystko, co dotyczy możliwości cyfrowych. Transformacja cyfrowa nawet dla dużego przedsiębiorstwa to scenariusz startowy. Jest pełen niewiadomych i wymaga nieustannego feedbacku od klientów, aby dostarczać właściwe rozwiązania na rynek.
• Dane nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji. Kiedy tworzysz niestandardowe oprogramowanie, znacznie łatwiej jest przechwytywać i analizować dane. Większość firm posiada dane finansowe, ale niewiele statystyk użytkowania. Prowadzi to do podejmowania decyzji na podstawie przeczucia. Wykorzystywanie danych do wspierania własnych decyzji wymaga innego sposobu myślenia i nowego zestawu wewnętrznych funkcji, aby te dane były gotowe.

Jak być skutecznym PM podczas cyfrowej transformacji

Kiedy mówimy o transformacji cyfrowej, najczęściej odnosimy się do firm takich jak Domino's i John Deere, gdzie podstawowa linia biznesu nie jest związana z IT. Nie oznacza to, że firmy IT nie przechodzą transformacji cyfrowej. Na przykład w 2016 r. Google zadeklarował, że przejdzie od strategii skoncentrowanej na urządzeniach mobilnych do strategii skoncentrowanej na sztucznej inteligencji. To kolejna forma cyfrowej transformacji, ale w tym rozdziale przyjrzymy się firmom tradycyjnie niezwiązanym z IT.

Żaden kierownik projektu nie może samodzielnie dokonać ani przerwać cyfrowej transformacji, ponieważ jest to wysiłek obejmujący całą firmę. Mimo to premierzy mogą być skuteczni w zakresie swoich obowiązków, co zdecydowanie zwiększy szanse na udaną transformację. Co więcej, może to prowadzić do lepszych możliwości kariery w firmie, ponieważ ludzie, którzy są najbardziej efektywni podczas transformacji, są dobrze przystosowani do nowej cyfrowej rzeczywistości w firmie.

Rozpowszechniaj wartości Agile

Ważną częścią cyfryzacji jest zmiana kultury firmy. Jak ujął to Anand Swaminathan:

Myślę, że kultura jest niedoceniana, […] w większości organizacji, jeśli chodzi o digitalizację. Organizacje wierzą, że mogą przenieść się z miejsca, w którym są dzisiaj, do miejsca, w którym muszą być na jutro, bez przechodzenia odpowiedniej transformacji kulturowej w organizacji.

Agile jest obecnie najbardziej rozpowszechnioną metodologią realizacji projektów cyfrowych i nieuchronnie stanie się kluczowym elementem każdej transformacji cyfrowej. Nie ma znaczenia, czy Twoja firma używa Scrum, Kanban, czy któregokolwiek ze skalowanych frameworków Agile. Wszystkie są zgodne z wartościami przedstawionymi w Manifeście Agile.

Skuteczny PM powinien być w stanie przekazać zasady Agile zarówno swojemu zespołowi, jak i współpracownikom z innych części organizacji. Powinieneś być w stanie rzucić wyzwanie starym sposobom pracy i zaangażować interesariuszy w zastanawianie się, jak sprawić, by procesy wewnętrzne były bardziej elastyczne.

Rozpoznawaj i szanuj starsze procesy

Podczas gdy poprzednia część mówiła o możliwości zakwestionowania status quo, bardzo ważne jest, aby rozpoznać i szanować obecne procesy związane z dziedzictwem. Istnieją dwa główne powody tej porady.

Po pierwsze, bardzo pragmatycznie, nawyki nie zmieniają się szybko, a ludzie na ogół nie lubią zmieniać sposobu, w jaki są przyzwyczajeni do pracy. Nawet jeśli masz jakieś zapewnienie od kierownictwa wyższego szczebla, że ​​cała firma musi stać się bardziej elastyczna, nie byłoby mądrze kogoś zmuszać. Prawdopodobnie napotkasz opór i popadniesz w konflikt z kolegami.

Po drugie, nie wszystkie zespoły powinny działać w całości lub w ogóle w oparciu o zasady Agile. Agile nie jest srebrną kulą, co jest jeszcze bardziej widoczne w firmach niezwiązanych z IT. Różne działy mają różne poziomy odpowiedzialności i ryzyka i nie wszystkie z nich mogą zachowywać się tak, jak zachowują się zespoły programistyczne. Błędy zespołów prawnych lub finansowych mogą być znacznie bardziej kosztowne i trudniejsze do cofnięcia niż błąd w platformie skierowanej do klienta.

Uważaj się bardziej za trenera Agile. Zanim pospiesz się, aby zmienić sposób pracy zespołu, zastanów się, co doprowadziło do powstania obecnych procesów. Bądź pokorny, ponieważ za tymi decyzjami mogą kryć się ważne powody.

Twórz pętle opinii z klientami

Przyjrzyj się teraz, jak Twoja firma współdziała z klientami. A potem sprawdź, jakie masz ekspozycje na klientów. Czy to tylko obsługa klienta rozmawia z użytkownikami? A może tylko sprzedawcy współpracujący z decydentami? A może jako kierownik projektu kontaktujesz się głównie z klientami na początku i na końcu projektu?

Choć bardzo często można realizować projekty bez konsultacji z klientami, wiele projektów napotyka na problemy niespełnionych lub zmieniających się oczekiwań, gdy klienci widzą efekt końcowy. Chociaż zaangażowanie klientów w proces opracowywania produktów innych niż IT może być trudne, technologia cyfrowa otwiera nowe możliwości. Możliwość wydania oprogramowania często pozwala kierownikowi projektu na większe zaangażowanie klientów i ciągłe zbieranie ich opinii. Pomaga to na wczesnym etapie dostosowywania wymagań i unikania problemów na końcu projektu.

Przemyśl interakcje z użytkownikami

Technologia cyfrowa otwiera nowe możliwości interakcji Twojej firmy z użytkownikami. Najważniejszą cechą jest to, że użytkownicy mają dostęp do Twojego produktu lub usługi, kiedy tylko chcą i są w stanie osiągnąć jakiś cel niemal natychmiast. Wiele tradycyjnych interakcji sprawia, że ​​klienci czekają: odpowiedź e-mail od obsługi klienta, konfiguracja konta od menedżera konta itp.

Jeśli masz wiele powtarzających się problemów z obsługą klienta, warto rozważyć utworzenie stron pomocy lub forów społecznościowych. Inną opcją do zbadania są chatboty. Jeśli chodzi o zarządzanie kontami, tworzenie systemów samoobsługowych nie tylko zapewni użytkownikom większą natychmiastowość, ale także zaoszczędzi czas współpracownikom, ponieważ niektóre zadania zostaną przeniesione na użytkowników.

Transformacja cyfrowa nie jest srebrną kulą

Transformacja cyfrowa nie powinna być gloryfikowana i stosowana w każdych okolicznościach. Większość lokalnych firm, aby odnieść sukces, może potrzebować tylko pewnych możliwości cyfrowych bez przechodzenia przez transformację cyfrową. Jednym z wyraźnych przykładów jest brytyjska sieć księgarń Waterstones. W 2017 roku firma zadeklarowała, że ​​po długim okresie słabych wyników znów jest rentowna. Osiągnął to dzięki strategii lokalizacji i zróżnicowania na tle swoich cyfrowych konkurentów, takich jak Amazon. Staje się to coraz bardziej istotne, ponieważ konsumenci poszukują autentycznych lokalnych i fizycznych doświadczeń, które mogłyby zrównoważyć ich przesycone cyfrowo życie.

Do oceny potrzeby transformacji cyfrowej można wykorzystać dwie cechy produktu lub usługi. Po pierwsze, skąd pochodzą klienci? A po drugie, jak chciałbyś, aby Twoi klienci wchodzili w interakcję z Twoją firmą?

Jeśli odpowiedź na którekolwiek z tych pytań pochodzi z domeny cyfrowej, Twoja firma najprawdopodobniej skorzysta na cyfrowej transformacji.

Nawet jeśli to pytanie nigdy nie zostanie zadane, większość globalnych firm będzie skłaniać się do cyfryzacji przez konkurencję, ponieważ przyszłe innowacje będą pochodzić z technologii cyfrowych.

Jednak większość lokalnych firm, takich jak kawiarnie, kioski i mali sprzedawcy detaliczni, świadczy usługi lokalne i nie musi myśleć o kanałach cyfrowych w taki sam sposób, jak firmy zorientowane na cyfryzację. Po drugie, znaczenie komponentu fizycznego w produkcie lub usłudze może również wskazywać, czy transformacja cyfrowa jest nieunikniona. Jedzenie w ekskluzywnej restauracji lub kupowanie kwiatów to bardzo fizyczna aktywność. Zdolności cyfrowe mogą je w niewielkim stopniu poprawić, ale to nie wymaga pełnej transformacji cyfrowej.

Wniosek

Transformacja cyfrowa to nie tylko cyfryzacja czy chmura istniejących procesów. Wymaga restrukturyzacji Twoich produktów i usług wokół istniejących możliwości cyfrowych. Udane transformacje cyfrowe doprowadziły do ​​tego, że John Deere stał się firmą zajmującą się danymi, przekształcając swoje ciągniki w maszyny do gromadzenia danych wyposażone w sztuczną inteligencję, a Dominos w „firmę e-commerce, która sprzedaje pizzę”.

Kierownicy projektów to jedne z najważniejszych osób podczas transformacji cyfrowej, ponieważ wymaga ona zarówno zmiany kulturowej, jak i umiejętności dostosowania się do zmieniających się warunków rynkowych i nowych technologii. Skuteczni menedżerowie projektu będą wykorzystywać frameworki Agile do dostarczania swoich projektów i rozpowszechniania wartości Agile wśród innych zespołów i działów. Zmieniające się warunki rynkowe i możliwość wdrożenia działającego oprogramowania często będą wymagać od kierownika projektu stworzenia pętli sprzężenia zwrotnego z klientami. Wreszcie, przeformułowanie interakcji z użytkownikami pozwoli firmie zachować konkurencyjność, tworząc natychmiastowe wyniki dla użytkowników.