作業効率を改善するための自動化の使用–4つの簡単な方法

競争の激しい企業の世界では、時は金なりと効率、金鉱です！ このことを念頭に置いて、自動化などの新時代のテクノロジーを活用して、職場の非効率性を排除し、収益を増やすことは理にかなっています。

そしてITリーダーは同意します。 調査によると、98％もの人が、ビジネスプロセスの自動化が組織の利益を促進するために不可欠であると考えています。 しかし、この発見にもかかわらず、自動化の機会の50％が失われています！

したがって、作業をより効率的にするための手法には、実装と拡張の両方に大きな可能性があります。 同じことを目指している場合、組織全体で貴重な時間とリソースを節約する方法は次のとおりです。

1. 目次

   プロジェクト管理ソフトウェアを介して冗長プロセスをターゲットにする

自動化の本質は、人間の介入をまったくまたは最小限に抑えて、冗長なタスクを機能させることです。 すべての業種の完全な運用チェーンを見て、何度も繰り返されるタスクを特定します。これにより、自動化できます。 それらのいくつかを次に示します。

• 請求書の支払い

組織が毎月多くの請求書と支払いを処理する場合、このプロセスには数え切れないほどの工数が必要です。

たとえば、デジタルプラットフォームでは、いくつかの前提条件のルールに基づいて、ベンダーへの支払いを毎週リリースしたり、エスクローアカウントから顧客のウォレットに送金したりする必要がある場合があります。

多くの管理者は、そのようなプロセスをシンプルかつ簡単にするために、プロジェクト管理ソフトウェアに目を向けています。 このプロセスを自動化すると、時間を節約できるだけでなく、ユーザーへのタイムリーな支払いが保証され、ビジネスの信頼性が高まります。

• 給与処理

人事部門は、毎月月末に従業員の給与のリリースで常に過負荷になっています。 これを自動化すると、従業員の生産性が向上し、他の戦略的作業に自由に使えるようになります。

共同プロジェクト管理ソフトウェアは、HRチームが通知を受け取り、このプロセスを手間をかけずに自動化するのに役立ちます。

• データバックアップ

通常のデータバックには多くの時間がかかるだけでなく、ほとんどの企業はそれを完全に無視しています。 自動化は両方の面で役立ちます。 GoogleドライブやDropboxなどの関連するクラウドツールを使用して、重要な組織データのクラウドへのバックアップを自動化できます。

すべてのファイルを1か所に共同で保存する最良の方法はPMツールです。 たとえば、ProProfs Projectは、プロジェクト関連のすべてのファイルを保存するためのプラットフォームを提供するだけでなく、それらを関係者と簡単に共有するための1つのツールです。

2. マーケティング活動の自動化

自動化は運用に限定されるものではなく、マーケティング活動にも多大な影響を与える可能性があります。 それはあなたがあなたのマーケティングの目標到達プロセスの上部でより多くの見込み客のために釣りをするのを助けることができます。 使用できる次の例を検討してください。

• メールマーケティング

Litmusのレポートによると、68％の企業が1通の電子メールの作成に1週間以上費やしています。 これらのいずれかである場合は、顧客のエンゲージメントに基づいて事前定義された電子メールが自動的にトリガーされるドリップキャンペーンの展開を検討してください。

• コンテンツプロモーション

これは新しいリードを作成するために重要ですが、多くの生産的な時間を消費する可能性があります。 ほとんどのマーケターはこの目的でFacebookやTwitterなどのソーシャルメディアプラットフォームを使用しているため、Zapierなどの適切なツールを使用してプロモーション活動を簡単に自動化できます。

• リードフロー

リードを作成するために使用する戦略やチャネルが何であれ、それらをCRMにアップロードするか、Eメールマーケティングキャンペーンに追加する必要があります。 面倒な処理を伴うこのようなリードフローは、非常に時間がかかる可能性があります。 HubspotやMailChimpなどのツールを使用して作業を行うことを検討してください。

• マーケティング分析

マーケティングの成功を監視することは非常に重要です。 ただし、外部からの支援なしにデータを選別すると、作業の質が低下します。 Hubspot Marketing Analyticsなどの高度な自動化ツールを使用すると、マーケティングファネルのすべての部分のパフォーマンスを簡単に測定できます。

3. カスタマーサポートを優先する

効率的なカスタマーサポートは、包括的なマーケティング戦略と関係管理戦略の両方であり、売上に永続的な影響を与える可能性があります。 顧客は24時間体制のサポートを必要としており、その結果生じるワークロードにより、管理チームがボロボロになることがよくあります。 自動化がうまく介入する方法は次のとおりです。

• ライブチャット

顧客がサポートを求めてあなたに連絡すると（またはあなたのWebサイトにアクセスすると）、代わりに自動化とAIで実行される会話型のライブチャットで迎えることができます。 ProProfsなどの企業は、ユーザーがライブチャットソフトウェアを数分以内に自分のWebサイトに埋め込むことを可能にしており、これはリード生成ツールとしても機能します。

• コンタクトセンターソフトウェア

今日の次世代コンタクトセンターソフトウェアツールは、人間のエージェントとペアになるように設計されたスタンドアロンの仮想エージェントの機能を提供します。 その結果、チャネルのアドレス指定、顧客のルーティング、リソースマッチング、およびリアルタイムでのデータキャプチャによって、顧客とのやり取りを高度にパーソナライズできます。

• チケットルーティングオプティマイザ

自動オプティマイザは、エージェントの効率を最大化する方法でインテリジェントなルーティングソリューションを提供します。 彼らは顧客自身と対話しませんが、可能な限り最小の解決時間を保証する方法で適切なエージェントにクエリをルーティングします。

4. 生産性ハックとして自動化を活用する

自動化のもう1つの直接的な利点は、これまでにない生産性を向上させる方法です。 反復作業の最大45％を処理できるため、従業員は問題解決やアイデアの生成など、より価値の高いタスクに夢中になります。 これには、ワークフローの一部を自動化して、エージェントの重要な時間を節約することも含まれることに注意してください。 検討できる直接的な生産性のユースケースを次に示します。

• メールやフォームから顧客ファイルの内部システム（アドレスの更新やサービスの追加など）へのデータの転送。
• 関連するすべてのセールスまたはサポートコールの後に、顧客関連の情報を更新します。
• 大量のドキュメントをふるいにかけて、必要な情報を抽出したり、障害のある領域を特定したりします。
• 法的文書および契約から関連する条項を抽出します。
• Robotic Process Automationを実装することにより、人的エラーを排除します。
• ワークフローの冗長な部分を自動化することにより、リモートチームとの作業を効率的に管理します。
• そして、より多くのそのようなユースケース！

共同プロジェクト管理ソフトウェアを介してワークフローを改善します！

今日、非常に多くのAIおよび自動化ツールが市場に溢れているため、職場の生産性は向上するばかりです。 これらのテクノロジーを使用すると、一般的なルールベースのプロセスの最大70〜80％を自動化し、労働集約的な反復タスクを最大80％削減することができます。

ただし、単一のプラットフォームでプロジェクト、タスク、チーム、およびクライアントを管理するのに役立つ共同プロジェクト管理ソフトウェアであるProProfsProjectなどの自動化ツールの選択にも依存します。 それがわかれば、すぐにコストを削減し、パフォーマンスを向上させ、信頼性を高めることができます。