Utilizați automatizarea pentru îmbunătățirea eficienței muncii – 4 metode simple

Când vine vorba de lumea corporativă mereu competitivă, timpul înseamnă bani și eficiență, o mină de aur! Având în vedere acest lucru, are sens să folosiți tehnologiile noi, cum ar fi automatizarea, pentru a elimina ineficiența la locul de muncă și pentru a vă crește veniturile.

Și liderii IT sunt de acord. Cercetările sugerează că până la 98% dintre ei cred că automatizarea proceselor de afaceri este vitală pentru a genera beneficii organizaționale. Dar, în ciuda acestei constatări, 50% dintre oportunitățile de automatizare sunt ratate!

Prin urmare, există un spațiu imens atât pentru implementare, cât și pentru scară în tehnica de a fi mai eficient la locul de muncă. Dacă doriți să faceți același lucru, iată cum puteți economisi timp și resurse valoroase în organizația dvs.:

1. Cuprins

   Vizați procese redundante prin software-ul de management al proiectelor

Întreaga esență a automatizării este de a face sarcinile redundante să funcționeze fără nicio intervenție umană sau minimă. Aruncați o privire la lanțul operațional complet al fiecărei verticale de afaceri și identificați sarcinile care se repetă în mod repetat, care pot fi astfel automatizate. Aici sunt câțiva dintre ei:

• Plăți de facturi

Dacă organizația dvs. procesează prea multe facturi și plăți în fiecare lună, acest proces trebuie să implice nenumărate ore de lucru.

De exemplu, platformele digitale ar putea fi nevoite să elibereze plăți către furnizori în fiecare săptămână sau să transfere bani din contul dvs. de escrow în portofelele clienților, pe baza unor reguli prealabile.

Mulți manageri apelează la software de management de proiect, pentru a face astfel de procese simple și ușoare. Automatizarea acestui proces nu numai că va economisi timp, dar va asigura și plăți la timp pentru utilizatori, sporind credibilitatea afacerii dvs.

• Procesare salarială

Departamentul de resurse umane este întotdeauna suprasolicitat la sfârșitul fiecărei luni cu eliberarea salariilor angajaților. Automatizarea acestuia va face angajații mai productivi, lăsându-i liberi pentru alte activități strategice.

Un software de management de proiect colaborativ poate ajuta echipele de HR să primească notificări și să automatizeze acest proces fără probleme.

• Copia de rezerva a datelor

Nu numai că back-urile obișnuite de date necesită mult timp, dar majoritatea companiilor îl ignoră complet. Automatizarea poate ajuta în ambele aspecte; puteți folosi instrumente relevante din cloud, cum ar fi Google Drive sau Dropbox, pentru a automatiza copierea de rezervă a datelor organizaționale importante în cloud.

Cel mai bun mod de a stoca în colaborare toate fișierele într-un singur loc este un instrument PM. De exemplu, ProProfs Project este un instrument care nu numai că oferă o platformă pentru a stoca toate fișierele dvs. legate de proiect, ci și le partajează cu ușurință părților interesate.

2. Automatizați activitățile de marketing

Automatizarea nu se limitează doar la operațiuni și poate avea un impact extraordinar și asupra activităților dvs. de marketing. Vă poate ajuta să căutați un număr mai mare de clienți potențiali în partea de sus a pâlniei dvs. de marketing. Luați în considerare următoarele cazuri în care poate fi utilizat:

• Marketing prin e-mail

Potrivit unui raport al Litmus, 68% dintre companii petrec o săptămână sau mai mult pentru producerea unui singur e-mail. Dacă sunteți unul dintre aceștia, luați în considerare implementarea unor campanii de picurare în care e-mailurile predefinite sunt declanșate automat în funcție de implicarea clienților dvs.

• Promovarea continutului

Acesta este important pentru crearea de noi clienți potențiali, dar poate consuma mult timp productiv. Deoarece majoritatea agenților de marketing folosesc platforme de social media precum Facebook și Twitter în acest scop, este ușor să automatizați activitățile de promovare cu instrumentele potrivite, cum ar fi Zapier.

• Fluxuri de plumb

Indiferent de strategiile sau canalele pe care le utilizați pentru a vă crea clienți potențiali, trebuie să le încărcați în CRM sau să le adăugați la campania de marketing prin e-mail. Astfel de fluxuri de plumb care implică procesare plictisitoare pot consuma foarte mult timp. Luați în considerare utilizarea unor instrumente precum Hubspot sau MailChimp pentru a face treaba pentru dvs.

• Analize de marketing

Este esențial să monitorizați succesul de marketing. Dar cernerea datelor fără niciun ajutor extern va degrada calitatea eforturilor dumneavoastră. Utilizarea instrumentelor avansate de automatizare, cum ar fi Hubspot Marketing Analytics, poate facilita măsurarea performanței fiecărei părți a pâlniei dvs. de marketing.

3. Puneți asistența pentru clienți pe prioritate

Asistența eficientă pentru clienți este atât o strategie cuprinzătoare de marketing, cât și de management al relațiilor, care poate lăsa în urmă un impact de durată asupra vânzărilor dumneavoastră. Clienții au nevoie de asistență non-stop, iar volumul de lucru care rezultă poate deseori să vă lase echipa de administrație în zdrențuri. Iată cum poate interveni automatizarea cu succes:

• Chat live

Când clienții vă contactează pentru asistență (sau chiar vă vizitează site-ul web), ei pot fi întâmpinați cu un chat live conversațional care rulează pe automatizare și AI. Companii precum ProProfs fac posibil ca utilizatorii să încorporeze software de chat live pe site-ul lor în câteva minute, care se poate dubla și ca instrument de generare de clienți potențiali.

• Software pentru Centrul de Contact

Instrumentele software de ultimă generație pentru centrele de contact oferă astăzi capabilitățile agenților virtuali autonomi care sunt proiectați pentru a fi asociati cu agenți umani. Ca rezultat, interacțiunea cu clienții poate fi hiperpersonalizată prin adresarea canalelor, rutarea clienților, potrivirea resurselor și capturarea datelor în timp real.

• Optimizatori de rutare a biletelor

Optimizatoarele automate oferă soluții inteligente de rutare într-un mod care maximizează eficiența agenților dvs. Deși nu interacționează cu clienții înșiși, ei direcționează o interogare către agentul potrivit într-un mod care garantează cel mai mic timp posibil de soluționare.

4. Utilizați automatizarea ca Hackuri de Productivitate

Un alt avantaj direct al automatizării este modul în care poate crește productivitatea așa cum nu s-a mai văzut până acum. Cu capacitatea de a gestiona până la 45% din munca repetitivă, angajații se pot răsfăța în sarcini de valoare mai mare, cum ar fi rezolvarea problemelor și generarea de idei. Rețineți că aceasta poate include și automatizarea unei părți a fluxului de lucru pentru a economisi timp crucial pentru agenții dvs. Iată câteva cazuri de utilizare a productivității directe pe care le puteți lua în considerare:

• Transferarea datelor din e-mailuri și formulare în sistemul intern al fișierelor clienților, cum ar fi actualizarea adreselor sau adăugarea de servicii.
• Actualizarea informațiilor legate de clienți după fiecare apel relevant pentru vânzări sau asistență.
• Cernerea unor cantități mari de documente pentru a extrage informațiile necesare sau pentru a identifica zonele de defecțiuni.
• Extragerea prevederilor relevante din acte si contracte legale.
• Eliminarea erorilor umane prin implementarea automatizării proceselor robotizate.
• Gestionați eficient munca cu echipele de la distanță prin automatizarea părților redundante ale fluxului de lucru.
• Și mai multe astfel de cazuri de utilizare!

Îmbunătățiți fluxul de lucru prin intermediul software-ului de management de proiect colaborativ!

Cu atât de multe instrumente AI și de automatizare care inundă astăzi piața, locul de muncă este setat să devină mai productiv. Cu aceste tehnologii, este posibil să se automatizeze până la 70-80% dintr-un proces tipic bazat pe reguli și să se reducă sarcinile repetitive care necesită multă muncă cu până la 80%!

Dar depinde și de alegerea instrumentului dvs. de automatizare, cum ar fi ProProfs Project - un software de management de proiect colaborativ care vă ajută să vă gestionați proiectele, sarcinile, echipele și clienții pe o singură platformă. Odată ce v-ați dat seama, puteți reduce costurile, îmbunătăți performanța și crește fiabilitatea în cel mai scurt timp!