Cum să construiți o cultură puternică a muncii de la distanță: un interviu cu Christy Schumann

Christy Schumann este vicepreședintele Toptal pentru operațiunile de talente, responsabilă de potrivirea unora dintre cei mai mari freelanceri din lume cu companii care au nevoie de abilitățile lor. Ea a petrecut mai mult de un deceniu în management și consultanță la Bain & Company, înainte de a se alătura Rackspace ca director general al afacerii sale de securitate. Schumann a obținut o licență în informatică și inginerie electrică de la MIT, precum și un MBA de la Columbia Business School.

Într-un episod din Podcastul The Talent Economy, ea discută despre trecerea ei de la un mediu de birou la o companie complet distribuită și la distanță – și despre cum este să conduci o echipă puternică de peste 100 de colegi care lucrează pentru a se potrivi cu companiile Fortune 500, sau bine. - startup-uri finanțate, cu unele dintre cele mai bune talente din lume.

Interviul a fost realizat de Paul Estes, redactor-șef la Staffing.com și gazda Podcastului The Talent Economy.

În istoria ta, ai lucrat la Bain și Rackspace. Îmi imaginez că acele locuri de muncă erau bazate pe locație, iar acum lucrezi pentru o companie complet distribuită. Expune-mă cum ai lucrat și cum s-a schimbat.

Când am început la Bain, eram foarte bazați pe locație. Probabil la extrem. La fel ca majoritatea firmelor de consultanță, acestea au o cerință stabilită de client de patru zile. Și așa, nu numai că mă aflam într-un birou, ci și călătorisem la biroul altcuiva, ceea ce fie necesita un avion, fie, în multe cazuri, o mașină de una până la trei ore pe sens. Am făcut asta de câțiva ani. De fapt, ultimii doi ani și jumătate mi-am petrecut la Bain într-un rol intern numit zonă de practică, unde am putut să fiu la distanță. Și a schimbat viața.

Aveam o echipă completă cu care mă întâlneam probabil o dată pe an. Și a fost chiar prima dată când am putut să văd cât de productiv poate fi un mediu la distanță. Era aceeași echipă Bain și aceiași oameni inteligenți Bain - și cadrele și platformele de diapozitive și modelele Excel. O făceam doar în confortul propriei mele case.

Pe măsură ce mi-am continuat călătoria, de fapt am părăsit acel rol îndepărtat. Am o mâncărime și iarba este mai verde. Am vrut să explorez în afara Bain pentru prima dată. Așa că m-am dus la Rackspace, unde am fost la birou probabil de la opt la cinci, de la opt la șase, în fiecare zi. Era diferit. Au existat compromisuri. Mi-a arătat că erau multe lucruri care mi-au lipsit la birou: discuțiile tale de cafea, întâlnirile tale în persoană, unde poți obține cu adevărat limbajul corpului pe care îl poți simți – probabil că nu există nimic asemănător.

Deci, există cu siguranță compromisuri în ceea ce privește lucrul de la distanță. Dar după ce mă întorc, probabil că pot spune sincer că nu știu dacă mă voi putea întoarce vreodată la un mediu de birou cu normă întreagă. În viața mea personală, sunt de fapt mult mai productiv când lucrez de acasă. Discuțiile de la birou — există beneficii să ai conversații improvizate, să dai pe umăr cu echipele tale, cu șeful tău, cu alți oameni din afara funcției tale — dar cred că, în general, există un anumit procent dintre cei care nu sunt la fel de productivi cum ar putea fi. Ai o conversație improvizată la o cafea, nimeni nu scrie nimic și mergi pe drumul tău vesel.

În mediul îndepărtat, nu avem asta. Fiecare întâlnire are un scop. Fiecare întâlnire are o agendă care este documentată. De obicei, există un pachet de inițiative care circulă între un număr de persoane din mai multe fusuri orare. Deci, cred că aspectul de productivitate de la distanță... este un fel de contrast puternic față de ceea ce găsești la birou. Și este ceva pe care chiar am ajuns să apreciez.

Ai adus în discuție un punct cu adevărat interesant pe care l-am observat în tranziția mea către lucrul complet de la distanță, care este să notez lucrurile. Nu este doar notarea lucrurilor, ci instrumentele și modul în care comunicați. Îmi imaginez că, în unele dintre rolurile tale anterioare, au existat o mulțime de e-mailuri, o mulțime de întâlniri și o mulțime de PowerPoint. Ce instrumente folosește echipa ta de la Toptal pentru a comunica în timp real?

Destul de interesant, avem o serie de întâlniri în persoană. Ceea ce probabil urmărim este că, înainte de acea întâlnire în persoană, este responsabilitatea fiecăruia să se uite la documentație din timp. Deci, este la latitudinea echipei de inițiativă sau a celui care găzduiește întâlnirea să aibă o formă de documentare. Chiar dacă sunt câteva puncte marcante pe o agendă pe care le vor bifa. Iată gândurile mele. Iată întrebările deschise pe care le avem de discutat. Și așa cred că oamenii vin la întâlniri mai pregătiți. Este puțin mai ușor la birou atunci când vă reuniți și spuneți: „Hei, lasă-mă să arunc niște gloanțe pe tabla albă din zbor.”

Folosim Zoom pentru toate videoconferințele. Slack și Google Docs — acestea sunt probabil acolo unde găzduim cea mai mare parte a documentației noastre. Mai mult decât atât, Slack este literalmente acolo unde există toată cunoștințele și sursa unică a adevărului. Nu trebuie să interpretați cu adevărat ceea ce spune cineva. Când părăsiți o întâlnire, puteți oricând să vă întoarceți și să faceți referire la exact ceea ce s-a spus sau ce va fi tratat într-o întâlnire.

Ai o echipă mare, operezi fluxuri de lucru foarte complexe. Cum urmăriți productivitatea și măsurați succesul? Mă întorc la vremurile mele vechi în America corporativă mare, și ne așezam într-o cameră, iar directorul stătea în capul mesei cu un diapozitiv mare PowerPoint cu roșu, galben, verde. Cum vă asigurați că toată lumea este productivă și că inițiativele cheie sunt urmărite?

Poate pentru că vin dintr-un mediu de consultanță, dar tot sunt fan roșu, galben, verde. Doar pentru că sunteți la distanță nu înseamnă că nu aveți punți cu roșu, galben și verde și un birou de management al programelor care urmărește inițiativele tale cheie și starea de sănătate a afacerii tale. În mediul de la distanță și în special la Toptal, ne bazăm mai mult pe date și tablouri de bord. Deci, nu neapărat să le traducem întotdeauna într-un pachet PowerPoint, deși tot facem asta. Dar a avea tablouri de bord live care sunt dinamice la un moment dat vă permite să determinați starea generală de sănătate a afacerii dvs., cum ar fi veniturile, costurile, volumul sau alte valori de performanță la nivel de companie sau de funcție. În plus, le folosim pentru a diagnostica problemele operaționale - orice într-o funcție operațională care are un număr de semnalizatoare care se stinge dacă ceva funcționează cu probleme operaționale. În cele din urmă, cred că valorile sunt esențiale pentru performanță, gestionarea echipelor și a persoanelor într-un mediu la distanță.

Aș dori să mă asigur că toată lumea din organizația noastră și operațiunile de talent știe cum arată o zi bună, ce succes este definit atât din punct de vedere calitativ cât și cantitativ al performanței. Așa îi aliniați pe toată lumea la direcția în diferite țări, fusuri orare, fără a fi nevoit să vorbiți cu ei de mai multe ori pe zi.

Toptal este o companie complet la distanță de un deceniu. Ce ați învățat și ce îl face special sau diferit de alte companii de la distanță?

Toptal este 100% distribuit. Este prima dată când sunt într-un model de la distanță complet distribuit. Când am vorbit despre timpul petrecut la firma mea de consultanță unde eram la distanță, eram unul dintre puținii oameni care erau la distanță și toți ceilalți erau la birou.

A avea la distanță pe toată lumea îi pune pe toți pe condiții echitabile. Când ai unii oameni care sunt la distanță, dar cei mai mulți oameni la birou, cele mai importante lucruri sunt discutate atunci când închizi apelul. Treci prin toată agenda. Toți spun: „Bine, mă bucur să vorbesc cu tine”. Și apoi, dintr-o dată, următorii pași și acțiunile se fac pe drumul înapoi la birourile tale sau pe drumul către cafenea după încheierea întâlnirii. Deci asta a fost frustrant. Cred că, când uneori trebuia să fiu la distanță când eram într-un birou, nu eram foarte sigur dacă adunam tot contextul. Deci, Toptal nu are asta. Toată lumea este pe un teren de joc egal.

Al doilea lucru este diversitatea. Suntem 100% la distanță și răspândiți în 100 de țări diferite. Mulți au demonstrat că o mai mare diversitate duce la afaceri mai eficiente și mai de succes. Și fiind 100% la distanță, depunem cu adevărat acest efort în recrutarea noastră pentru a posta în mai multe orașe și țări de pe întreg globul, astfel încât să putem obține cei mai buni talente pentru acest rol.

Al treilea este un sos secret care este foarte greu de descris. Este doar o cultură atât de puternică. De când sunt aici, nu cred că am întâlnit pe cineva care să nu fie condus sau să nu fie ambițios sau să nu fie de ajutor. Toată lumea este toate aceste lucruri. Și cred că asta vine dintr-un proces de recrutare foarte puternic, care de fapt include chiar și un interviu cultural care se concentrează în mod special pe principiile pe care le avem pe pagina de cultură a Toptal. Acestea îi fac pe candidați să li se pună următoarele întrebări: „Hei, ești pregătit pentru asta? Ești gata să fii la distanță? Ești auto-motivat? Te bazezi pe biroul tău pentru viața ta socială? Pentru că dacă o faci, acest tip de model 100% distribuit s-ar putea să nu fie pentru tine.”

Așa că cred că a avea un proces de angajare foarte puternic, o viziune foarte clară despre cum arată o bună potrivire culturală este ceva care motivează Toptal. Și este impresionant că am reușit să ne extindem la fel de rapid și la fel de mare pe cât suntem cu o cultură atât de puternică și consistentă la nivel global.

Ce sfaturi le-ai oferi altor directori și manageri care încearcă să-și dea seama cum să-și conducă echipele cât mai eficient și cât mai bine posibil în acest moment?

Cred că multe organizații se tem de faptul că tot ceea ce știu la birou nu funcționează în mediul îndepărtat. Și singurul lucru pe care cred că m-am perfecționat cu adevărat în ultimele luni, jumătate de an și ceva, fiind la Toptal - a fi 100% la distanță - este multe dintre cele mai bune practici pe care ar trebui să le exersați la birou atunci când esti la distanta. Structurile organizaționale nu trebuie să se schimbe. Ele pot părea mai flatate, pentru că oricine și toată lumea comunică pe Slack, dar asta nu trebuie să se schimbe.

Ar trebui, la birou, să gestionați valorile echipei. Echipele și membrii echipei tale, prima linie – în sus, în jos și peste – ar trebui să știe cum arată o zi bună. Ar trebui să aibă indicatori de performanță și KPI. Toate acele lucruri subliniate într-un mediu la distanță sunt cu adevărat cele mai bune practici pe care ar trebui să le ai oricum la birou. Deci, aș spune, nu fi nervos. Multe dintre lucrurile pe care le știi deja se aplică. Se întâmplă că vorbiți prin Zoom în loc să fiți împreună în aceeași cameră.

Pentru organizații, cel mai bun sfat al meu ar fi să nu fii nervos. Toată această muncă la distanță, creșterea economiei talentelor — nu mai este viitorul muncii, este acum. Este acum mai mult ca niciodată, având în vedere evenimentele actuale globale care se petrec astăzi cu COVID-19 și creșterea bruscă a telecomenzii. Dar nu fi nervos.

Am devenit leneș din punct de vedere operațional, uneori, când lucram pe locație. Pentru că puteai să mergi la o întâlnire și să desenezi pe o tablă și nu trebuia să scrii lucrurile. Aici, nu prea ai de ales pentru că nu există tablă și nu există conversație pe hol. Și cred că ai spus de câteva ori că este important să scrii lucrurile și să ai acel traseu, astfel încât mai mulți oameni să se poată implica în acele informații și să conducă acea consecvență în direcția și obiectivele.

Celălalt sfat important, cred, este încrederea. Aveți încredere în echipele dvs., aveți încredere în angajați. Nu fi nervos că talentele tale nu funcționează. Pentru că dacă nu fac treaba, fie că sunt la birou sau în afara biroului, vei ști. Cred că una dintre cele mai mari tranziții este prețuirea rezultatelor și nu prețuirea facetime. Când vezi pe cineva la birou de la opt până la cinci, crezi că lucrează tot timpul și crezi că este 100% productiv în timp ce se află la birou. Cred că este probabil o iluzie.

Trebuie să ai încredere în angajații tăi și să te asiguri că ai repere, termene limită, valori, astfel încât să știi dacă cineva nu are performanțe. Ceea ce ai face, teoretic, și la birou. Așadar, îi veți putea ajuta pe cei cu performanțe slabe să se îmbunătățească și să dezvoltați planuri de îmbunătățire a performanței, dacă este necesar, dacă cineva sau o echipă nu are performanță.

Ultimul lucru pe care l-aș spune organizațiilor este: îmbrățișați capacitatea de a avea acum un grup global de talente. Companiile sunt rugate și forțate să meargă la distanță în acest moment, ceea ce probabil pare înfricoșător, deoarece este un teritoriu neexplorat. Este de fapt o oportunitate în ceea ce privește posibilitatea extinderii lor dincolo de fondul de talente care există la 25-30 de mile de sediul lor.

Așa că aș lua asta – oricât de îngrozitor este coronavirusul în acest moment și impactul pe care îl are la nivel global – aș lua asta ca pe o oportunitate de a vă extinde fondul de talente și de a mă gândi cu adevărat la modul în care modelul dumneavoastră poate fi complet renovat în viitor.

Să vorbim puțin despre rolul tău de VP al Global Talent Operations. Încep să-mi imaginez cât de complex trebuie să fie gestionarea talentului cu clienți din peste 100 de țări, 24-7. Spune-mi cum arată o zi sau o săptămână pentru vicepreședintele Operațiunilor Talentului.

Un pic despre operațiunile cu talent, pentru că cred că ar putea fi o denumire greșită. Mulți oameni cred că recrutăm talente. Dar întregul model de afaceri al Toptal este aprovizionarea, selectarea și apoi potrivirea talentelor independenți cu clienții, în funcție de nevoile acestora. Și asta înseamnă operațiuni cu talent. Aceasta este echipa care creează cu adevărat rețeaua noastră de mii de oameni care sunt pregătiți, dispuși și capabili să ajute clienții de la distanță, în mare parte pe baza nevoilor acestora din întreaga lume.

Deci, există o întreagă operațiune de oameni – peste 100 de oameni – care sprijină această pereche de experți pentru a se asigura că atât clientul, cât și talentul obțin ceea ce își doresc. Este complex pentru că în multe afaceri, aveți un client final și aveți un produs sau un widget sau o bucată de software pe care o vindeți. În acest caz, este unic, deoarece avem o piață cu două fețe în care, pe de o parte, aveți o serie de startup-uri globale, bine finanțate sau Fortune 500. Apoi, pe de altă parte, ai cel mai înalt talent din lume.

Și trebuie să-ți dai seama cum să faci ambele părți fericite. Deci, avem doi clienți — organizația client care are nevoie de talent și apoi talentul, freelancerul. Este important să le oferim ambilor o experiență foarte centrată pe client, în care simt că primesc valoarea pe care au căutat-o ​​în primul rând atunci când vin la Toptal.

Mulți oameni se gândesc la economia talentelor și la diferitele platforme ca și cum ar fi doar un algoritm care se ocupă de potrivire. Ajutați-mă să înțeleg cum funcționează procesul operațional.

Procesul nostru este destul de complex, deoarece avem de-a face cu clienți care au anumite nevoi și cu talente care au anumite nevoi. Trebuie să aveți această pereche de experți. Credem că necesită un proces cu adevărat special, îngrijit de oameni. Deci nu suntem HR. Avem o întreagă operațiune care este dedicată aprovizionării talentelor, examinării și verificării talentului. Asta elimină toată această nevoie în termeni de „Lasă-mă să restrâng la ultimele cinci. Acum, ultimele trei. Acum facem o evaluare.” Am făcut toate acestea deja pentru clienți și talente, de altfel. În timpul procesului, cunoaștem talentele, ce caută, care sunt abilitățile lor. Și când vine vorba de plasarea talentului în timp real, la cerere, putem face asta foarte repede, deoarece necesită un anumit nivel de complexitate cu care algoritmii nu îl pot face față. Avem oameni care ajută la realizarea acestei perechi de experți. Și am făcut, de asemenea, multă muncă și cercetare în avans, astfel încât să putem avea o potrivire într-o fereastră de mai puțin de 24 de ore.

Multe dintre companiile Fortune 500 sunt bazate pe locație. Cum faci legătura cu ultima milă?

Pentru noi, cred că depinde foarte mult de client. Avem un număr dintre aceste startup-uri, companii mai mici sau chiar companii mijlocii, de nivel mediu. Și descoperim de multe ori că clienții noștri apreciază de fapt modelul complet la distanță. Și pentru noi, este ca și cum ne-am mânca propria mâncare pentru câini. Dacă promovăm o rețea de talente de la distanță care poate funcționa eficient pentru dvs. la trei fusuri orare distanță, atunci ar trebui să putem lucra și cu dvs. de la distanță. În continuare, puteți menține același nivel de experiență client și de receptivitate ca și când am fi la fața locului, încorporați în echipa dvs. de recrutare, de exemplu.

Acestea fiind spuse, avem o serie de clienți întreprinderi, așa cum ați făcut aluzie, în care interacțiunile și relațiile față în față sunt încă foarte importante. Cu toții suntem încă oameni. Vrem să ai încredere în partenerii tăi. Prin urmare, facem acele călătorii în persoană în anumite situații. Aș spune că modelul nostru de client nu este cu adevărat unic.

Unul dintre lucrurile interesante este că oamenii încep să accepte telecomanda. În calitate de lider executiv, cum ajuți echipele și oamenii care ar putea fi începători la distanță?

Este o întrebare cu adevărat grozavă - subiectul echilibrului dintre viața profesională și viața privată într-un mediu îndepărtat. Și am un număr de prieteni care mă privesc într-un mediu complet îndepărtat și spun: „Oh, trebuie să lucrezi 20-30 de ore pe săptămână pentru că lucrezi de acasă. Puteți lua prânzul, vă spălați rufele și mergeți la cumpărături în timpul zilei.”

Ca lucrător de la distanță? Aș vrea să fie așa. M-am trezit lucrând mai multe ore.

Este exact corect. Percepția este complet falsă. Cred că pentru mulți, este de fapt mai greu să creezi limite atunci când lucrezi de acasă, deoarece casa ta este acum locul de muncă. Nu există granițe, cum ar fi telefonul tău, adică suntem cu toții atașați de telefoanele noastre. Notificările slăbite se declanșează în timpul zilei, chiar și atunci când sunt în bucătărie să-mi fac ceaiul pentru cele trei minute în care m-am îndepărtat de birou și căști. Deci, cred că este o percepție foarte falsă. De fapt, lucrăm mult, deși cred că echipa noastră de conducere lucrează mult pentru a ne asigura că promovăm flexibilitatea a ceea ce înseamnă Toptal.

Sunt o carte destul de deschisă cu echipa mea. Îmi place să cred că conduc prin exemplu. Mă asigur că profit de flexibilitate pentru a nu rata acele evenimente speciale alături de familia mea, cum ar fi parada de Halloween sau spectacolele școlare. Și când mă duc la acestea, îi voi anunța pe oameni „Hei, sunt offline de la doi la cinci. Mă voi întoarce după ce copiii se vor culca.” Și sunt mereu online noaptea, dar îmi permite acel moment special de la probabil 5:30 sau 6:00 până la 9:00 să am timp neîntrerupt cu familia mea.

Este doar o chestiune de transparență și de a anunța oamenii când trebuie să apelez, când pot fi disponibil mai târziu. Și cred că a da exemplu – și doar să le arăt oamenilor că sunt capabil să duc lucrurile la bun sfârșit, menținând în același timp acest sentiment de flexibilitate – este cel puțin ceva care să le arătăm că ar trebui să facă același lucru. Pentru că depinde de fiecare persoană să fie proactiv în ceea ce privește modul în care își stabilește limitele.

De multe ori, voi lucra sâmbăta și duminica dimineața, dar asta pentru că nu am putut face nimic vineri după ora 15:00 pentru că a trebuit să-mi iau copilul de la școală pentru echipa lui de înot. Nu este vorba despre facetime sau când balonul tău Slack este verde, ci despre rezultatele și rezultatele tale. Cu o echipă distribuită la nivel global, cu toată lumea lucrând în mai multe fusuri orare, nimeni nu vă întreabă cu adevărat ce faceți, unde vă aflați.

Mulți dintre noi suntem disponibili cred că în timpul orelor de lucru de bază. Dar dacă sunt de câteva ori când nu ești, nimeni nu este alarmist în privința asta. În timp ce, dacă nu te prezentai la birou într-o zi de joi după prânz, oamenii începeau să întrebe: „Unde ești?”

Este important, așa cum ai crescut, ca oamenii să se gândească la flexibilitate. Dacă ar fi să ne uităm peste 18 luni de acum înainte, la modul în care munca sa schimbat pentru companiile mari și companiile de nivel mediu, care credeți că sunt unele dintre lucrurile din această experiență care reprezintă o schimbare durabilă?

Cred că aceasta este o schimbare monumentală, fără precedent pentru forța de muncă globală. Dacă ar trebui să mă uit peste 18 luni, cred că majoritatea companiilor vor oferi un fel de program de la distanță. Cred că multe companii se vor întoarce la vechile moduri de lucru. Toate au birouri. Toți au investiții imobiliare acolo. Și nu va fi doar un birou gol. Dar cred că vor avea ochii deschiși la un fel de program de la distanță. Și pe măsură ce își dau seama cum să-și păstreze angajații, o mare parte din acestea vor fi legate de distanță și flexibilitate. Trebuie să mă mut, poate pentru o problemă personală sau pentru familia mea sau pentru soțul meu. Permițând angajaților tăi să meargă la distanță, cred că îți va crește reținerea. De ce vrei să pierzi acel talent doar din cauza locației? Acest lucru nu pare să aibă prea mult sens, având în vedere că toate instrumentele și tehnologiile sunt acum disponibile companiilor, mari și mici, pentru a permite un mediu productiv la distanță.

Al doilea lucru pe care l-aș adăuga dacă mă uit după 18 luni - partea de talent va fi mai liberă și vor căuta mai multă flexibilitate. Se vor obișnui cu această creștere bruscă a telecomenzii și vor spune: „Hei, îmi place asta. Îmi place această flexibilitate. Nu vreau să mă întorc la birou 10-12 ore pe zi departe de familia mea.” Cred că talentele și echipele vor începe să realizeze că flexibilitatea este într-adevăr posibilă. Poate că nu intri la birou cinci zile pe săptămână. Poate mergi în două-trei zile pe săptămână și ai câteva zile care sunt îndepărtate. Cred că va schimba doar modelul pentru multe companii.