Gunakan Otomatisasi untuk Meningkatkan Efisiensi Kerja – 4 Metode Sederhana

Ketika datang ke dunia korporat yang selalu kompetitif, waktu adalah uang dan efisiensi, tambang emas! Dengan pemikiran ini, masuk akal untuk memanfaatkan teknologi zaman baru seperti otomatisasi untuk menghilangkan inefisiensi di tempat kerja dan meningkatkan pendapatan Anda.

Dan para pemimpin TI setuju. Penelitian menunjukkan bahwa sebanyak 98% dari mereka percaya mengotomatisasi proses bisnis menjadi vital untuk mendorong manfaat organisasi. Namun terlepas dari temuan ini, 50% peluang otomatisasi terlewatkan!

Oleh karena itu, ada ruang lingkup yang luar biasa untuk implementasi dan skala dalam teknik menjadi lebih efisien di tempat kerja. Jika Anda ingin melakukan hal yang sama, berikut adalah cara Anda dapat menghemat waktu dan sumber daya yang berharga di seluruh organisasi Anda:

1. Daftar isi

   Menargetkan Proses yang Berlebihan melalui Perangkat Lunak Manajemen Proyek

Inti dari otomatisasi adalah membuat tugas yang berlebihan berfungsi tanpa campur tangan manusia atau minimal. Lihatlah rantai operasional lengkap dari setiap vertikal bisnis dan tunjukkan dengan tepat tugas-tugas yang berulang kali dan lagi, yang dengan demikian dapat diotomatisasi. Berikut adalah beberapa di antaranya:

• Pembayaran Tagihan

Jika organisasi Anda memproses terlalu banyak tagihan dan pembayaran setiap bulan, proses ini pasti melibatkan banyak jam kerja.

Misalnya, platform digital mungkin harus melepaskan pembayaran ke vendor setiap minggu atau mentransfer uang dari akun escrow Anda ke dompet pelanggan berdasarkan beberapa aturan prasyarat.

Banyak manajer yang beralih ke perangkat lunak manajemen proyek, untuk membuat proses tersebut menjadi sederhana dan mudah. Mengotomatiskan proses ini tidak hanya akan menghemat waktu, tetapi juga memastikan pembayaran tepat waktu bagi pengguna, meningkatkan kredibilitas bisnis Anda.

• Pemrosesan Gaji

Bagian SDM selalu terbebani setiap akhir bulan dengan keluarnya gaji karyawan. Mengotomatiskannya akan membuat karyawan lebih produktif, membiarkan mereka bebas untuk pekerjaan strategis lainnya.

Perangkat lunak manajemen proyek kolaboratif dapat membantu tim SDM mendapatkan notifikasi dan mengotomatiskan proses ini tanpa kerumitan.

• Cadangan data

Tidak hanya data back biasa menuntut banyak waktu, sebagian besar bisnis langsung mengabaikannya. Otomasi dapat membantu dalam kedua aspek; Anda dapat menggunakan alat cloud yang relevan seperti Google Drive atau Dropbox untuk mengotomatiskan pencadangan data organisasi penting ke cloud.

Cara terbaik untuk secara kolaboratif menyimpan semua file Anda di satu tempat adalah alat PM. Misalnya, ProProfs Project adalah salah satu alat yang tidak hanya menyediakan platform untuk menyimpan semua file terkait proyek Anda, tetapi juga membagikannya dengan para pemangku kepentingan dengan mudah.

2. Mengotomatiskan Aktivitas Pemasaran

Otomatisasi tidak hanya terbatas pada operasi dan juga dapat berdampak luar biasa pada aktivitas pemasaran Anda. Ini dapat membantu Anda memancing lebih banyak prospek di bagian atas saluran pemasaran Anda. Pertimbangkan contoh berikut di mana ia dapat digunakan:

• Email Pemasaran

Menurut sebuah laporan oleh Litmus, 68% perusahaan menghabiskan seminggu atau lebih untuk memproduksi hanya satu email. Jika Anda salah satunya, pertimbangkan untuk menerapkan kampanye tetes di mana email yang telah ditentukan secara otomatis dipicu berdasarkan keterlibatan pelanggan Anda.

• Promosi Konten

Yang ini penting untuk menciptakan prospek baru tetapi dapat menghabiskan banyak waktu produktif. Karena sebagian besar pemasar menggunakan platform media sosial seperti Facebook dan Twitter untuk tujuan ini, maka mudah untuk mengotomatiskan kegiatan promosi dengan alat yang tepat seperti Zapier.

• Arus Pimpin

Strategi atau saluran apa pun yang Anda gunakan untuk membuat prospek, Anda harus mengunggahnya ke CRM atau menambahkannya ke kampanye pemasaran email Anda. Aliran timbal seperti itu yang melibatkan pemrosesan yang membosankan bisa sangat memakan waktu. Pertimbangkan untuk menggunakan alat seperti Hubspot atau MailChimp untuk melakukan pekerjaan itu untuk Anda.

• Analisis Pemasaran

Sangat penting untuk memantau keberhasilan pemasaran. Tetapi menyaring data tanpa bantuan eksternal akan menurunkan kualitas upaya Anda. Menggunakan alat otomatisasi canggih seperti Hubspot Marketing Analytics dapat memudahkan pengukuran kinerja setiap bagian dari saluran pemasaran Anda.

3. Prioritaskan Dukungan Pelanggan

Dukungan pelanggan yang efisien adalah strategi pemasaran dan manajemen hubungan yang komprehensif yang dapat meninggalkan dampak jangka panjang pada penjualan Anda. Pelanggan membutuhkan dukungan sepanjang waktu dan beban kerja yang dihasilkan sering kali dapat membuat tim admin Anda berantakan. Berikut adalah bagaimana otomatisasi dapat berhasil mengintervensi:

• Obrolan Langsung

Ketika pelanggan menghubungi Anda untuk mendapatkan dukungan (atau bahkan mengunjungi situs web Anda), mereka malah dapat disambut dengan obrolan langsung percakapan yang berjalan dengan otomatisasi dan AI. Perusahaan seperti ProProfs memungkinkan pengguna untuk menyematkan perangkat lunak obrolan langsung ke situs web mereka dalam hitungan menit, yang juga dapat berfungsi ganda sebagai alat penghasil prospek.

• Perangkat Lunak Pusat Kontak

Alat perangkat lunak pusat kontak generasi berikutnya saat ini menyediakan kemampuan agen virtual mandiri yang dirancang untuk dipasangkan dengan agen manusia. Akibatnya, interaksi pelanggan dapat dipersonalisasi dengan mengatasi saluran, perutean pelanggan, pencocokan sumber daya, dan pengambilan data secara real-time.

• Pengoptimal Perutean Tiket

Pengoptimal otomatis menawarkan solusi perutean cerdas dengan cara yang memaksimalkan efisiensi agen Anda. Meskipun mereka tidak berinteraksi dengan pelanggan itu sendiri, mereka mengarahkan kueri ke agen yang tepat dengan cara yang menjamin waktu solusi yang paling mungkin.

4. Memanfaatkan Otomatisasi sebagai Peretasan Produktivitas

Keuntungan langsung lainnya dari otomatisasi adalah bagaimana hal itu dapat meningkatkan produktivitas yang belum pernah terlihat sebelumnya. Dengan kemampuan menangani hingga 45% pekerjaan yang berulang, karyawan dapat memanjakan diri mereka dalam tugas-tugas yang bernilai lebih tinggi seperti pemecahan masalah dan pembuatan ide. Perhatikan bahwa ini juga dapat mencakup otomatisasi bagian dari alur kerja untuk menghemat waktu penting bagi agen Anda. Berikut adalah beberapa kasus penggunaan produktivitas langsung yang dapat Anda pertimbangkan:

• Mentransfer data dari email dan formulir ke sistem internal file pelanggan seperti memperbarui alamat atau menambahkan layanan.
• Memperbarui informasi terkait pelanggan setelah setiap panggilan penjualan atau dukungan yang relevan.
• Memilah-milah sejumlah besar dokumen untuk mengekstrak informasi yang diperlukan atau mengidentifikasi area kegagalan.
• Menggali ketentuan yang relevan dari dokumen hukum dan kontrak.
• Menghilangkan kesalahan manusia dengan mengimplementasikan Robotic Process Automation.
• Kelola pekerjaan dengan tim jarak jauh secara efisien dengan mengotomatiskan bagian alur kerja yang berlebihan.
• Dan lebih banyak lagi kasus penggunaan seperti itu!

Tingkatkan Alur Kerja melalui Perangkat Lunak Manajemen Proyek Kolaboratif!

Dengan begitu banyak alat AI dan Otomasi yang membanjiri pasar saat ini, tempat kerja hanya akan menjadi lebih produktif. Dengan teknologi ini, dimungkinkan untuk mengotomatisasi hingga 70-80% dari proses berbasis aturan yang umum dan mengurangi tugas berulang yang padat karya sebanyak 80%!

Tetapi itu juga tergantung pada pilihan alat otomatisasi Anda, seperti ProProfs Project – perangkat lunak manajemen proyek kolaboratif yang membantu Anda mengelola proyek, tugas, tim, dan klien Anda pada satu platform. Setelah Anda mengetahuinya, Anda dapat memangkas biaya, meningkatkan kinerja, dan meningkatkan keandalan dalam waktu singkat!