如何建立強大的遠程工作文化：克里斯蒂·舒曼訪談

Christy Schumann 是 Toptal 的人才運營副總裁，負責將一些世界上最偉大的自由職業者與需要他們技能的公司進行匹配。 在加入 Rackspace 擔任其安全業務總經理之前，她在貝恩公司從事了十多年的管理和諮詢工作。 Schumann 在麻省理工學院獲得計算機科學和電氣工程學士學位，並在哥倫比亞商學院獲得 MBA 學位。

在人才經濟播客的一集中，她討論了她從辦公環境到完全分佈式和遠程公司的轉變——以及領導一支由 100 多名同事組成的強大團隊與財富 500 強公司或其他公司相匹敵的感覺- 資助的初創公司，擁有世界上最優秀的人才。

採訪由Staffing.com主編、人才經濟播客主持人 Paul Estes 主持。

在您的歷史中，您曾在貝恩和 Rackspace 工作。 我想這些工作是基於位置的，現在你正在為一家完全分佈式的公司工作。 帶我了解你是如何工作的以及它是如何變化的。

當我在貝恩開始工作時，我們非常注重位置。 大概到了極點。 像大多數諮詢公司一樣，他們有為期四天的客戶集要求。 因此，我不僅在辦公室，而且正在前往其他人的辦公室，這需要一架飛機，或者在許多情況下，單程需要一到三個小時的車程。 我這樣做了很多年。 實際上，在過去的兩年半時間裡，我在貝恩擔任了一個名為練習區的內部角色，在那裡我可以遠離塵囂。 它改變了生活。

我們有一個完整的團隊，我可能每年會見一次。 這真的是我第一次能夠看到遠程環境的生產力。 這是同一個貝恩團隊和同一個聰明的貝恩人——以及框架、幻燈片和 Excel 模型。 我只是在自己舒適的家中做這件事。

當我繼續我的旅程時，我實際上離開了那個遠程角色。 我癢了，草更綠了。 我第一次想去貝恩以外的地方探索一下。 所以我去了 Rackspace，我每天八點到五點，八點到六點都在辦公室。 這是不同的。 有權衡。 它告訴我，我錯過了很多關於辦公室的事情：你的咖啡聊天，你的面對面會議，在那裡你可以真正獲得你能感覺到的肢體語言——可能沒有什麼比得上的了。

因此，在遠程工作方面肯定存在權衡。 但回來之後，我大概可以老實說，我不知道我是否還能再回到全職的辦公環境。 在我自己的個人生活中，當我在家工作時，我實際上更有效率。 辦公室裡的喋喋不休——即興交談，與你的團隊、老闆、與你職能之外的其他人拍拍肩膀是有好處的——但我認為，總的來說，有一定比例的人效率不高就像他們可能的那樣。 你一邊喝咖啡一邊即興聊天，沒有人寫下任何東西，然後你繼續快樂地前進。

在遠程環境中，我們沒有。 每次會議都有一個目的。 每次會議都有一個記錄在案的議程。 通常有一個倡議甲板在多個時區的許多人中傳播。 所以，我認為它的遠程生產力方面......這與你在辦公室看到的形成鮮明對比。 這是我真正開始欣賞的東西。

你提出了一個非常有趣的觀點，我在過渡到完全遠程工作的過程中註意到了這一點，那就是把事情寫下來。 這不僅僅是把事情寫下來，它是工具和你溝通的方式。 我想，在你以前的一些角色中，有很多電子郵件、很多會議和很多 PowerPoint。 您在 Toptal 的團隊使用哪些工具進行實時通信？

有趣的是，我們確實有很多面對面的會議。 我們可能會遵循的是，在面對面會議之前，每個人都有責任提前查看文檔。 因此，由倡議團隊或主持會議的人決定是否擁有某種形式的文檔。 即使它是議程上的幾個要點，他們也會通過。 這是我的想法。 以下是我們有待討論的開放性問題。 所以我認為人們來參加會議時準備得更充分。 當你聚在一起說“嘿，讓我在白板上飛快地扔一些子彈”時，在辦公室裡會容易一些。

我們將 Zoom 用於所有視頻會議。 Slack 和 Google Docs——這些可能是我們存放大部分文檔的地方。 此外，從字面上看，Slack 是所有知識都存在的地方，也是唯一的真相來源。 您實際上不必解釋某人在說什麼。 當您離開會議時，您可以隨時返回並準確查看會議中所說的內容或將要討論的內容。

你有一個龐大的團隊，你正在操作非常複雜的工作流。 您如何跟踪生產力和衡量成功？ 我回到過去在美國大公司工作的日子，我們坐在一個房間裡，主管坐在桌子的最前面，拿著一張紅色、黃色、綠色的 PowerPoint 幻燈片。 你如何確保每個人的工作效率和關鍵舉措都在跟踪？

可能是因為我是諮詢出身，但我還是喜歡紅、黃、綠。 僅僅因為你是遠程的並不意味著你沒有紅色、黃色和綠色的甲板——以及一個跟踪你的關鍵計劃和你的業務健康狀況的項目管理辦公室。 在遠程環境中，特別是在 Toptal，我們更多地依賴數據和儀表板。 因此，不一定總是將它們翻譯成 PowerPoint 幻燈片，儘管我們仍然這樣做。 但是，擁有在任何給定時間動態的實時儀表板可以讓您確定業務的整體健康狀況，例如公司或職能級別的收入、成本、數量或其他績效指標。 此外，我們使用它們來診斷操作問題——操作功能中的任何問題，如果某些操作出現問題，這些標記就會熄滅。 最後，我認為指標對於績效、在遠程環境中管理團隊和個人至關重要。

我想確保我們組織和人才運營中的每個人都知道美好的一天是什麼樣的，成功是從定性和定量績效衡量標準來定義的。 這就是你如何讓每個人都與不同國家、不同時區的方向保持一致——而不必每天與他們多次交談。

十年來，Toptal 一直是一家完全偏遠的公司。 你學到了什麼，是什麼讓它與眾不同或與其他遠程公司不同？

Toptal 是 100% 分配的。 這是我第一次使用完全分佈式的遠程模型。 當我談到我在諮詢公司的時候，我是遠程的，我是少數幾個遠程的人之一，其他人都在辦公室。

讓每個人都遠程使每個人都處於公平的競爭環境中。 當你有一些遠程的人但大多數人在辦公室時，當你掛斷電話時，最重要的事情會被討論。 你瀏覽整個議程。 每個人都說，“好吧，很高興和你交談。” 然後，突然之間，接下來的步驟和行動是在回到你的辦公桌的路上，或者是會議結束後去咖啡店的路上。 所以這很令人沮喪。 我想，當我在辦公室時，有時我確實不得不遠離，我並不確定我是否收集了所有的背景信息。 所以，Toptal 沒有這個。 每個人都在一個公平的競爭環境中。

第二件事是多樣性。 我們 100% 偏遠，分佈在 100 個不同的國家。 許多人已經證明，更大的多樣性會帶來更有效和更成功的企業。 並且由於 100% 偏遠，我們確實在招聘中做出了努力，以便在全球多個城市和國家發帖，這樣我們就可以為這個職位找到最優秀的人才。

第三種是一種很難描述的秘方。 這只是一種強大的文化。 自從我來到這里以來，我認為我沒有遇到過沒有動力、沒有野心或沒有幫助的人。 每個人都是這些東西。 我認為這來自一個非常強大的招聘流程，實際上甚至包括一個文化面試，該面試專門關注我們在 Toptal 文化頁面上的原則。 這些讓候選人被問到這些問題：“嘿，你準備好了嗎？ 你準備好遠程了嗎？ 你有上進心嗎？ 你的社交生活依賴你的辦公室嗎？ 因為如果你這樣做了，這種 100% 分佈式的模型可能不適合你。”

因此，我認為擁有一個非常強大的招聘流程、對良好文化契合度的清晰願景是推動 Toptal 的因素。 令人印象深刻的是，我們能夠在全球範圍內擁有如此強大、一致的文化，並且能夠像我們一樣快速和大規模地擴展。

對於目前正在努力弄清楚如何盡可能高效和成功地管理團隊的其他高管和經理，您有什麼建議？

我認為許多組織害怕的是，他們在辦公室所知道的一切都無法在遠程環境中發揮作用。 在過去幾個月、半年左右的時間裡，我認為我真正磨練的唯一一件事是，在 Toptal（100% 遠程）是您應該在辦公室練習的許多最佳實踐，當你很遙遠。 組織結構不必改變。 它們可能看起來更平易近人，因為任何人和每個人都在 Slack 上進行交流，但這不必改變。

您應該在辦公室管理團隊指標。 你的團隊和團隊成員，前線——上、下、跨——應該知道美好的一天是什麼樣子。 他們應該有績效指標和 KPI。 在遠程環境中強調的所有這些都是您在辦公室中應該擁有的最佳實踐。 所以，我想說，不要緊張。 你知道的很多東西已經適用了。 碰巧的是，您正在通過 Zoom 交談，而不是在同一個房間裡。

對於組織，我最大的建議是不要緊張。 整個遠程工作，人才經濟的興起——不再是工作的未來，而是現在。 考慮到 COVID-19 正在發生的全球時事和遠程的突然興起，現在比以往任何時候都更重要。 但不要緊張。

當我從事基於位置的工作時，我有時會在操作上變得懶惰。 因為你可以參加會議並在白板上畫畫，而不必寫下來。 在這裡，您真的別無選擇，因為沒有白板，也沒有走廊對話。 而且我認為您曾多次說過，寫下事情並進行跟踪很重要，這樣更多的人可以參與到這些信息中，並圍繞方向和目標推動一致性。

我認為，另一個重要的建議是信任。 相信你的團隊，相信你的員工。 不要因為你的才能不工作而緊張。 因為如果他們不做工作，無論他們是在辦公室還是不在辦公室，你都會知道。 我認為最大的轉變之一是重視結果而不是重視面子時間。 當您看到某人從八點到五點坐在辦公桌前時，您會認為他們一直在工作，並且您認為他們在辦公室時的工作效率是 100%。 我想這可能是一廂情願的想法。

你必須信任你的員工，並確保你有里程碑、截止日期、指標，這樣你就會知道某人是否表現不佳。 理論上，你也會在辦公室這樣做。 因此，如果有人或團隊表現不佳，您將能夠幫助表現不佳的人改進並在必要時幫助制定績效改進計劃。

我要對組織說的最後一件事是——擁抱現在擁有全球人才庫的能力。 在這個時間點，公司被要求並被迫遠離，這可能看起來很可怕，因為它是未知的領域。 就他們而言，這實際上是一個機會，可以擴展到距離總部 25-30 英里的人才庫之外。

因此，我會抓住這個——就像現在的冠狀病毒一樣可怕，以及它在全球範圍內產生的影響——我會以此為契機來擴大你的人才庫，並真正考慮如何在未來徹底改變你的模式。

讓我們談談您作為全球人才運營副總裁的角色。 我可以開始想像與 100 多個國家 24-7 的客戶一起管理人才必須是多麼複雜。 告訴我人才運營副總裁的一天或一周是什麼樣的。

稍微說一下人才運營，因為我覺得可能用詞不當。 很多人認為我們在招聘人才。 但 Toptal 的整個商業模式是根據客戶的需求尋找、篩选和匹配自由職業者人才。 這就是人才運營。 這個團隊真正創建了我們由數千人組成的網絡，他們隨時準備並願意並且能夠遠程幫助客戶，主要基於他們來自世界各地的需求。

因此，有一整套人員——超過 100 人——支持這種專家配對，以確保客戶和人才都能得到他們想要的東西。 這很複雜，因為在許多企業中，您有一個最終客戶，並且您擁有要銷售的產品或小部件或軟件。 在這種情況下，它是獨一無二的，因為我們有一個雙向市場，一方面，您擁有許多全球資金充足的初創公司或財富 500 強企業。 然後，另一方面，你擁有世界上最熟練的人才。

你必須弄清楚如何讓雙方都開心。 所以，我們有兩個客戶——需要人才的客戶組織，然後是人才，即自由職業者。 重要的是，我們為他們倆提供了以客戶為中心的體驗，讓他們覺得自己獲得了他們在來到 Toptal 時首先尋求的價值。

很多人想到人才經濟和各種平台，就好像只有一個算法來處理匹配。 幫助我了解操作流程的工作原理。

我們的流程相當複雜，因為我們要與有特定需求的客戶和有特定需求的人才打交道。 你必須有這個專家配對。 我們認為它需要一個非常特殊的人工策劃過程。 所以我們不是HR。 我們有一整套專門用於尋找人才、篩选和審查人才的業務。 這消除了“讓我把範圍縮小到最後五個”的所有需要​​。 現在，最後三個。 現在，我們進行評估。” 就此而言，我們已經為客戶和人才做了所有這些。 在這個過程中，我們也會了解人才，他們在尋找什麼，他們的技能是什麼。 當涉及到實時按需分配人才時，我們可以非常迅速地做到這一點，因為它需要一定程度的算法無法處理的複雜性。 我們有人類幫助進行專家配對。 我們還做了很多前期工作和研究，以便我們能夠在不到 24 小時的時間內進行比賽。

許多財富 500 強公司都是基於位置的。 你如何橋接最後一英里的連接？

對我們來說，我認為這真的取決於客戶。 我們有許多這樣的初創公司、小型公司，甚至是中型、中型公司。 而且我們經常發現我們的客戶實際上很欣賞完全遠程的模型。 對我們來說，這就像吃我們自己的狗糧。 如果我們正在推廣一個可以為您在三個時區之外有效工作的遠程人才網絡，那麼我們也應該能夠與您遠程合作。 例如，如果我們在現場，嵌入到您的招聘團隊中，仍然能夠保持相同水平的客戶體驗和響應能力。

話雖如此，正如您所提到的，我們確實有許多企業客戶，其中面對面的互動和關係仍然非常重要。 我們都還是人。 我們希望您信任您的合作夥伴。 因此，我們確實會在某些情況下進行這些面對面的旅行。 我想說我們的客戶模型並不是一刀切。

有趣的一件事是人們開始接受遠程。 作為執行領導者，您如何幫助可能不熟悉遠程的團隊和人員？

這是一個非常好的問題——遠程環境中工作與生活平衡的話題。 我有很多朋友在一個完全偏遠的環境中看著我說：“哦，你必須每週工作 20-30 小時，因為你在家工作。 你可以吃午飯，洗衣服，白天去雜貨店購物。”

作為遠程工作者？ 我希望是這樣。 我發現自己工作的時間更長。

完全正確。 這種看法是完全錯誤的。 我認為對許多人來說，在家工作時實際上更難建立界限，因為你的家現在就是你的工作場所。 沒有界限，就像你的手機一樣——我的意思是，我們都依附於我們的手機。 即使我在廚房泡茶三分鐘，我也會在白天關閉 Slack 通知，我已經離開辦公桌和耳機。 所以，我認為這是一種非常錯誤的看法。 我們實際上做了很多工作，儘管我認為我們的領導團隊做了很多工作以確保我們正在促進 Toptal 的靈活性。

我和我的團隊是一本相當開放的書。 我喜歡認為我以身作則。 我確保我利用靈活性，不會錯過與家人一起參加的那些特殊活動，例如萬聖節遊行或學校表演。 當我去那些地方時，我會讓人們知道“嘿，我從兩點到五點不在線。 孩子們睡覺後我會回來的。” 而且我晚上總是在線，但這讓我有可能從 5:30 或 6:00 到 9:00 的特殊時間與家人有不間斷的時間。

這只是一個透明的問題，讓人們知道我什麼時候必須拔掉，什麼時候我可以稍後再接聽。 我認為以身作則——只是向人們展示我能夠完成工作，同時保持這種靈活性——至少是向他們展示他們應該做同樣的事情。 因為這真的取決於每個人是否積極主動地設定界限。

很多時候，我會在周六和周日早上工作，但那是因為周五下午 3:00 之後我什麼都做不了，因為我不得不去學校接孩子去游泳隊。 這與面談時間或您的 Slack 氣泡是否為綠色無關，而是與您的結果和輸出有關。 擁有一個全球分佈的團隊，每個人都在多個時區工作，沒有人真正問你在做什麼，你在哪裡。

我認為我們中的許多人在核心工作時間都有空。 但如果有幾次你不是，沒有人會危言聳聽。 然而，如果你在星期四午餐後沒有出現在辦公室，人們會開始問，“你在哪裡？”

就像您提出的那樣，讓人們考慮靈活性是很重要的。 如果我們從現在開始展望 18 個月後，大公司和中型公司的工作方式已經發生了變化，您認為這次經歷中代表持久變化的一些事情是什麼？

我認為這對全球勞動力來說是一個巨大的、前所未有的轉變。 如果我不得不展望 18 個月的未來，我認為大多數公司都會提供某種遠程程序。 我確實認為許多公司會回到舊的工作方式。 他們都有辦公室。 他們都在那裡進行房地產投資。 這不僅僅是一個空蕩蕩的辦公室。 但我確實認為他們會對某種遠程程序睜大眼睛。 當他們弄清楚如何留住員工時，其中大部分將圍繞遠程和靈活性。 我必須搬家，也許是為了個人問題，或者為了我的家人或我的配偶。 我認為，讓你的員工遠程辦公會增加你的保留率。 為什麼你只想因為位置而失去那個人才？ 這似乎沒有多大意義，因為所有工具和技術現在都可供大小公司使用，以實現高效的遠程環境。

如果我展望未來 18 個月，我要補充的第二件事——人才方面將更加自由，他們將尋求更大的靈活性。 他們會習慣這種突然興起的遙控器並說，“嘿，我喜歡這個。 我喜歡這種靈活性。 我不想每天離開家人 10 到 12 個小時回到辦公室。” 我認為人才和團隊將開始意識到靈活性確實是可以實現的。 也許你每週五天都不去辦公室。 也許你每周有兩到三天去，你有少數日子是偏遠的。 我認為這只會改變許多公司的模式。