De repente remoto: gerentes de produto em transição

O trabalho remoto está se tornando o novo normal depois que as principais empresas de tecnologia do mundo fecharam seus escritórios devido ao surto global de COVID-19. Antes da crise, algumas empresas contestavam se a função de gerente de produto é adequada para o trabalho remoto e argumentavam que elas precisavam estar fisicamente localizadas com suas equipes. Esse paradigma precisa mudar para compromissos remotos com o objetivo de alcançar resultados inovadores e se adaptar às novas dinâmicas em todo o mundo.

Tudo o que você precisa saber sobre comunicação

A diferença entre ambientes de escritório e remotos é como as pessoas interagem umas com as outras. A comunicação com sua equipe em um ambiente de escritório físico é muito mais orgânica do que trabalhar em um ambiente remoto. Para combater essas limitações, existem muitas dicas básicas para gerentes de produto remotos, e todas são relevantes: permaneça proativo, se comunique em excesso e promova a comunicação direta dentro e entre as equipes (em vez de ser um proxy).

Sam Nissinen, gerente de produto da Toptal, que anteriormente gerenciava uma equipe de cerca de 50 pessoas espalhadas em um escritório e remotamente, diz que uma boa comunicação começa com as pessoas certas na posição certa. Definir as expectativas certas para sua equipe é outra grande parte do sucesso do trabalho remoto. "Entender o que você espera dos membros de sua equipe, quais são suas capacidades - é um dos desafios mais comuns", disse Nissinen, que atualmente está configurando ferramentas e processos específicos para uma empresa facilitar o trabalho remoto de qualidade.

Às vezes, as equipes de produto podem ficar sem informações, especialmente se estiverem passando por transições ou tiverem que navegar de repente pelo trabalho remoto. Esta é uma situação familiar para Gavin Matthews, gerente de produto da Toptal: “A boa notícia é que as pessoas são boas em tomar decisões sem informações. A má notícia é que elas podem não ser as decisões que você deseja como gerente de produto.” Para se adaptar, ele se viu escorregando mais para o papel de um scrum master. “Você tem que ser aquela líder de torcida, aquela coordenadora, aquela pessoa ajudando a equipe e preenchendo todas as lacunas para torná-la bem-sucedida”, observou Matthews.

Em termos de ciclo de vida do produto, o aspecto remoto da equipe não aumenta a complexidade, uma vez que existem protocolos de comunicação estabelecidos e painéis em tempo real para monitorar o progresso. Os processos ágeis também estão bem amadurecidos para lidar com etapas individuais, seja com equipes locais ou distribuídas.

No entanto, um gerente de produto da Toptal, Darshan Dave, que trabalha remotamente há 15 anos, enfatizou que, se olharmos pelas lentes dos grandes programas de transformação empresarial, as principais questões decorrem do alinhamento de prioridades em nível de liderança e aceitação em um nível de negócios. "Nem todos tinham as mesmas prioridades e alinhamento em relação ao objetivo comum do que está sendo entregue. Esse alinhamento de liderança foi mais crítico do que equipes scrum individuais", disse Dave, que estava coordenando um programa de transformação de missão crítica em 20 países.

A liderança é definitivamente uma peça-chave em um ambiente remoto e ajuda a combater a falta de comunicação, vindo de muitos países diferentes, onde as atitudes em relação às carreiras, integração entre vida profissional e limites podem variar muito. Dave acredita que reconhecer essa diversidade é um elemento importante para envolver todos e, em última análise, cultivar a confiança: “A sensibilidade e a conscientização etnoculturais são extremamente importantes. Reserve um tempo para conhecer as equipes, sua cultura e estilo de trabalho - é aqui que a liderança em gerenciamento de produtos pode desempenhar um papel importante para superar os desafios. ”

É preciso dedicação e prática para desenvolver uma estrutura para superar as limitações decorrentes da comunicação impessoal, mas existem algumas soluções virtuais para ajudar na mudança.

Soluções Virtuais

As rotinas de trabalho remoto costumam ser criticadas por abandonar os relacionamentos presenciais. Em circunstâncias normais, é extremamente eficaz para equipes remotas manter relacionamentos humanos e aproveitar o tempo em pessoa. No entanto, eles simplesmente não são essenciais para um trabalho remoto eficaz. Em tempos de distanciamento social, os gerentes de produto podem tomar a iniciativa de traduzir as rotinas do escritório para aquelas adequadas para um ambiente remoto por meio de liderança e advocacia para conectar as equipes online.

Matthews, que dirigiu equipes de gerenciamento de produtos no espaço de SaaS e segurança cibernética, tanto no escritório quanto remotamente, compartilhou sua perspectiva sobre as atividades online que permitem que colegas remotos experimentem o toque humano. “O tema em todos eles é ser uma pessoa. Quando você possui videochamadas o dia todo ou está online o dia todo, pode ser robótico”, observou Matthews, que sugere focar nos seguintes conceitos:

• Reuniões individuais
• Hora dos videogames
• Horas felizes virtuais

Reuniões individuais

Eles permitem que as equipes sejam conhecidas em um nível pessoal e definam expectativas razoáveis. Com essas informações, o trabalho pode ser planejado de acordo, especialmente se os membros da equipe estiverem lidando com uma situação realmente estressante. Quanto mais conhecido, melhor todo o projeto. No geral, esta é uma ótima maneira de entender a mentalidade da equipe.

Hora dos videogames

Algumas empresas como Facebook e Google há muito oferecem consoles de jogos junto com outras distrações de escritório, movimentos projetados para motivar os funcionários e construir comunidades. Ao contrário de rolar ou navegar on-line, os jogos são totalmente envolventes e até dão às pessoas o tipo de aumento de confiança virtual que elas podem não conseguir em seu trabalho diário. Matthews está convencido de que os jogos online são uma boa maneira de aliviar o estresse: “A maioria desses jogos é acessível até mesmo para não jogadores de videogame e é extremamente divertida. É uma maneira fácil de manter o vínculo que você obtém ao trabalhar pessoalmente, enquanto tira a pressão do trabalho e do COVID-19.”

Happy Hours Virtuais

Depois que o distanciamento social começou na Europa e nos EUA devido ao surto de coronavírus, sites de mídia social como o Twitter se iluminaram com dezenas de mensagens sobre o início do happy hour digital, um conceito que, há alguns anos, soaria como um mau negócio. Ponto da trama do Vale do Silício , informou a Forbes .

O gerente de produto Matthews revela como esse conceito é realizado com suas equipes: “Abrimos o Google Hangouts por algumas horas e nos damos oportunidades apenas para relaxar, manter a conversa, manter piadas, conversar sobre nossas situações aleatórias em todo o mundo, quem está trancado e quem está em quarentena. É uma oportunidade realmente única de agir como se estivesse cara a cara sabendo que você não está. Você começa a perceber que não está mais na webcam, está apenas conversando com um grupo de amigos com quem trabalha. Isso pode realmente estimulá-lo e mantê-lo em movimento.”

Algumas empresas estão sendo criativas na organização de happy hours virtuais, como uma festa de karaokê virtual ou uma festa de trivia. Tudo bem, mas o objetivo geral continua sendo o foco na conexão humana.

Os benefícios do controle remoto

O trabalho remoto pode ter alguns desafios, especialmente se o gerente de produto sempre trabalhou em um escritório. A solução comum é não tentar replicar o escritório, pois o trabalho remoto é de natureza diferente.

O ambiente remoto permite que as pessoas façam seu melhor trabalho da melhor maneira possível. Os gerentes de produto entrevistados pelo Toptal Blog reconhecem que o modo de foco profundo e o aumento da produtividade estão entre os benefícios cruciais que acompanham os compromissos remotos. "Você pode obter um trabalho profundo com mais facilidade, pois pode remover reuniões estranhas, reduzir o número de tomadores de decisão para manter as coisas em movimento. Quando todos gastam seu tempo executando em vez de falar, toda a organização acaba se movendo mais rápido", disse Toptal Product Gerente Sean Everett, que anteriormente era um executivo de desenvolvimento de produtos e negócios para uma plataforma global de streaming de vídeo com uma equipe distribuída em três continentes. No ano passado, ele trabalhou para uma startup de mídia social remota. "Só temos quatro reuniões por semana com um total de duas a três horas. O resto do tempo é gasto em trabalho focado", acrescentou Everett.

Nissinen relatou dizendo que os gerentes de produto remotos podem adaptar seu ambiente. “Você pode ter um acordo dentro de sua equipe de que, durante um determinado intervalo de tempo, há um tempo de trabalho profundo. E não há absolutamente nenhuma chance de você se distrair se garantir que todas as notificações estejam silenciadas”, observou Nissinen, que tem experiência em treinar membros da equipe no local para trabalhar de forma eficaz com seus colegas remotos.

Outro benefício substancial de utilizar funcionários remotos é que o próprio trabalho se torna o parâmetro para julgar o desempenho de alguém, não o tempo gasto no escritório. A base da construção de confiança com equipes remotas baseia-se primeiro na confiança estabelecida em toda a organização. Algumas empresas remotas permitem que os membros da equipe estabeleçam seus próprios horários, desde que as metas de qualidade e quantidade sejam cumpridas, confiando que eles saberão quando tiverem o melhor desempenho. Eles também constroem confiança mútua por meio da transparência e da responsabilidade.

Dicas práticas

Esteja preparado

Para dominar o planejamento do sprint ou qualquer outro processo que se concentre no planejamento, você precisa estar duas vezes mais preparado do que um gerente de produto no local, disse Matthews: “Quanto mais você documentar sobre exagerar, mais poderá compartilhar sua perspectiva, obter bom design na frente e realmente incentivar as perguntas e conversas durante e após o planejamento do sprint, mais bem-sucedido você será.” Caso contrário, observou Matthews, você corre o risco de perder as caixas, arruinar a qualidade ou entrar em atrito.

Tatjana Zavadja, que é designer na Toptal e tem experiência em trabalhar com equipes remotas de gerenciamento de produtos, também deu ênfase à preparação, principalmente para a fase de ideação: "É melhor realizado quando você vem preparado para a reunião online. algumas ideias e depois discutimos juntos, desenhamos em um quadro branco e damos sugestões uns aos outros."

Motivando a equipe com um prazo se aproximando

Motivar os membros da equipe com um prazo importante se aproximando é outro desafio que pode ser resolvido através da liderança pelo exemplo. Kleanthis Georgaris, vice-presidente de produto da Toptal, acredita que os gerentes de produto podem dar o exemplo e o tom para o resto da equipe, bem como garantir que o compromisso esteja sempre no ponto. “Em um escritório físico, quando um prazo importante está se aproximando rapidamente, simplesmente ficar até mais tarde é uma dica visual informal eficaz para o resto de sua equipe de que um esforço extra deve ser feito. O equivalente a isso em um ambiente remoto é se tornar extremamente disponível e atuante nos canais de comunicação”, sugeriu Georgaris.

Preste atenção extra à comunicação

Os membros da equipe remota exigem interações curtas frequentes, em vez de interações longas e infrequentes. É mais significativo entrar em contato com os membros de sua equipe quatro vezes por semana durante cinco minutos do que uma vez por 20 minutos. A frequência cria uma sensação ininterrupta de conexão, como se estivesse em uma conversa em andamento. “Ao se comunicar online, seja ultrapreciso. Não assuma que alguém sabe de alguma coisa, comunique-se de forma super clara, inclua todos os detalhes que deseja comunicar. Quando você envia essa mensagem, é tudo o que a pessoa vai ler e começar a trabalhar”, sugeriu Nissinen, gerente de produto e designer da Toptal.

Os melhores gerentes tornam a interação remota mais pessoal pegando o telefone ou usando videoconferência. Eles também incentivam o diálogo frequente que convida os funcionários a oferecer sugestões, insights e opiniões.

Câmera ligada ou desligada?

Os gerentes de produto concordam que chamadas de vídeo rápidas são mais eficazes do que conversas intermináveis, no entanto, a questão de ligar a câmera é contestada. Alguns defendem a manutenção do toque humano com o vídeo ativado, enquanto outros sugerem desativá-lo devido a problemas de privacidade. “Parece muito invasivo fazer uma videochamada, e é muito mais desgastante para os indivíduos porque eles precisam estar constantemente olhando para a tela, e o comportamento humano significa que a maioria está focada na aparência, e não no conteúdo da mensagem.” argumentou Everett, que disse que nunca usa câmera em ambientes remotos. Não há resposta certa ou errada, apenas o dever do gerente de produto de discutir a etiqueta de videoconferência e implementá-la dentro da equipe.

Ferramentas remotas para gerentes de produto

A priorização do produto e o planejamento do trabalho são difíceis nas circunstâncias mais ideais, não apenas em um ambiente remoto. É aqui que uma combinação das ferramentas de software certas e algum gerenciamento de tempo deliberado pode fazer toda a diferença.

Trabalhar remotamente só é benéfico se os sistemas organizacionais estiverem configurados adequadamente para reduzir a sobrecarga operacional. Isso pode ser feito minimizando o número de ferramentas e protocolos de comunicação padrão usados ​​pela organização. “Mantenha três ou quatro ferramentas, para que as pessoas sempre saibam para onde ir para fazer algo. Use ferramentas para bate-papo diário, para chamadas, gerenciamento de tarefas e documentação. A cultura da escrita é um grande acelerador que funciona lindamente em um ambiente remoto”, disse Everett.

Abaixo está uma visão geral das ferramentas de comunicação mais populares. A maioria deles atualizou seu serviço gratuito em resposta ao aumento da demanda:

• Slack - considere este bate-papo na Internet como um escritório para se conectar com colegas e responder a perguntas rápidas. O Slack também pode causar distrações, especialmente se você quiser ter uma fase de trabalho profunda. Converse com sua equipe sobre como usar o Slack, para que todos conheçam as regras.
• Ampliação
• Hangouts do Google
• Equipes da Microsoft
• Skype
• Cisco Webex

Escolher o produto certo e a ferramenta de gerenciamento de projetos que atenda às necessidades da sua empresa é crucial. A ferramenta certa pode agilizar o fluxo de trabalho e até mesmo moldar a cultura da empresa. As seguintes ferramentas são utilizadas por gerentes de produto em todo o mundo para gerenciamento de tarefas, rastreamento de requisitos e planejamento de trabalho:

• Trello
• Campo de base
• Confluência
• Jira
• Asana
• Wrike
• projeto Microsoft
• Balsâmico

Os desafios podem surgir em um ambiente de várias equipes, onde diferentes equipes historicamente tentaram usar ferramentas diferentes. "Não replique suas histórias de usuário no Trello se você já as tiver no Jira, mesmo que alguém diga que não gosta do Jira. Ou se você quiser comentar em uma história de usuário, não faça isso no Slack, onde estar perdido, faça no Jira", sugeriu Konstantin S. Solnushkin, gerente de produtos e projetos da Toptal.

Os gerentes de produto precisam reconhecer a importância de as equipes remotas se envolverem com suas ferramentas de colaboração. Se as pessoas acabarem os odiando, as equipes acabarão culpando a cultura remota.

Conclusões da situação “totalmente remota temporária”

Com todas essas ferramentas, os gerentes de produto podem acabar se perguntando se precisam voltar ao escritório. As equipes de produtos remotos podem desenvolver produtos bem-sucedidos e revolucionários, assim como as equipes cujos membros estão trabalhando sob o mesmo teto.

Mudando para remoto

Ao se preparar para futuras pandemias ou outras grandes interrupções, toda empresa deve considerar a ideia de fazer a transição para a força de trabalho distribuída. Everett, cujo escritório foi por muito tempo um assento de avião ou um hotel, acredita que, de pequenas startups a grandes empresas globais, o remoto é basicamente a única maneira de fazer as coisas: “Startups, em comparação com as Fortune 1000, são muito mais fácil mudar para remoto a qualquer momento. Grandes corporações globais têm processos que estão arraigados na organização há anos ou décadas, bem como requisitos de segurança mais rigorosos. No entanto, qualquer organização pode começar a pensar e operar de forma remota, mesmo quando a maior parte da organização está no mesmo escritório. Ele oferece o melhor dos dois mundos e ajuda a mitigar o risco de centralização extrema, especialmente em tempos de grandes crises como a pandemia de coronavírus.”

Matthews, da Toptal, diz que o remoto deve ser o novo normal por causa dos enormes benefícios que ele oferece: "Quando sua cultura apoia o trabalho remoto, você se abre para todo o mercado global de talentos e pode encontrar exatamente a pessoa certa que se encaixa suas necessidades. Agora você pode ter alguém de todo o mundo a qualquer momento e hora para ligar para sua equipe e fazer uma tremenda diferença positiva."

Compreensão aprimorada: como trabalhar com equipes remotas

Com o surto de COVID-19, todos de repente se viram remotos. Nissinen diz que a situação atual pode ter lições valiosas, pois coloca todos no mesmo nível: “As equipes que agora estão temporariamente totalmente remotas quando retornarem às operações normais provavelmente terão um entendimento diferente sobre como se relacionar e trabalhar com seus membros remotos da equipe.” Ele argumenta que as equipes mistas que estão parcialmente no escritório e parcialmente distribuídas são mais desafiadoras do que as totalmente remotas e sugere esforços adicionais para garantir que os membros da equipe remota sejam tão incluídos quanto os outros: “As equipes no local geralmente têm uma cultura muito sólida e círculo social no escritório. É muito fácil para eles trabalharem juntos à sua maneira e para as pessoas remotas trabalharem juntas à sua maneira. E você pode possivelmente não ter uma certa unidade, a menos que você faça da equipe unida uma prioridade, pois ela não está destinada a funcionar sem facilitação”.

Thene Sheehy, gerente de projeto da Toptal, enfatiza que um produto remoto experiente ou gerente de projeto com profundo conhecimento do trabalho remoto agrega valor à empresa. "Os gerentes que estão super confortáveis ​​com o trabalho remoto têm uma vantagem em comparação com os outros, pois são rápidos em se adaptar e entregar os resultados mesmo em uma crise global, quando todos precisam mudar para o trabalho remoto. Essa experiência de trabalho é a cereja do bolo em seu currículo", disse Sheehy.