ใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน – 4 วิธีง่ายๆ

เมื่อพูดถึงโลกธุรกิจที่มีการแข่งขันสูง เวลาคือเงินและประสิทธิภาพ เปรียบเสมือนเหมืองทองคำ! เมื่อคำนึงถึงสิ่งนี้ เป็นการเหมาะสมที่จะใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยียุคใหม่ เช่น ระบบอัตโนมัติ เพื่อขจัดความไร้ประสิทธิภาพในที่ทำงานและเพิ่มรายได้ของคุณ

และผู้นำด้านไอทีก็เห็นด้วย การวิจัยชี้ให้เห็นว่ามากถึง 98% เชื่อว่ากระบวนการทางธุรกิจแบบอัตโนมัติมีความสำคัญต่อการขับเคลื่อนผลประโยชน์ขององค์กร แต่ถึงแม้จะค้นพบสิ่งนี้ 50% ของโอกาสในการทำงานอัตโนมัติก็ยังพลาดไป!

ดังนั้นจึงมีขอบเขตมากมายสำหรับทั้งการนำไปปฏิบัติและขนาดในเทคนิคการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น หากคุณกำลังตั้งเป้าที่จะทำเช่นเดียวกัน นี่คือวิธีที่คุณสามารถประหยัดเวลาอันมีค่าและทรัพยากรทั่วทั้งองค์กรของคุณ:

1. สารบัญ

   กำหนดเป้าหมายกระบวนการซ้ำซ้อนผ่านซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

สาระสำคัญทั้งหมดของระบบอัตโนมัติคือการทำให้งานที่ซ้ำซ้อนทำงานได้โดยไม่ต้องมีการแทรกแซงจากมนุษย์เลยแม้แต่น้อย ดูห่วงโซ่การดำเนินงานที่สมบูรณ์ของธุรกิจทุกประเภท และระบุงานที่ทำซ้ำครั้งแล้วครั้งเล่า ซึ่งสามารถทำได้โดยอัตโนมัติ นี่คือบางส่วนของพวกเขา:

• การจ่ายบิล

หากองค์กรของคุณดำเนินการเรียกเก็บเงินและชำระเงินจำนวนมากเกินไปทุกเดือน กระบวนการนี้จะต้องเกี่ยวข้องกับชั่วโมงการทำงานที่นับไม่ถ้วน

ตัวอย่างเช่น แพลตฟอร์มดิจิทัลอาจต้องจ่ายเงินให้กับผู้ขายทุกสัปดาห์หรือโอนเงินจากบัญชีเอสโครว์ของคุณไปยังกระเป๋าเงินของลูกค้าตามกฎข้อกำหนดเบื้องต้นบางประการ

ผู้จัดการหลายคนหันไปใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ เพื่อทำให้กระบวนการดังกล่าวง่ายและสะดวก การทำให้กระบวนการนี้เป็นอัตโนมัติไม่เพียงแต่ช่วยประหยัดเวลา แต่ยังช่วยรับประกันว่าผู้ใช้จะได้รับเงินที่ตรงเวลา ซึ่งจะช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจของคุณ

• การประมวลผลเงินเดือน

ฝ่ายทรัพยากรบุคคลมีภาระงานมากเกินไปทุกสิ้นเดือนด้วยการปล่อยเงินเดือนพนักงาน การทำงานอัตโนมัติจะทำให้พนักงานมีประสิทธิผลมากขึ้น โดยปล่อยให้พวกเขาว่างสำหรับการทำงานเชิงกลยุทธ์อื่นๆ

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ทำงานร่วมกันสามารถช่วยให้ทีมทรัพยากรบุคคลได้รับการแจ้งเตือนและทำให้กระบวนการนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติโดยไม่ยุ่งยาก

• สำรองข้อมูล

การสำรองข้อมูลปกติไม่เพียงแต่ต้องใช้เวลามากเท่านั้น แต่ธุรกิจส่วนใหญ่ก็เพิกเฉยต่อข้อมูลดังกล่าวโดยสิ้นเชิง ระบบอัตโนมัติสามารถช่วยได้ทั้งสองด้าน คุณสามารถใช้เครื่องมือระบบคลาวด์ที่เกี่ยวข้อง เช่น Google Drive หรือ Dropbox เพื่อสำรองข้อมูลขององค์กรที่สำคัญไปยังระบบคลาวด์โดยอัตโนมัติ

วิธีที่ดีที่สุดในการจัดเก็บไฟล์ทั้งหมดของคุณในที่เดียวคือเครื่องมือ PM ตัวอย่างเช่น ProProfs Project เป็นเครื่องมือหนึ่งที่ไม่เพียงแต่จัดเตรียมแพลตฟอร์มสำหรับจัดเก็บไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับโครงการทั้งหมดของคุณ แต่ยังแชร์ไฟล์เหล่านี้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้อย่างง่ายดาย

2. กิจกรรมการตลาดอัตโนมัติ

ระบบอัตโนมัติไม่ได้จำกัดอยู่เพียงการดำเนินการเท่านั้น และอาจส่งผลกระทบอย่างมากต่อกิจกรรมทางการตลาดของคุณด้วย มันสามารถช่วยให้คุณตกปลาสำหรับจำนวนผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าที่ด้านบนสุดของช่องทางการตลาดของคุณ พิจารณากรณีต่อไปนี้ที่สามารถใช้ได้:

• การตลาดผ่านอีเมล

ตามรายงานของ Litmus บริษัท 68% ใช้เวลาหนึ่งสัปดาห์หรือมากกว่าในการผลิตอีเมลเพียงฉบับเดียว หากคุณเป็นหนึ่งในนั้น ให้ลองปรับใช้แคมเปญแบบหยดโดยที่อีเมลที่กำหนดไว้ล่วงหน้าจะถูกเรียกใช้โดยอัตโนมัติตามการมีส่วนร่วมของลูกค้าของคุณ

• การโปรโมตเนื้อหา

สิ่งนี้สำคัญสำหรับการสร้างลีดใหม่แต่สามารถกินเวลาในการผลิตได้มาก เนื่องจากนักการตลาดส่วนใหญ่ใช้แพลตฟอร์มโซเชียลมีเดีย เช่น Facebook และ Twitter เพื่อจุดประสงค์นี้ จึงเป็นเรื่องง่ายที่จะจัดกิจกรรมส่งเสริมการขายอัตโนมัติด้วยเครื่องมือที่เหมาะสม เช่น Zapier

• กระแสตะกั่ว

ไม่ว่าคุณจะใช้กลยุทธ์หรือช่องทางใดในการสร้างลีด คุณจะต้องอัปโหลดไปยัง CRM หรือเพิ่มลงในแคมเปญการตลาดทางอีเมล ลีดโฟลว์ที่เกี่ยวข้องกับการประมวลผลที่น่าเบื่ออาจใช้เวลานานมาก ลองใช้เครื่องมือเช่น Hubspot หรือ MailChimp เพื่อทำงานให้กับคุณ

• การวิเคราะห์การตลาด

การติดตามความสำเร็จทางการตลาดเป็นสิ่งสำคัญ แต่การกลั่นกรองข้อมูลโดยไม่ได้รับความช่วยเหลือจากภายนอกจะทำให้คุณภาพของความพยายามของคุณลดลง การใช้เครื่องมืออัตโนมัติขั้นสูง เช่น Hubspot Marketing Analytics ทำให้ง่ายต่อการวัดประสิทธิภาพของทุกส่วนของกระบวนการทางการตลาดของคุณ

3. ให้ความสำคัญกับการสนับสนุนลูกค้าเป็นหลัก

การสนับสนุนลูกค้าอย่างมีประสิทธิภาพเป็นทั้งกลยุทธ์การตลาดและการจัดการความสัมพันธ์ที่ครอบคลุม ซึ่งสามารถทิ้งผลกระทบที่ยั่งยืนต่อยอดขายของคุณ ลูกค้าต้องการการสนับสนุนตลอด 24 ชั่วโมง และปริมาณงานที่ได้รับมักจะทำให้ทีมผู้ดูแลระบบของคุณพัง นี่คือวิธีที่ระบบอัตโนมัติสามารถแทรกแซงได้สำเร็จ:

• แชทสด

เมื่อลูกค้าติดต่อขอความช่วยเหลือจากคุณ (หรือแม้แต่เยี่ยมชมเว็บไซต์ของคุณ) พวกเขาจะได้รับการต้อนรับด้วยแชทสดเชิงสนทนาที่ทำงานบนระบบอัตโนมัติและ AI บริษัทต่างๆ เช่น ProProfs ทำให้ผู้ใช้สามารถฝังซอฟต์แวร์แชทสดลงในเว็บไซต์ของตนได้ภายในไม่กี่นาที ซึ่งสามารถเพิ่มเป็นสองเท่าเป็นเครื่องมือสร้างโอกาสในการขาย

• ซอฟต์แวร์ศูนย์ติดต่อ

เครื่องมือซอฟต์แวร์ศูนย์ติดต่อยุคใหม่ในปัจจุบันให้ความสามารถของตัวแทนเสมือนแบบสแตนด์อโลนที่ออกแบบมาให้จับคู่กับตัวแทนที่เป็นมนุษย์ ด้วยเหตุนี้ การโต้ตอบกับลูกค้าจึงสามารถปรับเปลี่ยนให้เป็นส่วนตัวได้มากด้วยการระบุช่องทางต่างๆ การกำหนดเส้นทางลูกค้า การจับคู่ทรัพยากร และการเก็บข้อมูลในแบบเรียลไทม์

• เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการกำหนดเส้นทางตั๋ว

เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพอัตโนมัตินำเสนอโซลูชันการกำหนดเส้นทางอัจฉริยะในลักษณะที่เพิ่มประสิทธิภาพสูงสุดให้กับตัวแทนของคุณ แม้ว่าพวกเขาจะไม่โต้ตอบกับลูกค้าเอง แต่พวกเขากำหนดเส้นทางการสืบค้นไปยังตัวแทนที่ถูกต้องในลักษณะที่รับประกันเวลาในการแก้ไขปัญหาน้อยที่สุด

4. ใช้ประโยชน์จากระบบอัตโนมัติเป็นแฮ็กประสิทธิภาพการทำงาน

ข้อดีตรงอีกประการของระบบอัตโนมัติคือการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอย่างที่ไม่เคยมีมาก่อน ด้วยความสามารถในการรับมือกับงานที่ซ้ำซากจำเจได้ถึง 45% พนักงานจึงสามารถทำงานที่มีมูลค่าสูงได้ เช่น การแก้ปัญหาและการสร้างความคิด โปรดทราบว่าสิ่งนี้อาจรวมถึงส่วนอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์เพื่อประหยัดเวลาที่สำคัญสำหรับตัวแทนของคุณ ต่อไปนี้คือกรณีการใช้งานด้านการผลิตโดยตรงที่คุณสามารถพิจารณาได้:

• การถ่ายโอนข้อมูลจากอีเมลและแบบฟอร์มไปยังระบบภายในของไฟล์ลูกค้า เช่น การอัปเดตที่อยู่หรือเพิ่มบริการ
• การอัปเดตข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับลูกค้าหลังการขายหรือการสนับสนุนที่เกี่ยวข้องทุกครั้ง
• กลั่นกรองเอกสารจำนวนมากเพื่อดึงข้อมูลที่จำเป็นหรือระบุจุดบกพร่อง
• การแยกบทบัญญัติที่เกี่ยวข้องจากเอกสารทางกฎหมายและสัญญา
• ขจัดข้อผิดพลาดของมนุษย์ด้วยการใช้ Robotic Process Automation
• จัดการงานกับทีมระยะไกลอย่างมีประสิทธิภาพโดยทำให้ส่วนที่ซ้ำซ้อนของเวิร์กโฟลว์เป็นอัตโนมัติ
• และกรณีการใช้งานอื่นๆ อีกมากมาย!

ปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ผ่านซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ทำงานร่วมกัน!

ด้วยเครื่องมือ AI และระบบอัตโนมัติจำนวนมากที่ล้นตลาดในปัจจุบัน สถานที่ทำงานจึงถูกตั้งค่าให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น ด้วยเทคโนโลยีเหล่านี้ สามารถทำให้กระบวนการตามกฎทั่วไปเป็นแบบอัตโนมัติได้มากถึง 70-80% และลดงานซ้ำๆ ที่ต้องใช้แรงงานมากได้มากถึง 80%!

แต่ยังขึ้นอยู่กับตัวเลือกเครื่องมืออัตโนมัติของคุณ เช่น ProProfs Project ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ทำงานร่วมกันซึ่งช่วยให้คุณจัดการโครงการ งาน ทีม และลูกค้าบนแพลตฟอร์มเดียว เมื่อคุณคิดออกแล้ว คุณสามารถลดต้นทุน ปรับปรุงประสิทธิภาพ และเพิ่มความน่าเชื่อถือได้ภายในเวลาไม่นาน!