如何建立强大的远程工作文化：克里斯蒂·舒曼访谈

Christy Schumann 是 Toptal 的人才运营副总裁，负责将一些世界上最伟大的自由职业者与需要他们技能的公司进行匹配。 在加入 Rackspace 担任其安全业务总经理之前，她在贝恩公司从事了十多年的管理和咨询工作。 Schumann 在麻省理工学院获得计算机科学和电气工程学士学位，并在哥伦比亚商学院获得 MBA 学位。

在人才经济播客的一集中，她讨论了她从办公环境到完全分布式和远程公司的转变——以及领导一支由 100 多名同事组成的强大团队与财富 500 强公司或其他公司相匹敌的感觉- 资助的初创公司，拥有世界上最优秀的人才。

采访由Staffing.com主编、人才经济播客主持人 Paul Estes 主持。

在您的历史中，您曾在贝恩和 Rackspace 工作。 我想这些工作是基于位置的，现在你正在为一家完全分布式的公司工作。 带我了解你是如何工作的以及它是如何变化的。

当我在贝恩开始工作时，我们非常注重位置。 大概到了极点。 像大多数咨询公司一样，他们有为期四天的客户集要求。 因此，我不仅在办公室，而且正在前往其他人的办公室，这需要一架飞机，或者在许多情况下，单程需要一到三个小时的车程。 我这样做了很多年。 实际上，在过去的两年半时间里，我在贝恩担任了一个名为练习区的内部角色，在那里我可以远离尘嚣。 它改变了生活。

我们有一个完整的团队，我可能每年会见一次。 这真的是我第一次能够看到远程环境的生产力。 这是同一个贝恩团队和同一个聪明的贝恩人——以及框架、幻灯片和 Excel 模型。 我只是在自己舒适的家中做这件事。

当我继续我的旅程时，我实际上离开了那个远程角色。 我痒了，草更绿了。 我第一次想去贝恩以外的地方探索一下。 所以我去了 Rackspace，我每天八点到五点，八点到六点都在办公室。 这是不同的。 有权衡。 它告诉我，我错过了很多关于办公室的事情：你的咖啡聊天，你的面对面会议，在那里你可以真正获得你能感觉到的肢体语言——可能没有什么比得上的了。

因此，在远程工作方面肯定存在权衡。 但回来之后，我大概可以老实说，我不知道我是否还能再回到全职的办公环境。 在我自己的个人生活中，当我在家工作时，我实际上更有效率。 办公室里的喋喋不休——即兴交谈，与你的团队、老板、与你职能之外的其他人拍拍肩膀是有好处的——但我认为，总的来说，有一定比例的人效率不高就像他们可能的那样。 你一边喝咖啡一边即兴聊天，没有人写下任何东西，然后你继续快乐地前进。

在远程环境中，我们没有。 每次会议都有一个目的。 每次会议都有一个记录在案的议程。 通常有一个倡议甲板在多个时区的许多人中传播。 所以，我认为它的远程生产力方面......这与你在办公室看到的形成鲜明对比。 这是我真正开始欣赏的东西。

你提出了一个非常有趣的观点，我在过渡到完全远程工作的过程中注意到了这一点，那就是把事情写下来。 这不仅仅是把事情写下来，它是工具和你沟通的方式。 我想，在你以前的一些角色中，有很多电子邮件、很多会议和很多 PowerPoint。 您在 Toptal 的团队使用哪些工具进行实时通信？

有趣的是，我们确实有很多面对面的会议。 我们可能会遵循的是，在面对面会议之前，每个人都有责任提前查看文档。 因此，由倡议团队或主持会议的人决定是否拥有某种形式的文档。 即使它是议程上的几个要点，他们也会通过。 这是我的想法。 以下是我们有待讨论的开放性问题。 所以我认为人们来参加会议时准备得更充分。 当你聚在一起说“嘿，让我在白板上飞快地扔一些子弹”时，在办公室里会容易一些。

我们将 Zoom 用于所有视频会议。 Slack 和 Google Docs——这些可能是我们存放大部分文档的地方。 此外，从字面上看，Slack 是所有知识都存在的地方，也是唯一的真相来源。 您实际上不必解释某人在说什么。 当您离开会议时，您可以随时返回并准确查看会议中所说的内容或将要讨论的内容。

你有一个庞大的团队，你正在操作非常复杂的工作流。 您如何跟踪生产力和衡量成功？ 我回到过去在美国大公司工作的日子，我们坐在一个房间里，主管坐在桌子的最前面，拿着一张红色、黄色、绿色的 PowerPoint 幻灯片。 你如何确保每个人的工作效率和关键举措都在跟踪？

可能是因为我是咨询出身，但我还是喜欢红、黄、绿。 仅仅因为你是远程的并不意味着你没有红色、黄色和绿色的甲板——以及一个跟踪你的关键计划和你的业务健康状况的项目管理办公室。 在远程环境中，特别是在 Toptal，我们更多地依赖数据和仪表板。 因此，不一定总是将它们翻译成 PowerPoint 幻灯片，尽管我们仍然这样做。 但是，拥有在任何给定时间动态的实时仪表板可以让您确定业务的整体健康状况，例如公司或职能级别的收入、成本、数量或其他绩效指标。 此外，我们使用它们来诊断操作问题——操作功能中的任何问题，如果某些操作出现问题，这些标记就会熄灭。 最后，我认为指标对于绩效、在远程环境中管理团队和个人至关重要。

我想确保我们组织和人才运营中的每个人都知道美好的一天是什么样的，成功是从定性和定量绩效衡量标准来定义的。 这就是你如何让每个人都与不同国家、不同时区的方向保持一致——而不必每天与他们多次交谈。

十年来，Toptal 一直是一家完全偏远的公司。 你学到了什么，是什么让它与众不同或与其他远程公司不同？

Toptal 是 100% 分配的。 这是我第一次使用完全分布式的远程模型。 当我谈到我在咨询公司的时候，我是远程的，我是少数几个远程的人之一，其他人都在办公室。

让每个人都远程使每个人都处于公平的竞争环境中。 当你有一些远程的人但大多数人在办公室时，当你挂断电话时，最重要的事情会被讨论。 你浏览整个议程。 每个人都说，“好吧，很高兴和你交谈。” 然后，突然之间，接下来的步骤和行动是在回到你的办公桌的路上，或者是会议结束后去咖啡店的路上。 所以这很令人沮丧。 我想，当我在办公室时，有时我确实不得不远离，我并不确定我是否收集了所有的背景信息。 所以，Toptal 没有这个。 每个人都在一个公平的竞争环境中。

第二件事是多样性。 我们 100% 偏远，分布在 100 个不同的国家。 许多人已经证明，更大的多样性会带来更有效和更成功的企业。 并且由于 100% 偏远，我们确实在招聘中做出了努力，以便在全球多个城市和国家发帖，这样我们就可以为这个职位找到最优秀的人才。

第三种是一种很难描述的秘方。 这只是一种强大的文化。 自从我来到这里以来，我认为我没有遇到过没有动力、没有野心或没有帮助的人。 每个人都是这些东西。 我认为这来自一个非常强大的招聘流程，实际上甚至包括一个文化面试，该面试专门关注我们在 Toptal 文化页面上的原则。 这些让候选人被问到这些问题：“嘿，你准备好了吗？ 你准备好远程了吗？ 你有上进心吗？ 你的社交生活依赖你的办公室吗？ 因为如果你这样做了，这种 100% 分布式的模型可能不适合你。”

因此，我认为拥有一个非常强大的招聘流程、对良好文化契合度的清晰愿景是推动 Toptal 的因素。 令人印象深刻的是，我们能够在全球范围内拥有如此强大、一致的文化，并且能够像我们一样快速和大规模地扩展。

对于目前正在努力弄清楚如何尽可能高效和成功地管理团队的其他高管和经理，您有什么建议？

我认为许多组织害怕的是，他们在办公室所知道的一切都无法在远程环境中发挥作用。 在过去几个月、半年左右的时间里，我认为我真正磨练的唯一一件事是，在 Toptal（100% 远程）是您应该在办公室练习的许多最佳实践，当你很遥远。 组织结构不必改变。 它们可能看起来更平易近人，因为任何人和每个人都在 Slack 上进行交流，但这不必改变。

您应该在办公室管理团队指标。 你的团队和团队成员，前线——上、下、跨——应该知道美好的一天是什么样子。 他们应该有绩效指标和 KPI。 在远程环境中强调的所有这些都是您在办公室中应该拥有的最佳实践。 所以，我想说，不要紧张。 你知道的很多东西已经适用了。 碰巧的是，您正在通过 Zoom 交谈，而不是在同一个房间里。

对于组织，我最大的建议是不要紧张。 整个远程工作，人才经济的兴起——不再是工作的未来，而是现在。 考虑到 COVID-19 正在发生的全球时事和远程的突然兴起，现在比以往任何时候都更重要。 但不要紧张。

当我从事基于位置的工作时，我有时会在操作上变得懒惰。 因为你可以参加会议并在白板上画画，而不必写下来。 在这里，您真的别无选择，因为没有白板，也没有走廊对话。 而且我认为您曾多次说过，写下事情并进行跟踪很重要，这样更多的人可以参与到这些信息中，并围绕方向和目标推动一致性。

我认为，另一个重要的建议是信任。 相信你的团队，相信你的员工。 不要因为你的才能不工作而紧张。 因为如果他们不做工作，无论他们是在办公室还是不在办公室，你都会知道。 我认为最大的转变之一是重视结果而不是重视面子时间。 当您看到某人从八点到五点坐在办公桌前时，您会认为他们一直在工作，并且您认为他们在办公室时的工作效率是 100%。 我想这可能是一厢情愿的想法。

你必须信任你的员工，并确保你有里程碑、截止日期、指标，这样你就会知道某人是否表现不佳。 理论上，你也会在办公室这样做。 因此，如果有人或团队表现不佳，您将能够帮助表现不佳的人改进并在必要时帮助制定绩效改进计划。

我要对组织说的最后一件事是——拥抱现在拥有全球人才库的能力。 在这个时间点，公司被要求并被迫远离，这可能看起来很可怕，因为它是未知的领域。 就他们而言，这实际上是一个机会，可以扩展到距离总部 25-30 英里的人才库之外。

因此，我会抓住这个——就像现在的冠状病毒一样可怕，以及它在全球范围内产生的影响——我会以此为契机来扩大你的人才库，并真正考虑如何在未来彻底改变你的模式。

让我们谈谈您作为全球人才运营副总裁的角色。 我可以开始想象与 100 多个国家 24-7 的客户一起管理人才必须是多么复杂。 告诉我人才运营副总裁的一天或一周是什么样的。

稍微说一下人才运营，因为我觉得可能用词不当。 很多人认为我们在招聘人才。 但 Toptal 的整个商业模式是根据客户的需求寻找、筛选和匹配自由职业者人才。 这就是人才运营。 这个团队真正创建了我们由数千人组成的网络，他们随时准备并愿意并且能够远程帮助客户，主要基于他们来自世界各地的需求。

因此，有一整套人员——超过 100 人——支持这种专家配对，以确保客户和人才都能得到他们想要的东西。 这很复杂，因为在许多企业中，您有一个最终客户，并且您拥有要销售的产品或小部件或软件。 在这种情况下，它是独一无二的，因为我们有一个双向市场，一方面，您拥有许多全球资金充足的初创公司或财富 500 强企业。 然后，另一方面，你拥有世界上最熟练的人才。

你必须弄清楚如何让双方都开心。 所以，我们有两个客户——需要人才的客户组织，然后是人才，即自由职业者。 重要的是，我们为他们俩提供了以客户为中心的体验，让他们觉得自己获得了他们在来到 Toptal 时首先寻求的价值。

很多人想到人才经济和各种平台，就好像只有一个算法来处理匹配。 帮助我了解操作流程的工作原理。

我们的流程相当复杂，因为我们要与有特定需求的客户和有特定需求的人才打交道。 你必须有这个专家配对。 我们认为它需要一个非常特殊的人工策划过程。 所以我们不是HR。 我们有一整套专门用于寻找人才、筛选和审查人才的业务。 这消除了“让我把范围缩小到最后五个”的所有需要​​。 现在，最后三个。 现在，我们进行评估。” 就此而言，我们已经为客户和人才做了所有这些。 在这个过程中，我们也会了解人才，他们在寻找什么，他们的技能是什么。 当涉及到实时按需分配人才时，我们可以非常迅速地做到这一点，因为它需要一定程度的算法无法处理的复杂性。 我们有人类帮助进行专家配对。 我们还做了很多前期工作和研究，以便我们能够在不到 24 小时的时间内进行比赛。

许多财富 500 强公司都是基于位置的。 你如何桥接最后一英里的连接？

对我们来说，我认为这真的取决于客户。 我们有许多这样的初创公司、小型公司，甚至是中型、中型公司。 而且我们经常发现我们的客户实际上很欣赏完全远程的模型。 对我们来说，这就像吃我们自己的狗粮。 如果我们正在推广一个可以为您在三个时区之外有效工作的远程人才网络，那么我们也应该能够与您远程合作。 例如，如果我们在现场，嵌入到您的招聘团队中，仍然能够保持相同水平的客户体验和响应能力。

话虽如此，正如您所提到的，我们确实有许多企业客户，其中面对面的互动和关系仍然非常重要。 我们都还是人。 我们希望您信任您的合作伙伴。 因此，我们确实会在某些情况下进行这些面对面的旅行。 我想说我们的客户模型并不是一刀切。

有趣的一件事是人们开始接受远程。 作为执行领导者，您如何帮助可能不熟悉远程的团队和人员？

这是一个非常好的问题——远程环境中工作与生活平衡的话题。 我有很多朋友在一个完全偏远的环境中看着我说：“哦，你必须每周工作 20-30 小时，因为你在家工作。 你可以吃午饭，洗衣服，白天去杂货店购物。”

作为远程工作者？ 我希望是这样。 我发现自己工作的时间更长。

完全正确。 这种看法是完全错误的。 我认为对许多人来说，在家工作时实际上更难建立界限，因为你的家现在就是你的工作场所。 没有界限，就像你的手机一样——我的意思是，我们都依附于我们的手机。 即使我在厨房泡茶三分钟，我也会在白天关闭 Slack 通知，我已经离开办公桌和耳机。 所以，我认为这是一种非常错误的看法。 我们实际上做了很多工作，尽管我认为我们的领导团队做了很多工作以确保我们正在促进 Toptal 的灵活性。

我和我的团队是一本相当开放的书。 我喜欢认为我以身作则。 我确保我利用灵活性，不会错过与家人一起参加的那些特殊活动，例如万圣节游行或学校表演。 当我去那些地方时，我会让人们知道“嘿，我从两点到五点不在线。 孩子们睡觉后我会回来的。” 而且我晚上总是在线，但这让我有可能从 5:30 或 6:00 到 9:00 的特殊时间与家人有不间断的时间。

这只是一个透明的问题，让人们知道我什么时候必须拔掉，什么时候我可以稍后再接听。 我认为以身作则——只是向人们展示我能够完成工作，同时保持这种灵活性——至少是向他们展示他们应该做同样的事情。 因为这真的取决于每个人是否积极主动地设定界限。

很多时候，我会在周六和周日早上工作，但那是因为周五下午 3:00 之后我什么都做不了，因为我不得不去学校接孩子去游泳队。 这与面谈时间或您的 Slack 气泡是否为绿色无关，而是与您的结果和输出有关。 拥有一个全球分布的团队，每个人都在多个时区工作，没有人真正问你在做什么，你在哪里。

我认为我们中的许多人在核心工作时间都有空。 但如果有几次你不是，没有人会危言耸听。 然而，如果你在星期四午餐后没有出现在办公室，人们会开始问，“你在哪里？”

就像您提出的那样，让人们考虑灵活性是很重要的。 如果我们从现在开始展望 18 个月后，大公司和中型公司的工作方式已经发生了变化，您认为这次经历中代表持久变化的一些事情是什么？

我认为这对全球劳动力来说是一个巨大的、前所未有的转变。 如果我不得不展望 18 个月的未来，我认为大多数公司都会提供某种远程程序。 我确实认为许多公司会回到旧的工作方式。 他们都有办公室。 他们都在那里进行房地产投资。 这不仅仅是一个空荡荡的办公室。 但我确实认为他们会对某种远程程序睁大眼睛。 当他们弄清楚如何留住员工时，其中大部分将围绕远程和灵活性。 我必须搬家，也许是为了个人问题，或者为了我的家人或我的配偶。 我认为，让你的员工远程办公会增加你的保留率。 为什么你只想因为位置而失去那个人才？ 这似乎没有多大意义，因为所有工具和技术现在都可供大小公司使用，以实现高效的远程环境。

如果我展望未来 18 个月，我要补充的第二件事——人才方面将更加自由，他们将寻求更大的灵活性。 他们会习惯这种突然兴起的遥控器并说，“嘿，我喜欢这个。 我喜欢这种灵活性。 我不想每天离开家人 10 到 12 个小时回到办公室。” 我认为人才和团队将开始意识到灵活性确实是可以实现的。 也许你每周五天都不去办公室。 也许你每周有两到三天去，你有少数日子是偏远的。 我认为这只会改变许多公司的模式。