Usa l'automazione per migliorare l'efficienza del lavoro: 4 semplici metodi

Quando si tratta di un mondo aziendale sempre competitivo, il tempo è denaro ed efficienza, una miniera d'oro! Con questo in mente, ha senso solo sfruttare le tecnologie della nuova era come l'automazione per eliminare le inefficienze sul posto di lavoro e aumentare le entrate.

E i leader IT sono d'accordo. La ricerca suggerisce che ben il 98% di loro ritiene che l'automazione dei processi aziendali sia vitale per ottenere vantaggi organizzativi. Ma nonostante questa scoperta, il 50% delle opportunità di automazione viene perso!

Quindi, c'è un enorme spazio sia per l'implementazione che per la scala nella tecnica per essere più efficienti sul lavoro. Se stai cercando di fare lo stesso, ecco come puoi risparmiare tempo e risorse preziose in tutta la tua organizzazione:

1. Sommario

   Targeting di processi ridondanti tramite il software di gestione dei progetti

L'intera essenza dell'automazione è far funzionare le attività ridondanti senza alcun intervento umano minimo o minimo. Dai un'occhiata all'intera catena operativa di ogni verticale aziendale e individua le attività che si ripetono più e più volte, che possono quindi essere automatizzate. Ecco qui alcuni di loro:

• Pagamenti delle bollette

Se la tua organizzazione elabora troppe fatture e pagamenti ogni mese, questo processo deve richiedere innumerevoli ore di lavoro.

Ad esempio, le piattaforme digitali potrebbero dover rilasciare pagamenti ai fornitori ogni settimana o trasferire denaro dal tuo conto di deposito a garanzia ai portafogli dei clienti in base ad alcune regole preliminari.

Molti manager si stanno rivolgendo a software di gestione dei progetti, per rendere tali processi semplici e facili. L'automazione di questo processo non solo farà risparmiare tempo, ma garantirà anche pagamenti tempestivi per gli utenti, aumentando la credibilità della tua attività.

• Elaborazione salariale

Il dipartimento delle risorse umane è sempre sovraccaricato alla fine di ogni mese con il rilascio degli stipendi dei dipendenti. L'automazione renderà i dipendenti più produttivi, lasciandoli liberi per altri lavori strategici.

Un software di gestione dei progetti collaborativo può aiutare i team delle risorse umane a ricevere notifiche e automatizzare questo processo senza problemi.

• Backup dei dati

Non solo i normali data back richiedono molto tempo, ma la maggior parte delle aziende lo ignora apertamente. L'automazione può aiutare in entrambi gli aspetti; puoi utilizzare strumenti cloud pertinenti come Google Drive o Dropbox per automatizzare il backup di importanti dati organizzativi nel cloud.

Il modo migliore per archiviare in modo collaborativo tutti i tuoi file in un unico posto è uno strumento PM. Ad esempio, ProProfs Project è uno strumento che non solo fornisce una piattaforma per archiviare tutti i file relativi al progetto, ma li condivide facilmente con le parti interessate.

2. Automatizzare le attività di marketing

L'automazione non si limita solo alle operazioni e può avere un enorme impatto anche sulle attività di marketing. Può aiutarti a pescare un numero maggiore di potenziali clienti in cima alla tua canalizzazione di marketing. Considera i seguenti casi in cui può essere utilizzato:

• Marketing via email

Secondo un rapporto di Litmus, il 68% delle aziende dedica una settimana o più alla produzione di una sola email. Se sei uno di questi, prendi in considerazione l'implementazione di campagne a goccia in cui le e-mail predefinite vengono attivate automaticamente in base al coinvolgimento dei tuoi clienti.

• Promozione dei contenuti

Questo è importante per creare nuovi contatti, ma può consumare molto tempo produttivo. Poiché la maggior parte degli esperti di marketing utilizza piattaforme di social media come Facebook e Twitter per questo scopo, è facile automatizzare le attività di promozione con gli strumenti giusti come Zapier.

• Flussi di piombo

Qualunque sia la strategia o il canale che utilizzi per creare i tuoi lead, devi caricarli sul tuo CRM o aggiungerli alla tua campagna di email marketing. Tali flussi di piombo che comportano un'elaborazione noiosa possono richiedere molto tempo. Prendi in considerazione l'utilizzo di strumenti come Hubspot o MailChimp per fare il lavoro per te.

• Analisi di marketing

È fondamentale monitorare il successo del marketing. Ma passare al setaccio i dati senza alcun aiuto esterno degraderà la qualità dei tuoi sforzi. L'utilizzo di strumenti di automazione avanzati come Hubspot Marketing Analytics può semplificare la misurazione delle prestazioni di ogni parte della canalizzazione di marketing.

3. Metti l'assistenza clienti in priorità

Un'assistenza clienti efficiente è sia una strategia di marketing completa che di gestione delle relazioni che può lasciare un impatto duraturo sulle vendite. I clienti hanno bisogno di supporto 24 ore su 24 e il carico di lavoro risultante può spesso lasciare il tuo team amministrativo a brandelli. Ecco come l'automazione può intervenire con successo:

• Chat dal vivo

Quando i clienti ti contattano per assistenza (o addirittura visitano il tuo sito Web), possono invece essere accolti con una chat dal vivo conversazionale che funziona su automazione e intelligenza artificiale. Aziende come ProProfs stanno rendendo possibile agli utenti di incorporare software di chat dal vivo nel loro sito Web in pochi minuti, che può anche raddoppiare come strumento di generazione di lead.

• Software per centri di contatto

Gli strumenti software per contact center di nuova generazione offrono oggi le funzionalità di agenti virtuali autonomi progettati per essere associati ad agenti umani. Di conseguenza, l'interazione con i clienti può essere iper-personalizzata indirizzando i canali, l'instradamento dei clienti, la corrispondenza delle risorse e l'acquisizione dei dati in tempo reale.

• Ottimizzatori di instradamento dei biglietti

Gli ottimizzatori automatizzati offrono soluzioni di instradamento intelligenti in un modo che massimizza l'efficienza dei tuoi agenti. Sebbene non interagiscano con i clienti stessi, instradano una query all'agente giusto in un modo che garantisce il minor tempo possibile per la soluzione.

4. Sfrutta l'automazione come hack per la produttività

Un altro vantaggio diretto dell'automazione è il modo in cui può aumentare la produttività come mai visto prima. Con la capacità di gestire fino al 45% del lavoro ripetitivo, i dipendenti possono dedicarsi a compiti di valore superiore come la risoluzione dei problemi e la generazione di idee. Tieni presente che ciò può includere anche l'automazione di parte del flusso di lavoro per risparmiare tempo cruciale per i tuoi agenti. Ecco alcuni casi d'uso di produttività diretta che puoi considerare:

• Trasferimento di dati da e-mail e moduli al sistema interno dei file dei clienti come l'aggiornamento di indirizzi o l'aggiunta di servizi.
• Aggiornamento delle informazioni relative ai clienti dopo ogni chiamata di vendita o assistenza pertinente.
• Setacciare abbondanti quantità di documenti per estrarre le informazioni richieste o identificare aree di errore.
• Estrarre disposizioni rilevanti da atti legali e contratti.
• Eliminare gli errori umani implementando la Robotic Process Automation.
• Gestisci in modo efficiente il lavoro con i team remoti automatizzando le parti ridondanti del flusso di lavoro.
• E altri casi d'uso simili!

Migliora il flusso di lavoro tramite il software di gestione dei progetti collaborativo!

Con così tanti strumenti di intelligenza artificiale e automazione che invadono il mercato oggi, il posto di lavoro è solo destinato a diventare più produttivo. Con queste tecnologie, è possibile automatizzare fino al 70-80% di un tipico processo basato su regole e ridurre le attività ripetitive ad alta intensità di lavoro fino all'80%!

Ma dipende anche dalla scelta del tuo strumento di automazione, come ProProfs Project, un software di gestione dei progetti collaborativo che ti aiuta a gestire i tuoi progetti, attività, team e clienti su un'unica piattaforma. Una volta che hai capito, puoi tagliare i costi, migliorare le prestazioni e aumentare l'affidabilità in pochissimo tempo!