Wykorzystaj automatyzację do poprawy wydajności pracy – 4 proste metody

Jeśli chodzi o wiecznie konkurencyjny świat korporacyjny, czas to pieniądz, a wydajność to kopalnia złota! Mając to na uwadze, sensowne jest wykorzystanie nowych technologii, takich jak automatyzacja, aby wyeliminować nieefektywność miejsca pracy i zwiększyć przychody.

Liderzy IT są zgodni. Badania sugerują, że aż 98% z nich uważa, że ​​automatyzacja procesów biznesowych ma kluczowe znaczenie dla uzyskania korzyści organizacyjnych. Ale pomimo tego odkrycia, 50% możliwości automatyzacji jest traconych!

W związku z tym istnieje ogromny zakres zarówno wdrożenia, jak i skali w technice większej wydajności w pracy. Jeśli zamierzasz zrobić to samo, oto jak możesz zaoszczędzić cenny czas i zasoby w całej organizacji:

1. Spis treści

   Docelowe procesy nadmiarowe za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami

Cała istota automatyzacji polega na tym, aby zbędne zadania funkcjonowały bez jakiejkolwiek lub minimalnej ingerencji człowieka. Przyjrzyj się kompletnemu łańcuchowi operacyjnemu każdej pionu biznesowego i wskaż zadania, które powtarzają się wielokrotnie, co można w ten sposób zautomatyzować. Tutaj są niektóre z nich:

• Płatności za rachunki

Jeśli Twoja organizacja przetwarza co miesiąc zbyt wiele rachunków i płatności, proces ten musi obejmować niezliczone roboczogodziny.

Na przykład platformy cyfrowe mogą być zmuszone do cotygodniowego zwalniania płatności dla dostawców lub przelewania pieniędzy z Twojego rachunku powierniczego do portfeli klientów w oparciu o pewne zasady wstępne.

Wielu menedżerów korzysta z oprogramowania do zarządzania projektami, aby takie procesy były proste i łatwe. Automatyzacja tego procesu nie tylko zaoszczędzi czas, ale również zapewni terminowe płatności dla użytkowników, zwiększając wiarygodność Twojej firmy.

• Przetwarzanie wynagrodzenia

Dział kadr jest zawsze przeciążony na koniec każdego miesiąca zwalnianiem wynagrodzeń pracowników. Automatyzacja sprawi, że pracownicy będą bardziej produktywni, dając im swobodę wykonywania innych strategicznych prac.

Oprogramowanie do zarządzania projektami opartymi na współpracy może pomóc zespołom HR otrzymywać powiadomienia i bezproblemowo zautomatyzować ten proces.

• Zapasowa kopia danych

Regularne kopie zapasowe danych nie tylko wymagają dużo czasu, ale większość firm wprost je ignoruje. Automatyzacja może pomóc w obu aspektach; możesz użyć odpowiednich narzędzi chmurowych, takich jak Google Drive lub Dropbox, aby zautomatyzować tworzenie kopii zapasowych ważnych danych organizacyjnych w chmurze.

Najlepszym sposobem wspólnego przechowywania wszystkich plików w jednym miejscu jest narzędzie do zarządzania projektami. Na przykład ProProfs Project to jedno narzędzie, które nie tylko zapewnia platformę do przechowywania wszystkich plików związanych z projektem, ale także łatwo udostępnia je zainteresowanym stronom.

2. Automatyzacja działań marketingowych

Automatyzacja nie ogranicza się tylko do operacji i może mieć ogromny wpływ również na Twoje działania marketingowe. Może pomóc Ci wyłowić większą liczbę potencjalnych klientów na szczycie lejka marketingowego. Rozważ następujące przypadki, w których można go użyć:

• Marketing e-mailowy

Według raportu Litmusa 68% firm poświęca tydzień lub więcej na produkcję tylko jednego e-maila. Jeśli jesteś jednym z nich, rozważ wdrożenie kampanii kroplowych, w których wstępnie zdefiniowane wiadomości e-mail są automatycznie wyzwalane na podstawie zaangażowania Twoich klientów.

• Promocja treści

Ten jest ważny dla tworzenia nowych leadów, ale może pochłonąć dużo produktywnego czasu. Ponieważ większość marketerów korzysta w tym celu z platform społecznościowych, takich jak Facebook i Twitter, łatwo jest zautomatyzować działania promocyjne za pomocą odpowiednich narzędzi, takich jak Zapier.

• Przepływy ołowiu

Niezależnie od strategii lub kanałów, których używasz do tworzenia leadów, musisz przesyłać je do swojego CRM lub dodawać do kampanii e-mail marketingowej. Takie przepływy leadów, które wymagają żmudnego przetwarzania, mogą być bardzo czasochłonne. Rozważ użycie takich narzędzi, jak Hubspot lub MailChimp, aby wykonać tę pracę za Ciebie.

• Analityka marketingowa

Monitorowanie sukcesu marketingowego ma kluczowe znaczenie. Ale przesiewanie danych bez pomocy z zewnątrz obniży jakość twoich wysiłków. Korzystanie z zaawansowanych narzędzi do automatyzacji, takich jak Hubspot Marketing Analytics, może ułatwić pomiar wydajności każdej części lejka marketingowego.

3. Postaw obsługę klienta na pierwszym miejscu

Skuteczna obsługa klienta to zarówno kompleksowa strategia marketingowa, jak i strategia zarządzania relacjami, która może pozostawić po sobie trwały wpływ na sprzedaż. Klienci potrzebują całodobowego wsparcia, a wynikające z tego obciążenie pracą często może pozostawić zespół administracyjny w strzępach. Oto jak automatyzacja może skutecznie interweniować:

• Czat na żywo

Kiedy klienci zwracają się do Ciebie w celu uzyskania wsparcia (lub nawet odwiedzają Twoją witrynę), mogą zamiast tego zostać powitani konwersacyjnym czatem na żywo, który działa w oparciu o automatyzację i sztuczną inteligencję. Firmy takie jak ProProfs umożliwiają użytkownikom osadzenie oprogramowania do czatu na żywo na swojej stronie internetowej w ciągu kilku minut, co może również podwoić się jako narzędzie do generowania leadów.

• Oprogramowanie Contact Center

Narzędzia oprogramowania contact center nowej generacji zapewniają obecnie możliwości samodzielnych wirtualnych agentów, które zostały zaprojektowane do sparowania z ludzkimi agentami. W rezultacie interakcja z klientem może być hiperspersonalizowana poprzez adresowanie kanałów, kierowanie klientów, dopasowywanie zasobów i przechwytywanie danych w czasie rzeczywistym.

• Optymalizatory tras biletów

Zautomatyzowane optymalizatory oferują inteligentne rozwiązania routingu w sposób, który maksymalizuje wydajność Twoich agentów. Chociaż sami nie wchodzą w interakcję z klientami, kierują zapytanie do właściwego agenta w sposób gwarantujący jak najkrótszy czas rozwiązania.

4. Wykorzystaj automatyzację jako hacki zwiększające produktywność

Inną bezpośrednią zaletą automatyzacji jest to, że może ona zwiększyć produktywność w niespotykany dotąd sposób. Dzięki możliwości obsługi do 45% powtarzalnej pracy pracownicy mogą oddawać się zadaniom o wyższej wartości, takim jak rozwiązywanie problemów i generowanie pomysłów. Pamiętaj, że może to również obejmować automatyzację części przepływu pracy, aby zaoszczędzić czas agentów. Oto kilka przypadków użycia bezpośredniej produktywności, które możesz wziąć pod uwagę:

• Przenoszenie danych z e-maili i formularzy do wewnętrznego systemu plików klientów np. aktualizowanie adresów czy dodawanie usług.
• Aktualizowanie informacji związanych z klientem po każdej odpowiedniej sprzedaży lub wezwaniu pomocy technicznej.
• Przesiewanie dużej ilości dokumentów w celu wydobycia wymaganych informacji lub zidentyfikowania obszarów awarii.
• Wyciąganie odpowiednich zapisów z dokumentów prawnych i umów.
• Eliminacja błędów ludzkich poprzez wdrożenie Robotic Process Automation.
• Wydajnie zarządzaj pracą ze zdalnymi zespołami, automatyzując nadmiarowe części przepływu pracy.
• I więcej takich przypadków użycia!

Usprawnij przepływ pracy dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami opartymi na współpracy!

Przy tak wielu narzędziach AI i automatyzacji zalewających rynek, miejsce pracy stanie się bardziej produktywne. Dzięki tym technologiom możliwe jest zautomatyzowanie do 70-80% typowego procesu opartego na regułach i zredukowanie pracochłonnych, powtarzalnych zadań nawet o 80%!

Ale zależy to również od wyboru narzędzia do automatyzacji, takiego jak ProProfs Project — oprogramowanie do współpracy w zakresie zarządzania projektami, które pomaga zarządzać projektami, zadaniami, zespołami i klientami na jednej platformie. Gdy już to zrozumiesz, możesz w krótkim czasie obniżyć koszty, poprawić wydajność i zwiększyć niezawodność!