使用自動化提高工作效率 – 4 種簡單方法
已發表: 2019-06-19在競爭日益激烈的企業世界中，時間就是金錢和效率，是一座金礦！ 考慮到這一點，只有利用自動化等新時代技術來消除工作場所的低效率並增加您的收入才有意義。
IT 領導者也同意這一點。 研究表明，多達 98% 的人認為自動化業務流程對於推動組織收益至關重要。 但儘管有這一發現，仍有 50% 的自動化機會被錯過！
因此，提高工作效率的技術在實施和規模上都有巨大的空間。 如果您也打算這樣做，以下是您可以在整個組織中節省寶貴時間和資源的方法：
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通過項目管理軟件瞄準冗餘流程
自動化的全部本質是在沒有任何或最少人為乾預的情況下使冗餘任務發揮作用。 查看每個垂直業務的完整運營鏈，並確定一次又一次重複的任務，從而實現自動化。 這裡是其中的一些：
- 賬單支付
如果您的組織每個月要處理太多的賬單和付款，那麼這個過程肯定會涉及無數的工時。
例如，數字平台可能必須每周向供應商付款，或根據一些先決條件將資金從您的託管賬戶轉移到客戶錢包。
許多經理正在轉向項目管理軟件，以使此類過程變得簡單易行。 自動化此過程不僅可以節省時間，還可以確保及時為用戶付款，提高您企業的可信度。
- 工資處理
隨著員工工資的發布，人力資源部門總是在每個月底都負擔過重。 自動化將使員工更有效率，讓他們騰出時間從事其他戰略工作。
協作項目管理軟件可以幫助人力資源團隊獲得通知並輕鬆地自動化此過程。
- 數據備份
常規數據備份不僅需要大量時間，而且大多數企業完全忽略了它。 自動化可以在這兩個方面有所幫助； 您可以使用 Google Drive 或 Dropbox 等相關雲工具自動將重要的組織數據備份到雲端。
將所有文件協作存儲在一個地方的最佳方式是 PM 工具。 例如，ProProfs Project 是一種工具，它不僅提供了一個平台來存儲所有與項目相關的文件，而且還可以輕鬆地與利益相關者共享它們。
自動化營銷活動
自動化不僅限於運營，還可以對您的營銷活動產生巨大影響。 它可以幫助您在營銷漏斗的頂端挖掘更多潛在客戶。 考慮以下可以使用它的實例：
- 電子郵件營銷
根據 Litmus 的一份報告，68% 的公司只花費一周或更長時間來製作一封電子郵件。 如果您是其中之一，請考慮部署滴灌活動，其中預定義的電子郵件會根據您的客戶的參與度自動觸發。
- 內容推廣
這對於創建新的潛在客戶很重要，但會佔用大量的生產時間。 由於大多數營銷人員為此目的使用 Facebook 和 Twitter 等社交媒體平台，因此使用 Zapier 等正確工具很容易實現促銷活動的自動化。
- 潛在客戶流
無論您使用什麼策略或渠道來創建潛在客戶，您都必須將它們上傳到您的 CRM 或將它們添加到您的電子郵件營銷活動中。 這種涉及繁瑣處理的潛在客戶流程可能非常耗時。 考慮使用 Hubspot 或 MailChimp 等工具為您完成這項工作。
- 營銷分析
監控營銷成功至關重要。 但是在沒有任何外部幫助的情況下篩選數據會降低您的工作質量。 使用 Hubspot 營銷分析等高級自動化工具可以輕鬆衡量營銷渠道每個部分的績效。
優先考慮客戶支持
高效的客戶支持既是一種全面的營銷和關係管理策略，也可以對您的銷售產生持久的影響。 客戶需要全天候的支持，由此產生的工作量通常會使您的管理團隊陷入困境。 以下是自動化如何成功干預：
- 在線聊天
當客戶向您尋求支持（甚至訪問您的網站）時，他們可以通過自動化和人工智能運行的對話式實時聊天來迎接他們。 ProProfs 等公司正在使用戶能夠在幾分鐘內將實時聊天軟件嵌入他們的網站，這也可以兼作潛在客戶生成工具。
- 聯絡中心軟件
今天的下一代聯絡中心軟件工具提供了獨立虛擬代理的功能，這些功能旨在與人工代理配對。 因此，客戶交互可以通過實時尋址渠道、客戶路由、資源匹配和數據捕獲來實現超個性化。
- 票務路由優化器
自動優化器以最大限度地提高代理效率的方式提供智能路由解決方案。 儘管他們自己不與客戶互動，但他們以一種保證盡可能少的解決時間的方式將查詢路由到正確的代理。
利用自動化作為生產力黑客
自動化的另一個直接優勢是它如何以前所未有的方式提高生產力。 憑藉處理高達 45% 的重複性工作的能力，員工可以沉迷於更高價值的任務，例如解決問題和產生想法。 請注意，這還可以包括自動化部分工作流程，以節省代理的關鍵時間。 以下是您可以考慮的一些直接生產力用例：
- 將數據從電子郵件和表格傳輸到客戶文件的內部系統，例如更新地址或添加服務。
- 在每次相關銷售或支持電話後更新客戶相關信息。
- 篩選大量文檔以提取所需信息或識別故障區域。
- 從法律文件和合同中提取相關條款。
- 通過實施機器人流程自動化消除人為錯誤。
- 通過自動化工作流程的冗餘部分，有效地管理與遠程團隊的工作。
- 還有更多這樣的用例！
通過協作項目管理軟件改善工作流程！
當今市場充斥著如此多的人工智能和自動化工具，工作場所只會變得更有效率。 借助這些技術，可以將典型的基於規則的流程的 70-80% 自動化，並將勞動密集型重複性任務減少多達 80%！
但這也取決於您選擇的自動化工具，例如 ProProfs Project - 一種協作項目管理軟件，可幫助您在單個平台上管理您的項目、任務、團隊和客戶。 弄清楚這一點後，您就可以立即削減成本、提高性能並提高可靠性！