Use a automação para melhorar a eficiência do trabalho - 4 métodos simples

Quando se trata do mundo corporativo cada vez mais competitivo, tempo é dinheiro e eficiência, uma mina de ouro! Com isso em mente, só faz sentido aproveitar as tecnologias da nova era, como a automação, para eliminar as ineficiências do local de trabalho e aumentar suas receitas.

E os líderes de TI concordam. Pesquisas sugerem que até 98% deles acreditam que a automação de processos de negócios é vital para gerar benefícios organizacionais. Mas, apesar dessa descoberta, 50% das oportunidades de automação estão sendo perdidas!

Portanto, há um enorme escopo para implementação e escala na técnica de ser mais eficiente no trabalho. Se você pretende fazer o mesmo, veja como você pode economizar tempo e recursos valiosos em toda a sua organização:

1. Índice

   Processos redundantes de destino por meio do software de gerenciamento de projetos

Toda a essência da automação é fazer com que as tarefas redundantes funcionem sem qualquer intervenção humana mínima. Dê uma olhada na cadeia operacional completa de cada vertical de negócios e identifique as tarefas que são repetidas uma e outra vez, que podem ser automatizadas. Aqui estão alguns deles:

• Pagamento de contas

Se sua organização processa muitas contas e pagamentos todos os meses, esse processo deve envolver inúmeras horas de trabalho.

Por exemplo, as plataformas digitais podem ter que liberar pagamentos a fornecedores toda semana ou transferir dinheiro de sua conta de caução para carteiras de clientes com base em algumas regras de pré-requisito.

Muitos gerentes estão recorrendo ao software de gerenciamento de projetos para tornar esses processos simples e fáceis. Automatizar esse processo não apenas economizará tempo, mas também garantirá pagamentos pontuais aos usuários, aumentando a credibilidade do seu negócio.

• Processamento de Salário

O departamento de recursos humanos fica sempre sobrecarregado ao final de cada mês com a liberação dos salários dos funcionários. Automatizá-lo tornará os funcionários mais produtivos, deixando-os livres para outros trabalhos estratégicos.

Um software colaborativo de gerenciamento de projetos pode ajudar as equipes de RH a receber notificações e automatizar esse processo sem complicações.

• Backup de dados

Os backups regulares de dados não apenas exigem muito tempo, como a maioria das empresas o ignora completamente. A automação pode ajudar em ambos os aspectos; você pode usar ferramentas de nuvem relevantes, como Google Drive ou Dropbox, para automatizar o backup de dados organizacionais importantes para a nuvem.

A melhor maneira de armazenar colaborativamente todos os seus arquivos em um só lugar é uma ferramenta PM. Por exemplo, o ProProfs Project é uma ferramenta que não apenas fornece uma plataforma para armazenar todos os seus arquivos relacionados ao projeto, mas também os compartilha facilmente com as partes interessadas.

2. Automatize as atividades de marketing

A automação não se limita apenas às operações e também pode ter um tremendo impacto em suas atividades de marketing. Isso pode ajudá-lo a pescar um número maior de clientes em potencial no topo do seu funil de marketing. Considere os seguintes casos em que ele pode ser usado:

• Marketing de email

De acordo com um relatório da Litmus, 68% das empresas gastam uma semana ou mais na produção de apenas um e-mail. Se você é um desses, considere implantar campanhas de gotejamento em que emails predefinidos são acionados automaticamente com base no engajamento de seus clientes.

• Promoção de conteúdo

Este é importante para criar novos leads, mas pode consumir muito tempo produtivo. Como a maioria dos profissionais de marketing usa plataformas de mídia social como Facebook e Twitter para esse fim, é fácil automatizar as atividades de promoção com as ferramentas certas, como o Zapier.

• Fluxos de Leads

Quaisquer que sejam as estratégias ou canais que você usa para criar seus leads, você deve carregá-los no seu CRM ou adicioná-los à sua campanha de marketing por e-mail. Esses fluxos de chumbo que envolvem processamento tedioso podem consumir muito tempo. Considere usar ferramentas como Hubspot ou MailChimp para fazer o trabalho para você.

• Análise de marketing

É crucial monitorar o sucesso do marketing. Mas filtrar os dados sem qualquer ajuda externa degradará a qualidade de seus esforços. O uso de ferramentas avançadas de automação, como o Hubspot Marketing Analytics, pode facilitar a medição do desempenho de cada parte do seu funil de marketing.

3. Coloque o suporte ao cliente em prioridade

O suporte ao cliente eficiente é uma estratégia abrangente de marketing e gerenciamento de relacionamento que pode deixar um impacto duradouro em suas vendas. Os clientes precisam de suporte 24 horas por dia e a carga de trabalho resultante pode muitas vezes deixar sua equipe de administração em frangalhos. Veja como a automação pode intervir com sucesso:

• Bate-papo ao vivo

Quando os clientes entram em contato com você para obter suporte (ou até mesmo visitam seu site), eles podem ser recebidos com um bate-papo ao vivo de conversação que é executado em automação e IA. Empresas como a ProProfs estão possibilitando que os usuários incorporem software de bate-papo ao vivo em seu site em poucos minutos, o que também pode funcionar como uma ferramenta de geração de leads.

• Software de centro de contato

Atualmente, as ferramentas de software de contact center de última geração fornecem os recursos de agentes virtuais autônomos projetados para serem combinados com agentes humanos. Como resultado, a interação com o cliente pode ser hiperpersonalizada por meio de canais de endereçamento, roteamento de clientes, correspondência de recursos e captura de dados em tempo real.

• Otimizadores de roteamento de tickets

Os otimizadores automatizados oferecem soluções de roteamento inteligentes de forma a maximizar a eficiência de seus agentes. Embora não interajam com os próprios clientes, eles encaminham uma consulta para o agente certo de uma forma que garante o menor tempo de solução possível.

4. Aproveite a automação como hacks de produtividade

Outra vantagem direta da automação é como ela pode aumentar a produtividade como nunca visto antes. Com a capacidade de lidar com até 45% do trabalho repetitivo, os funcionários podem se dedicar a tarefas de maior valor, como resolução de problemas e geração de ideias. Observe que isso também pode incluir automatizar parte do fluxo de trabalho para economizar tempo crucial para seus agentes. Aqui estão alguns casos de uso de produtividade direta que você pode considerar:

• Transferência de dados de e-mails e formulários para o sistema interno de arquivos de clientes, como atualização de endereços ou adição de serviços.
• Atualização de informações relacionadas ao cliente após cada venda relevante ou chamada de suporte.
• Peneirar uma grande quantidade de documentos para extrair as informações necessárias ou identificar áreas de falhas.
• Extrair disposições relevantes de documentos legais e contratos.
• Eliminando erros humanos implementando a automação robótica de processos.
• Gerencie com eficiência o trabalho com equipes remotas automatizando as partes redundantes do fluxo de trabalho.
• E mais casos de uso desse tipo!

Melhore o fluxo de trabalho através do software colaborativo de gerenciamento de projetos!

Com tantas ferramentas de IA e automação inundando o mercado hoje, o local de trabalho está pronto para se tornar mais produtivo. Com essas tecnologias, é possível automatizar até 70-80% de um processo típico baseado em regras e reduzir tarefas repetitivas de trabalho intensivo em até 80%!

Mas também depende da escolha da sua ferramenta de automação, como o ProProfs Project – um software colaborativo de gerenciamento de projetos que ajuda você a gerenciar seus projetos, tarefas, equipes e clientes em uma única plataforma. Depois de descobrir isso, você pode cortar custos, melhorar o desempenho e aumentar a confiabilidade em pouco tempo!