Utilisez l'automatisation pour améliorer l'efficacité du travail - 4 méthodes simples

Dans le monde de l'entreprise toujours plus compétitif, le temps c'est de l'argent et l'efficacité, une mine d'or ! Dans cet esprit, il est logique de tirer parti des technologies de la nouvelle ère telles que l'automatisation pour éliminer les inefficacités du lieu de travail et augmenter vos revenus.

Et les responsables informatiques sont d'accord. Les recherches suggèrent que jusqu'à 98 % d'entre eux pensent que l'automatisation des processus métier est essentielle pour générer des avantages organisationnels. Mais malgré ce constat, 50 % des opportunités d'automatisation sont manquées !

Par conséquent, il existe d'énormes possibilités de mise en œuvre et d'échelle dans la technique d'être plus efficace au travail. Si vous visez à faire de même, voici comment vous pouvez économiser du temps et des ressources précieux dans toute votre organisation :

1. Table des matières

   Cibler les processus redondants via un logiciel de gestion de projet

L'essence même de l'automatisation est de faire fonctionner les tâches redondantes sans intervention humaine ou minime. Examinez la chaîne opérationnelle complète de chaque verticale d'entreprise et identifiez les tâches répétées à maintes reprises, qui peuvent ainsi être automatisées. En voici quelques uns:

• Paiements de factures

Si votre organisation traite trop de factures et de paiements chaque mois, ce processus doit impliquer d'innombrables heures de travail.

Par exemple, les plates-formes numériques peuvent être amenées à verser des paiements aux fournisseurs chaque semaine ou à transférer de l'argent de votre compte séquestre vers les portefeuilles des clients en fonction de certaines règles préalables.

De nombreux gestionnaires se tournent vers un logiciel de gestion de projet pour rendre ces processus simples et faciles. L'automatisation de ce processus vous fera non seulement gagner du temps, mais garantira également des paiements rapides pour les utilisateurs, renforçant ainsi la crédibilité de votre entreprise.

• Traitement des salaires

Le service des ressources humaines est toujours surchargé à la fin de chaque mois avec la publication des salaires des employés. L'automatisation rendra les employés plus productifs, les laissant libres pour d'autres tâches stratégiques.

Un logiciel de gestion de projet collaboratif peut aider les équipes RH à recevoir des notifications et à automatiser ce processus sans tracas.

• Sauvegarde de données

Non seulement les sauvegardes de données régulières demandent beaucoup de temps, mais la plupart des entreprises l'ignorent carrément. L'automatisation peut aider dans les deux aspects ; vous pouvez utiliser des outils cloud pertinents tels que Google Drive ou Dropbox pour automatiser la sauvegarde des données organisationnelles importantes dans le cloud.

La meilleure façon de stocker en collaboration tous vos fichiers en un seul endroit est un outil PM. Par exemple, ProProfs Project est un outil qui fournit non seulement une plate-forme pour stocker tous vos fichiers liés au projet, mais les partage également facilement avec les parties prenantes.

2. Automatisez les activités de marketing

L'automatisation ne se limite pas seulement aux opérations et peut également avoir un impact considérable sur vos activités de marketing. Cela peut vous aider à pêcher un plus grand nombre de prospects au sommet de votre entonnoir marketing. Considérez les cas suivants où il peut être utilisé :

• Publicité par e-mail

Selon un rapport de Litmus, 68 % des entreprises consacrent une semaine ou plus à la production d'un seul e-mail. Si vous êtes l'un d'entre eux, envisagez de déployer des campagnes drip où des e-mails prédéfinis sont automatiquement déclenchés en fonction de l'engagement de vos clients.

• Promotion du contenu

Celui-ci est important pour créer de nouveaux prospects mais peut consommer beaucoup de temps productif. Étant donné que la plupart des spécialistes du marketing utilisent à cette fin des plateformes de médias sociaux comme Facebook et Twitter, il est facile d'automatiser les activités de promotion avec les bons outils tels que Zapier.

• Flux de prospects

Quels que soient les stratégies ou les canaux que vous utilisez pour créer vos prospects, vous devez les télécharger sur votre CRM ou les ajouter à votre campagne de marketing par e-mail. Ces flux de prospects qui impliquent un traitement fastidieux peuvent prendre beaucoup de temps. Pensez à utiliser des outils tels que Hubspot ou MailChimp pour faire le travail à votre place.

• Analytique marketing

Il est crucial de surveiller le succès du marketing. Mais passer au crible les données sans aucune aide extérieure dégradera la qualité de vos efforts. L'utilisation d'outils d'automatisation avancés tels que Hubspot Marketing Analytics peut faciliter la mesure des performances de chaque partie de votre entonnoir marketing.

3. Donnez la priorité au support client

Un support client efficace est à la fois une stratégie globale de marketing et de gestion des relations qui peut avoir un impact durable sur vos ventes. Les clients ont besoin d'une assistance 24h/24 et la charge de travail qui en résulte peut souvent laisser votre équipe d'administration en lambeaux. Voici comment l'automatisation peut intervenir avec succès :

• Chat en direct

Lorsque les clients vous contactent pour obtenir de l'aide (ou même visitent votre site Web), ils peuvent à la place être accueillis par un chat conversationnel en direct qui fonctionne sur l'automatisation et l'IA. Des entreprises telles que ProProfs permettent aux utilisateurs d'intégrer en quelques minutes un logiciel de chat en direct à leur site Web, qui peut également servir d'outil de génération de prospects.

• Logiciel de centre de contact

Les outils logiciels de centre de contact de nouvelle génération offrent aujourd'hui les capacités d'agents virtuels autonomes conçus pour être associés à des agents humains. En conséquence, l'interaction client peut être hyper-personnalisée en adressant les canaux, le routage client, l'appariement des ressources et la capture de données en temps réel.

• Optimiseurs de routage de tickets

Les optimiseurs automatisés offrent des solutions de routage intelligentes d'une manière qui maximise l'efficacité de vos agents. Bien qu'ils n'interagissent pas eux-mêmes avec les clients, ils acheminent une requête vers le bon agent d'une manière qui garantit le moins de temps de résolution possible.

4. Tirez parti de l'automatisation en tant que hacks de productivité

Un autre avantage direct de l'automatisation est la façon dont elle peut augmenter la productivité comme jamais auparavant. Avec la capacité de gérer jusqu'à 45 % du travail répétitif, les employés peuvent se livrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée telles que la résolution de problèmes et la génération d'idées. Notez que cela peut également inclure l'automatisation d'une partie du flux de travail pour faire gagner un temps crucial à vos agents. Voici quelques cas d'utilisation de productivité directe que vous pouvez envisager :

• Transférer les données des e-mails et des formulaires vers le système interne des fichiers clients tels que la mise à jour des adresses ou l'ajout de services.
• Mettre à jour les informations relatives aux clients après chaque appel de vente ou d'assistance pertinent.
• Passer au crible de grandes quantités de documents pour extraire les informations requises ou identifier les zones de défaillance.
• Extraire les dispositions pertinentes des documents juridiques et des contrats.
• Éliminer les erreurs humaines en mettant en œuvre l'automatisation robotique des processus.
• Gérez efficacement le travail avec des équipes distantes en automatisant les parties redondantes du flux de travail.
• Et plus de cas d'utilisation de ce type !

Améliorez le flux de travail via un logiciel de gestion de projet collaboratif !

Avec autant d'outils d'IA et d'automatisation qui inondent le marché aujourd'hui, le lieu de travail ne fera que devenir plus productif. Grâce à ces technologies, il est possible d'automatiser jusqu'à 70 à 80 % d'un processus typique basé sur des règles et de réduire les tâches répétitives à forte intensité de main-d'œuvre jusqu'à 80 % !

Mais cela dépend aussi du choix de votre outil d'automatisation, comme ProProfs Project - un logiciel de gestion de projet collaboratif qui vous aide à gérer vos projets, tâches, équipes et clients sur une seule plateforme. Une fois que vous avez compris cela, vous pouvez réduire les coûts, améliorer les performances et augmenter la fiabilité en un rien de temps !